事業單位文書檔案的規范化管理研究

肖璟

摘要：事業單位文書檔案是事業單位檔案的重要組成部分。本文謹從事業單位文書檔案管理存在的問題出發，明確了文書檔案規范化管理的概念和原則，闡述了事業單位文書檔案的規范化管理措施，以期提高事業單位文書檔案管理工作的效率和質量，為事業單位各項工作的科學決策提供內容詳實、富有價值的參考。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；管理；規范化

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）29-0016-02

事業單位文書檔案從多角度、多側面、多層次記載了事業單位過去的發展歷史，展現了現實發展狀況，在事業單位檔案建設中具有不可或缺的地位。隨著事業單位的不斷發展，對文書檔案管理的要求也越來越高。事業單位檔案管理工作者應清醒地認識到自身肩負的重要使命，結合自己的檔案管理工作實際，分析和發現事業單位文書檔案管理存在的問題，掌握文書檔案規范化管理的概念和原則，探索事業單位文書檔案的規范化管理措施。從根本上消除事業單位文書檔案管理的不利因素，合理開發利用文書檔案信息資源，高效發揮文書檔案對事業單位黨務、行政、規劃、決策等工作的促進作用。

一、事業單位文書檔案管理存在的問題

事業單位是承擔某些社會事務管理或社會公益服務的組織和機構，是保障國家政治、經濟、科技、文化等各項事業健康發展的社會支持系統。在事業單位的工作和發展過程中，形成了大量的文書檔案。規范、高效地管理這些文書檔案，對于提升事業單位檔案管理效能至關重要。盡管在各級領導的大力支持和廣大檔案管理工作者的不懈努力下，事業單位文書檔案管理取得了長足的進步，但其中存在的諸多問題依然不容忽視。

1.對文書檔案管理的認識有偏差。在事業單位，檔案管理通常被看做附屬性工作，其中的文書檔案管理更處于說著重視、實際忽視的尷尬地位。一些單位領導片面地認為文書檔案管理不外是收收各部門的一般性業務資料，技術含量低，不能給單位帶來直接的經濟和社會效益。部分事業單位的檔案管理人員也對自己的工作性質認識不清，工作的主動性、創新性不足。

2.文書檔案的收集、建檔不及時。由于事業單位文書檔案原始資料形成于不同的業務部門，各部門沒有專門的檔案資料收集、報送人員，各種文書檔案原始資料往往是半年甚至一年才隨著階段或年終報表一并匯集到檔案部門，這就使得文書檔案不能及時收集、建檔，不僅降低了文書檔案建檔的時效性，而且會造成大量文書檔案原始資料損毀、丟失，文書檔案的完整性和真實性也大打折扣。

3.文書檔案管理的經費不足，條件欠佳。在很多事業單位，財務預算中沒有專門為文書檔案管理列支，文書檔案管理的經費缺少制度保障，或者經費少，或者經費不能及時足額到位。這就造成文書檔案管理中的設備、耗材無法滿足實際需要，檔案整理、維護難以為繼。同時，一些事業單位的文書檔案存儲條件簡陋，致使大批文書檔案存在介質損壞、內容缺失、數據失真的危險。

4.文書檔案管理人員素質不高。很多事業單位缺少受過文書檔案管理專業教育的文書檔案管理人員，一些現職文書檔案管理人員或是兼職、或是被認為不適于其他工作的富余人員，更有的事業單位認為文書檔案管理崗位無關緊要，人員配置隨意性突出，不考慮是否符合文書檔案管理的專業要求。這直接導致了文書檔案管理人員專業素質低下，難以取得理想的文書檔案管理效果。

5.文書檔案的管理手段落后。由于重視不夠、經費不足、管理人員素質不高，在社會已經進入信息化的時代，一些事業單位的文書檔案管理依然處于原始的手工狀態。有的單位雖然給文書檔案管理配備了計算機、掃描儀等先進硬件設備，但相關的應用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫說明、手動查詢資料等現象在許多事業單位的文書檔案管理和應用中還是屢見不鮮。

二、文書檔案規范化管理的概念和原則

事業單位的文書檔案一般包括各年度工作要點、工作總結、人員任免文件、人員工資文件、人員和單位獎懲文件、行政會議記錄、業務統計報表等記錄單位各項事業發展進程的文字、聲像資料和實物，對這些文書檔案的規范管理，就要按照《檔案法》、《機關事業單位檔案管理條例》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等檔案管理法規，結合本單位文書檔案管理的實際情況，制定和完善文書檔案管理制度，配備具有一定專業素養的管理人員，創造符合檔案存儲、利用需要的管理條件，采取富有創新性和實用性的管理手段，切實發揮文書檔案資源在各項事業發展中的信息服務作用。從管理學的角度看，文書檔案規范化管理應符合以下的原則：一是實用性。無論是管理思想還是管理措施，都應符合客觀需要，具有廣泛的實用價值。二是安全性。力求檔案資料不受損，保證文書檔案信息的真實完整；嚴防檔案的被盜和失密，維護文書檔案的政治安全。三是超前性。文書檔案管理不僅要符合檔案管理的一般性規范，還要順應社會政治、經濟、科技、文化的發展趨勢，用超前的意識指導文書檔案管理。四是創新性。學習和吸收先進的管理思想，掌握先進的管理和應用技術，在文書檔案管理思想和管理手段上大膽創新，開創文書檔案管理的新局面。

三、事業單位文書檔案的規范化管理措施

事業單位文書檔案的規范化管理是事業單位檔案管理提質增效的基礎，是實現事業單位檔案管理現代化的重要保障。只有采取針對性強、實用性高的管理措施，才能達到預期的管理成效。

1.提高對文書檔案規范化管理重要性的認識。從某種意義上講，提高對文書檔案規范化管理重要性的認識是實現文書檔案規范化管理的前提和保障。事業單位領導應明確文書檔案的規范化管理在單位發展進程中的特殊價值，在經費保障、制度執行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書檔案的規范化管理，創造一個文書檔案規范化管理的良好環境。文書檔案管理工作者也要對自己肩負的歷史責任有清醒的認識，摒棄傳統的工作理念和工作態度，將落實文書檔案規范化管理與單位的改革與發展及自身業務素質提高緊密聯系起來，努力使自己的文書檔案管理水平符合規范化管理的各項要求。

2.建立規范的文書檔案收集、存檔制度。一套科學、合理的文書檔案管理制度對于實現文書檔案管理規范化意義非凡。因此，事業單位檔案管理部門應在單位領導的主持下，會同相關業務部門，協商建立符合本單位客觀實際的文書檔案收集、存檔制度，從歸檔的范圍、歸檔的時間、歸檔的手續、邏輯歸檔、物理歸檔、存檔的條件、存檔的形態等方面做出明確的規定，彌補原有相關制度的漏洞。相關各業務部門應配備專門文書檔案收集、匯總人員，確保文書檔案的及時歸檔，防止遺漏和缺失。檔案管理部門應設置完備的文書檔案收集、移送程序，制定科學的文書檔案分類存檔目錄，為文書檔案的價值挖掘和價值發揮創造有利條件。

3.強化對文書檔案管理人員的業務培訓。面對文書檔案管理人員專業素質和業務能力不符合規范化管理要求的現實，應采取多種途徑，強化對文書檔案管理人員的業務培訓。首先在單位內部建立定期業務學習制度，有組織、有計劃地學習先進的檔案管理理念、管理方法和管理技術。其次，選派有發展潛力的人員到高等學校檔案管理專業進修，系統掌握文書檔案規范化管理知識，提升相關業務能力。第三，開展不同單位檔案管理部門的文書檔案規范化管理經驗交流，取長補短，共同提高。第四，完善檔案管理人員的業務考核，以考核促學習，以考核促進步。

4.創新文書檔案管理的方式和手段。在現代信息技術日新月異的大背景下，傳統的檔案管理模式已遠遠不能滿足社會發展的要求。事業單位文書檔案管理必須緊跟時代的步伐，在管理方式和管理手段上積極運用計算機技術和數字檔案管理技術。通過文書檔案的數字化轉化、完善檔案全文數據庫、設置檔案電子目錄、建立單位官方網站、開通檔案遠程查詢系統等技術措施，提高文書檔案信息整理、開發、推介、利用的系統性，營造出以網絡信息技術為載體的寬口徑、多角度、跨時空文書檔案管理新格局。在減輕檔案管理人員工作強度和工作壓力的同時，確保文書檔案歸檔、存儲、查詢和利用的便捷高效。

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