檔案管理要點淺析

荀景貴

檔案作為一種重要的社會資源，對于促進和保證生產生活有著巨大的作用，并因此受到社會各界的重視。面對新的形勢和任務，作為檔案管理人員必須認識到肩上的責任和承擔的義務。本文試對檔案管理要點進行分析，希望對同行發揮一定的借鑒作用。

近年來，科學技術取得飛速發展，社會已經進入到信息時代。這給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。作為一種重要的社會信息資源，檔案資源在管理上，也應該更好地利用信息技術來抓好管理，重點應做好以下內容。

1 管理思想要做到標準化

1.1 什么是檔案管理的標準化。檔案管理的標準化，其實質上就是要實現檔案管理的現代化，就要建立起符合當代檔案管理要求的信息網絡，應用現代計算機技術管理檔案，實現高效準確進行檔案管理。要實現這一目標，必須打牢每一項業務工作標準化的基礎，最大限度地避免出內容上的混亂，系統上的不協調、設備方面的不配套。這對于實現檔案局管理的現代化和標準化來說，都是非常重要的先決條件和基礎之一。只有真正落實了檔案管理方面的標準化措施，才能真正發揮檔案服務于社會各界的作用，使服務質量滿足各方要求，達到減少資源投入，實現效益最佳化和最大化的目的。

1.2 檔案管理達到標準化要求的工作要點。要使檔案管理達到標準化要求，應該主要做好以下工作。一是做好以專業為分類依據的分類存檔，進而按照科學化分類辦法和相關標準做好分類存檔，實現檔案管理的標準化和規范化：二是結合自身工作實際，并結合檔案管理實際特點，按照便于使用現代化設備操作相關標準進行歸檔：三是根據文字及音像材料形式的不同，以形式、時間等要素，進行分析，并按相關規定確定的保管期限做好立卷歸檔工作。

2 要努力達到信息資源數字化標準的管理效果

2.1 信息資源數字化檔案管理的重要意義。信息時代，檔案信息資源的最終目標是數字化和網絡化。它不但是新的時期檔案管理工作在發展上的必然方向和趨勢，也對未來的檔案管理工作產生著深遠的影響。因此，作為檔案管理單位，可以將檔案信息資源進行數字化處理和存儲，并提供與之配套的網絡查詢服務，還可以提供其他類型的遠程式信息查詢，以實現檔案的社會化共享速度和質量。

2.2 信息資源數字化檔案管理有效措施。這方面，可以采取以下措施：檔案管理部門首先按檔案管理標準備要求，建立起符合高效和保密基本要求的局域網系統，其他相關部門依據檔案不同內容與形式對檔案進行分類后做好數字化處理，在此基礎上，形成電子檔案的信息資源，并對其進行建檔和儲存：隨后，由檔案部門統一規劃所有的資源，最終完成數字化檔案的核心工程系統的全部建設任務。其優點在于可有效節約人力和物力資源，提升用戶檢索效率，同時，也保護了檔案原貌，有效保護了檔案原件。

3 實現檔案管理服務網絡化具體要求

3.1 檔案管理服務網絡化重要意義。長期以來，檔案管理由于體制上的原因，一直基本處于封閉狀態。而且，從立卷方法和原則上看，多是吸收和沿襲其他發達國家在檔案管理方面的經驗，并進一步結合了自身的特點。總體來看，盡管這套長期沿用的方法可以實現有效地概括檔案文件的各方面的特點，可以有效保護檔案相關文件之間的密切聯系，在便于查找和利用方面具有明顯性優勢，但與現代社會對信息量要求大和速度快的要求相比，難以滿足實際需要。而且，現代化檢索技術是在不斷完善的，這種傳統和固有的方法及要求，明顯較為繁雜，應采更先進更現代化的方法對其進行取代。這種方法，主要就是要用計算機系統，實現更加快捷地完成此項工作。

此外，由于檔案種類不同，如文書檔案和人事檔案，其管理部門是不同的，造成檔案部門難以在文件成檔初始階段將其轉化，難以實現及時的開發利用。從現代檔案管理的整個體系的要求來說，要求的是，文件形成初期就應使用計算實現有機性聯系，并按其處理方法將檔案分成若干個系統實現處理，并按統一的規范和標準進行處理，再通過子系統當中的逐次分類技術，使其成為可在網上共享的檔案信息。因此，只有真正使檔案管理工作實現服務網絡化，才能使檔案利用的時效得以有效提高。

3.2 檔案管理工作實現服務網絡化應采取的措施。主要應做到以下幾點。一是檔案管理部門要同時加強信息資源的收集和共享，實現檔案資源多種形式的快速傳導，將工作重點實現自文件管理向整體信息的科學規范儲存和開發的漸進式轉移：二是充分發揮已經利用計算機加工形成后的各種文獻，建立便于快速查詢的檔案信息管理數據庫，以網絡為渠道，向有需求的用戶順暢傳輸，使檔案管理部門實現自管理型部門向服務型部門的轉變；三是立足于現有條件，做好檔案管理對象的發展，實現管理工作方向轉變，即：變單一的文件管理和收集為多元化電子檔案收集。

4 結語

綜合以上所述，檔案管理工作是一項利國利民的工作。特別是新的歷史時期，檔案管理工作更是面臨著新壓力新挑戰與新機遇。因此，我們應該根據檔案管理的實際，牢牢抓住其基本特點，并立足于長遠發展，進一步提升檔案管理的現代化水平，使這項利國利民的事業做得更好，更好地發揮其作用。