做好企業檔案防火工作的幾點建議

李玉生

摘要：企業檔案作為企業重要的無形資產，如何保護企業檔案安全，尤其是做好防火工作值得關注。本文從企業安全與企業檔案安全、企業檔案日常管理中的安全管理、企業檔案庫房安全管理以及企業檔案防火預案等四個方面就企業做好檔案防火工作提出了建議，希望對企業檔案安全工作有所幫助。

關鍵詞：企業檔案檔案安全防火應急預案

“火災，無論何種原因引起，無疑是檔案部門所面對的最具破壞性的危險。”1997年國際檔案理事會災害預防委員會在其出版的《檔案館災害預防指南》中這樣描述火災。[1]檔案具有原生性、唯一性，且載體多為紙質易燃品。所以說一旦發生火災，就是毀滅性打擊。據估算，自中華人民共和國成立以來發生的近百起火災中，共燒毀檔案約300萬卷。[2]因此，做好檔案防火工作，確保檔案資源的安全，就成為檔案管理部門的一項不可忽視的重要任務。對于以盈利為目的的企業來說，相比生產、銷售等經營業務，檔案工作受重視程度相對較低，檔案安全管理的難度可以說是難上加難。為此，筆者希望就企業檔案部門如何做好檔案防火工作提出幾點建議。

一、企業領導重視是做好企業檔案防火工作的前提

企業檔案安全離不開企業領導的重視，主要體現在兩個方面。

一是企業領導首先要高度重視企業安全。企業檔案安全與否首先取決于企業安全與否。如果我們把企業選在危險源比較多的場所，例如我們常說的“三合一”建筑（即集生產經營、倉儲、住人等于一體的建筑），企業安全都無法保障，企業檔案的安全也就無從談起。同樣的，檔案庫房在企業內部的分配與設置，也是決定企業檔案安全與否的前提條件。企業的檔案庫房或檔案室應設置在遠離有害氣源、遠離易燃易爆物品的位置，要避免與有動力配置和有明火爐具的辦公部門臨近，例如廚房、配電室等。

二是企業領導的重視不能停在口頭上，要落實到制度上，落實到工作中。要在檔案安全責任制中明確一把手負責，層層分解，確保檔案防火責任落實到人。

二、企業檔案收管用各環節的支持與落實是做好企業檔案防火工作的基礎

（一）檔案收集整理階段的防火落實

檔案收集整理時，要按照檔案安全要求逐卷逐件整理檢查，清除有破壞作用的文件裝訂物、添加物等。1998年12月18日，星期五，某檔案館工作人員將剛剛經過“圖書檔案微波殺菌滅蟲機”消毒的檔案裝盒歸還庫房。21日上班，所在庫房三個密集架的檔案全部被燒毀，共計2396卷。經消防部門驗證，火災原因是在微波消毒時夾帶在檔案中的金屬回形針在高頻電磁波的作用下產生感應電流、聚合高溫，導致檔案紙張局部受熱自燃，入庫后又擴大引燃其他檔案。由于該館沒有火災自動報警裝置，加上休息日無人值班，遂造成了這樣的重大火災事故[3]。2396卷檔案就因為日常整理中遺漏的一枚回形針化為烏有。因此，去除金屬物雖然只是整理階段的一個小動作，卻決定了檔案命運。

（二）檔案保管階段的防火落實

一是合理劃分庫房區域。按照文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案等分類劃分各自保管區域，并按不同保管期限分別存放。并將此體現到檔案安全應急預案中，以此確保重要檔案能得到第一時間的搶救。檔案室內存放物品及柜架，應擺放合理，留出救援通道。

二是要做好檔案備份管理。1999年12月，四平百貨大樓發生特大火災，商店內物品及設施均被燒毀，企業檔案也被毀之一炬。而且由于該企業檔案意識淡薄，未向當地城建檔案部門移交竣工檔案，導致修復、理賠的后續工作實施困難，導致損失進一步加大。[4]所以說，做好企業檔案防火是必需的，但一旦發生火災等事故，檔案部門除第一時間搶救檔案之外，還要第一時間確保檔案信息的利用，最大程度減少損失。這就說明了檔案備份的重要性。

（三）檔案利用階段的防火落實

嚴格庫房管理，建立嚴格的出入庫制度，無論是移交還是借出檔案均需履行登記交接手續，清點數量，檢查入庫狀態，以防遺失或帶入不安全因素。檔案庫房應明確規定非檔案人員嚴禁入內，即使是檔案人員進入，也不得從事與檔案管理無關的工作，更不能將食品、個人物品等帶入庫房。檔案庫房內外均不得吸煙，在離開庫房時，應關閉電源、門窗等。

三、檔案庫房的安全管理是做好企業檔案防火工作的關鍵

一要配備合理的檔案安全設備設施。包括安全監控系統、火災報警控制系統、消防器材、遮光窗簾、溫濕度測試儀、空調機、去濕機、消毒滅菌機等設備設施。

檔案庫房應盡量使用惰性氣體或非鹵代烷氣體滅火系統，盡量不使用水噴霧滅火系統，避免對檔案造成二次破壞。檔案庫房內嚴禁使用明火，除照明用電外，嚴禁使用與檔案保護無關的電器設備。門、窗及裝修裝飾材料均應采用防火材料，庫房門應向外開啟。應使用五節柜、檔案密集架等裝具，嚴禁使用木制裝具。用電設備安裝或線路鋪設應當符合防火要求。高層庫房要安裝避雷裝置，防止雷電引發火災。對不符合防火安全標準的，要盡快改造。

二是要加強檔案庫房安全檢查。首先要建立檔案庫房檢查機制，明確檢查人員、檢查時間、檢查部位、檢查內容等。其次是要開展日常檢查工作，每天對庫房的環境進行檢查和登記，例如每天記錄庫房的溫濕度，確保溫度在14℃～24℃之間，濕度控制在45%至60%之間。每天下班前要檢查庫房所有用電設備是否關閉，包括計算機、打印機、空調等，辦公室和樓道內的燈具。再次是要建立定期檢查機制。檔案管理人員要定期對檔案庫房進行全面檢查，對重點部位和可能存在火災隱患的位置進行重點檢查，例如消防器材是否已過保質期、線路是否存在老化，滅火器是否被挪用，安全指示燈是否正常等等。

四、制定檔案防火應急預案是做好企業檔案防火工作的保障

檔案應急管理是指檔案形成單位在發生自然或人為造成的突發事件時，根據已建立的相關制度和應急措施能夠及時、安全地開展應急處置，保證檔案安全，避免或減少檔案遭受的損害。火災作為一種突發事件，具有嚴重的威脅性、不確定性以及處理上的緊迫性。雖然說做好火災預防工作可有效減少災害發生的次數，降低其危害程度，但不能完全杜絕其發生。因此，還需要進一步建立火災應急預案，制定針對火災發生時行之有效的搶救措施，以最大限度地確保檔案的安全，把各種損失減到最小。

首先應將檔案火災應急預案納入企業整體安全工作，由企業防火救災領導小組研究制定救護方案，建立檔案火災應急救護專業組，應包括火災撲救組、安全保衛組、現場處理組以及醫療救護組，明確各組的專業構成及分工，并根據不同類型的火災制定不同的應急方案。

其次是要定期開展應急預案的演練及培訓。定期請消防專業人員進行消防知識培訓和消防演練，熟悉火災報警、消防設備的使用，在實施滅火的過程中可依據檔案分類及重要程度實施轉移，切實提高火災救護的應變能力及預案的實際運用能力。演練不能走過場，要建立完整的記錄，并對演練進行總結、分析及改進。

再次是要加強企業防火意識的宣傳培養，要通過培訓、展覽、演講、知識競賽等各種形式的宣傳提高企業全員的檔案防火意識。

確保檔案安全，是檔案管理人員的首要職責，全體檔案管理人員做好檔案防火工作不容有失。

注釋：

[1]向立文，覃瑋境.30年來我國檔案火災應急管理研究述評[J].北京檔案，2014（11）：21-24.

[2]于海燕.檔案消防工作中存在的問題及對策[J].檔案與建設，2009（4）：24-26.

[3]確保檔案安全責任重于泰山──檔案館火災的警示[J].檔案與建設，1999（03）：4.

[4]林松鶴.失存檔案悔之晚火災過后空慨嘆[J].城建檔案，2000（02）：46.

參考文獻：

[1]侯國義.檔案館火災危險性及其預防措施[J].科學之友，2011（15）：137-138.

[2]孫晶.建筑中檔案庫房火災特征及滅火新技術探析[J].中國新技術新產品，2013（5）：254.

[3]彭遠明.檔案全過程安全管理中的風險控制研究[J].檔案學研究，2017（01）：57-60.

[4]申遠.淺談火災對檔案的危害及預防措施[J].山東檔案，2009（01）：19-20.