新時期檔案信息化建設的思考與研究

肖璟

摘要：隨著計算機網絡技術的進步和普及，人類社會已經進入了一個信息化時代，這就使得檔案信息化建設成為影響新時期檔案管理和檔案服務的重要因素。檔案管理工作者應掌握新時期檔案信息化建設的內涵，明確新時期檔案信息化建設的意義，探索新時期檔案信息化建設應采取的措施，以此促進檔案管理工作的與時俱進，加快新時期檔案信息化建設的步伐。

關鍵詞：檔案信息化建設；內涵；意義；措施

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）28-0112-02

檔案信息化建設是計算機信息技術進步和普及、傳統檔案管理方式不適應信息化社會要求兩大背景下的科學選擇，是實現檔案管理工作健康可持續發展的必然要求。面對新時期洶涌而來的社會信息化浪潮，檔案管理工作者必須深刻理解新時期檔案信息化建設的內涵、意義和應采取的措施，以現代信息技術手段開發和利用檔案資源，積極開展檔案管理創新，推動檔案資源的開發、利用和共享，為檔案管理的信息化、現代化奠定了堅實的基礎。

一、新時期檔案信息化建設的內涵

檔案信息化建設以《檔案法》和《全國檔案信息化建設實施綱要》為指導，緊密結合新時期計算機網絡技術和社會信息化的發展趨勢，以促進檔案管理由傳統的檔案保管、利用職能向檔案信息采集、檔案資源開發、檔案信息傳播和檔案信息服務等多方位職能轉變為核心，實現檔案信息的接收、編研、存儲、利用一體化，其實質性內涵主要體現在以下幾個方面：首先是檔案信息的數字化。傳統的檔案資源以紙質為主，不僅查閱方式和渠道單一，而且可能會對檔案資料本身形成無法預測的損害。利用計算機、掃描儀、激光打印機、光盤刻錄機等設備將紙質檔案資料轉化為數據化的電子文件，從根本上改變了檔案資料的物化屬性，提高了檔案資源的維護和服務效能。其次是檔案查閱的網絡化。對于紙質檔案資料為主的傳統檔案館（室）而言，要查閱檔案資料，不去檔案館（室）是無法實現的。而在完成了檔案信息化建設的背景下，檔案利用者完全可以在電腦、手機等網絡終端自主選擇和遠程查閱。這就打破了檔案資料查閱、利用的時間和空間限制，既節省了查閱者的時間，也便于檔案資源的激活、互通和高度共享。第三是檔案管理的自動化。在傳統檔案管理模式下，無論是檔案資料的保管、整理還是查閱、利用都要采取人工的方式，檔案管理工作的強度大，管理效率還難以保證。通過檔案信息化建設，檔案館（室）形成了館藏資源的數據庫，檔案管理人員只需利用電腦就可以全面掌握檔案資料的搜集、整理、存儲和查閱狀態，推動了檔案管理自動化的實現。第四是檔案服務的社會化。傳統檔案館（室）的服務對象以到館（室）查閱人員為主，呈現出相對封閉的服務格局。通過檔案信息化建設，檔案資源處于開放的網絡平臺之上，檔案服務的對象變成了社會上任何有相關需要的單位和個體，服務的范疇由檔案館（室）拓展到整個社會。

二、新時期檔案信息化建設的意義

1.促進了傳統檔案資源的搶救和開發。在每個檔案館（室）都有許多珍貴的館藏資料，這是記錄歷史、反映社會發展進程的不可再生資源。由于資料的材質、存儲的條件和資料形成時間等諸多因素的限制，不可避免地使得一些傳統檔案資源受到介質損毀、信息缺失、價值降低的威脅，由此引發的是每個檔案館（室）都面臨著搶救和開發傳統檔案資源的任務和難題。通過檔案信息化建設，可以使大部分館藏資料數據化，大容量、高保真的電子檔案真實、完整地保存了瀕危檔案資源，促進了傳統檔案資源的搶救和開發。

2.創新了檔案管理工作的手段和模式。在計算機網絡技術已經滲透到社會生活各個空間的新時期，檔案管理必須緊跟時代步伐，以檔案信息化建設變革傳統檔案管理方式。數字化目錄中心和資源自動檢索系統的建立，局域網信息庫的不斷完善，確保了檔案文件搜集、編研、整理、歸檔和調閱的一體化，實現了檔案管理從人工向智能的跨越，創新了檔案管理工作的手段和模式，推動了檔案管理工作的品質升級。

3.提高了檔案管理工作服務社會的水平。檔案管理工作具有文化和服務的雙重屬性。在檔案信息化建設中建立的檔案館（室）官方網站，打開了傳統檔案館（室）的封閉之門，給檔案資料查閱利用者提供了一個全方位、全天候、智能化、人性化的網絡平臺。社會單位和個體得以清晰地了解檔案館（室）的館藏資源，通過網站留言提出自己的查閱要求，檔案館（室）則根據留言的需要實施精準服務，從而提高了檔案管理工作服務社會的水平。

三、新時期檔案信息化建設應采取的措施

1.提高對檔案信息化建設重要性的認識。提高對檔案信息化建設重要性的認識是新時期檔案信息化取得理想效果的關鍵。各級領導應高度重視檔案信息化建設，將其擺在關系檔案文化事業發展進程的地位，并給予必要的人力、物力和財力支持。檔案管理工作者應清醒地認識到自己肩負的歷史使命，明確檔案信息化建設對檔案館（室）健康可持續發展的重要性，自覺地摒棄傳統檔案管理中不適合新時期社會要求的理念和習慣，建立起以網絡信息技術為載體的寬口徑、多角度、跨時空檔案服務新格局。

2.加快館藏檔案的全文數據庫建設。在技術層面，檔案信息化建設的首要任務就是將傳統檔案資料的紙質轉化為電子介質，并以此為依托，建立館藏檔案的全文數據庫。要實現這一目標，檔案館（室）應組織精干力量，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，完成館藏紙質檔案資料的拍照、掃描、打印、整理等基礎性工作，將形成的數字檔案材料歸檔輸入微機組建全文數據庫，同時建立館藏檔案文件級目錄數據庫和機讀目錄數據庫，加大電子目錄編研力度，以科學、規范的檢索體系保證檔案資料查詢的快、準、全。

3.推動檔案信息網絡化與檔案資源的共享?，F代檔案館（室）與傳統檔案館（室）的最大區別就在于館藏檔案資源查詢利用的時空概念不同，檔案信息網絡化與檔案資源的共享構成了現代檔案館（室）的超時空特質。要適應信息化社會在檔案查閱、利用上的新要求，檔案館（室）應加強局域網和互聯網平臺的建設，公示本館（室）的檔案資源，設置中心服務器和數據交換機，創立電子文件數據管理中心，推動不同單位、不同地區、不同領域檔案館（室）的互聯互通，以檔案資源的合作共享實現檔案資源的遠程查閱和異地調閱。

4.加強檔案信息化專業人才隊伍建設。檔案信息化建設離不開專業化、高素質的檔案管理人才，掌握以計算機網絡技術為代表的現代信息技術是新時期對檔案管理工作者的基本業務要求。檔案館（室）應結合本單位員工的實際情況，以定期業務培訓、到相關高校進修、開展兄弟館（室）業務交流等方式，提高檔案管理人員的計算機及對相關硬件設備使用維護、網絡設計與融通、軟件開發與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業技能，努力建設一支檔案管理和現代信息技術雙過硬的復合型人才隊伍，全方位的提升檔案管理人員的素質與能力。

5.建立檔案資源信息安全保障體系。檔案信息化建設以數字化檔案資源為介質、以網絡多媒體平臺為載體，構建起一個以機讀數據和資源鏈接為紐帶的檔案資源網絡共享模式。網絡的開放性和虛擬性是一把雙刃劍，在帶來檔案資料查閱利用便捷的同時，也給黑客、病毒等互聯網公敵以可乘之機。要維護檔案信息安全，應采取用戶實名認證和密鑰管理、對局域網實施內部隔離、安裝網絡防火墻和殺毒軟件、設置遠程訪問權限等技術措施，建立起嚴密的檔案資源信息安全保障體系。

四、結語

“為黨管檔、為國守史、為民服務”是新時期檔案管理工作必須堅守的原則，檔案信息化建設則是信息社會背景下落實這一原則的必然選擇。各級檔案館（室）應從本單位的實際情況出發，采取恰當的檔案信息化建設行動，切實提高檔案信息管理和服務的信息化水平，以更好地適應社會和時代發展的需要，為用戶提供更加優質的檔案信息服務。

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