加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用研究

陳梅（天津市長蘆鹽業(yè)集團(tuán)有限公司，天津 300000）

引言

現(xiàn)代化進(jìn)程的加快以及大數(shù)據(jù)時代的到來，不斷沖擊的各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。檔案作為企業(yè)誕生和發(fā)展的記錄工具，對于企業(yè)今后的發(fā)展方針及方向具有指導(dǎo)意義，是企業(yè)在現(xiàn)代化、科技化道路上順利前進(jìn)的必要保障。因此，需要從業(yè)者正確認(rèn)識新形勢、主動適應(yīng)新常態(tài)，以全新的思維模式做好檔案工作，探究提高檔案資源開發(fā)利用的辦法和質(zhì)量，更好的服務(wù)于社會和企業(yè)，確保企業(yè)在復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中把握正確發(fā)展方向，拓寬發(fā)展空間。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)實意義

檔案開發(fā)利用的根本目的，在于滿足檔案使用者對檔案信息資源的利用需求，例如查閱資料、整理數(shù)據(jù)、文化宣傳等等。檔案資源的價值使用的意義在于其能否廣泛地被利用，能否為社會創(chuàng)造出更多的物質(zhì)和精神財富，具體表現(xiàn)如下面分析：

1.1 記錄企業(yè)發(fā)展歷史

檔案是人類社會實踐活動的記憶載體，是歷史發(fā)展的痕跡和真實記錄，也是人類社會歷史進(jìn)程和歷史文明得以延續(xù)保存的重要載體。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時代，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，是更好地開發(fā)利用檔案信息資源的重要方式之一，在企業(yè)追求更大經(jīng)濟(jì)效益，優(yōu)化管理方式，挖掘潛在價值，為發(fā)展決策提供重要參考，推動企業(yè)更好更快發(fā)展方面具有積極作用。

1.2 傳承企業(yè)文化

企業(yè)文化為企業(yè)發(fā)展做出了明確引導(dǎo)，是有一定的核心觀念、價值理念和行為觀念，為企業(yè)創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，對于凝聚力量，統(tǒng)一思想，努力方向具有像是作用。企業(yè)的成長變革、管理經(jīng)驗都在檔案資源中得到了很好的體現(xiàn)，反映了其核心競爭力和戰(zhàn)略發(fā)展思想。因此，文化是內(nèi)容，而檔案則是承載這種內(nèi)容的載體，因此在傳承文化、發(fā)揚企業(yè)價值觀等方面具有不可替代的作用。

1.3 預(yù)防風(fēng)險發(fā)生

在經(jīng)濟(jì)形勢日益復(fù)雜的今天，任何企業(yè)所面臨的風(fēng)險都會倍增。只有運用有效的技術(shù)手段，加強(qiáng)信息研判和制度管理，才能及時辨識和防范風(fēng)險，加強(qiáng)檔案信息資源的利用，可以產(chǎn)生一種逼迫作用，通過暴露企業(yè)運營中的實際問題助推其加強(qiáng)管理，彌補管理不足，防范管理風(fēng)險。此外，檔案包含了豐富的信息資源，能發(fā)揮憑證和借鑒作用，充分利用借鑒前人成果，縮短吸收消化最新科技成果的時間，大大降低研發(fā)成本，更加有效地履行管理職能，最大限度的發(fā)展生產(chǎn)力，更好的進(jìn)行風(fēng)險控制工作。

二、檔案資源開發(fā)利用中現(xiàn)存問題

2.1 對檔案資源的價值認(rèn)識不足

檔案信息化管理的建設(shè)已成為一個重要的檔案管理的發(fā)展趨勢，是當(dāng)前最大化開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)，所以應(yīng)加強(qiáng)關(guān)注。但在實際工作中，盡管政府相關(guān)政策給予一些支持，但由于一些單位的檔案管理人員沒有認(rèn)識到檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，對檔案管理信息建設(shè)的單位發(fā)展缺乏認(rèn)同感，導(dǎo)致文件優(yōu)化信息資源開發(fā)和利用的一體化進(jìn)程被阻塞。

2.2 服務(wù)利用的理念和手段落后

在我國，檔案工作一直是以一種“重館藏、輕利用”的傳統(tǒng)觀念所存在，而對檔案資源的開發(fā)利用不夠重視，即使是提供一些利用服務(wù)，大多也是被動服務(wù)，積極主動方式還很欠缺，檔案利用信息化水平仍然偏低。

2.3 資源有限，缺乏創(chuàng)新

大部分的檔案信息資源部門和單位的存放空間很小，所以檔案信息管理是先天不足，缺乏豐富的資源。同時，檔案部門檔案信息編研能力較弱，檔案資源的開發(fā)還停留在簡單的保管、介紹、查閱等階段，很少進(jìn)行檔案編研、檢索和信息深度開發(fā)等工作，綜合性和專題性的編研材料更是微乎其微，以致檔案質(zhì)量不高，信息二次利用較差，有用資源相對匾乏，難以滿足用戶需求。在傳統(tǒng)檔案管理的約束下，紙質(zhì)文件的大量使用在很大程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)。管理人員缺乏創(chuàng)新的理念，缺乏在開發(fā)和利用檔案信息資源的創(chuàng)新意識，所以直接影響到檔案信息資源共享。

2.4 工作人員專業(yè)水平有待提高

從當(dāng)前檔案人才隊伍建設(shè)情況來看，年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)不盡合理，檔案人才隊伍整體素質(zhì)有待提高。部分檔案工作人員不是本專業(yè)出身，雖經(jīng)經(jīng)過短期培訓(xùn)，能夠勝任職位，但缺乏系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練，專業(yè)基礎(chǔ)理論還不夠扎實。有的工作人員覺得待遇偏低、發(fā)展受限，導(dǎo)致思想不穩(wěn)定，態(tài)度消極，工作不安心，服務(wù)意識欠缺，這種被動的思維方式有很大程度上影響了對檔案資源的開發(fā)利用。此外，精通計算機(jī)信息技術(shù)，并熟練應(yīng)用于檔案管理和信息資源開發(fā)的高技術(shù)人才較少，嚴(yán)重制約著檔案利用工作的開展。

三、加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用措施辦法

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案工作觀念

改革舊的工作方法和方式，注重提升服務(wù)檔案資源的能力，順應(yīng)時代發(fā)展需求。加強(qiáng)法治觀念，并促進(jìn)檔案資源建設(shè)的法律、法規(guī)建設(shè)。加強(qiáng)檔案收集工作，要及時健全和細(xì)化有關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，定期組織對檔案的歸檔和移交情況開展評估和監(jiān)督檢查。加強(qiáng)檔案工作指導(dǎo)，檔案管理工作有很多專業(yè)知識，需要管理人員具有堅實的基礎(chǔ)，需要專業(yè)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)和培訓(xùn)。積極開展檔案資源開發(fā)利用的宣傳工作，不斷增強(qiáng)檔案管理部門的責(zé)任意識和社會大眾的檔案意識，從源頭上抓好服務(wù)利用工作。根據(jù)電子文檔和數(shù)字檔案信息的特點，加強(qiáng)備份保存、保真、保密以及開發(fā)利用理論和現(xiàn)實問題研究。

3.2 加強(qiáng)檔案信息資源的整合和利用

建立現(xiàn)代檔案管理模式，建立檔案信息資源管理中心，通過實施集中管理檔案信息資源管理中心的資源，建立一個一站式服務(wù)平臺，利用搜索、查詢、使用功能，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率。此外，加強(qiáng)社會企事業(yè)單位的橫向合作，整合社會整體資源，建立一個更強(qiáng)大、更完整的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，讓整個社會檔案資源可以得到充分利用。通過網(wǎng)絡(luò)社區(qū)傳送最新的、最準(zhǔn)確的檔案資源目錄，以利于用戶快速獲取有效信息。通過創(chuàng)新加強(qiáng)檔案信息資源的收集、提煉聚合，并建立一個更方便和智能的檔案信息資源管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案資源不斷更新，使檔案信息資源的傳播更有價值。

3.3 提高檔案人員工作服務(wù)意識

檔案工作人員需要加強(qiáng)服務(wù)意識，制訂服務(wù)制度，變被動為主動，深入現(xiàn)場、深入基層，認(rèn)真研究梳理利用服務(wù)的流程和環(huán)節(jié)，結(jié)合檔案資源的特點和用戶的需要，為用戶提供各種各樣的服務(wù)，鞏固規(guī)范服務(wù)行為、職責(zé)權(quán)限、處理程序等。不斷優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)手段，為用戶提供高質(zhì)量的檔案信息資源，也可以在檔案資源管理部門設(shè)置咨詢服務(wù)平臺，擴(kuò)大檔案資源的社會服務(wù)功能。加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，做到精通業(yè)務(wù)、了解法規(guī)制度、掌握和運用新技術(shù)，不斷提高履職盡責(zé)能力。

四、結(jié)語

檔案信息資源是企業(yè)發(fā)展的重要寶貴財富，對其未來長期發(fā)展有著指導(dǎo)作用。在信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用是事關(guān)檔案工作建設(shè)和發(fā)展的重要課題。因此，這就要求我們檔案從業(yè)者必須緊跟時代潮流，優(yōu)化檔案信息資源配置，牢固樹立以檔案使用者為中心的服務(wù)理念，大力加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，增強(qiáng)和樹立責(zé)任意識、奉獻(xiàn)意識，促進(jìn)檔案信息資源的整合與優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息資源所固有的功能，為傳承企業(yè)文化、助推企業(yè)發(fā)展和預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險等方面貢獻(xiàn)自己一份力量。

[1]吳放，馮銳.大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設(shè)的新思考[J].蘭臺世界,2015(29).

[2]龐然.企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的思考[J].檔案天地，2014(1).