幾個(gè)須收藏的Excel技巧

劉新平

1.恢復(fù)超11位數(shù)字

解決方法：調(diào)整“單元格格式”

默認(rèn)情況下，Excel會(huì)將長度超過11位的數(shù)字以科學(xué)記數(shù)法顯示，這樣的“自作主張”常常會(huì)給我們的正常操作帶來很多麻煩（比如輸入身份證號(hào)）。一般情況下我們會(huì)通過修改單元格格式為“文本”，規(guī)避這一問題，但之前輸入的數(shù)據(jù)卻無法通過這個(gè)方法恢復(fù)。

正確的方法是，全選已經(jīng)處于科學(xué)記數(shù)法的單元格，右擊并選擇“設(shè)置單元格格式”，接下來在彈出對(duì)話框中選擇“數(shù)字”→“分類”→“自定義”，將默認(rèn)的“G/通用格式”更改為“0”即可。

2.手機(jī)號(hào)碼中間加“*”隱藏

解決方法：借助Excel“快速填充”功能

很多對(duì)外發(fā)布的文件，通常會(huì)將聯(lián)系人手機(jī)號(hào)的中間部分用“*”替代。多數(shù)情況下，我們都是通過手工修改，但如果對(duì)應(yīng)號(hào)碼有很多的時(shí)候，這個(gè)更改是極為耗時(shí)耗力的。

其實(shí)一個(gè)比較簡(jiǎn)便的方法，是借助Excel的“快速填充”功能，先在首行中輸入號(hào)碼的格式樣本，然后利用快速填充直接完成所有號(hào)碼修改，簡(jiǎn)便高效。

3.電話號(hào)碼分段顯示

解決方法：調(diào)整“單元格格式”

通過Excel記錄電話號(hào)碼，是很多辦公室小伙伴的習(xí)慣，不過太長的電話號(hào)碼在閱讀時(shí)容易錯(cuò)列，解決的方法是每隔幾位數(shù)增加一個(gè)空格（如“132 3025 3325”）。不過傳統(tǒng)手工修改比較耗費(fèi)時(shí)力，而且由于修改動(dòng)用了原數(shù)據(jù)，不利于其他模塊調(diào)用。

正確的方法是，選中所有待修改的電話號(hào)碼字段，右擊并選擇“設(shè)置單元格格式”，接下來在彈出對(duì)話框中選擇“數(shù)字”→“分類”→“自定義”，將默認(rèn)的“G/通用格式”更改為“000 0000 0000”即可。經(jīng)此設(shè)置后，所有已輸入號(hào)碼和新輸入電話號(hào)碼都會(huì)自動(dòng)遵循“xxx xxxx xxxx”這一格式，且此操作只是修改了數(shù)字在Excel中的顯示效果，對(duì)原數(shù)字沒有任何更改。

4.復(fù)制可見單元格

解決方法：借助“定位”功能查找可見單元格

有時(shí)我們會(huì)將一些敏感數(shù)據(jù)列隱藏，但在復(fù)制粘貼時(shí)，傳統(tǒng)操作會(huì)將它們自動(dòng)粘出，讓人十分尷尬。其實(shí)這個(gè)問題歸根到底就是一個(gè)如何復(fù)制可見單元格的問題。

正確方法是，選中包含有隱藏列的單元格區(qū)域，然后按下F5調(diào)出“定位”，接下來在定位對(duì)話框中點(diǎn)擊“定位條件”選擇“可見單元格”。接下來再用Ctrl+C、Ctrl+V即可避免復(fù)制上隱藏?cái)?shù)據(jù)列了。

5.讓“2”變成“2月”

解決方法：調(diào)整“單元格格式”

平時(shí)我們?cè)谶M(jìn)行表格設(shè)計(jì)時(shí)，如果能在數(shù)據(jù)列中添加一些標(biāo)識(shí)性文字，會(huì)更利于讀者閱讀（如“2月”、“3萬元”等）。但傳統(tǒng)的手工輸入一來輸入速度慢，二來也很容易導(dǎo)致公式調(diào)用出錯(cuò)。

正確的方法是，全選需要調(diào)整的單元格范圍，右擊并選擇“設(shè)置單元格格式”，接下來在彈出對(duì)話框中選擇“數(shù)字”→“分類”→“自定義”，在默認(rèn)的“G/通用格式”后添加標(biāo)識(shí)文字“月”即可。

6.一鍵刪除所有圖片

解決方法：借助Ctrl+A快速實(shí)現(xiàn)

有些表格會(huì)夾雜有大量的圖片或自定義圖形，如何快速刪除這些東東呢？傳統(tǒng)方法是借助F5鍵，選擇對(duì)話框中的“對(duì)象”元素，實(shí)現(xiàn)圖片元素的定位。但一個(gè)更快捷方法，是選中其中一組圖形，Ctrl+A全選，Delete鍵完成刪除。

7.讓SUM函數(shù)自動(dòng)包含新增行

解決方法：借助“INDEX（）/ROW（）”函數(shù)嵌套完成

SUM函數(shù)大家都用過，進(jìn)行行列匯總時(shí)很方便。正確情況下，SUM可以自動(dòng)識(shí)別表格中的新增行與新增列，比如你在一個(gè)已有表格中添加一組新行或新列時(shí)，下方（或后方）的SUM函數(shù)能夠自動(dòng)將新行（列）包含到統(tǒng)計(jì)范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)自適應(yīng)統(tǒng)計(jì)。但有一種情況會(huì)比較特殊，即新增行（列）是由公式組成的，這種情況下SUM將不能自動(dòng)更新統(tǒng)計(jì)范圍，如果不是特別注意，很容易導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)。

解決辦法，是將原有“SUM（A：B）”修改為“SUM（A：INDEX（B：B，ROW（）-1））”，其中ROW（）-1用來提取當(dāng)前行的上一行，即最后一位數(shù)據(jù)行。INDEX用來提取區(qū)域中第N行數(shù)據(jù)，兩者結(jié)合起來就是“INDEX（C：C，ROW（）-1）”，即提取最后一位數(shù)據(jù)行中的數(shù)據(jù)。最終將上述公式代入原SUM函數(shù)內(nèi)，以后無論再怎么添加行，都不會(huì)出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)不更新的情況了。

類似的Excel技巧還有很多，日常工作中靈活地使用它們，可以讓工作事半功倍。