基于知識管理的自然災(zāi)害信息檔案管理研究

李萍 李海凌

摘要：自然災(zāi)害發(fā)生的頻率與日俱增，給人類帶來的危害日益加重，為了更好地應(yīng)對自然災(zāi)害，需要對自然災(zāi)害信息檔案進行深入的開發(fā)和利用。運用知識管理的方法分析并研究自然災(zāi)害信息檔案管理系統(tǒng)，使其具有為各層級用戶提供質(zhì)量更優(yōu)的信息數(shù)據(jù)的能力。知識管理的方法適合在自然災(zāi)害信息檔案管理領(lǐng)域推廣使用。

Abstract： The frequency of natural disasters is increasing day by day， the harm to human is becoming more and more serious. In order to better solve natural disasters， it is necessary to develop and utilize the information archives of natural disasters in depth. Use the method of knowledge management to analyze and study the natural disaster，so that it has the ability to provide better quality information data for users at all levels. The method of knowledge management is suitable for application promotion in the field of natural disaster information archives management.

關(guān)鍵詞：知識管理；信息管理；檔案管理；自然災(zāi)害

Key words： knowledge management；information management；archives management；natural disasters

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）26-0023-03

0 引言

近年來，國內(nèi)外自然災(zāi)害頻發(fā)，自然災(zāi)害給人類造成的威脅日益嚴(yán)峻，從2017年6月1日至2017年11月21日，不足半年的時間內(nèi)，我國共計發(fā)生自然災(zāi)害129次，造成死亡失蹤數(shù)百人次以及嚴(yán)重的經(jīng)濟損失[1]。信息數(shù)據(jù)正成為各領(lǐng)域高度重視的核心資源，完備的自然災(zāi)害信息檔案系統(tǒng)能向各方提供準(zhǔn)確有效的信息數(shù)據(jù)，有助于各層級用戶在最短的時間內(nèi)獲得需要的信息數(shù)據(jù)，做出最及時有效的自然災(zāi)害應(yīng)急處理措施。基于知識管理的檔案管理就是用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化工具收集信息數(shù)據(jù)，計算機技術(shù)分析、整理信息數(shù)據(jù)并挖掘信息數(shù)據(jù)中潛在的知識單元后再次整理、分類，使得信息數(shù)據(jù)能夠更好地滿足各方的需求。運用知識管理的方法進行自然災(zāi)害信息檔案管理，提高檔案信息的質(zhì)量，減少在自然災(zāi)害中的人員傷亡、經(jīng)濟損失等嚴(yán)重的后果。

1 國內(nèi)外知識管理理論應(yīng)用現(xiàn)狀

Alemu Moges Belay，Olav Torp，Carl Thodesen通過對目前建筑領(lǐng)域中的大型建設(shè)公司可能會同時推進多個建設(shè)項目，提出了利用知識管理、敏捷項目管理、迭代與基于集合的思維的方法來管理巨型建造項目，以期通過對所獲得的信息的綜合分析達(dá)到優(yōu)化資源、提高質(zhì)量的目的[2]；歐美發(fā)達(dá)國家已將知識管理應(yīng)用于自然災(zāi)害應(yīng)急管理領(lǐng)域，開展了大量的基礎(chǔ)性工作。如對空間地理、人口分布、工業(yè)布局等領(lǐng)域知識與自然災(zāi)害分布知識進行整合，分析自然災(zāi)害發(fā)生后應(yīng)當(dāng)采取哪些科學(xué)的應(yīng)對措施。美國政府在應(yīng)急災(zāi)害管理上采取了一系列知識輔助應(yīng)急管理，即針對一個地區(qū)，需要考慮到可能會發(fā)生的所有災(zāi)害，建立統(tǒng)一的應(yīng)對措施、規(guī)范和行動，而不是僅僅是針對某一個種自然災(zāi)害而實施的災(zāi)害應(yīng)急管理[3]。吳慶海根據(jù)傳統(tǒng)經(jīng)典的知識管理模型，簡化和優(yōu)化了知識運轉(zhuǎn)活動，提出CSAA模型，提出知識供給側(cè)和知識需求側(cè)進行區(qū)分，對知識管理框架進行了升級[4]；關(guān)于應(yīng)急知識管理的構(gòu)建，目前國內(nèi)有很多專家學(xué)者也進行了相關(guān)的理論研究。尚士雄、王煊等提出借助計算機信息技術(shù)，將知識管理理論與政府危機管理理論結(jié)合，構(gòu)建基于知識管理理論的政府環(huán)境危機管理系統(tǒng)框架[5]。李志宏、王海燕等通過分析突發(fā)性公共危機事件，提出了基于知識需求的突發(fā)性公共危機管理系統(tǒng)并構(gòu)建了系統(tǒng)框架框架[6]。趙林度、孔強等提出將知識管理理論知識應(yīng)用到城際應(yīng)急管理協(xié)同中，以實現(xiàn)加強應(yīng)急協(xié)作中信息傳遞與共享的目的[7]。李春娟、宋之杰等通過分析應(yīng)急管理流程中的相關(guān)知識，構(gòu)建了基于應(yīng)急流程的應(yīng)急知識管理體系[8]。劉煥成和劉小龍?zhí)岢龌陔娮诱?wù)建設(shè)自然災(zāi)害應(yīng)急知識管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)的各個模塊提供出應(yīng)急知識管理所需的條件和環(huán)境，推動知識管理在應(yīng)急管理中的有效措施[9]。鄭淼磊認(rèn)為通過檢索自然災(zāi)害應(yīng)急知識平臺，可以快速查找有效知識，能夠有效地提高自然災(zāi)害應(yīng)急管理工作的效率，減少由自然災(zāi)害帶來的損失[10]。鄧嵐也從面向政府決策的角度分析了自然災(zāi)害檔案知識管理，將自然災(zāi)害信息檔案管理從信息數(shù)據(jù)層級上升到知識層級，對自然災(zāi)害信息檔案中的信息知識進行更為有效的組織、保存、挖掘和利用，共享已有的經(jīng)驗和知識 [11]。知識管理的論文數(shù)量近年來也呈現(xiàn)出大幅度上升的現(xiàn)象，通過檢索中國知網(wǎng)（CNIK），可以發(fā)現(xiàn)在2005年-2018年間，以知識管理為關(guān)鍵詞的文獻共有11897篇，其中僅博士論文就有214篇，研究領(lǐng)域主要集中在企業(yè)經(jīng)濟、圖書情報與數(shù)字圖書館、計算機軟件及計算機應(yīng)用、宏觀經(jīng)濟管理與可持續(xù)發(fā)展、工業(yè)經(jīng)濟、教育理論與教育管理、檔案及博物館、建筑科學(xué)與工程等學(xué)科。在這些研究文獻中，將知識管理相關(guān)理論技術(shù)應(yīng)用到自然災(zāi)害信息檔案管理中的研究并不多。

2 基于知識管理的自然災(zāi)害信息檔案管理分析

知識管理就是通過在組織中重建知識系統(tǒng)，優(yōu)化知識的搜集、獲取、共享、應(yīng)用、反饋、創(chuàng)新和升華等過程，以達(dá)到不斷創(chuàng)新組織內(nèi)的知識，實現(xiàn)組織和個人已有知識的增值，最終將知識轉(zhuǎn)化為智力資本，促進知識可持續(xù)發(fā)展的過程[12]。檔案管理也可以叫做檔案工作，是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，信息時代的檔案管理主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)對檔案進行管理[13]。

隨著時代的發(fā)展，自然災(zāi)害研究領(lǐng)域也蓬勃發(fā)展。現(xiàn)代的自然災(zāi)害研究不僅是自然災(zāi)害的預(yù)測和災(zāi)后的善后工作，更著重于預(yù)防自然災(zāi)害，這要求預(yù)測的結(jié)果準(zhǔn)確，否則將會由于預(yù)測失誤而采取預(yù)防措施及由此帶來的資源的浪費。知識因素的參與能夠更好地提高工作質(zhì)量，進而提高信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，從而保證自然災(zāi)害領(lǐng)域的研究高效進行。

2.1 知識管理對檔案信息管理的影響

①擴大了檔案信息管理的范圍：傳統(tǒng)的檔案信息管理僅僅局限于針對檔案信息本身的管理，在知識管理的影響下，檔案信息的管理加入了人的影響因素，包括人的思維、知識背景、生活工作經(jīng)驗、專業(yè)技能等。

②依賴于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)：傳統(tǒng)的檔案信息管理的方法是檔案記錄，包括人工記錄和簡單的計算機錄入，隨著用戶需求的提高，針對性的計算機技術(shù)應(yīng)運而生，現(xiàn)代的計算機信息檔案管理不僅僅是簡單的事件信息數(shù)據(jù)錄入，還包括信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和使用環(huán)境等，使信息數(shù)據(jù)更加符合用戶需求。

③強調(diào)知識發(fā)現(xiàn)和知識共享：傳統(tǒng)的信息檔案管理是對信息檔案數(shù)據(jù)進行記錄保存，對公眾的共享程度不高，信息數(shù)據(jù)沒有得到高效的使用；在知識管理的影響下，更加強調(diào)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)和共享，不同的用戶具有的不用知識背景，使得相同數(shù)據(jù)能夠產(chǎn)生的作用不同，不同的用戶對于數(shù)據(jù)不同的理解有助于知識的發(fā)現(xiàn)。

④強調(diào)智能化服務(wù)意識：傳統(tǒng)的檔案信息管理有一定的規(guī)則和程序，而知識管理的方式是一種管理的方法。運用知識管理的方法來管理自然災(zāi)害信息檔案，促使智能化技術(shù)在自然災(zāi)害信息檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，順應(yīng)時代的要求，借助智能化技術(shù)提高信息檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和信息檔案共享平臺的利用率。

⑤提高信息檔案管理人員的素質(zhì)：信息檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)高低有著直接的聯(lián)系，為了保證管理工作高水平，就要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對檔案信息管理采取知識管理的方法，是在信息檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新，這要求管理人員能夠掌握知識管理的思想理念與方法并利用這些理論和方法對信息檔案進行管理。從就業(yè)要求的方面促使信息檔案管理人員積極提高自身的素質(zhì)，激發(fā)內(nèi)在潛力。

2.2 知識管理在信息檔案管理中的作用

①基于知識管理構(gòu)建自然災(zāi)害信息檔案管理系統(tǒng)，解決目前自然災(zāi)害信息片段化、零散化、“知識孤島”的現(xiàn)象，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)政府內(nèi)部、機關(guān)之間、政府與公眾之間、公眾與公眾之間自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)的共享，有助于具有公信力的自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)的發(fā)布，避免自然災(zāi)害發(fā)生后因不實報道造成的社會恐慌，有助于構(gòu)建和諧社會。

②能夠自動提取知識元組織成有用的信息檔案，能夠有效避免因知識元零散帶來的用戶對于知識元的理解差異造成的知識應(yīng)用錯誤。

③能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，根據(jù)用戶的搜索痕跡得出用戶對于數(shù)據(jù)的要求，自動捕捉信息元，檢索出信息檔案，相對提高檢索效率。

④能夠以系統(tǒng)化組織化的方式將自然災(zāi)害信息檔案編輯成用戶所需要的形式，提高工作效率避免相同知識的二次編輯。

3 自然災(zāi)害信息管理的局限性分析

3.1缺乏系統(tǒng)的知識挖掘集成

絕大多數(shù)自然災(zāi)害數(shù)據(jù)信息集中在政府主管部門和相關(guān)研究院所，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加上機制、制度等原因，大量知識資源處于非受控狀態(tài)，災(zāi)害信息片段化、零散化，存在“知識孤島現(xiàn)象”。

3.2 信息管理模式落后

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)全球性發(fā)展時代的到來，在知識信息管理的環(huán)境下，檔案信息管理模式需要得到與時俱進的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的信息檔案管理不能滿足多層級用戶對數(shù)據(jù)信息的需求。高質(zhì)量的信息檔案作為研究的基礎(chǔ)性支撐，需要滿足多層級用戶的需求。

3.3自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)搜集困難

目前我國關(guān)于自然災(zāi)害的信息數(shù)據(jù)大多掌握在政府有關(guān)主管部門及一些專業(yè)的研究院所，信息數(shù)據(jù)傳遞方式單一，造成有關(guān)學(xué)者在進行研究時缺乏權(quán)威性數(shù)據(jù)作為有力支撐，因而導(dǎo)致自然災(zāi)害等方面的研究進展緩慢；又由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，在網(wǎng)絡(luò)時代，信息傳播速度快、影響范圍廣，這也造成一定程度上的困惑，人們對于網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)持懷疑態(tài)度。缺乏具有權(quán)威性的自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)，對于自然災(zāi)害信息檔案管理來說也會不利的，沒有正確的數(shù)據(jù)就不能分析出正確的結(jié)果。

3.4缺乏具有公信力并服務(wù)完善的自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)發(fā)布平臺

在中華人民共和國民政部官方網(wǎng)站中我們能夠查閱到自然災(zāi)害相關(guān)信息，但發(fā)布的信息數(shù)據(jù)相對來說不夠全面，也不夠系統(tǒng)化。用戶只能按照時間順序來查閱近年來的自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)，不能自定義或者檢索需要的信息數(shù)據(jù)，在做相關(guān)研究或調(diào)查時，工作量將會十分巨大。

4 基于知識管理的自然災(zāi)害信息檔案管理系統(tǒng)的建構(gòu)原則

4.1 集成化管理原則

在當(dāng)今計算機普及，網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的時代，對信息檔案進行集成化、一體化的管理更加重要，對信息檔案進行全過程的管理和控制；從知識管理的角度，檔案信息作為有價值的信息數(shù)據(jù)資料，更需要集成化的管理，促使知識元的全過程的共享。

4.2 功能完整化原則

建構(gòu)一個基于知識管理的自然災(zāi)害信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的功能完整很重要。通過知識管理的理論和方法，使得所有數(shù)據(jù)有效，系統(tǒng)的功能完善能使數(shù)據(jù)的作用范圍最大化。系統(tǒng)功能的完整和信息檔案數(shù)據(jù)的有效相互作用，深層次的挖掘數(shù)據(jù)信息的有效知識元，使有限的數(shù)據(jù)通過不同的組合形成更多的知識。

4.3 資源管理制度化原則

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，各類信息數(shù)據(jù)質(zhì)量層次不齊，只要有效的信息數(shù)據(jù)才是檔案信息，在數(shù)據(jù)收集的過程中，應(yīng)當(dāng)采用制度化的管理來控制信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，保證信息數(shù)據(jù)真實有效。

5 自然災(zāi)害信息檔案管理系統(tǒng)框架模型

基于知識管理的自然災(zāi)害信息檔案管理系統(tǒng)重點在于體現(xiàn)知識管理理論的核心作用，的框架模型主要分為五個層級，登錄、輸入、輸出、數(shù)據(jù)庫和后臺管理。自然災(zāi)害信息檔案管理系統(tǒng)框架模型見圖1。

5.1 登錄系統(tǒng)

包括用戶信息儲存、維護網(wǎng)站和用戶權(quán)益。實現(xiàn)所有層級用戶在同一頁面登錄系統(tǒng)，使用戶得到一致的檢索平臺和訪問方式。同時可以根據(jù)用戶的注冊信息分析用戶的知識信息需求，有針對性的進行相關(guān)信息。

5.2 輸入系統(tǒng)

包括自然災(zāi)害信息數(shù)據(jù)和自然災(zāi)害基礎(chǔ)知識庫的輸入。將已經(jīng)處理過的信息檔案錄入到系統(tǒng)中，形成本系統(tǒng)自身的數(shù)據(jù)庫，此類信息數(shù)據(jù)是經(jīng)過知識管理的方法挖掘分類的信息知識。

5.3 輸出系統(tǒng)

包括自然災(zāi)害預(yù)警信息、應(yīng)急知識發(fā)布、查詢檢索、專業(yè)報表生成。根據(jù)用戶在系統(tǒng)內(nèi)的檢索，將用戶所需要的信息檔案按照用戶的指定的方式輸出，輸出的內(nèi)容具有一定的格式，是可以直接打印的完整的檔案。

5.4 數(shù)據(jù)庫

包括應(yīng)急預(yù)案庫，法律法規(guī)庫、應(yīng)急案例庫、應(yīng)急專家?guī)臁Ｊ歉鶕?jù)國家相關(guān)部門發(fā)布的信息數(shù)據(jù)，錄入到本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫或相關(guān)權(quán)威機構(gòu)發(fā)布的數(shù)據(jù)庫。該部分信息數(shù)據(jù)沒有經(jīng)過知識管理理論處理，信息數(shù)據(jù)基數(shù)大，是本系統(tǒng)的信息理論支撐。

5.5 后臺管理

包括自然災(zāi)害應(yīng)急知識獲取、自然災(zāi)害應(yīng)急知識元挖掘、自然災(zāi)害應(yīng)急知識存儲、自然災(zāi)害應(yīng)急知識處理、自然災(zāi)害應(yīng)急知識重組、自然災(zāi)害應(yīng)急知識檢索系統(tǒng)、用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)鑒定維護。系統(tǒng)的后臺管理關(guān)系著整個系統(tǒng)的運行，是系統(tǒng)高效、安全運行的基礎(chǔ)。

6 結(jié)語

實現(xiàn)自然災(zāi)害信息“共享”有兩個層次：第一個層次是將知識管理的思想運用到重大自然災(zāi)害信息共享平臺的構(gòu)建中，建立面向問題的自然災(zāi)害應(yīng)急管理知識產(chǎn)生——知識保存——知識挖掘——知識共享——知識利用的系統(tǒng)化模式，為預(yù)警、救災(zāi)工作提供知識上的支持；第二個層次是通過平臺面向多層級用戶（包括國家、省級、地方和災(zāi)害現(xiàn)場用戶）實現(xiàn)不同空間和時間上的知識自由共享與傳遞，提供權(quán)威信息收集、發(fā)布平臺，提高信息的自然災(zāi)害應(yīng)急管理效率，減少自然災(zāi)害造成的損失。知識管理作為解決目前自然災(zāi)害信息管理局限性的一種有效思路值得深入與探討。

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