淺談項目管理及其應用

左紅玲

摘 要：提高工作效率，使項目運作的更加流暢，只有在正確的方式方法、科學的項目管理下才能夠實現。項目、項目管理及其應用知識、技巧、工具及相關流程；組織、團隊、干系人對項目的重要影響及其之間的有效溝通；項目的生命周期；項目管理主要由九大知識領域、五大過程和三大限制或其它工具組成，適用于管理所有項目。

關鍵詞：項目；項目管理；干系人；生命周期；九大知識領域；五大工程；三大限制

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.15.216

0 引言

在日常工作中，經常會聽到項目管理這一詞語，有些人可能會認為項目管理就是管理工程，其實，這是一種很狹隘的定義。凡是能夠創造獨特產品、服務或結果的暫時性工作，都認為是一個項目，而項目管理就是如何能夠更好的完成所遇到的事情。

1 項目管理

1.1 項目管理的具體任務

項目管理就是利用相關的項目管理的知識和工具等對于項目進行綜合性的管控，使得項目能夠完成需求，項目管理的具體任務是以下幾點：

（1）在整個項目任務當中，應用相關的知識和工具技術，使得其能夠滿足設計要求；

（2）通過對于啟動、編制和最后執行的項目管理過程組的應用和集成來完成；

（3）在互相沖突的期望和變更中，使用他人的資源，并在有限授權下達到期望的結果。

1.2 影響項目管理的因素

（1）組織影響。組織結構是一個重要的內部影響：組織是根據職能來建立，還是通過項目團隊或其它方法來建立；目前的項目團隊是否適合現有的結構；是職能經理還是項目經理主要擁有權力和控制資金。對于這些問題的答案會對項目是如何完成產生戲劇性的影響。

（2）外部影響。社會、經濟或環境性質的因素通常是超出項目經理和團隊控制的。但它們也會促成或中斷項目。在另一個國家建立工廠會要求根據當地的社會風俗、實踐和法律體系做出調整。在程序員供不應求時，完成復雜的軟件開發項目會對項目的成本產生顯著的影響。在美國建立核電站廠要考慮環境因素。好的項目經理必須能夠考慮到這些類似的外部因素，來調整項目計劃編制和執行。

（3）干系人。項目干系人就是項目的整個利益相關者，他們的利益會受到項目執行或者完成情況的相關影響，項目管理組織團隊對于這些人要進行相應的識別，同時對于他的期望要進行進一步的確定，能夠盡量的對于其需求進行管理，盡量的避免繼續需求的影響，使得項目能夠，最終得到認定和成功。

項目經理對項目團隊負有重要的責任。其中項目團隊中所有的商業分析人員、技術領導及技術員工均需直接或間接向項目經理匯報其目前所需要關注的需求、解決方案及關注任務。項目經理需要組織，配備人員、計劃和控制項目，并且需要平衡各方面的行動，及時調整客戶想要的和團隊的前進方向，理解團隊的動機，以保持高績效，并維護和建設團隊的發展。

2 項目管理流程

2.1 啟動流程

需要對于項目的具體需求進行識別，確立起目標，同時對于期望值進行計算，對于項目范圍進行較為精準的描述。

2.2 計劃流程

在項目管理的具體過程當中，計劃編制是較為復雜的，對于各個項目和其相關領域都要進行相應的考量，才能夠使得編制的計劃更加符合于實際情況，我們同時要對各階段的輸出進行管控。

2.3 實施流程

在項目的實施過程當中會占用大量的資源，這個階段必須要根據上個階段的具體情況來采取必要的措施，使得計劃能夠完成相關的任務，在任務的具體實踐的項目經理應該對于項目進行相應的分類，按照具體的技術類別對其進行劃分，讓項目組的不同成員來對其進行項目工作的完成。

2.4 控制流程

對于計劃的偏離情況要進行識別，采取相關的措施使得其能夠與所設計的計劃保持一致，接受和評估相關的項目變更需求，對于項目的活動要進行實質調整，使得其能夠滿足于資源的情況，同時又使得調整后的項目獲得相關利益者的認可。

2.5 收尾流程

項目整個收尾過程是項目階段的結束，是相關利益者對于項目的接收，為了使得其能夠有效的進行收尾工作，要對于各個成果進行相應的交付，對于各階段所產生的文檔和相關記錄進行保存。

3 項目經理的可用工具

3.1 項目生命周期

許多行業、政府機構和商業企業都對解釋項目生命周期有自己的術語。在建筑業，制訂者會分為可行性分析。計劃編制和設計、建筑、交付和啟用。國防并構項目會經歷確定目標需求、概念研究和定義、演示和核實、工程和制造開發，以及生產和部署。藥品制造商會經歷的循環是開發和篩選、臨床前開發。注冊檢查和提交后的活動。軟件開發公司會經歷可行性分析、需求、產品設計、詳細設計、編碼、集成和實施等步驟。

3.2 九大知識領域

（1）項目集成管理：保證項目中不同的因素能夠做好協調工作，制定相應的項目計劃，做好變更控制等。

（2）項目范圍管理：項目管理范圍的相關任務是指讓項目要包含相應的工作，能夠使得項目完整的完成。

（3）項目時間管理：應該確定在工作分解結構當中所規定的相關任務，同時利用文檔對其進行記錄。

（4）項目成本管理：成本估計必須包括項目中所需的所有資源。

（5）項目質量控制：質量計劃、保證及控制，是確定項目質量，以達到質量標準要求：

（6）項目人力資源管理：盡可能有效地使用項目中涉及的人力資源。

（7）項目風險管理：風險管理計劃要制定相關的流程，使得風險管理的等級能夠得到控制，同時其重要性和組織的相關任務是有著一致性的。

（8）項目采購管理：為了完成該項目所要進行貨物獲取的過程。

3.3 五大過程

（1）啟動：對于項目做好授權工作。

（2）計劃編制：定義和改進目標，為行動選擇最好的可選方案。這是項目經理工作的核心，并涵蓋了很多范圍。

（3）執行：協調人和其它資源執行項目。

（4）檢測和控制：確保通過監測和衡量發展，識別與項目的偏差，以采取糾正措施，來達成項目目標。執行和控制兩個過程組在計劃編制后共同組成了實施過程。

（5）收尾：正式接受項目并有序地完成項目。通常每個人在項目結束時都會匆忙進行，實際上適當的收尾對真正地項目成功十分重要。

3.4 三個限制

范圍、成本和時間三要素組成為三角限制。三角限制通常被描述為三角形。因為每一面都很重要，沒有一方面比另一方面更重要，至少從項目控制的角度來說是如此。

3.5 項目干系人管理工具

（1）溝通方法。在項目干系人管理當中，應該采用較為合適的溝通方法來對其進行參考，面對面會議是最常采用的方法，如果不能進行面對面會議的時候，要通過電話或者電子郵件等工具來進行密切的溝通。

（2）問題記錄單。問題記錄單是對項目的具體情況進行相關進度監控的記錄表，這些問題還并不需要對其進行相關的處理，但是需要對其進行記錄來保持相關人員之間的工作關系，通過一定方式對問題進行陳述，使得問題能夠得到有效的解決，需要對每項問題當中的具體情況進行規定，如果問題還沒有按時得到解決，就可能會造成一定的項目沖突情況。

4 應用

項目管理有四個核心要素即SPPT——Strategy戰略目標、People優秀人才、Process制度流程、Tools管理工具。在整個項目進行相關能力的改進過程當中，都需要對于這四個核心要素進行相關的知識。

（1）戰略目標。可以理解為做事的目的和意義，目的和意義不同，會導致做事的結果完全不同。所以項目開始前，項目發起人首先要讓項目成員理解項目的目的和意義。

（2）優秀人才。人的要素非常重要。有時在項目中只要有足夠能干和優秀的人來擔任項目負責人或核心骨干，哪怕是在制度和流程不完善的情況下，也能做出好的結果。

（3）規則流程。項目管理在很多時候研究的是做事的方法次序和安排、流程和過程。建立并實施完善優質的制度流程，能讓公司內部管理的效率和效果顯著提升。

（4）管理工具。項目管理中涉及項目的分解、執行的優先級，所以真正要把一個項目做好，很多時候要用到一系列工具、方法或技術。

參考文獻：

[1]王眾拓.項目管理中的知識管理問題[J].中國機電工業，2003.