高校網上報賬問題研究

（廣東工業大學 廣東廣州510006）

隨著我國高校的快速發展,教學規模和科研經費規模有了很大的提升。傳統財務報賬模式排隊時間長、效率低、信息不對稱等問題日益突出,嚴重影響經費的使用進度,加上我國高校財務人員編制有限,因此必須從本質上改變報賬的形式,提升財務部門報賬效率。

當前大部分高校逐漸從傳統報賬形式向網上報賬過渡,使用建立在財務網上綜合服務平臺的網上報賬系統、財務查詢系統等,提升資金使用效率。新的網上報賬形式的推行,從報賬人員填報資料到審核人員的賬務處理和出納操作等,都需要一個學習、系統磨合、細節反饋及調整的過程。本文通過闡述新報賬方式與傳統報賬的區別,總結了網上報賬的優點和局限性,結合走訪多所高校的經驗,梳理新舊報賬系統過渡工作的開展,嘗試找到新系統實施過程中的不足,并展望未來的研究方向。

一、網上報賬區別于傳統報賬的流程體驗

（一）網上填報

有別于傳統報賬,網上報賬要求報賬人員首先通過網上報賬系統填寫預約申請。根據業務需求分別選擇“日常報銷”“差旅報銷”“借款”等模塊,填寫完畢并打印生成預約報銷單,項目負責人等相關驗收人員及審批人員在預約報銷單上簽字審批,代替傳統報銷在以固定格式預先印制的報銷單上簽字審批。

網上預約申報對報賬人員提出了新的要求,除了要將發票按規定分類整理粘貼外,還需報賬人員在網上報賬系統中選擇業務經濟分類,填寫摘要、報銷金額、發票數量等基本信息,差旅費報銷需精確填寫到出差交通方式、出差時間、級次艙位等信息,這不僅要求報賬人員在填寫報銷材料時更加細致,還需對報銷類型的分類、整理和基本報銷規定有較明確的認識。

（二）初審

初審崗位是在網上報賬模式下新設的崗位,在報賬人員完成網上預約報銷申請后,將全部報銷材料交由初審崗位審核。財務處初審人員對網報預約單、發票是否符合報銷規定等做初步的檢查。對初審未通過的,予以退回并告知相關問題,待材料補充完整后再交由初審人員。初審通過的,系統生成一式兩份的報銷預約單。一份交由報賬人員留存,一份放進報銷材料。

初審崗位和制單崗位性質基本相同,已實行網上報賬的高校都采用初審崗位與制單崗位輪換制度,根據不同學校的業務量和人員安排,初審一般安排1到2人,與制單崗位每星期或半個月輪換一次。初審崗位與原有的制單崗位相似,無需對工作人員進行新的培訓,很容易實現。

（三）制單

制單人員根據財務報銷規定,對已通過初審的報賬材料是否合法合規、審批手續是否完備做進一步審核。發現仍有未完全符合報銷規定的,聯系報賬人員取回材料并補齊手續。符合報銷規定的,制單人員通過網報制單功能提取報賬人員填寫的報賬相關信息(摘要、項目、金額、付款方式等),核對無誤或做適當修改后,直接生成記賬憑證。

網上報賬可以從一定程度提高制單人員的工作效率,傳統報賬模式下制單人員需錄入的摘要、項目、金額、付款方式等內容已由報賬人員在網上申報時錄入,在制單人員對報銷材料審核無誤后,從系統直接調取即生成記賬憑證。

（四）復核

復核人員對制單人員生成的記賬憑證進行復核,對不符合報銷規定的,直接退回相關制單人員,由制單人員聯系報賬人員補充財務手續。復核通過的記賬憑證交由出納進行轉賬付款。傳統的報賬模式,系統沒有一個約束復核工作的功能,造成有些高校在繁忙的報賬時期復核工作流于形式。網報系統下,必須通過專門的復核人員操作,才能到達下一步的出納付款工作。

（五）付款

因網報系統與銀校互聯系統對接,實現了網銀對私、網銀對公等實時網付功能,出納人員的工作速度能實現質的飛躍。由于網上報賬申請時已填好將要付款的銀行賬戶信息,已完成復核的記賬憑證到達出納人員手中以后,選擇該憑證能自動彈出付款的對私或對公銀行信息,核對無誤點擊發送即可。網報系統和銀校互聯在初設階段需經過不斷的調試,例如填寫銀行賬戶要具體填寫開戶行、導入原有工資系統的學校基本銀行卡信息等工作。銀校互聯完成后,出納就能告別原有報賬排隊刷卡的壓力。

二、網上報賬的優點及局限性

（一）網上報賬的優點

1.有效降低報賬等待時間。報賬人員網上預填寫的科研項目信息、報銷金額、摘要信息等能有效提升制單人員的出賬效率。網上報賬系統連接銀校互聯系統,資金實時到賬,省去原報賬方式的排隊電話通知、再次前往財務處完成付款的環節,節約了師生的報賬時間。相比傳統報賬方式高峰期時接近一個月的等待時間,已實行網上報賬的北京航空航天大學、中國地質大學和天津工業大學等高校普遍承諾5個工作日內完成報賬。

表1 傳統報賬及網上報賬報賬人員填報或等待的事項

2.提升工作質量,緩解前臺壓力。網上預約報賬由報賬人員完成項目信息錄入,財務處制單人員根據預約單的調取自動生成記賬憑證。不僅減輕了制單人員的工作量,還能防止人工制單在金額或項目錄入方面的錯誤,讓記賬憑證更加準確,財務信息質量更高。初審和制單的辦公場地分開,初審預檢報銷材料,制單人員處于安靜的辦公場所完成制單,更有利于提高制單人員的工作效率。

3.實現財務信息化和實時監控。網報系統不受時間、地點的限制,只要通過接入校園網,就能實時查看項目余額、各項額度,以及網上報賬申請。從網上填寫申報,到財務處初審材料、制單、完成付款等一系列過程,報賬人員都能通過網報系統實時查詢報賬進程。而網報系統也會分別在制單完成與付款完成后,自動向報賬人員發送通知,通過雙向信息通道實現財務審核流程的透明化,提升財務服務質量。

（二）網報系統的局限性

目前,網報系統仍存在一些局限性。(1)受系統設計限制,部分業務不能實現網報,如:經費入賬、各類繳費、需退款的特殊業務等,仍需通過傳統方式前往財務處辦理。(2)網報系統對網絡和瀏覽器有要求。因網絡安全的要求,網報系統需通過校園網登錄,非校園網需設置VPN訪問校內網絡。瀏覽器建議使用Google瀏覽器、IE瀏覽器、火狐瀏覽器。

三、網上報賬系統過渡工作的開展

（一）軟硬件鋪設

網報軟件是全國高校通用格式版本,可通過科技公司購買。硬件方面,主要指財務處審核科室辦公環境的硬件改造。初審是網報模式下新設的崗位,接收報賬人員的報賬材料,而制單、復核以及出納人員則無需面對報賬人員。因此,可安排初審人員在辦公室外側面對報賬人員,這樣,制單、復核和出納人員能夠在相對安靜、寬松的環境中完成工作。如北京航空航天大學將兩名初審安排在大廳中間,制單和復核等人員圍繞在大廳四周；中國地質大學則升級改造辦公環境,在審核大廳前專門劃出陽光玻璃房作為初審前臺及排隊空間。

（二）人員安排

網上報賬鋪設完成,人員該如何重新配置是必須思考的問題。如制單需安排多少人、銀校互聯付款速度加快下是否應改變出納人數等。參考已實施網報的中國地質大學和北京航空航天大學,初審、制單、復核與出納的人員數平均比例大概為1︰10:2︰1.5。華南理工大學將制單人員分配到學院,初審與制單結合,各學院再配置財務助理幫助審核。由于高校編制的局限性以及各高校的經費體量差異較大,人員安排還需要不斷摸索,參考各高校的情況再逐步修正。

（三）宣傳方式

與傳統報賬模式相比,網報系統對師生畢竟是新鮮事,報賬人員如何能夠快速熟悉網報流程還需財務處做好宣傳指引工作。印制并分發網上報賬流程指南,介紹相關報銷規定與網報申請流程；制作介紹網報申請全過程操作的視頻；財務處工作人員到學院宣講流程；建立網報答疑QQ群或者分學院的答疑QQ群,審核人員在線回答師生提問；匯總各類常見問題,與報銷規定一起生成各種二維碼,利用微信掃描直接獲取信息。利用財務處網頁及微信公眾號等網絡途徑,實時發布網報信息,利用信息化的手段進行宣傳。

（四）新舊轉換期

網報模式的全面鋪開并不是一朝一夕能夠完成的,必須考慮新舊系統過渡的轉換期。北京航空航天大學將網報系統與傳統模式并行一年,網報模式與傳統模式分開窗口辦理,到點直接取消原報賬方式,總體效果良好。廣東工業大學首先試點幾個經費總量較大的學院,每周安排一天到這些學院接收報賬材料和初審,并進行網報輔導；同時在報賬大廳安排兩名人員優先處理所有網報的材料,讓師生認識到網報系統的便捷,總體保證系統銜接的“軟著陸”。

四、建議與展望

（一）網報系統對接國庫

目前大多高校的銀校互聯是網報系統與基本戶的實時匯款操作,公務卡或國庫支付尚未與網報系統對接。隨著高校國庫經費的日益增加,國庫支付申報工作量不容小覷,要全面提升報賬效率,網報系統與國庫對接是大勢所趨。目前已有個別高校實現網報系統與國庫支付對接,相信很快能全面鋪開。

（二）網報操作應更簡便

不少報賬人員抱怨網上申報填寫的工作量較大,如差旅費報銷須填寫出差日期、地點、職稱、交通工具艙位、金額等,認為原本屬于財務處制單人員的工作轉由報賬人員網上申報。為此,筆者建議,在網報系統推進下,網上填寫的模塊可以更加簡潔,從而減少申報人員的工作量。

（三）投遞箱

自助投遞箱是網上報賬的進一步升級,在成熟的網報條件下可以實現自助投遞。具體操作為:報賬人員在網上申報完成后,可以在自助投遞箱整合的電腦完成申報,打印投遞回執,并將報賬材料放進投遞箱,財務人員定期從投遞箱收取報賬材料。自助投遞箱能實現24小時自助投遞服務,不受上班時間影響,能實現全程不見面報銷。自助投遞箱會取代初審的工作,所以報賬人員的材料必須符合報賬的規定,否則會浪費時間。

（四）電子發票結合憑證影像化

現階段憑證影像化是通過掃描打印機將發票信息掃描進入電腦存檔,不僅耗時,而且費人工。為防掃描時卡紙,對發票的粘貼也有要求。某些特殊業務發票量較多,對計算機儲存的要求很高。筆者建議,可以將發票電子化與憑證影像對接,在報賬系統驗證電子發票的同時生成電子發票,并將其影像化存儲,待財務處制單時同時打印出電子發票。驗證電子發票真偽及唯一性報銷的同時,能省去現有掃描機器的大量人工操作,報賬人員也無需打印電子發票。