“互聯網+”背景下電子發票的應用對高校財務管理的挑戰

□（寧德師范學院財務處福建寧德352100）

“互聯網+稅務”計劃始于2015年，是國家稅務總局在響應《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》的基礎上提出的，是順應互聯網發展趨勢、實現稅務現代化的重要舉措。經過幾年的試點發展，2017年，國家稅務總局發布了《關于進一步做好增值稅電子普通發票推行工作的指導意見》，重點強調了在公用事業和電商等領域使用電子發票。同年6月，財政部提出了關于電子發票改革的試點方案，進一步明確了電子發票改革工作的部署。

一、“互聯網+稅務”開啟電子發票時代

我國的電子發票從誕生到發展只有短短幾年時間，通過梳理其歷程，可分為三個發展階段：

（一）2012—2014年為企業試點階段。2012年，國家發改委提出開展電子發票應用試點，將重慶、深圳等列為首批試點城市。2013年電子發票試點實行一年后，國家稅務總局正式發布電子發票管理辦法，同年5月，京東開出了我國首張電子發票。2014年6月，中國人保公司在建立了電子會計檔案系統后，成功與國稅電子發票平臺對接，這是我國企業首次在電子發票應用中實現全過程管理和電子化入賬。

（二）2015—2016年初為政策推進階段。2015—2016年1月，國家稅務總局制定了一系列規范電子發票工作的政策公告和規定，對增值稅電子發票的用途、使用規定等進行了明確規定，并提出“使用增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票可作為報銷憑證”，電子發票報銷工作穩步推進。

（三）2016年至今進入全面推廣階段。從2016年開始，我國各個行業都開始推行電子發票，傳統發票逐步被替代，電子發票滲透到人們工作生活的各個領域。2017年，國家稅務總局發布了針對電子發票推行工作的指導意見，財政部也針對電子票據管理改革印發重要通知，為電子發票的深入和全面推廣奠定了基礎。

二、電子發票在高校財務管理中運用的必然性

電子發票的運用既是大勢所趨，也是高校實現財務管理變革和財務管理現代化的必然選擇。電子發票的使用將會促進高校財務管理邁入新的階段。

（一）適應我國發票管理改革的必然選擇。近年來，我國電子商務的發展較為迅速。但由于我國一直采用的是傳統紙質發票，大大增加了電商企業的財務成本，影響了電商企業利潤率的提高。為了盡快與全球電子商務發展接軌，實施電子商務稅收，我國從2012年開始進行電子發票試點及推行工作。經過幾年的發展，目前，電子發票的應用已在全社會形成共識，我國正在有條不紊地推進發票管理改革。高校要順應發票管理改革的發展趨勢，必然要重視并逐步實現電子發票的使用，否則，將會影響高校財務管理與時代接軌，阻礙財務管理現代化的步伐。

（二）控制高校財務管理成本的必然選擇。高校財務管理有其特殊性，其財務目標具有非營利的特點，但又要通過財務管理保持高校的持續經營和正常運行。在使用紙質發票的過程中，高校財務管理部門的票據專管員、收費員工作量較大。若使用電子發票，可以省去高校財務人員申請、保管、領用和盤點發票等繁雜的業務環節，節省財務成本和時間成本。

（三）提高高校財務管理效率的必然選擇。高校作為一個組織龐大的經濟活動主體，具有經濟活動種類復雜、數量規模較大、人員眾多等特點，高校財務人員每天都要處理數量龐大的報銷業務。雖然高校為了提高報銷速度采取了諸如預約報銷、每日限量報銷等手段，但這些措施只能起到緩解作用，無法從根本上解決高校財務管理報銷負擔過重的問題。電子發票的應用為高校財務管理工作提供了新的模式和方法，自動化報銷平臺將逐漸取代人工核查、審批環節，倒逼高校財務部門加強管理，解決重復報銷問題，提高財務管理效率。

三、電子發票的運用對高校財務管理帶來的挑戰

目前，我國為了推動電子發票的運用做了大量工作，也從政策法規層面對電子發票的使用進行了明確。但電子發票的使用多集中在電商、通訊領域，在高校財務管理中的運用并不理想，尚處于摸索前進階段。

（一）對高校會計制度的挑戰。高校當前采用的會計制度是針對紙質發票的，電子發票屬于無紙化發票，與高校對紙質發票的保管、核算等規定存在不相適應的地方。如果不能在現有會計制度的基礎上增加有效的電子發票管理辦法，可能會導致電子發票的使用無章可循。

（二）對高校財務系統的挑戰。只有在無紙化辦公系統下，電子發票的審批、核算、報銷等才能實現一體化。但是從當前高校信息化建設的程度來看，大多數高校都無法建立相應的無紙化辦公系統，沒有相應的財務核算、報銷等信息化技術系統作為支撐。

（三）對高校財務報銷的挑戰。高校傳統的財務報銷流程是：高校教職員工等提交報銷票據——財務人員負責報銷審核，這是一種實報實銷的報銷模式，財務人員只有在見到發票原件的情況下才能履行報銷程序，不接受任何非原件之外的復印件、打印件等。電子發票的使用將改變這一現狀。高校財務人員取得的是電子發票的打印件，再加上電子發票并沒有打印次數限制，也無需額外加蓋專用章，如果一張電子發票被反復打印提交報銷，如何對其進行甄別將成為困擾高校財務人員的難題。

（四）對高校財務人員的挑戰。使用紙質發票時，高校財務人員對發票的審核主要是通過物理防偽措施進行判斷。但審核電子發票的真偽與審核紙質發票不同，一方面，電子發票的存儲方式比較特殊，是以數據電文的方式存儲，如果利用PS或其他修圖軟件對電子發票上的金額、抬頭等進行修改，基本上不會留下痕跡。若財務人員只是按照發票基本要件進行審核，很容易忽略這一問題，導致虛假入賬、虛假報銷等。同時，還會消耗財務人員的時間、精力，加大工作量，難以彰顯電子發票的價值。

四、“互聯網+”背景下高校應用電子發票的應對策略

當前，針對電子發票使用過程中暴露出的一些問題，部分高校已開始探索解決辦法。如針對辨別電子發票真偽問題，有些高校的財務人員通過電子表格等建立發票備查臺賬，對已經報銷過的發票的編號、金額等進行登記。但這種方法下每次都需要財務人員手工輸入發票號碼進行查找，并非省時省力的好辦法。有些高校的財務部門為了規避重復報銷，要求報銷人做出書面承諾，但這也只是治標不治本的權宜之計。盡管困難重重，高校還是要主動迎接電子發票的使用帶來的挑戰，主動作為，找到應對之策。

（一）在現行會計管理制度的基礎上，建立電子發票使用制度。當前，我國已開始圍繞電子發票的核算、管理征求意見，也在對部分會計制度進行修訂。高校應及時關注國家關于電子發票管理的規章制度的變化，結合國家的相關規定和管理辦法，針對電子發票的核算工作、電子發票的審批、結算和檔案管理工作等制定實施細則，使電子發票使用的各環節都有制度可循，盡可能規范電子發票的使用，為電子發票的應用營造良好的制度環境。

（二）加大信息技術應用力度，構建高校財務信息化系統。

1.充分利用信息技術，推動核算型會計向管理型會計轉變。傳統核算型會計重在對日常經濟業務活動進行核算登記、造冊存檔，所編制的財務報表也是依據固定的格式和體系，主要是為了體現過去已經發生的經濟活動，只要求核算正確，登記完整準確。信息化時代，借助計算機和信息管理系統，能夠更加細致、更加智能地完成財務會計工作，切實推動核算型會計向管理型會計轉變。管理型會計是新時期社會經濟主體為了科學及時地了解經濟活動情況、做出正確決策所提出的必然要求。管理型會計意味著會計工作的內容不再是簡單的登記、核算以及保存數據，而是要系統地管理數據，同時將數據和經濟主體的發展目標相結合，在實時反映經濟活動狀況的同時，以促進經濟活動達成目標為目的，對各項數據進行分析和提煉，動態反映經濟活動存在的問題，切實為管理者提供及時、完整、有效的信息，為管理者做出正確決策提供依據。

2.充分利用信息技術，構建電子發票網絡報銷系統。高校要解決電子發票使用過程中的重復報銷問題，解決傳統審批流程復雜、效率低、真偽難辨等問題，構建電子發票網絡報銷系統勢在必行。

（1）構建報銷信息自動采集及真偽核對系統。互聯網技術和新媒體技術的高速發展，為電子發票的網絡報銷提供了條件。高校應引入電子發票網上報銷系統，鼓勵或要求教職員工等下載移動終端APP。教職員工在公務消費時可使用微信、支付寶、網銀等APP終端支付費用，并申請開具電子發票，由開票平臺生成電子發票并附上相應的消費內容、支付記錄等信息，教職員工發起報銷申請，并將加密的電子發票發送到高校財務報銷處理數據庫，由網絡報銷自動采集系統對報銷信息進行自動化采集。同時，無縫對接國稅電子稅務局，對發票信息的真偽進行核對。使用微信客戶端進行報銷信息的自動采集及核對過程如下頁圖1所示。

（2）構建智能審批系統實現電子簽名審批。智能化審批系統的最大優勢是可以利用大數據技術自動對電子發票的真偽進行檢驗，最大限度地避免重復打印電子發票重復報銷的問題。同時，還能嵌入相關項目的預算額度、報銷標準，在高校教職員工于自動采集終端提交報銷信息后進行自動檢測，及時發現報銷疑點，如發現存在問題的電子發票，高校財務智能審批系統會自動進行退回處理。而對審核通過的電子發票，則可按照智能審批系統載錄的具備相應審批權限的負責人信息，將相應的報銷信息自動發送給負責人進行審批。財務審核人員只需在接收信息后登錄高校網絡智能審批系統，就可對報銷信息進行簡單的人工核對，并通過電子簽名完成審核，將審核信息通知給報銷人和財務人員。網絡智能審批系統的運用一方面充分借助了大數據技術的優勢，通過技術手段對電子發票的真偽進行鑒別，避免人工核對的疏忽，避免重復報銷問題，另一方面可以突破時空限制，給審批人員隨時隨地進行審批提供了便利，可實現高效的財務管理。具體審批流程如圖2所示。

圖2 智能審核系統流程圖

（3）構建智能支付系統實現自動化報銷支付。電子發票通過審核后就要進入向報銷人支付費用的環節，高校可根據自身情況設計智能支付系統，在支付系統中輸入對公轉賬單位信息、本校師生銀行卡信息等，將這些信息錄入支付系統數據庫，并連接智能化審批系統。在報銷審批通過后，就可以依據數據庫中的信息將報銷金額支付到相應報銷人的賬戶中，實現自動化報銷支付。具體流程為：報銷人向系統發起報銷申請；智能審核系統接到審批人員的電子簽名后，同時向申請人和財務人員發送通過通知，并同時發送擬支付指令給支付系統；智能支付系統根據指令生成待支付信息，財務人員根據審批結果進行確認后，系統自動將款項劃撥到申請人賬戶，完成自動化報銷支付。

（三）完善配套措施，確保高校網絡報銷系統的正常運行。第一，完善網上報銷系統管理人員結構。設立專門的技術人才、財會人才崗位，對網上報銷系統進行實時維護、建設，確保其安全平穩運行。第二，完善網絡報銷制度。包括預算控制制度、審批制度等，明確不同環節、不同財務人員的職責和權限，確保各環節的有效銜接。第三，構建電子發票實名制制度。電子發票每個環節的經手人都要經過嚴格的身份信息驗證。此外，對高校師生來說，電子發票和網絡報銷系統都屬于新生事物，在使用之初，要通過講座、多媒體宣傳等形式進行宣講，對報銷步驟、報銷方法等進行公示，幫助全體師生掌握報銷技能，熟悉操作流程，為使用網絡報銷系統打好基礎。

（四）加快人員培訓，提升高校財務人員技能。電子發票最終要依靠財務人員來落實，高校應加快對財務人員的培訓。首先，應強化財務人員的認識。加強電子發票普及意識教育，可以幫助財務人員重視對自身技能的提升，減少或避免抵觸心理。其次，通過模擬場景培訓，使高校財務人員了解電子發票從使用到報銷、入賬的全過程。可聘請熟稔電子發票業務的專業人才到高校對財務人員進行系統培訓，通過模擬場景演示，使其了解網絡報銷系統的各個流程，在學校尚未構建網絡報銷系統的情況下，則要使其了解電子發票從開具到接收、報銷、入賬和歸檔、查閱等各個流程。再次，利用網絡模擬系統對高校財務人員進行實訓，財務人員在仿真場景中進行電子發票的審批、報銷等模擬操作，檢驗財務人員應用處理電子發票的能力，確保人人動手操作，人人都可過關。通過培訓全面提升高校財務人員的技能和素質，為電子發票在高校中的運用疏通通道。

高校要想加快電子發票的使用步伐，切實發揮電子發票對高校財務管理改革的促進作用和對管理水平的提升作用，必須樹立“互聯網+”思維，以主動擁抱互聯網的姿態，積極做好迎接電子發票的準備、鋪墊和配套工作，完善相應的配套措施和制度，確保電子發票的使用有制度可循、有規矩可依，為電子發票的使用掃清障礙。