高效檔案系統智能管理的構建

摘 要：智能化發展速度迅猛，漸漸影響了傳統的檔案管理方法和模式。隨著信息化和智能化技術的逐漸成熟，高效檔案系統智能管理開始出現。國家、企業對此投入了巨大的人力、物力和財力，但是由于我國智能化水平總體偏低，信息化水平仍有待加強，所以檔案系統的智能管理情況不容樂觀。本文主要就高效檔案系統的智能化管理操作原理、現實意義等進行探討，并總結出高效檔案系統智能管理的具體構建方法。

關鍵詞：大數據時代；檔案系統；智能管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）03-0139-02

Construction of Intelligent Management of High Efficiency Archives System

ZHANG Bin

（China Power Finance Co.，Ltd.，Beijing 100005，China）

Abstract：The rapid development of intelligence has gradually influenced the traditional method and mode of archives management. With the maturity of information technology and intelligent technology，intelligent management of efficient archives system is beginning to appear. The state and enterprises have invested huge manpower，material and financial resources on this，but the level of information technology still needs to be strengthened because of the low level of intelligence in our country，so the intelligence management of the file system is not optimistic. This paper mainly discusses the operation principle and practical significance of the intelligent management of the efficient archives system，and summarizes the concrete construction methods of the intelligent management of the efficient archives system.

Keywords：big data era；archives system；intelligent management

0 引 言

隨著經濟的發展和社會的進步，智能化的操作正在慢慢滲透到我們生活的方方面面。智能化檔案管理也已經出現。在信息時代和大數據時代的背景下，人們越來越了解數據的重要性，高效檔案系統的建設也就越來越受到重視。

1 傳統檔案管理存在的問題

傳統的檔案管理模式中，檔案管理的工作主要是通過人工來完成，包括人工的整理、人工的歸檔、輸入及人工的立卷等。這無疑對檔案管理人員的專業性提出了要求，檔案管理人員必須細心、認真，要掌握檔案歸類的方法，還要清楚檔案立卷的相應流程等，導致了大量的人力浪費。同時，檔案管理人員工作任務重，工作效率不高，從而導致人員流失現象嚴重。

綜上可以看出，傳統的方案管理方法效率慢，難于管理且效益低下。檔案管理是很多數據處理的基礎，是許多工作的順利開展的基石。隨著信息時代的到來，大數據處理變得愈發重要。得“數據”者得天下，信息量、數據量以指數爆炸式的方式暴增，這讓傳統的檔案管理工作進展艱難，其工作內容也變得更加復雜[1]。傳統的檔案管理方法已經不能滿足當前大數據背景下的檔案處理量，檔案管理工作的轉型迫在眉睫。

2 高效檔案系統的基本概述及操作原理

隨著智能化技術的發展，智能化管理技術在現實生活中的應用也愈來愈廣泛，這無疑讓檔案管理看到了轉型的曙光。

區別于傳統的檔案管理，高效檔案系統利用信息化、智能化技術，將紙質的檔案原始數據等轉變成電子信息數據錄入到檔案管理系統中，然后經過信息儲存系統進行儲存備份，再通過信息資源，利用管理系統對檔案的信息進行處理和利用，形成一個全自動化的系統管理架構。將數據化處理、信息化儲存、自動化處理、智能化利用等有機結合起來，形成一個高效的檔案管理系統[2]。高效檔案系統是檔案智能化管理的最終目的和結果。換言之，即通過改變原有的傳統檔案管理方式，引入智能化操作并進行操作流程的革新，最終組建完成高效的檔案系統。故檔案智能化管理是高效檔案系統的前沿與基本要素，兩者相輔相成。

3 檔案系統智能化管理的必要性及目前存在的問題

檔案系統智能化管理的內容包括檔案的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務，及對檔案流通進行的動態智能化管理，同時也包括對檔案室溫濕度等檔案外部儲存環境的智能化調控。隨著社會對檔案管理工作提出了新的要求，檔案系統智能化管理轉型迫在眉睫。

3.1 檔案系統智能化管理的必要性

隨著大數據時代的到來，檔案的處理量成倍的增加，傳統的方法已經不能滿足現實的需要，并且存在效率低下，人力成本高等問題。反觀高效檔案系統，由于其本身的先進性和技術性，通過智能化的操作管理能夠提高檔案管理的效率，減少檔案處理的時間，帶來時間效益。另外，還具有流程規范、操作方便、處理效率高且便于查找和閱讀的優點。

同時，檔案系統智能化管理還能帶來空間效益。由于不需要儲存管理大量的實物檔案，智能化的檔案系統可以節約大量的空間成本，最終達到降低檔案管理成本的目的[3]。而且高效檔案系統的信息儲存量大，容納量也大，可以保證儲存足夠的數據。

3.2 目前檔案系統智能化管理存在的問題

首先，檔案系統智能化管理是一個新興的事物，正處于發展之中。雖然存在種種問題，但是我們依舊要保持樂觀的態度。

（1）新興事物難以避免的一個問題就是缺乏規范性和健全性。檔案系統智能化管理在規范性上雖有問題，但問題不大。在健全性方面還有很多地方尚需改進，比如很多地方依然采用人工作業的方式，對數據完善工作缺乏重視。

（2）檔案系統智能化管理有地域性的滯后問題。基礎設施建設不平衡，很可能造成“高效檔案系統不高效”的情況。由于這種不平衡性，檔案系統智能化管理的信息化建設很難得到保障。

（3）就目前情形而言，我國的信息化程度整體偏低，檔案系統智能化管理方面也是如此[4]。這種情況下很難形成規模效益，有時還會導致重復性作業。

4 對高效檔案管理構建的建議

檔案系統智能化管理的構建不是一蹴而就的，要在一點一滴的改進中發展。首先，我們要注意改變原有的管理制度，運用創新的、新穎的檔案管理方法，充分合理地使用相應的技術，利用科技的力量來提升檔案管理工作的質量。

其次，可以適當借鑒外國有關方面的管理經驗，取他人之長補己之短。將科研、教學和管理融入到檔案系統智能化管理當中，充分發揮檔案系統智能化管理的信息傳遞、宣傳教育、合理化建議與咨詢等作用，將檔案系統智能化管理的優點充分發揮出來。

另外，專業技術方面，我們要積極引用先進的科學技術。強化智能化、集成化等理念，加強檔案系統智能化管理的數字化操作，來實現檔案的歸檔與立卷。同時要不斷加強網絡基礎設施的建設，保證資源信息檔案的豐富性和操作流程規范化。還要在加強硬件設施等基礎性網絡建設的同時，注意檔案系統智能化管理軟件的應用與升級，確保檔案系統高效運行[5]。

最后，要做到以人為本，加強檔案系統智能化管理的人才培養。檔案系統智能化管理的工作與傳統的檔案管理工作不同，檔案系統智能化管理需要具有一定的專業性和技術性人才的來完善整個管理體系，因為他們掌握著信息技術以及數字化智能化操作方面的知識。切勿忽視對檔案系統智能化管理人員的系統化培訓和培養。

5 結 論

高效檔案系統智能管理的構建需要考慮到方方面面，大到政策性的支持，小到基礎基層人員的培養，做到統籌兼顧，將各個流程有機地結合在一起。注重硬件基礎網絡建設的同時，也要保證軟件的先進性和適應性；注意規范化的操作，同時重視流程的簡化與調整；注意人才隊伍的建設與培養，不能忽視地區性不平衡帶來的硬性阻礙。最后做到用發展的眼光看問題，用積極的態度解決問題，樂觀地應對挑戰，這樣才能推動高效檔案系統智能管理的發展與完善。

參考文獻：

[1] 李欣欣.現代高效檔案系統智能管理構建 [J].價值工程，2015，34（36）：111-113.

[2] 陳建華.中國政府信息公開收費制度的實踐困境及創新路徑研究——基于國外的經驗 [J].經濟與管理研究，2014（9）：84-91.

[3] 李鴻娥.網絡環境下資源共享檔案管理工作思考 [J].天津市教科院學報，2013（4）：12-13+27.

[4] 向燕.高校教學檔案建設的構想 [J].北京林業大學學報，1999，21（S1）：77-79.

[5] 包立平，屈玉忠，郭育新.加強縣級文物管理的幾項措施 [J].大慶社會科學，1999（4）：57.

作者簡介：張冰（1974-），女，漢族，湖北枝江人，高級經濟師，碩士。研究方向：檔案管理。