基于合同的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管控體系研究

鄧正

摘要：從大型軍工電子產(chǎn)業(yè)集團(tuán)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，分析其存在的困難與問(wèn)題，并基于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀，特別是對(duì)于這種跨地區(qū)、跨專業(yè)的大型企業(yè)集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)管控難題，提出建設(shè)以信息化手段為支撐，基于合同信息的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行監(jiān)測(cè)與管控體系，同時(shí)為落實(shí)上述戰(zhàn)略，從業(yè)務(wù)流程以及績(jī)效考核等方面提出應(yīng)該采取的必要的工作措施。

關(guān)鍵詞：信息化；經(jīng)濟(jì)運(yùn)行；管控

中圖分類號(hào)：TP393文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1008-1739（2018）21-59-3

0引言

企業(yè)財(cái)務(wù)是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中客觀存在的資金運(yùn)動(dòng)及其所體現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系[1]。在現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境下，由于外部競(jìng)爭(zhēng)的加劇以及經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化，要求企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管控更加精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)和高效，對(duì)外部環(huán)境快速做出反應(yīng)，以求得公司的生存、發(fā)展并盈利[2]。目前，這種基于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析與監(jiān)測(cè)體系已經(jīng)難以滿足需求，主要原因是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)具有滯后性。以銷售收入的確認(rèn)為例，財(cái)務(wù)上有多種確認(rèn)收入的方式，有開(kāi)票法、成本加成法及到款法等，都不能實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)地反應(yīng)一個(gè)單位的科研生產(chǎn)現(xiàn)狀。

當(dāng)然也不是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完全沒(méi)用，從更為宏觀的角度來(lái)講，比如說(shuō)以一個(gè)財(cái)年來(lái)講，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審計(jì)過(guò)的年度財(cái)務(wù)決算數(shù)據(jù)，還是能夠準(zhǔn)確反應(yīng)一個(gè)單位的經(jīng)營(yíng)狀況的[3]。但是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)具有滯后性的特點(diǎn)，更多反映的是事后結(jié)果，而不能作為事前預(yù)測(cè)與事中管控。如果要對(duì)全公司的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況進(jìn)行精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)、高效的監(jiān)測(cè)并有效管控，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是滿足不了需求的。特別是現(xiàn)代企業(yè)要求對(duì)行業(yè)結(jié)構(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)及經(jīng)營(yíng)環(huán)境等進(jìn)行分析[4]，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更是無(wú)能為力。因此，要建設(shè)精準(zhǔn)高效的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行監(jiān)測(cè)體系必須另辟蹊徑。

1經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管控體系

目前大部分軍工集團(tuán)都是合同經(jīng)濟(jì)，或者說(shuō)是項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)，還沒(méi)有進(jìn)入到產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段，軍工電子行業(yè)更是如此。構(gòu)成經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的基本細(xì)胞是項(xiàng)目合同，因此，項(xiàng)目合同是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也應(yīng)該成為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行數(shù)據(jù)的源頭。一個(gè)完備的項(xiàng)目合同，必定包含合同名稱、客戶、承制單位、簽訂時(shí)間、合同金額、付款節(jié)點(diǎn)、完成時(shí)間及懲罰措施等條款信息，同時(shí)合同具備法律效力，要求合同簽訂雙方必須遵循的合同條款并嚴(yán)格執(zhí)行。所需的宏觀財(cái)務(wù)信息，包括收入、利潤(rùn)、成本、應(yīng)收賬款及應(yīng)付賬款等，都可以從合同信息或項(xiàng)目信息中反映出來(lái)。因此，就可以基于合同履行情況和項(xiàng)目完成情況所反映出來(lái)的信息，對(duì)收入、利潤(rùn)、成本及應(yīng)收應(yīng)付等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，按照合同執(zhí)行的時(shí)間進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。

綜上所述，基于合同信息，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行監(jiān)測(cè)與管控才能滿足實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)和高效的要求。①實(shí)時(shí)性：要求合同的簽訂、變更、執(zhí)行、完結(jié)要及時(shí)維護(hù)，能夠?qū)崟r(shí)反映一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)；②精準(zhǔn)性：圍繞合同執(zhí)行的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，能夠在合同信息里準(zhǔn)確反映出來(lái)；③高效性：基于合同信息，可以掌控全集團(tuán)及各單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況，同時(shí)固化合同信息的分類，以便準(zhǔn)確掌握各大業(yè)態(tài)和板塊的具體情況，不用再耗費(fèi)其他人力物力等大量的管理資源。

對(duì)于大型軍工集團(tuán)來(lái)說(shuō)，目前都有幾套數(shù)據(jù)信息體系在運(yùn)轉(zhuǎn)，包括合同信息系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。從運(yùn)行現(xiàn)狀來(lái)看，這3套系統(tǒng)分別由市場(chǎng)部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門維護(hù)和管理，3個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，沒(méi)有信息的關(guān)聯(lián)與共享，如圖1所示。

以信息化建設(shè)為手段，合同信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，打通與項(xiàng)目管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，將項(xiàng)目與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中具備的，而合同信息系統(tǒng)中沒(méi)有的關(guān)鍵信息，集成到合同信息系統(tǒng)中去，就構(gòu)建了一個(gè)信息相對(duì)完備的合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從合同簽訂、合同執(zhí)行到合同完成的全過(guò)程監(jiān)測(cè)與管控。

目前，構(gòu)建信息完備的合同管理系統(tǒng)需要2個(gè)前提：①企業(yè)的信息化手段要跟上，能夠打通3個(gè)系統(tǒng)之間的壁壘，并且要求后2個(gè)系統(tǒng)里的相關(guān)信息能夠?qū)崟r(shí)關(guān)聯(lián)到合同管理系統(tǒng)里面去；②要求合同管理系統(tǒng)里的合同信息是真實(shí)和實(shí)時(shí)的，這就要求合同管理部門既不能瞞報(bào)和虛報(bào)，也不能重復(fù)錄入，還要求對(duì)合同的添加、取消、變更及調(diào)整等信息與實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行同步維護(hù)，保證合同管理系統(tǒng)里面的信息真實(shí)有效。

解決好上述2個(gè)前提條件之后，就可以基于合同管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析與管控。

①合同信息可以對(duì)一個(gè)單位的市場(chǎng)開(kāi)拓狀況、未來(lái)發(fā)展?jié)摿Α⑹袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力情況等進(jìn)行準(zhǔn)確的把控，并對(duì)其可能實(shí)現(xiàn)的年度銷售收入進(jìn)行預(yù)測(cè)，并基于上述分析結(jié)果，對(duì)一個(gè)單位的市場(chǎng)開(kāi)拓進(jìn)行調(diào)度與管控，因此，通過(guò)合同信息，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)一個(gè)單位的事前預(yù)測(cè)的功能。

②項(xiàng)目執(zhí)行可以對(duì)一個(gè)單位科研生產(chǎn)組織及效率進(jìn)行有效的評(píng)估，同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展與關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度、應(yīng)收賬款及成本費(fèi)用等進(jìn)行較為準(zhǔn)確的管控，因此，通過(guò)項(xiàng)目信息，更多地體現(xiàn)對(duì)一個(gè)單位的事中管控功能。

③財(cái)務(wù)信息可以得知在某一個(gè)時(shí)間段某個(gè)單位的現(xiàn)金流情況、總的成本費(fèi)用情況、銷售收入及利潤(rùn)等，更多地體現(xiàn)一個(gè)單位的事后經(jīng)營(yíng)結(jié)果。

總之，通過(guò)上述3個(gè)系統(tǒng)以及它們之間信息的有機(jī)融合，可以對(duì)一個(gè)單位的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行較為精確、實(shí)時(shí)和完整的把控，并對(duì)管理層進(jìn)行調(diào)度與管控實(shí)現(xiàn)有效的支撐。

2存在的問(wèn)題

從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，部分單位的合同管理系統(tǒng)的合同信息不真實(shí)，主要原因有以下幾個(gè)。

（1）合同數(shù)據(jù)不真實(shí)

①合同簽訂不規(guī)范：有的為搶市場(chǎng)，很多合同細(xì)節(jié)，甚至包括金額、節(jié)點(diǎn)等重要合同信息沒(méi)有談妥就草簽合同，隨時(shí)準(zhǔn)備調(diào)整合同條款，真到合同調(diào)整的時(shí)候又不對(duì)合同系統(tǒng)里面的信息進(jìn)行變更和維護(hù)；②合同信息的輸入不準(zhǔn)確：比如說(shuō)，同一甲方可能在合同系統(tǒng)里面有不同的稱謂，同時(shí)合同輸入缺乏審批及監(jiān)管機(jī)制，有可能存在不實(shí)的合同信息；③重復(fù)輸入：目前合同管理系統(tǒng)里面輸入的不全是合同，還有一部分是協(xié)議，并未簽訂正式合同。市場(chǎng)部門作為工作業(yè)績(jī)也提前輸入了，但在簽訂正式合同的時(shí)候，是否又重復(fù)輸入一遍，同樣可以存疑；④合同信息由于客觀原因無(wú)法及時(shí)錄入：全年第4季度尤其是最后一個(gè)月是合同集中簽訂的高峰期，在全年的最后幾天甚至每天都會(huì)簽訂大量合同，而由于合同簽訂地域分散，且軍品合同涉密，無(wú)法通過(guò)常規(guī)快捷方式進(jìn)行信息溝通，致使合同信息無(wú)法及時(shí)錄入合同管理系統(tǒng)。當(dāng)完成新簽合同指標(biāo)存在較大風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，這種情況的影響將會(huì)同步變大。

（2）合同管理系統(tǒng)里合同信息不完整

現(xiàn)在合同管理系統(tǒng)里默認(rèn)需要填寫的合同信息還是相對(duì)比較完備的，但是在合同信息輸入的時(shí)候，相關(guān)部門的填寫并不完整，導(dǎo)致部分重要合同信息缺失，信息的完備性差。

（3）合同信息維護(hù)不及時(shí)

合同簽訂下來(lái)有變更調(diào)整，就要求市場(chǎng)部門實(shí)時(shí)維護(hù)，但目前來(lái)看，合同信息維護(hù)的隨意性較大，有時(shí)間就維護(hù)，沒(méi)有時(shí)間就拖一拖，有的甚至拖上一兩個(gè)月，從而使合同信息的實(shí)時(shí)性大打折扣，不能真正反映出經(jīng)營(yíng)狀況，也給經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析工作帶來(lái)困擾。

（4）3個(gè)系統(tǒng)里信息口徑可能不一致，導(dǎo)致關(guān)聯(lián)出問(wèn)題

合同信息系統(tǒng)里以合同為單個(gè)信息節(jié)點(diǎn)，而項(xiàng)目管理系統(tǒng)里以單個(gè)項(xiàng)目為節(jié)點(diǎn)，一個(gè)合同可能對(duì)多個(gè)項(xiàng)目，而財(cái)務(wù)信息又以項(xiàng)目為準(zhǔn)。同時(shí)同一合同項(xiàng)目在3個(gè)系統(tǒng)里的板塊分類可能不一致，不能形成一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，系統(tǒng)里相同的信息可能存在不一致的情況。

（5）信息化手段滯后

目前3個(gè)信息系統(tǒng)各成體系，信息不關(guān)聯(lián)，甚至還存在相互矛盾的狀況。同時(shí)用戶界面不友好，使用起來(lái)繁瑣麻煩，功能不完備，滿足不了現(xiàn)實(shí)的管理需求等。

3解決辦法

要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析與管控的精準(zhǔn)、及時(shí)和高效，就必須解決合同信息的準(zhǔn)確性、完整性與及時(shí)性的問(wèn)題。目前在多數(shù)情況下，企業(yè)的合同信息分屬于市場(chǎng)部門管理與維護(hù)。

（1）強(qiáng)化考核手段

①對(duì)市場(chǎng)部門的新簽合同指標(biāo)的考核，要建構(gòu)基于KPI的績(jī)效考核體系，不能靠各個(gè)部門上報(bào)的數(shù)據(jù)，而只能從合同管理系統(tǒng)直接提取，即以合同管理系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，這樣就基本可解決合同數(shù)據(jù)的完整性的問(wèn)題。②要求對(duì)合同信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，企業(yè)制訂懲罰措施，一旦發(fā)現(xiàn)虛假合同信息，從部門領(lǐng)導(dǎo)到員工，就必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，同時(shí)對(duì)合同系統(tǒng)與項(xiàng)目系統(tǒng)里的信息進(jìn)行對(duì)照，如有不一致的地方，將對(duì)市場(chǎng)部門進(jìn)行反饋，這樣可以解決真實(shí)性的問(wèn)題。③對(duì)于信息維護(hù)的及時(shí)性，也制訂相應(yīng)的制度。針對(duì)不同的情況，規(guī)定時(shí)限，必須將相關(guān)的信息維護(hù)到系統(tǒng)里面去。如果延時(shí)，也要有相應(yīng)考核及懲罰措施。總之，通過(guò)嚴(yán)格的考核措施，保證合同信息的真實(shí)性、完整性與及時(shí)性，從源頭上抓好落實(shí)。

（2）加快信息化建設(shè)的步伐

通過(guò)信息化手段，打通三大系統(tǒng)之間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，將關(guān)鍵信息集成到合同管理系統(tǒng)里面去，打造以合同管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的實(shí)時(shí)、完備的科研生產(chǎn)管理信息平臺(tái)。通過(guò)信息化手段明確各部門的職責(zé)、理順工作流程、規(guī)范數(shù)據(jù)輸入及提高工作效率，為科學(xué)、精細(xì)的管理提供支撐。

4結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管理工作在本質(zhì)上，就是將企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的工作流，精準(zhǔn)、及時(shí)、有效地形成信息流，各級(jí)管理者基于信息流，對(duì)照經(jīng)營(yíng)目標(biāo)以及與內(nèi)外經(jīng)營(yíng)環(huán)境的匹配度，形成管理事件，并加強(qiáng)管理的工作過(guò)程。因此，有效的經(jīng)濟(jì)運(yùn)管理工作的關(guān)鍵及前提就是，工作流要及時(shí)形成信息流，管理工作才能有牢固堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，否則，管理只能是無(wú)根之本、無(wú)源之水，甚至與經(jīng)營(yíng)實(shí)際脫節(jié)，反而給企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)帶來(lái)傷害。目前在這方面可以借鑒的東西并不多，本文僅僅作為探索性的討論，在這方面的思考并不成熟，也不深入，有待于在實(shí)踐中檢驗(yàn)并完善。

參考文獻(xiàn)

[1]財(cái)政部會(huì)計(jì)資格評(píng)價(jià)中心.財(cái)務(wù)管理[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2007.

[2]約翰·皮爾斯二世，小理查德·魯濱遜.戰(zhàn)略管理制定、實(shí)施和控制（第8版）[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

[3]中國(guó)企業(yè)聯(lián)合會(huì).企業(yè)管理[M].北京：企業(yè)管理雜志社，2013.

[4]財(cái)政部會(huì)計(jì)資格評(píng)價(jià)中心.財(cái)務(wù)管理[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2007.