新鄉(xiāng)市檔案館2015—2017年利用情況調(diào)查報(bào)告

梁艷麗 張微 韓斐

摘 要：本文采用定量與定性分析的方法，對(duì)新鄉(xiāng)市檔案館2015-2017年接待利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，得出利用人次逐年增多且企業(yè)職工占比過半、利用者年齡偏高學(xué)歷偏低、利用者主要為新鄉(xiāng)本地居民或居住地在新鄉(xiāng)、本人現(xiàn)場(chǎng)查閱占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)、數(shù)據(jù)庫查閱數(shù)量逐年增高但仍以手工查閱為主、因私查閱遠(yuǎn)高于因公查閱人次等結(jié)論。提出手工查閱可能帶來檔案實(shí)體、信息安全等問題，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)術(shù)研究查閱服務(wù)、建立科室協(xié)調(diào)機(jī)制等建議。

關(guān)鍵詞：新鄉(xiāng)市檔案館；2015-2017年；利用情況；調(diào)查

1 調(diào)查內(nèi)容及調(diào)查目的

以新鄉(xiāng)市檔案館2015-2017年檔案（資料）查閱登記本為統(tǒng)計(jì)對(duì)象，分利用者結(jié)構(gòu)、年齡、學(xué)歷、居住地、查閱目的、是否本人查閱、是否查到、查閱方式、查閱卷（件、冊(cè)）次、查閱檔案（資料）種類等12個(gè)大項(xiàng)50多個(gè)小項(xiàng)，對(duì)近三年的利用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計(jì)、分析，以掌握查閱群體的基本特征，了解查閱工作趨勢(shì)，為做好接待利用工作提供數(shù)據(jù)支持。

2 需要說明的幾個(gè)問題

2.1 利用人次。檔案（資料）查閱登記本未登記電話咨詢?nèi)舜渭坝嘘P(guān)情況，僅登記來館、來函查閱情況；史志局、黨史研究室等編史修志人員根據(jù)工作情況有時(shí)長期在館查閱，沒有“簽到式”登記；部分查閱人員尤其是未查到人員信息登記極不完整……這些都給調(diào)查工作帶來了一定困難。調(diào)查報(bào)告中的數(shù)據(jù)以登記本上有效信息為基礎(chǔ)，與統(tǒng)計(jì)年報(bào)略有出入。

2.2 利用者年齡、學(xué)歷。2015年查閱者身份證號(hào)、學(xué)歷欄絕大部分空白，該年度利用者年齡、學(xué)歷無法統(tǒng)計(jì)，僅統(tǒng)計(jì)2016年、2017年利用者年齡、學(xué)歷情況。

2.3 利用者居住地。利用者居住地分兩種，新鄉(xiāng)和其他，新鄉(xiāng)所轄縣（市、區(qū)）人員計(jì)入新鄉(xiāng)。

2.4 利用卷（件、冊(cè)）次。近年來破產(chǎn)企業(yè)職工來館查閱人次較多。以保溫瓶廠為例，為確保檔案實(shí)體和信息安全，提供利用的是復(fù)制件，且長期放置在接待利用中心，該廠職工登記后可自助式查閱，查閱數(shù)量登記為該全宗的檔案數(shù)量。基于此，不同類型、不同目的查閱者利用檔案（資料）數(shù)量占比難以統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)時(shí)查閱卷（件、冊(cè)）次分四個(gè)種類：0、1、2——10、10以上。

2.5 未查到問題。是否查到以復(fù)印情況為準(zhǔn)，復(fù)印欄有數(shù)字，統(tǒng)計(jì)為查到，否則統(tǒng)計(jì)為未查到。未查到分三種情況：一是通過現(xiàn)場(chǎng)咨詢，館藏檔案沒有利用者所要查找的內(nèi)容，查閱卷（件、冊(cè)）次為0；二是通過數(shù)據(jù)庫或紙質(zhì)目錄查找，沒有查到，查閱卷（件、冊(cè)）次可能為0，也可能大于0；三是通過數(shù)據(jù)庫或者紙質(zhì)檔案查找，沒有查到，查閱卷（件、冊(cè)）次不小于1。因此，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中未查到的人次大于查閱卷（件、冊(cè)）次為0的人次。

3 統(tǒng)計(jì)利用情況分析

3.1 利用人次逐年增多且企業(yè)職工占比接近70%（表一）。2015-2017年利用人次分別為2703、3093、3535，呈逐年增多趨勢(shì)，2016年、2017年較上年增加比例分別為14.43%，14.29%。企業(yè)職工近三年的占比分別為69.96%、70.77%、72.33%，為主流查閱者。

3.2 利用者年齡偏高學(xué)歷偏低。2016年、2017年利用者年齡50歲及以上的人次分別為1984、2336，占全部利用人次的64.14%、66.08%；近兩年學(xué)歷高中及以下的人次分別為2140、2540，占全部利用人次的69.19%、71.85%。

3.3 利用者主要為新鄉(xiāng)本地居民或居住地在新鄉(xiāng)。近三年利用者為新鄉(xiāng)本地居民或居住地在新鄉(xiāng)的人次分別是2643、2994、3393，占全部利用人次的97.78%、96.80%、95.98%。這也印證了劉東斌先生的觀點(diǎn)：檔案的憑證價(jià)值有很強(qiáng)的區(qū)域性。[1]

3.4 本人現(xiàn)場(chǎng)查閱占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。查閱內(nèi)容與本人有關(guān)或者受單位委托雖與個(gè)人無關(guān)但需本人查閱的統(tǒng)計(jì)為本人查閱，受他人委托查閱他人檔案（資料）的為代理查閱。近三年本人查閱的人次分別是2657、2985、3406，占全部利用人次的98.30%、96.51%、96.35%；近三年利用者到檔案館現(xiàn)場(chǎng)查閱的人次分別是2701、3090、3534，占比均超過99.90%。值得深思的是，1990年至2002年統(tǒng)計(jì)的新鄉(xiāng)市檔案館（一庫）5106人次查詢，所有利用方式都是來人查詢，沒有一人來函、來電或者網(wǎng)上查詢。[2]十多年過去，服務(wù)方式單一的局面仍沒有改變。

3.5 查到率逐年增高。近三年利用者查到人次分別為1811、2279、2844，占全部利用人次的66.70%、73.68%、80.45%，查到率逐年增高。

3.6 數(shù)據(jù)庫查閱數(shù)量逐年增多但仍以手工查閱為主。近三年通過數(shù)據(jù)庫查閱檔案（資料）的人次分別為1092、1346、1600，但手工紙質(zhì)查閱占比依次為52.87%、55.12%、54.90%，手工查閱占比過半。

3.7 查閱卷（件、冊(cè)）次為1及以下的接近60%（表二）。近三年查閱卷（件、冊(cè)）次不超過1的人次分別為1665、1852、2003，占全部查閱數(shù)量的比例分別為61.60%、59.88%、56.66%。

3.8 會(huì)計(jì)檔案查閱人次居高不下（表三）。近三年分門類統(tǒng)計(jì)的檔案（資料）查閱表顯示，會(huì)計(jì)檔案查閱人次分別為696、785、957，連續(xù)三年位列第一。

3.9 招工、知青檔案查閱占比不容小覷（表三）。近三年招工、知青檔案查閱人次分別為1129、1391、1635，占不同查閱門類人次的比例分別為47.48%、45.19%、38.73%。

3.10 其他專門檔案查閱人次驟增（表三）。近三年其他專門檔案查閱人次分別為77、123、641，后兩年較上年增加比例分別為64.94%、421.14%。其他專門檔案查閱中主要是人事檔案。這部分查閱者主要是通過接班的方式參加工作的，沒有招工表，只能通過人事檔案中的接班表來確定參加工作時(shí)間。

說明：新鄉(xiāng)市檔案館館藏缺乏科技檔案（本館只有自己形成的科研檔案），聲像、照片檔案利用較少。

3.11 因私查閱遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于因公查閱人次（表四）。查閱主體分因公查閱和因私查閱兩種：持單位介紹信、受單位委托查閱有關(guān)內(nèi)容的為因公查閱，持身份證等個(gè)人有效證件的為因私查閱。2015—2017年因私查閱人次分別為2381、2654、3078，占當(dāng)年全部查閱人次的比例分別為88.09%、85.81%、87.07%，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于因公查閱人次及比例。這說明人民群眾利用檔案維護(hù)自身權(quán)益意識(shí)不斷增強(qiáng)。近年來，河南省內(nèi)周邊地市檔案館的利用情況也有這種趨勢(shì)：開封市檔案館2004年7月至2006年6月查詢利用情況統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果表明，同群眾切身利益相關(guān)的工資退休（包括工資、退休、待遇、身份等相關(guān)內(nèi)容）、確權(quán)（包括土地、房產(chǎn)、企業(yè)合并、分家等相關(guān)內(nèi)容）兩項(xiàng)在數(shù)量上都處于高位[3]；漯河市檔案館2011年至2013年因解決個(gè)人問題查閱檔案的卷次分別為1612、1525、4617，占當(dāng)年查閱卷次的比例分別為73.71%、67.59%、85.60%[4]。

4 原因分析

4.1 歷史原因?qū)е碌闹唷⒄泄げ檎覠帷?0世紀(jì)50年代到70年代上山下鄉(xiāng)的知青以及他們回城后參與招工形成知青、招工檔案。隨著退休年齡臨近，為了證明工齡、辦理退休，由此催生了知青、招工查找熱。縱向來看，1990年至2002年，新鄉(xiāng)市檔案館（一庫）檔案利用統(tǒng)計(jì)分析中利用頻率較高的全宗有160號(hào)（知青檔案）、30號(hào)（招工檔案）[5]，2015年至2017年利用頻率較高的全宗仍有這兩個(gè)。可以預(yù)見，這批人退休后，知青、招工查找的熱度將成為過去時(shí)。也就是劉東斌先生所提出的檔案利用時(shí)效性的問題：“檔案的憑證價(jià)值具有一定時(shí)限的特點(diǎn)，它們只在某一段時(shí)間內(nèi)起著憑證作用。而隨著時(shí)間的推移，這些檔案的作用則逐漸減少，以至消失。”[6]

知青、招工檔案是新鄉(xiāng)市檔案館較早進(jìn)行數(shù)字化的專門檔案，查找便捷，輸入姓名等檢索項(xiàng)可以很快查到，如果查閱者的姓名、年齡等信息與數(shù)據(jù)庫中信息一致，2分鐘左右即可完成查找、打印、蓋章等工作。

4.2 破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)館導(dǎo)致的會(huì)計(jì)檔案查找居高不下。近年來，新鄉(xiāng)市檔案館陸續(xù)接收了保溫瓶廠、紅旗棉織廠、鋼廠、中原紗廠、橡膠廠、水泵廠等多個(gè)破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)館。為證明曾經(jīng)從事有害工種，辦理提前退休，企業(yè)職工前來查找工資表。這部分檔案原保管條件差，檢索精準(zhǔn)程度低，辦理退休要求提供工資表數(shù)量多，查找速度慢，對(duì)利用者和接待人員都是不小的考驗(yàn)。

4.3數(shù)字檔案館建設(shè)緩慢導(dǎo)致手工查閱、現(xiàn)場(chǎng)查閱為主。截至2017年底，新鄉(xiāng)市檔案館館藏檔案數(shù)字化率約為20%，受經(jīng)費(fèi)等因素限制，數(shù)字檔案館建設(shè)較為緩慢。尤其是破產(chǎn)企業(yè)職工前來查找的工資表等檔案，完全是手工查找。

5 存在問題及對(duì)策

5.1 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)查閱但未查到的人群要做好解釋及幫助工作。近三年未查到的人次分別為892、814、691，未查到比例依次為33%、26.32%、19.55%。出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的。首先，《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（2017年修正本）第十三條第二款規(guī)定：“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交。”新鄉(xiāng)市檔案館接收進(jìn)館的檔案是20年前形成的，當(dāng)時(shí)各立檔單位收集得是否齊全不是檔案館所能左右的。其次，并非所有的立檔單位都屬于進(jìn)館單位，尤其是數(shù)量龐大的二級(jí)機(jī)構(gòu)，很多都不在進(jìn)館單位之列。再次，即便是進(jìn)館單位，移交的檔案也不一定是該單位形成的所有門類、所有保管期限的檔案。最后，受行政區(qū)劃影響，不同歷史時(shí)期檔案館接收范圍不一樣。再加上接待者個(gè)人業(yè)務(wù)水平不同，查到率也不盡相同。因此，當(dāng)查閱者因查不到檔案產(chǎn)生不解或者有其他情緒時(shí)，接待者要及時(shí)做好解釋工作，并根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)提供其他查找線索、途徑，為利用者提供力所能及的幫助。

5.2 手工查找可能影響檔案實(shí)體、信息安全問題。2016年，新鄉(xiāng)市檔案局查處一起在檔案館利用檔案過程中發(fā)生的檔案涂改違法案件。無獨(dú)有偶，2017年1月12日，新鄉(xiāng)市社保局有關(guān)工作人員來館核對(duì)知青、招工檔案13份，發(fā)現(xiàn)其中1份存在復(fù)印件涂改現(xiàn)象。同年2月14日，市社保局來館復(fù)查職工提供的工資表等檔案，發(fā)現(xiàn)線材廠某職工檔案復(fù)印件造假。為維護(hù)檔案的實(shí)體、信息安全，新鄉(xiāng)市檔案館接待利用中心采取了多項(xiàng)措施：一是采取技防措施，安裝監(jiān)控，對(duì)利用者查閱行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；二是采取人防措施，做好查閱案卷的核對(duì)工作；三是對(duì)查閱頻繁的保溫瓶廠工資表提供復(fù)印件查閱；四是加強(qiáng)教育，在醒目位置擺放檔案查閱須知提示牌。

對(duì)于具有憑證價(jià)值的檔案來說，一般情況下如果人們要利用它的憑證價(jià)值去解決問題，利用一次也就足夠了。[7]本文中檔案利用的一次性因利用者身份、目的不同出現(xiàn)了兩種情況：一種情況是與檔案內(nèi)容有關(guān)的查閱者本人，用以證明工種、工齡；一種情況是履行行政職能的市社保局工作人員，用以核對(duì)工種、工齡。對(duì)前者來說，能夠順利辦理退休就不用再次來館查閱；對(duì)后者來說，能夠確認(rèn)工種、工齡就不用再次核對(duì)。筆者認(rèn)為，面對(duì)檔案原件、復(fù)印件被涂改的風(fēng)險(xiǎn)，僅采取上述針對(duì)第一種利用者的措施是不夠的。在不能短時(shí)間將這部分檔案全部掃描的情況下，及時(shí)將已查閱工資表進(jìn)行數(shù)字化、建立與社保部門工作人員的協(xié)調(diào)機(jī)制是必要的。對(duì)查閱者而言，檔案館將立此存照，確保其他利用者的權(quán)益不受損失；對(duì)社保局工作人員而言，檔案信息的安全性能得到保障，核對(duì)將更加高效。

5.3 教師、學(xué)生學(xué)術(shù)研究查閱服務(wù)亟待加強(qiáng)。普通公民大部分都是利用檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，普通公民利用檔案多是短暫的、偶然的。歷史研究人員利用更多的是檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值，歷史研究人員利用檔案則具有長遠(yuǎn)性和持續(xù)性[8]。

近三年學(xué)生查檔人次高于教師，且學(xué)生查檔目的為學(xué)術(shù)研究的比例高于教師。來館查閱進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的師生來自清華大學(xué)、遼寧大學(xué)、中共中央黨校、中國社會(huì)科學(xué)院、華東師范大學(xué)、鄭州大學(xué)、河南科技學(xué)院、河南師范大學(xué)等不同院校，研究內(nèi)容多為建國至改革開放前檔案，距查閱者生活的年代時(shí)間較為久遠(yuǎn)，查閱檔案的內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量對(duì)研究成果的影響較大。歷史學(xué)家戴逸先生就曾說過：“可以說，離開了檔案，就不可能進(jìn)行嚴(yán)肅的、深入的歷史研究。”[9]建議指定對(duì)館藏熟悉的人員負(fù)責(zé)接待此類查檔人群。

5.4 查閱檔案時(shí)拍照、掃描可能產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、檔案違法公布等問題。2017年，新鄉(xiāng)市史志局、黨史研究室查閱人次為250，調(diào)卷（件、冊(cè)）次為2325，掃描檔案（資料）28414頁；2016年，利用者拍照2749頁次。這部分掃描、拍照的檔案（資料）在利用過程中是否會(huì)產(chǎn)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛等問題尚不可知；利用者對(duì)檔案拍照后是否會(huì)擅自通過互聯(lián)網(wǎng)等媒介傳播不可控制，由此可能產(chǎn)生不符合檔案利用、公布等規(guī)定的違法行為。對(duì)此，市檔案館應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)、外管理，完善制度，強(qiáng)化監(jiān)督，堵塞漏洞，防患于未然。

5.5 查閱過程中發(fā)現(xiàn)掃描件清晰度不夠等問題應(yīng)建立科室協(xié)調(diào)機(jī)制。2016年10月13日，新鄉(xiāng)市檔案館工作人員為利用者查找知青檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)掃描件內(nèi)容不完整；同年10月26日，通過數(shù)據(jù)庫查找某職工招工表時(shí)發(fā)現(xiàn)掃描件清晰度不夠……這種情況盡管不常見，但在接待利用中發(fā)現(xiàn)的問題有些是信息科負(fù)責(zé)的、有些是庫房管理部門負(fù)責(zé)的、有些是征集接收科負(fù)責(zé)的，對(duì)此，檔案館應(yīng)建立領(lǐng)導(dǎo)牽頭、科室協(xié)調(diào)工作機(jī)制，以問題為導(dǎo)向，舉一反三，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

本文為河南省檔案科研項(xiàng)目“新鄉(xiāng)市檔案館2007年—2017年利用情況調(diào)查成果的綜合運(yùn)用研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2018—R—05）階段性研究成果之一。

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[4] 閆俊麗，何惠光.漯河市檔案館近10年檔案利用情況調(diào)查[J].檔案管理，2014（5）：54.

[8]任漢中.檔案學(xué)理論專題研究[M].武漢：長江出版社，2017：92.

[9]戴逸.加強(qiáng)聯(lián)系與合作，共同繁榮史學(xué)事業(yè)與檔案事業(yè)[A].第十三屆國際檔案大會(huì)文件報(bào)告集[C].北京：中國檔案出版社，1997：16.

（作者單位：梁艷麗、張微，河南省新鄉(xiāng)市檔案局；韓斐，河南省新鄉(xiāng)市牧野區(qū)疾病預(yù)防控制中心 來稿日期：2018-05-23）