檔案潛在用戶研究應重視概念的一致性與舉例的準確性

李鳳琴

摘 要：本文與《談談檔案潛在用戶》作者對使用概念的一致性與舉例的準確性存在的不足進行商榷。使用概念的一致性與舉例的準確性在檔案學研究中具有一定的普遍性，應當引起檔案工作者，特別是檔案學研究者的重視。

關鍵詞：檔案潛在用戶；一致性；準確性

2014年《檔案管理》雜志第1期刊發了鹽城師范學院社會學院楊靜《談談檔案潛在用戶》一文（以下簡稱“楊文”），作者對檔案潛在用戶的概念、檔案潛在用戶和檔案現實用戶之間的關系以及相互間的轉化進行了闡述，并對檔案潛在用戶轉化為現實用戶的障礙、措施進行了分析。作為國內目前檔案潛在用戶研究的唯一核心研究者，作者的研究填補了我國在檔案潛在用戶研究領域的空白，意義重大，其觀點影響深遠。但文章在使用概念的一致性與舉例的準確性上存在不足，值得商榷。

1 概念不一致

“概念是思維的起點，也是進行判斷、推理的前提，要保證判斷恰當、推理有效，使用的概念必須是清楚明確的，以保持概念內涵、外延的始終一致。”[1]這既是論文撰寫的基本常識，也是邏輯“同一律”的要求。就是說：“為了保證思維的確定性和首尾一貫性，同一概念的內涵、外延在同一文獻中應當保持一致應當是‘邏輯一致性的起碼要求。”[2]而楊文在概念的一致性上存在稱謂不同、外延不一的問題。

1.1 稱謂不同。楊文的題目是《談談檔案潛在用戶》，顯然，文章討論的主題是“檔案潛在用戶”，理應圍繞“檔案潛在用戶”這一概念展開，而文章一開始就將“檔案潛在用戶”定義成了“檔案館潛在用戶”。文中是這樣定義“檔案潛在用戶”的：“檔案潛在用戶是指社會上的組織或個人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實上也沒有與檔案館建立聯系的這部分群體。”[3]從定義上看，其定義中的“檔案潛在用戶”實際上是指“檔案館潛在用戶”，或者說可以將“檔案潛在用戶”理解為“檔案館潛在用戶”。問題是，如果作者是這樣的意思，那為什么不直接用“檔案館潛在用戶”，而用“檔案潛在用戶”呢？如果作者不是這樣的意思，那為什么不將檔案潛在用戶定義為：“檔案潛在用戶是指社會上的組織或個人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案取得交流，事實上也沒有與檔案建立聯系的這部分群體。”無論怎么理解，僅從字面稱謂上，檔案與檔案館，檔案潛在用戶與檔案館潛在用戶就不是同一概念。此外，在整個文章中還使用了“檔案部門”和“檔案機構”概念。其中使用“檔案潛在用戶”20次，使用“檔案館”62次，使用“檔案部門”21次，使用“檔案機構”1次。文章中研究對象的稱謂不同十分明顯。

1.2 外延不一。楊文使用的概念，除稱謂不同外，還有外延不一問題。楊文使用過的直接與用戶相關和間接與用戶相關的概念有“檔案”“檔案館”“檔案部門”“檔案機構”等四個。這四個概念的外延明顯不同。“檔案”可指所有檔案，即保存在任何個人或社會組織中的檔案。“檔案館”只指各級各類檔案館，包括綜合檔案館、專業檔案館、行業檔案館、企業檔案館、高校檔案館、村鎮檔案館、個人檔案館、私人檔案館等。“檔案部門”“檔案機構”則包括：檔案館、檔案室、檔案局、檔案處、檔案企業、檔案中介機構等。

如果將“檔案”“檔案館”“檔案部門”“檔案機構”這四個概念與潛在用戶分別合并使用，就會發現“檔案潛在用戶”“檔案館潛在用戶”“檔案部門潛在用戶”“檔案機構潛在用戶”的外延同樣存在著差異，完全不相同。“檔案潛在用戶”的外延最大，“檔案部門潛在用戶”“檔案機構潛在用戶”次之，“檔案館潛在用戶”最小。但楊文在討論“檔案潛在用戶”時，作者不時地在檔案館、檔案機構、檔案部門之間切換，完全沒有顧及四者之間在外延上的不同與差距。

2 舉例欠準確

楊文中存在的另一個問題是舉例欠準確。文章在對檔案潛在用戶轉化為現實用戶的障礙、措施進行分析時，使用了一些例子。這些例子或多或少存在欠準確問題。有的不明就里，有的道聽途說，有的主觀臆造，有的張冠李戴，還有的是以偏概全。

2.1 不明就里。楊文在對檔案潛在用戶轉化為現實用戶的障礙進行分析時，批評“檔案利用手續繁瑣”。舉例道：“檔案館利用檔案有規定：學者的檔案利用請求需要經過某一級部門的批準，再轉報上級，經上級同意后才能轉批檔案館辦理，也才能提供給學者使用。這樣的報批手續費時耗神，學者往往需要等上好幾個月才能查到自己所需的檔案。”[4]這種表述是對檔案館查詢利用規則不清楚所致。事實是，檔案館對利用已經開放檔案，本單位形成的檔案，與查檔者本人相關的檔案并沒有特別的限制。只是對利用沒開放的檔案，非本單位形成的檔案或與本人無直接關系的檔案時，才會依法依規向法定部門和領導請示，向檔案形成單位和單位涉及的他人征詢意見。提高效率是應該的，照章辦事也是必須的。在法治國家和依法行政的語境中更應該如此。

2.2 道聽途說。同是批評“檔案利用手續繁瑣”，作者再舉例：“大部分的檔案館都不提供檔案分類目錄，利用者需自己提供查檔的目錄，如果利用者提供的目錄不夠具體又常常會遭遇查檔不到的困境。”[5]這種表述是對檔案館館藏檔案體系、查檔流程、查詢工具、查詢方法不知情，僅憑個別查檔者的敘述，或者其他人的轉述導致的“道聽途說”。按照《檔案法》規定的開放時限，作者撰文時可以查詢的開放檔案是1984年前形成的檔案。1984年之前形成的檔案不是現在的按“件”保管的，而是按“卷”管理的，也沒有機讀目錄。檔案館能提供的都是進館時形成的案卷目錄、卷內文件目錄。這些目錄屬手工檢索目錄，查詢時需檔案工作者對照利用者提供的查詢內容信息，在目錄中一頁一頁，一行一行查找。這種情況下，如果查詢者提供的信息越多，與案卷目錄、卷內文件目錄的匹配度越高，查到與查準的概率就越高，查找需要的時間就越短。這類似于現在機讀目錄查詢時，提供的檢索關鍵詞越多，查到所需檔案的范圍就越集中。反之范圍就越大。筆者判斷，作者是將查檔服務者要求查檔者提供盡可能多的與查找內容相關的信息，錯當成了要求查檔者自己提供目錄。

2.3 主觀臆造。還是批評“檔案利用手續繁瑣”，作者認為：“檔案館始終掌握著能否查檔的話語權，操縱著查檔結果。”[6]這種表述是對檔案館工作規程和館藏范圍的有限性不了解的“主觀臆造”。俗話說，國有國法，家有家規。檔案館是否查檔，是由《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案館工作通則》等法律法規規定的，并不是哪一個人說了算的。更不可能操縱查檔結果。查到就是查到，查不到就是查不到。查到是啥就是啥。“不給查”大多是因為所查之“檔”不在查檔者所去檔案館的館藏范圍。比如：到綜合檔案館查干部人事檔案或城建檔案就查不到。因為，人事檔案并不歸入綜合檔案館，而城建檔案則歸入城建檔案館。還有，不同層級的檔案館有其相應的接收范圍，當遇到查詢超出本館館藏范圍的要求時，檔案館工作人員會如實告知查檔者沒有其要查的檔案，此時，查檔者會有“檔案館存檔案，我查的是檔案，檔案館就一定有我要查的檔案”的推論，得出“檔案館說沒有，就是不給我查”的結論。還有一種情況，有些利用者是要查到他所想要的結果。但是，由于館藏檔案的“區域性”[7]，檔案館所提供的查詢范圍和查到范圍只能以館藏檔案為限。當檔案館查不到這種用戶所要的結果時，就會頂上“操縱查檔結果”的帽子。這兩種情況在全國各檔案館雖有一定的普遍性，但就每個檔案館接待的利用者總量而言，也只是個別。還有一種情況，就是用戶認為該有的檔案，但是，就是查不到，其原因是原歸檔單位，當時應該歸檔的并沒有歸檔。檔案館自然也不會有。

2.4 張冠李戴。楊文在批評檔案部門服務收費高時，引用述：“據《人民日報》2013年1月20日報道：某律師在江西省宜春市中級人民法院復印卷宗時，每頁被收費3元。因為需復印的卷宗數量較多，近萬頁卷宗需支付29000余元。”[8]問題是按作者定義的潛在用戶（沒辦法與檔案館取得交流，事實上也沒有與檔案館建立聯系的這部分群體），法院檔案室并不在其中。使用這個例子有張冠李戴之嫌。

2.5 以偏概全。即便不考慮法院檔案室是否在楊文定義的潛在用戶范圍之內，在不公開案由、案值的情況下，使用這種近乎極端的案例來證明檔案部門服務收費高是一種以偏概全的做法。更何況“服務收費”是一個籠統的概念，如果是查檔費，不僅收費高，而且有亂收費之嫌；如果是復印費，就應該另當別論。對于復印費，一般情況下，不論國內國外，大都是利用者來付。如果只復印一兩頁，也許存檔單位還可以負擔起，而近萬頁，其復印成本就需要數千元，對哪個存檔單位來說都是不小的開支。

3 結語

綜上，由于存在概念的一致性與舉例的準確性兩個問題，使文章的可信度受到影響。這兩個問題與理論研究基本功和缺少必要的實際工作經歷有關。這種情況，在檔案學研究中具有一定的普遍性，應引起檔案學研究者及檔案工作者的重視。

參考文獻：

[1]賈磊.談法律實踐中的邏輯理性[J].政法學刊，2014，31（06）：51-54.

[2]吳元黔，吳筱楓，陳育，唐中生.對《論中醫學的理論醫學特征》一文的幾點商榷[J].貴陽中醫學院學報，2007（02）：2-4.

[3][4][5][6][8]楊靜.談談檔案潛在用戶[J].檔案管理，2014（01）：10-12.

[7]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理，2004（01）：7-10.

（作者單位：周口市外商投訴受理中心 來稿日期：2018-06-12）