淺談寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程資料整理與歸檔

張樹英

（陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局，陜西 咸陽 712000）

0 前言

寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程位于陜西省寶雞市以西約4 km處的渭河峽谷出口處，年調(diào)節(jié)水量0.8億m3，為寶雞峽灌區(qū)水庫補水1.48億m3，是陜西省重點水利工程。兼具蓄水、防洪、發(fā)電等多項功能，涉及鐵路防護(hù)、道路橋梁等多項外部工程，跨多個專業(yè)領(lǐng)域，參建單位多、工期長，產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量繁多、種類龐雜，檔案材料的收集整理是一大難點。而工程檔案是工程運行管理、維修養(yǎng)護(hù)、更新改造以及處理各種工程糾紛、質(zhì)量責(zé)任追究最原始、最可靠的依據(jù)和憑證，全面高效地收集工程建設(shè)檔案，做到材料分類清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確可靠，并科學(xué)規(guī)范地整理，對建成后工程的運行、維修、改造及產(chǎn)權(quán)歸屬證明等具有不可替代的作用。

1 水利工程資料歸檔的要求

水利工程檔案資料的整理歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）和水利部發(fā)布的《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》以及省級水利行政管理部門制定的有關(guān)工程檔案管理制度執(zhí)行，應(yīng)重點做到以下幾點：

（1）完整性。要確保工程檔案資料的齊全完整，系統(tǒng)成套，防止遺失或形成帳外文件，這是對工程檔案管理的基本要求。

（2）可靠性。收集的檔案資料必須真實可靠，客觀地反映工程建設(shè)的全過程。

（3）原始性。工程檔案是在工程建設(shè)中直接產(chǎn)生的第一手資料，也是可靠性的基本保證，其它經(jīng)過后期加工、復(fù)制的版本均不能作為檔案收存。

（4）規(guī)范性。對收集的工程資料按照有關(guān)規(guī)范經(jīng)過嚴(yán)格科學(xué)的整理才能成為檔案。整理過程中必須嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局、水利部和本省水利工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，做到分類清晰、立卷規(guī)范、排列有序和便于查找。

2 寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案的收集與整理

2.1 檔案工作機(jī)制

在工程籌備階段，檔案部門提前介入，與工程建設(shè)指揮部達(dá)成了“由檔案部門負(fù)責(zé)制定檔案收集方案、各項檔案管理制度并全程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。工程指揮部成立資料組進(jìn)行檔案收集與整理”的工作機(jī)制，在工程建設(shè)過程中檔案部門與指揮部保持了良好的溝通和配合，及時解決檔案收集和整理工作中存在的問題，為做好工程檔案工作奠定了基礎(chǔ)。

2.2 制定檔案收集方案

制定合理的收集方案，是做好檔案材料收集的前提。檔案部門事先做了大量的基礎(chǔ)工作，全面掌握了工程從立項到竣工各個階段的時間節(jié)點、參建單位、單元工程、標(biāo)段劃分、設(shè)計變更等信息，為制定收集方案提供依據(jù)。該項工程產(chǎn)生檔案材料的單位有業(yè)主、設(shè)計單位、施工企業(yè)、監(jiān)理單位、設(shè)備制造單位等，形成的檔案材料種類包括移民類、拆遷征地類、水文資料、地質(zhì)資料，工程前期資料（與立項相關(guān)的資料）、招投標(biāo)資料、設(shè)計資料、施工管理資料、竣工驗收資料、試運行資料和設(shè)備資料等。從檔案材料的載體來分，又可分為紙質(zhì)材料、聲像影像材料、電子文檔等。作為業(yè)主方，我們統(tǒng)籌考慮了以上因素，制定了一個科學(xué)、合理、嚴(yán)密的檔案收集方案，并在工作中不斷完善，將工程建設(shè)中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案材料一件不漏地納入到收集方案中來，為后期檔案整理打好了基礎(chǔ)。

根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》和《陜西省水利工程項目檔案管理規(guī)定》，結(jié)合寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程實際，在制定檔案材料收集方案時，按照工程項目的提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)的自然順序為框架設(shè)立6個一級類目：

（1）工程前期資料。

（2）勘察設(shè)計資料。

（3）招投標(biāo)資料。

（4）施工資料。

（5）設(shè)備資料。

（6）竣工資料。

結(jié)合每個建設(shè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生檔案材料的時間順序或者按單元工程在一級類目下根據(jù)實際情況劃分若干二級類目，例如在工程前期資料下可再分立項資料、征地資料、移民拆遷資料等。還可在二級類目下將單元工程再細(xì)分，設(shè)置三級類目，例如在工程前期資料（一級類目）--移民拆遷資料（二級類目）下，再按移民所在地（鄉(xiāng)鎮(zhèn)或村組）分第三級類目。是否需要設(shè)三級類目要根據(jù)實際情況來確定，有些類別的檔案材料數(shù)量較少，層級關(guān)系相對簡單，設(shè)二級類目即可。一般來說，三級類目的檔案收集方案可滿足大多水利工程建設(shè)檔案收集需要，分類既不能太粗，也不宜太細(xì)，都不利于后期檔案的整理。

寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案收集方案示例：

（1）工程前期資料（一級類目）-a.移民拆遷資料（二級類目）-a1.坊塘村移民拆遷資料（三級類目）

（2）勘察設(shè)計資料……

制定收集方案時，事先做充分的調(diào)研，該方案覆蓋了工程建設(shè)的各個方面，在工程檔案材料的收集中發(fā)揮了重要作用，在執(zhí)行中未發(fā)現(xiàn)明顯的漏洞。但是在收集過程中，還是發(fā)現(xiàn)個別檔案材料未納入方案，及時進(jìn)行了修正。檔案材料收集方案即使在理論上已經(jīng)很完善，但在實踐中要不斷調(diào)整和改進(jìn)，防止檔案遺失。

2.3 準(zhǔn)確區(qū)分不同門類的檔案

在檔案收集過程中最常見的問題是檔案分類不清，這類問題中最易出現(xiàn)的錯誤是文書檔案材料和技術(shù)檔案材料分類不清。在寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案收集過程中，這類情況出現(xiàn)較多，這是由于大多專業(yè)技術(shù)人員缺乏檔案專業(yè)知識造成的。比如立項批復(fù)文件在形式上具有文書檔案的明顯特征，但在類別是屬于技術(shù)檔案。正確區(qū)分工程技術(shù)檔案和文書檔案，我們從以下幾個方面進(jìn)行鑒別：

（1）工程技術(shù)資料一般產(chǎn)生在工程技術(shù)部門，如生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)檢部門等，而文書檔案一般產(chǎn)生在辦公室、人事、后勤等行政部門。

（2）工程技術(shù)檔案資料記錄的是工程建設(shè)、技術(shù)管理、科研等活動的全過程，是與工程技術(shù)密切相關(guān)的。而文書檔案材料是工程建設(shè)中的行政管理資料，與工程技術(shù)無直接關(guān)系，如業(yè)績考核、考勤管理、行政會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)視察活動等形成的資料。這是二者的本質(zhì)區(qū)別。

（3）工程技術(shù)資料是以某個工程項目為單位組織整理的，大型水利工程形成的資料往往是跨年度的，但在整理時并不以年度作為第一級目錄來整理。而文書檔案資料是按年度來組織整理的，即一個是以“工程項目”為單位整理的，一個是以年度為單位整理的。

（4）在實際工作中也會遇到這樣的情況：有些文件材料既有行政管理內(nèi)容，又有工程技術(shù)內(nèi)容。在寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案工作實踐中，我們的做法是：在工程技術(shù)檔案和文書檔案中各存一份，如果只有一份文件，原件存入工程技術(shù)檔案，復(fù)印件存入文書檔案并在備考表中注明原件歸存處所。

2.4 加強(qiáng)檔案工作的日常管理

工程指揮部和檔案管理部門要求每個參建單位都應(yīng)至少設(shè)一名資料員，人數(shù)視工程量和產(chǎn)生資料的數(shù)量而定。但是在實際工作中，工程建設(shè)資料幾乎產(chǎn)生于所有的工程技術(shù)人員而非資料員，因此檔案材料收集的關(guān)鍵在于提高工程技術(shù)人員的檔案意識和以《檔案法》為基礎(chǔ)、以地方性檔案法規(guī)、行業(yè)檔案管理規(guī)定為依據(jù)的法制意識，制定各個環(huán)節(jié)的檔案材料收集制度，落實各個崗位的資料收集責(zé)任和追責(zé)機(jī)制。在寶雞峽渠首加壩加閘工程中，在檔案部門的主導(dǎo)下，先后制定了《寶雞峽渠首加壩加閘工程檔案資料收集辦法》、《寶雞峽渠首加壩加閘工程參建單位檔案收集責(zé)任制》、《寶雞峽渠首加壩加閘工程專業(yè)技術(shù)人員檔案資料移交須知》等規(guī)章制度，由檔案部門和各參建單位的資料員定期或不定期進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和催收，對照收集方案，檢查資料收集是否齊全，整理是否規(guī)范，保管是否安全等，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，存在過失的，對相關(guān)單位和人員啟動追責(zé)程序，確保工程檔案資料齊全完整，以免遺漏、形成帳外文件或檔案資料流落在個人手中，做到“顆粒歸倉”，一件不漏。

2.5 檔案材料的整理歸檔

在工程建設(shè)過程中收集的工程資料在整理前叫做檔案材料，經(jīng)過科學(xué)系統(tǒng)地整理后才能轉(zhuǎn)化為檔案。收集是否齊全決定了檔案資料的完整性，整理質(zhì)量則對檔案提供利用的便利性起著決定性作用。即便前期檔案材料收集齊全完整，但是后期整理如果分類不清，編號混亂，就會形成“死檔”，即有檔案實體卻無法查找的檔案，也叫休眠檔案。

工程檔案整理最重要的兩個環(huán)節(jié)是組卷和編制檔號。組卷應(yīng)與檔案收集方案相對應(yīng)，如果收集方案合理，則組卷工作就相對容易，反之會事倍功半。組卷的基本原則是在收集方案的最低一級類目下按某一具體事由進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件按檔案產(chǎn)生的自然順序排列。

編制檔號是檔案整理工作的難點，在寶雞峽渠首加壩加閘工程中，我們按照國家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《陜西省水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》以及本單位的《檔案分類編號方案》，制定了《寶雞峽渠首加壩加閘工程檔號編制規(guī)則》，并對檔案整理人員進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

檔號編制過程中應(yīng)熟知本單位的檔案分類和各級類目的代字或代碼，一般分為四級類目，檔號的排列順序是由一級類目到四級類目依次排列。寶雞峽渠首加壩加閘工程檔號編制方法是由于該項工程檔案在本單位檔案分類中屬基建類，檔號示例：JJ.01.01. 01.0001。

JJ代表基建類，其后第一個01代表寶雞峽渠首加壩加閘工程在本單位基建類檔案中的排序，第二個01代表該工程下的一個單元工程的序號，第三個01代表單元工程下的一個子項目，0001代表案卷號。檔號編制見圖1。

圖1 檔案編制示意圖

各級類目及其下的并列項目均在《編號規(guī)則》中規(guī)定了代字或序號，為了保證每一件檔案編號的唯一性，整理人員不得擅自改變代字或序號。

組卷和編號工作完成后，按相關(guān)規(guī)范裝盒、題寫案卷題名，并在備考表中填寫案卷存在的問題或其它注意事項。檔案整理應(yīng)按照檔案材料形成的自然順序，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，做到分類清晰，編號準(zhǔn)確，排列有序，便于查找利用。

3 結(jié)語

檔案部門提前介入制定了檔案收集方案，保證了檔案的完整性。在整理環(huán)節(jié)按照有關(guān)規(guī)范要求結(jié)合本工程實際制定了整理標(biāo)準(zhǔn)和檔號編制規(guī)則，使檔案整理工作具有便利的操作性。檔案管理部門在工程建設(shè)檔案收集整理過程發(fā)揮了主導(dǎo)作用，并落實了相關(guān)單位和人員的責(zé)任，為做好工程檔案工作的奠定了基礎(chǔ)，確保了工程檔案齊全完整、原始可靠、分類合理，編號準(zhǔn)確，條理清晰，排列有序，便于查考。由于加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的管理，寶雞峽林家村渠首加壩加閘工程資料整理及歸檔工作順利完成，并通過了省級驗收。