新時代下檔案館社會服務功能的優化對策

摘要：檔案館是面向社會、面向公眾提供服務的檔案館，是我國檔案事業的主體。本文剖析了新時代下阻礙檔案館社會服務與價值實現的四對矛盾，提出了完善管理體制，明確服務理念；加強館際交流，建立公眾服務體系；創新服務方式，建立檔案咨詢聯盟；樹立人本意識，建立績效評估體系等措施。

關鍵詞：檔案館社會服務檔案價值

在新技術、政府信息公開及公民權利意識提升的時代背景下，如何突破傳統的思維和工作模式，滿足用戶日益個性化的服務需求，更好地發揮社會服務功能成為當前我國檔案館面臨的重要挑戰。

一、新時代的含義與特點

（一）新時代的含義

2017年10月，習近平總書記在黨的十九大報告中指出：中國特色社會主義進入了新時代。進入新時代的標志，是我國社會主要矛盾的轉化，我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾。筆者理解的“新時代”是指我國經濟、政治、文化、社會發展到一個全新階段的時期，我們要運用新理念、新思維、新戰略來面對新任務、新形勢。

（二）新時代的特點

1.管理思維“新”

此處的管理思維指行政管理思維，檔案管理受行政管理思維的影響頗大。我國行政管理思維經歷了行政管理到公共管理，再到現如今的國家治理的變遷。治理思維“新”體現在越來越多地關注組織、個人在社會中的作用，從社會需求、公眾權利的角度出發，使傳統的公共檔案館的服務視角由國家、權力轉向了社會、公眾。

2.公眾意識“新”

隨著公眾法律素養和文化素養的不斷提升，獲取信息的途徑愈發多元，權利意識越發增強，對涉及民生的方針政策尤為關注，對國家提供的公共服務要求也越來越高。新時代下，公眾“新”的信息意識和權利意識對檔案館的社會服務理念及檔案館在新時期價值的發揮提出了較高的要求，也起到了良好的監督作用。

3.傳播方式“新”

截至2017年6月，我國互聯網普及率為54.3%，網民規模達到7.51億，其中，手機網民規模達7.24億。[1]隨著微信、微博等手機APP的興起，人們期冀能隨時隨地獲得、分享信息，“新”的傳播方式使得檔案館社會服務功能的實現形式必須變革，必須適應市場及用戶的需求，讓檔案館的價值發揮時代特色。

二、新時代下檔案館社會服務功能面臨的挑戰

檔案館的社會功能指檔案館在社會進步，人的發展中所起的作用，其往往通過向社會提供檔案信息來實現。檔案館的社會服務功能是指檔案館通過保存檔案信息，對其進行加工，為社會、公眾提供所需信息，從而服務于社會發展。但隨著社會的變化，不同的時代背景賦予檔案館不同的功能。筆者綜合分析了我國檔案館的運行現狀，認為新時代下檔案館社會服務功能面臨諸多挑戰，具體體現在如下四對矛盾上。

（一）體制與功能之間的矛盾

檔案館的主要職能是科學管理具有長期和永久保存價值的檔案；開展檔案資料的提供利用工作，服務社會；同時參與編史修志，保留國家記憶。但我國現行的檔案行政管理體制是“局館合一”體制，即將歸屬于管理職能的檔案局與歸屬于服務職能的檔案館混為一體，一個機構兩個牌子。[2]這種管理體制的弊端逐漸凸顯，使檔案館無權行政，檔案局無暇從事。管理體制與功能發揮之間產生矛盾，削弱了公共檔案館的社會服務功能，不利于檔案館價值的發揮，與當前我國政事分開的行政改革目標和改革發展趨勢背道而馳。

（二）館藏結構與多元需求之間的矛盾

截至2016年，全國共有檔案館4237個，擁有65062.5萬件/卷檔案，其中黨政機關產生的檔案幾乎占到總檔案數的95%以上。我國檔案館館藏來源較單一，保存的檔案絕大部分是黨政機關產生的紅頭文件，涉及公眾生活、工作、休閑娛樂的檔案少之又少。同時，由于移交時間有偏差，館藏檔案存在時間滯后現象，對館藏檔案進行數字化是目前各公共檔案館的主要任務之一。信息時代背景下的公眾需求愈發多元，公眾不僅想通過最優渠道了解最新的方針政策，還想高效地查閱自己所需的檔案，這無疑與我國檔案館單一、數字化程度滯后的館藏形成矛盾，造成現實資源與社會需求相脫節。

（三）服務模式與個性化需求之間的矛盾

我國檔案館的傳統信息服務模式較單一，大部分是“館藏模式”和“館員模式”，[3]即實體檔案管理的主體——檔案管理員基于本館實體館藏，向有用檔需求的到館用戶提供檔案，是一種被動單向的服務模式，這就忽略了很大一部分潛在用戶。同時，檔案館實行八小時工作制，給用戶及時查檔帶來不便。再者，檔案館間未形成資源共享機制，造成檔案資源的重復建設與浪費。在信息化高速發展，人們越來越追求個性化的今天，服務質量和公眾滿意度成為衡量檔案館社會服務功能的重要指標，但被動單向的服務模式與用戶個性化的需求間的矛盾嚴重影響著檔案館社會服務功能的發揮。

（四）高額投入與微薄效益之間的矛盾

新時代下，各檔案館都投入大量資金用于硬件和軟件建設，期冀提高公眾的檔案意識，吸引公眾走進檔案館。例如：山西省3年投入了7000萬元支持縣級檔案館的建設，[4]中央每年都在加大對檔案事業的撥款，但截至2016年，國家綜合檔案館共有館藏檔案65062.5萬件/卷，利用檔案2033.7萬件/卷次，利用率僅為3.13%。在如此低的利用率面前，檔案館高額投入的意義會大打折扣。盡管檔案館深知自身對社會的價值不能僅僅依據利用率來衡量，但是，公眾依舊不高的檔案意識，對檔案職業的一知半解及對檔案從業者的不認同讓檔案工作者熱情不高。高額的資金和情感的投入與單薄的利用率、微薄的情感回應之間的強烈反差讓檔案館喪失了創新服務方式的激情，極大地影響著檔案館服務社會的方式。

三、新時代下優化檔案館社會服務功能的對策分析

（一）完善檔案管理體制，明確檔案館的社會服務功能

第一，變革“局館合一”的管理體制，使檔案局與檔案館分開，讓檔案局行使行政管理職能，對檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度、監督和指導；檔案館應發揮服務社會和公益性文化功能。第二，加強立法，明確檔案館的社會服務功能，讓檔案館履行社會服務的功能有法可依。各檔案館應成立專門的社會服務部門，設置專人統一負責指導、協調社會服務工作，使檔案館與社會實現無縫對接。第三，減少對用戶利用權限的設置，進一步加大檔案及檔案館的對外開放。[5]簡化繁瑣的查檔環節，清除權力關系戶，進一步拓展檔案館向社會開放的程度，增強與學校的合作，把課堂搬進檔案館，從而提高檔案館的社會地位。第四，強化檔案館的社會服務理念，樹立面向社會、面向公眾的服務觀和公平公正的檔案利用觀。

（二）加強館際交流合作，建立高效的公眾服務體系

要發揮檔案館社會服務功能，使檔案價值充分體現，就必須加強館際交流，促進館藏資源充分流動，建立高效的用戶服務體系。首先，檔案館要豐富自身館藏檔案的類型，確保其系統、全面，能滿足社會各方面的不同需求。可加強向社會集中征集公眾關注并可滿足其文化、生活需求的檔案資料，如房屋產權檔案、婚姻檔案、養老保險檔案等；對利用率高的檔案要加強編研，向用戶提供經過加工的知識產品。其次，檔案館館際之間的橫向聯合要加強，使檔案館的資源“流動”起來，形成規模效應，但不能失去自己的館藏特色，這有利于打破信息孤島局面，實現國家、區域、行業間檔案資源的共建共享。最后，樹立公益性、開放性、共享性、均等性的原則，從用戶需求的角度出發，建立高效的以用戶為中心的公眾服務體系，讓用戶更為便捷地獲取資源。

（三）創新服務方式，建立統一的檔案咨詢聯盟

第一，檔案館應把滿足社會公眾的各項信息需求作為日常服務工作的出發點，主動研究社會需求和公眾需求的特點，如可以引進專業的數據分析員跟蹤用戶的檔案使用情況，明確用戶的潛在查檔需求，提供超前服務。第二，充分利用網絡平臺及新媒體技術加大宣傳，為用戶提供在線咨詢和獲取信息服務。公共檔案館應從用戶角度出發，把握用戶心理，利用微信、微博等方式加大對檔案館館藏的宣傳力度[6]。第三，改變對檔案信息資源“重編輕研”的局面，深入挖掘檔案信息資源的價值，尤其是與公眾利益相關的資源，對其進行深層次的加工，編制通俗易懂的知識化產品向社會及公眾提供利用。第四，依靠技術，成立一個穩健的全國統一的檔案咨詢聯盟平臺，實現全國開放檔案的及時檢索，又能實現全國檔案館共同回復用戶咨詢，真正實現網上查檔。但規則的制定、用戶的信息隱私、可行性分析及具體的實施策略仍需檔案行政部門決策領導，需要大量的專家學者獻言獻策。

（四）增強人本服務意識，建立嚴格的績效評估體系

檔案館應樹立正確的社會服務及服務效益的價值取向，樹立人本服務意識，建立嚴格的績效評估體系。第一，明確服務效益。檔案館的價值不能單純以收益來衡量，其價值體現是一個長期的過程，因此，從國家層面應該樹立正確的檔案館服務效益觀，不能單純地看檔案館的直觀收益，而應該具有長遠眼光，看檔案在公民生活中發揮的作用。第二，樹立“普惠與均等”的社會化服務理念。[7]首先，完善基礎設施，加大對民生檔案、族譜檔案、家庭檔案的專題建設，讓更多的資源“為民所用”。其次，建立公平公正的檔案服務利用制度，保障公民的文化權利。公民有權使用政府、企業、社會組織等公共機構形成和保管的檔案，這是憲法、檔案法賦予公民的權利，保障公民文化權利應該是公共檔案館社會服務功能的出發點。最后，要構建公平自由的檔案信息資源利用制度，縮小不同群體之間的“信息鴻溝”，保障所有公民，尤其是弱勢群體的利益，讓所有公民依法公平自由地享有利用檔案的權利。第三，各級檔案行政管理部門在評價各公共檔案館績效時應在社會服務功能上制定合適的權重，加強對檔案館社會服務功能的監督與考核，以促進檔案館社會服務功能的發揮和價值的實現。

*本文為黑龍江大學研究生創新科研項目“基于社會主要矛盾轉化的檔案權利保障研究”（項目編號YJSCX2018-035HLJU）階段性成果

注釋及參考文獻：

[1]中國互聯網絡信息中心.第40次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》[EB/OL].[2017-08-04].http：// www.cnnic.net.cn/gywm/xwzx/rdxw/201708/t20170804_ 69449.htm.

[2]倪麗娟，陳陽.困境與出路：我國檔案信息資源規劃之理性思考[J].檔案學研究，2017（6）：15.

[3]張博.檔案館檔案信息服務模式研究[D].安徽：安徽大學，2014.

[4]吳彥超.山西3年投入7000萬元支持縣級檔案館建設[N].中國檔案報，2013.11.1第001版.

[5]趙淑梅，朱闊.對21世紀綜合檔案館服務功能拓展的思考[J].檔案與建設，2012（06）：18.

[6]倪麗娟，陳陽.“互聯網+”環境下檔案微信建設的SWOT分析——基于全國檔案微信公眾號的調查[J].檔案學研究，2017（03）：46.

[7]張銳.普惠與均等：公共檔案館履行職能的價值取向[J].檔案學研究，2011（02）：21-22.

作者單位：黑龍江大學信息管理學院