文件歸檔問題的理論分析與對策研究

摘要：在檔案管理流程中，歸檔環節看似簡單，實則復雜。本文立足基層工作實踐，闡述歸檔工作中的幾大問題，進而剖析問題背后的檔案工作矛盾，就改善和提升歸檔工作質量提出針對性建議，以期促進檔案工作的長足發展和可持續發展。

關鍵詞：歸檔歸檔工作問題矛盾對策

Abstract：In the file management process，Ar？ chiving link seems simple， but in reality it is compli？ cated。Based on the work practices at the grass？ roots level， this paper expounds several major prob？ lems？in the archiving work and analyzes the contra？ dictions reflected by the problems. And then， we put forward several suggestions on how to im？ prove and promote the quality of archiving work in order to achieve practical results and promote the rapid development and sustainable development of archival work.

Keywords：Archiving；Archival work；Issues；Contradiction；Countermeasures

引言

歸檔是機關文書或文件工作的最后一環，也是機關將辦理完畢的文件作為檔案保存起來的第一個重要關口。[1]作為連接業務工作與檔案工作的媒介與橋梁，其質量對于整個檔案工作成果有決定性的影響[2]。

筆者以“歸檔+（問題+對策）”為檢索式對中國知網學術期刊數據庫中的核心期刊及CSSCI文獻進行主題檢索，共檢出104篇文章，篩選出與本文主題密切相關的文章38篇。研究可見，在大數據環境下，文件來源的寬泛多樣、信息存在方式的靈活多變及存儲介質的日新月異為歸檔工作帶來諸多困難與挑戰。歸檔范圍制定不科學[3]、收集不齊全[4]、在線歸檔難[5]、檔案意識不高[6]、檔案人員素質參差不齊[7]等問題已是不爭的事實。當前，研究者們多是單純地將歸檔工作環境、歸檔工作機制及歸檔工作隊伍問題視為獨立單元展開研究，而歸檔既是一個行為互動過程，又是一個工作規范化過程，是人與檔案工作、檔案工作與其他工作的協同性反應。因此本文試圖將人與歸檔行為結合起來進行研究，從人與歸檔工作協同互動角度出發，分析歸檔者在歸檔工作中的表象特征并提出行之有效的針對性建議。

一、歸檔工作中的主要問題

通過實地考察、面談和電話訪問形式，筆者對所在單位的46個歸檔部門、天津市56所高校檔案管理部門及天津市13家企事業單位檔案館（室）進行歸檔情況調研。結果顯示，歸檔工作主要存在以下三方面問題。

問題一：歸檔主體不明

雖然有明文規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交”；但在實踐中歸檔主體不明問題依然存在。具體表現為：1）一頭霧水型，不知道自己肩負歸檔工作職責；2）推托應付型，在歸檔工作中不擔當、不作為，相互推諉、扯皮；3）被動對付型，你要，我交，你督促過問，我配合執行；4）置之不理型：對歸檔工作置若罔聞，不推進、不開展。歸檔主體不明根源于公眾對檔案及檔案工作的本質屬性存在認知偏差。以筆者所調查的一家新能源企業為例，企業成立四年有余，除辦公室人員將部分行政類文件及時歸檔外，大量科研文件、銷售合同散失于企業檔案室外，“歸檔”僅僅成為一個概念性的存在。

問題二：歸檔范圍認識不清

歸檔主體對歸檔范圍認知的局限性大大影響了歸檔工作的質量和水平。常見的狀態是：（1）一塌糊涂型，不清楚何謂檔案，存在“你要什么”和“我要交什么”的疑問；（2）隨意拼湊型，為歸檔而歸檔，隨便抽取或拼湊材料；（3）各掃門前雪型，只交自己手頭上的材料或者自己經手工作形成的材料，對散存于其他部門或人員手中的材料不聞、不問、不催、不要；（4）檔案私有化型，拒絕將有價值的文件材料移交歸檔，私自扣押或據為己有。此類問題存在之根源就在于歸檔人員對重點工作和核心工作的掌握不深、不透、不全，忽略了文件間的內在聯系和文件內容的完整性。尤其在立檔單位撤銷、合并或立卷部門合并、權屬變更時，歸檔范圍的約束力和執行力大打折扣，文件散失風險增大。

問題三：歸檔依據認識不充足

盡管各單位均設有歸檔制度，然而歸檔主體對歸檔依據的理解與接受能力仍存在偏差。常見四種情形：（1）懈怠忽視型，即對歸檔工作持否定或輕視態度，認為歸檔工作無關緊要，有法不依，有規不守；（2）因循守舊型，即不能適時、及時調整歸檔工作，固守已有的歸檔范圍進行歸檔；（3）事無巨細型，即胡子眉毛一把抓，凡是工作中產生的文件甚至凡是能收集到的文件全部歸檔；（4）我行我素型，即隨心所欲，想歸什么材料就歸什么材料。在單位聘期調整、人員變崗、職責變化時，檔案工作的交接往往被忽略，這四種情形交錯顯現，究其根源就在于人們把檔案、檔案工作與業務工作嚴重割裂開來。

二、歸檔問題反映的檔案工作矛盾

1.日益增長的檔案信息量與低歸檔率的矛盾

在全球數據量突飛猛漲的背景下，檔案館作為大多數信息資源的最終歸宿，其存儲量也是與日俱增。[8]檔案信息資源的分布在時間上和空間上的不確定性增強。“大”數據“小”歸檔，歸檔工作不能完全實現與業務工作協同發展的矛盾日益尖銳。一方面，重業務輕檔案，歸檔入口狹窄片面。檔案客觀形成數量多，實際歸檔數量少；業務工作內容豐富多彩，實際歸檔內容單一片面；檔案載體形式多種多樣，實際載體形式仍以紙質為主……另一方面，重顯性績效輕隱性支撐，歸檔力度弱化。收集途徑與文件產生渠道不對稱、收集結果與文件源不對稱，從而收集的未必全部有價值、有價值的未必全部被收集[9]，歸檔率大大降低。

2.館藏大量檔案信息資源與低利用率的矛盾

透過全國檔案事業統計報表[10]（見表1），筆者清晰地看到館藏資源與用戶利用需求、檔案價值與利用滿意率不能有效匹配。一方面大量檔案信息資源被“束之高閣”，長期被動地處于休眠或半休眠狀態；另一方面在浩如煙海的館藏檔案資源中，能夠滿足利用者需求的檔案少之又少，查無可查、用無可用。文件價值是文件客體屬性對人們主體需求的一種滿足關系，或說是人們主體需求對文件客體屬性的一種肯定關系。[11]而歸檔工作的規范性和有效性則大大影響和制約了歸檔文件價值的轉換速度、挖掘深度和傳播力度，從而出現“有卻無用”和“用卻沒有”現象。

3.業務工作主體化與檔案工作邊緣化的矛盾

信息交互壁壘的打破使文件運動方向不再是單一的順向性行為。同一個知識或智慧可以同時存在于不同類型的數據源中，也可能是每一種類型數據源分別支持同一個知識或智慧的某一個或幾個側面[12]，檔案內容信息的生成行為，或者說是“記錄化”的行為已不再局限于某一部分人，而是所有社會主體的行為或是多個主體的共同行為，并且是一種實時和本能的行為。[13]但在歸檔實踐中，文件形成者在強調業務質量和工作效率的同時卻忽略歸檔文件的收集整理工作；強調全員各司其職和通力合作的同時卻對歸檔人員不加以固定；檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的僵局長期存在。歸檔主體的缺失、監管執行力度的式微及歸檔意識不同程度的匱乏嚴重削弱了檔案工作地位，歸檔工作缺乏號召力、影響力和權威力。

三、改善和提升歸檔工作質量的對策

文件歸檔問題及其折射的工作矛盾實質上是人與歸檔工作的非同步性引發的。改善和提升歸檔工作質量從根本上來講就是要建立一支穩定牢固的歸檔工作隊伍，以轉變和提升業務人員歸檔意識為關鍵，以立體“網狀”制度體系為保障，以績效考核與評價制度為手段，從而推動歸檔工作可持續發展和長效發展。

1.構建“金字塔”式工作隊伍解決歸檔主體不明

“金字塔”式歸檔工作隊伍體系包含領導層、指導層、執行層及支撐層四個層級（見表2）。借助層級構建開展從頂層到基層的監督、管理和約束，展開由基層至頂層的貫徹、執行和跟進。“金字塔”結構一方面最大限度避免文件流失散存；另一方面又大大調動歸檔積極性，形成自外向內的合力，完成多向至定向的歸檔運動。

構建歸檔工作隊伍時要進行頂層設計，注重專兼并顧和相對穩定。即從全局出發堅持頂層決定性、整體關聯性和實際可操作性。在注重對歸檔工作人員吸納和吸收的同時，采取多種方式和手段進行人員固化，打造相對穩定的歸檔工作梯隊。筆者所在單位一直致力于構建“金字塔”式工作隊伍并成功打造“檔案分管校長+檔案館領導及檔案館工作人員+全校各部門檔案兼職人員+各部門內文件形成者（文件來源）”方陣。對歸檔工作進行整體指導、分級負責、專人跟進，借助團隊力量對歸檔過程進行人為干預，實現文件源頭可控和全程管理，從而大大改善和提高文件歸檔工作質量。

2.轉變和提升業務人員歸檔意識解決歸檔范圍認識不清

歸檔意識的有無和強弱會誘發或加劇歸檔行為的產生以及行為結果的出現。檔案材料并非檔案員閉門制造出來的，而是來源于各項實際工作中，具體而言來自于從事各個層級各個崗位的“人”。[14]因此，轉變和提升業務人員歸檔意識至關重要。

歸檔意識的轉變和提升要經歷一個長期、緩慢的養成過程才能內化于心外化于形。各單位首先需要借助行政權力形成一股自上而下的干預力量進行過渡，強化樹立歸檔意識，涵蓋政治意識、大局意識、責任意識和規矩意識，以及崗位意識、工具意識、信息意識和知識意識。以前者作為歸檔意識在人腦的內部存在標識，以后者作為人腦認知后的行為表現標識。繼而形成由下至上的行動合力，將歸檔意識與業務工作深度融合，最終實現從個體到團隊再到社會的檔案意識提升的目的。

3.建立立體“網狀”制度體系解決歸檔依據不充足

規范規章制度，即以《檔案法》為準繩，建立、健全并完善各級各類規章制度。同時，植根于工作實際，細劃歸檔范圍和保管期限表，重視部門（崗位）職責制度的制定與完善。“鐵打的營盤，流水的兵”。歸檔工作主體存在不可控制性和流動性，歸檔部門（崗位）則處于相對穩定和固定的狀態。因此，要以部門（崗位）工作為圓心，以工作流程為導向，對部門（崗位）歸檔工作進行責、權、利的限制和劃分。筆者所在單位在學校后示范校建設過程中，尤其是校企合作服務區域建設發展過程中，為保障歸檔工作高效進行，學校每五年對校級檔案管理規章制度全面修訂一次，每三年對部門（崗位）職責制度進行一次大調整。校級規章制度為經，部門（崗位）職責制度為緯，縱橫交錯的立體網狀制度保障體系強有力地為歸檔工作保駕護航，使歸檔工作有法可依、有章可循、有據可憑。

4.推行歸檔工作質量評價和績效考核制度助力解決歸檔依據不充足

歸檔工作質量是關系到檔案工作能否進入良性循環的關鍵所在。績效考核制度目的在于督促個人更好地履行自身職責，形成長效歸檔機制。歸檔工作質量評價制度則是以檔案管理部門為實施主體，以立卷部門為評價對象對歸檔工作質量進行的監督和檢查。前者是針對個人的考核，后者是針對部門的考評，兩種考核點面結合、相輔相成。筆者所在單位于2001年起推行全員聘任考核制度，檔案工作即被納入相關人員聘期職責與考核指標之中。2013年起，部門檔案工作質量評價被納入學校總考核評分體系，由檔案館對各立卷部門進行考評打分，同時，隨著學校重視程度的加深，該評分比重逐年上升，由最初的2分上升至5分，檔案工作地位顯著提升，其最直接的效果就是檔案歸檔數量連續實現跨越式增長，歸檔質量實現質的飛躍。

結語

歸檔工作是人腦認知與歸檔行為的互動。因此，各單位須將歸檔工作嵌入單位整體運營過程之中、嵌入各立卷部門管理過程之中、嵌入業務工作處理過程之中、嵌入個人崗位工作過程之中，以思想轉變為契機，借管理之手段，行約束之權力，達保障之目的，實現人與歸檔工作的協同發展。

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作者單位：天津職業大學