企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作思考

花銀環(huán) 楊海濤

[提要] 企業(yè)內(nèi)部是由職責(zé)分明的部門組成的，部門內(nèi)部積極開展工作，同時(shí)也需要超越部門界限的協(xié)作共同完成企業(yè)工作。目前企業(yè)內(nèi)部各級(jí)組織間的部門壁壘仍然是企業(yè)難題，如何跨部門協(xié)同，發(fā)揮“1+1>2”的跨部門協(xié)作效果，從而提高企業(yè)資源合理分配和組織績(jī)效，值得思考。

關(guān)鍵詞：跨部門協(xié)作；跨部門溝通；崗位職責(zé)；工作流程

中圖分類號(hào)：C936 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、跨部門協(xié)作的意義

一個(gè)企業(yè)無論規(guī)模大小，內(nèi)部必然需要成立相互獨(dú)立的部門，通過合理分工，讓專業(yè)的部門專業(yè)的人才干專業(yè)的事情，才能實(shí)現(xiàn)每個(gè)部門單元有效運(yùn)作，通過各個(gè)部門有效合作才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和組織績(jī)效。為了維持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，保持企業(yè)高效率，提高企業(yè)創(chuàng)新績(jī)效能力，企業(yè)往往需要采取措施，通過問題導(dǎo)向和需求導(dǎo)向，加強(qiáng)跨部門信息交流，加強(qiáng)人與人之間的合作，促進(jìn)跨部門協(xié)作能力，減少部門沖突，合理有效利用組織資源，提振組織活力、效率和績(jī)效。

二、跨部門協(xié)作問題分析

（一）各部門目標(biāo)不一致。由于企業(yè)對(duì)各部門內(nèi)部考核指標(biāo)的不同，財(cái)務(wù)、人力、辦公室、銷售等各個(gè)部門都有各自的部門目標(biāo)和職責(zé)，不同部門的利益也不盡相同，跨部門協(xié)作容易出現(xiàn)不協(xié)調(diào)和沖突。比如：跨部門會(huì)發(fā)生工作重復(fù)做情況，浪費(fèi)經(jīng)辦人時(shí)間精力；關(guān)于共同需要完成的工作，部門間推諉扯皮，工作進(jìn)展緩慢；部門和崗位之間的模糊地帶，責(zé)任不夠明確，有些部門或員工不愿意負(fù)責(zé)；不同部門對(duì)同一工作的認(rèn)識(shí)不同，工作的銜接不夠順暢。

（二）跨部門的溝通障礙。如果各部門只從本部門工作和利益出發(fā)，而忽視了組織的整體目標(biāo)，這樣只會(huì)強(qiáng)化部門間的競(jìng)爭(zhēng)而削弱了合作，容易造成跨部門的溝通障礙，不能順暢實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。部門間溝通存在溝通成本，溝通成本高表現(xiàn)為部門間溝通困難，跨部門工作進(jìn)展緩慢。表現(xiàn)為遇事找不到人處理，溝通沒有效果；有時(shí)候部門人員崗位調(diào)整不及時(shí)告知，崗位工作銜接不暢；常常事情的解決需要跟部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)解決，經(jīng)辦人溝通的效果不如跟部門領(lǐng)導(dǎo)溝通效果明顯；部門間提報(bào)信息和業(yè)務(wù)方面的需求，不能夠及時(shí)響應(yīng)和解決；部門內(nèi)工作的完成優(yōu)先于跨部門工作，常常跨部門工作有滯后性。

（三）企業(yè)外部溝通的問題。溝通交流不僅是企業(yè)內(nèi)部跨部門的事情，也是企業(yè)與外部溝通的事情。企業(yè)內(nèi)部溝通不暢，也有很大部分原因是對(duì)外聯(lián)系溝通的部門與外部單位溝通不暢而導(dǎo)致的，信息不對(duì)稱的溝通是沒有效率的溝通；與外部單位溝通不足，對(duì)企業(yè)協(xié)作完成的工作會(huì)產(chǎn)生導(dǎo)向性的錯(cuò)誤，跨部門銜接工作很順利，但是做的工作不是需要的，這需要企業(yè)與外單位再次溝通，企業(yè)內(nèi)部再次協(xié)作，增加了時(shí)間成本和資源的耗費(fèi)。企業(yè)外部溝通的問題，往往產(chǎn)生于企業(yè)第一次需要完成的某項(xiàng)工作，企業(yè)內(nèi)各部門對(duì)協(xié)作的工作內(nèi)容不熟悉，與外部溝通的信息不夠完整，往往事情進(jìn)展得不夠順利。企業(yè)外部溝通問題，也需要企業(yè)內(nèi)部跨部門通力合作，對(duì)外溝通與內(nèi)部溝通及時(shí)有效，對(duì)于每項(xiàng)工作流程做到心中有數(shù)。

（四）跨部門橫向協(xié)作機(jī)制缺失。跨部門橫向協(xié)作機(jī)制是基于信息共享的工作流程互相銜接的跨部門合作工作機(jī)制，由領(lǐng)導(dǎo)和員工的共同參與完成。目前，很多企業(yè)各部門間的信息傳遞靠部門員工之間溝通，領(lǐng)導(dǎo)之間的信息溝通比較滯后，員工之間溝通和領(lǐng)導(dǎo)之間溝通不同步，會(huì)造成部門間信息不對(duì)稱，影響跨部門協(xié)作效率；還表現(xiàn)為上級(jí)和下級(jí)之間、同級(jí)之間都存在信息反饋不及時(shí)情況發(fā)生，工作執(zhí)行與協(xié)作進(jìn)度緩慢。

（五）跨部門溝通文化尚未受到重視。企業(yè)強(qiáng)調(diào)分工合作的同時(shí)，往往忽視企業(yè)溝通文化的培養(yǎng)，跨部門溝通方式主要基于部門領(lǐng)導(dǎo)和員工自由選擇，有個(gè)體能力差異，往往溝通方式是點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通，不是快速有效的多方溝通模式；企業(yè)關(guān)于企業(yè)內(nèi)部溝通的培訓(xùn)往往缺乏，以及對(duì)于跨部門間合作的思考不足，跨部門溝通良好氛圍和模式尚未形成，溝通合作的意識(shí)有待加強(qiáng)和提升。良好的跨部門溝通文化是員工和領(lǐng)導(dǎo)無縫溝通暢聊的基礎(chǔ)。

三、跨部門間協(xié)作問題化解方案

（一）明確跨部門人員崗位職責(zé)，銜接工作流程。每個(gè)部門都有自身的部門職責(zé)，每個(gè)部門崗位員工也都有自己明確的崗位職責(zé)，面對(duì)跨部門間員工各個(gè)職責(zé)存在的模糊地帶需要進(jìn)一步明確，做到權(quán)責(zé)分明和合理分工；需要共同協(xié)作完成的，也需要明確共同的協(xié)作內(nèi)容，并且明確跨部門協(xié)作崗位和人員，梳理出一條完整的跨部門協(xié)作工作流程，確認(rèn)每項(xiàng)工作都有人員負(fù)責(zé)；在實(shí)際跨部門協(xié)作中不斷優(yōu)化完善跨部門的工作流程，并固化形成工作標(biāo)準(zhǔn)。

（二）對(duì)于跨部門合作工作內(nèi)容進(jìn)行梳理，對(duì)于重復(fù)性工作進(jìn)行整合，建立跨部門協(xié)作清單。對(duì)于部門間存在交叉的相同的工作內(nèi)容，但是執(zhí)行的工作層次和階段不一樣，這樣需要跨部門間的協(xié)同合作，這部分需要跨部門共同完成的工作內(nèi)容有必要進(jìn)行整理匯總；對(duì)于跨部門崗位工作存在重復(fù)性的部分，需要進(jìn)一步明確，減少重復(fù)性低效的工作內(nèi)容。通過增進(jìn)部門間各崗位工作的了解，梳理整合跨部門間的工作內(nèi)容，建立跨部門協(xié)作清單表，明確協(xié)作人員以及分工，能夠一定程度上保證工作的順利完成。

（三）增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通效果以及對(duì)外溝通能力。目前，企業(yè)內(nèi)部跨部門溝通基本都應(yīng)用了QQ、微信等平臺(tái)，但是利用QQ、微信平臺(tái)傳遞文件、分享信息具有優(yōu)勢(shì)，但是溝通效果有限，信息發(fā)送者與信息接收者往往存在時(shí)間差，不如電話、面對(duì)面溝通來得更有效率，來得直接。構(gòu)建跨部門協(xié)作交流平臺(tái)，建立跨部門工作會(huì)議制度，面對(duì)面解決部門間需要銜接和密切合作的問題，進(jìn)行有效率的集體協(xié)商，提升溝通協(xié)作效率。企業(yè)內(nèi)部各部門通力協(xié)作，對(duì)外需要充分溝通，對(duì)外溝通要多方面了解整個(gè)工作需要準(zhǔn)備什么、需要注意什么、需要在什么時(shí)間完成什么工作，才能保證整個(gè)工作的及時(shí)完成。

（四）豐富跨部門合作內(nèi)容，增進(jìn)部門間互動(dòng)，提升跨部門合作效益。提高企業(yè)內(nèi)部各跨部門合作意識(shí)，主動(dòng)溝通，主動(dòng)解決工作難點(diǎn)和問題，跨部門合作可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揮各專業(yè)人才所長(zhǎng)，互相學(xué)習(xí)，互相促進(jìn)，共同進(jìn)步，能夠發(fā)揮“1+1>2”的部門協(xié)作效果，專業(yè)化分工，親密無間的合作，企業(yè)效率才是最大的。跨部門合作內(nèi)容可以適當(dāng)?shù)臄U(kuò)展，比如在部門創(chuàng)新、黨建共建、志愿者活動(dòng)等方面進(jìn)行交流協(xié)作，人多力量大，心齊事可成，有勁一處使，往往工作在輕松愉悅中度過。另外，在企業(yè)工會(huì)活動(dòng)和體育運(yùn)動(dòng)等活動(dòng)中，各部門人員積極參與，可以增進(jìn)了解，增進(jìn)部門間互動(dòng)，建立情感化聯(lián)系，也有利于長(zhǎng)期協(xié)作默契的形成。

四、關(guān)于跨部門協(xié)作的進(jìn)一步思考

（一）建立相近部門或者上下游部門的員工輪崗制度。建立1個(gè)月、幾個(gè)月或者1年的人員崗位輪崗制度。一方面能夠讓輪崗員工更全面地了解一項(xiàng)工作整個(gè)流程，對(duì)于上下游部門工作銜接會(huì)有更清晰的認(rèn)知，能夠更好地?fù)Q位思考問題，改善人際關(guān)系；另一方面輪崗員工跨部門協(xié)作的意識(shí)得到提升，其工作能力得到進(jìn)一步的鍛煉和提高，對(duì)于自身未來職業(yè)發(fā)展也有裨益。

（二）建立跨部門協(xié)同工作小組。對(duì)于一項(xiàng)需要跨部門共同完成的工作，明確上下游部門工作內(nèi)容，確定上下游協(xié)作崗位人員，組建跨部門協(xié)作小組，這個(gè)協(xié)作小組有著共同的小組目標(biāo)和任務(wù)，可以充分調(diào)動(dòng)各個(gè)員工主觀能動(dòng)性，互相配合去完成企業(yè)的重要工作；或者對(duì)于簡(jiǎn)單的協(xié)作工作、對(duì)于經(jīng)常發(fā)生的事項(xiàng)，協(xié)同小組成員通過溝通研究，形成一套高效簡(jiǎn)易的工作流程，可以減少時(shí)間浪費(fèi)，提高工作效率。

（三）制定跨部門協(xié)作考核指標(biāo)。對(duì)于經(jīng)常性需要多個(gè)部門通力協(xié)作才能完成的工作內(nèi)容，采取跨部門針對(duì)性考核，可以樹立各部門的共同目標(biāo)。比如：企業(yè)的招投標(biāo)工作，需要辦公室、法規(guī)、財(cái)務(wù)、規(guī)范等多個(gè)部門協(xié)作，可以設(shè)立“不出現(xiàn)重大合同糾紛”為共同指標(biāo)，保證每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目合規(guī)合法，不僅負(fù)責(zé)本部門的事情，也要互相檢查監(jiān)督；如果合同出現(xiàn)糾紛，參與的部門都要負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。如果把指標(biāo)只是簡(jiǎn)單的分解到每個(gè)部門，往往出現(xiàn)只顧部門目標(biāo)，不顧全局目標(biāo)；制定跨部門協(xié)作考核指標(biāo)，促進(jìn)了共同協(xié)作，部門都有責(zé)任去加強(qiáng)協(xié)作提高工作效率，才能達(dá)成共同的考核指標(biāo)。通過指標(biāo)引領(lǐng)，樹立共同目標(biāo)，才能保證各部門互相協(xié)同和合作。

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