人事檔案管理在離退休服務工作中的重要作用分析

賈坤濤

[摘要]隨著我國人口老齡化現象的不斷加強，企業的離退休職工日益增多。離退休人員的人事檔案的應用范圍逐漸廣泛，而人事檔案管理直接影響了離退休人員的合法利益。但是離退休職工人事檔案管理工作在開展的過程中存在較多問題，這就需要企業應用有效措施不斷完善人事檔案管理工作。本文分析了人事檔案管理在離退休服務工作中的重要意義，并淺談了人事檔案管理工作的現狀，針對現現狀提出了相應的有效措施。

[關鍵詞]人事檔案管理；離退休服務工作；重要作用

我國企業日益壯大，其中企業的管理工作也逐漸增強，人事檔案管理也隨之不斷改進和發展。離退休職工的人事檔案的管理對離退休職工至關重要，它是退休后享受各項國家政策的基本材料。因此，在現階段的企業管理中，要提高企業離退休職工的人事檔案管理工作，創新和完善管理工作制度可以確保企業離退休職工人事檔案管理工作的有效開展。

一、人事檔案管理在離退休服務工作的重要意義

檔案是通過物質形式進行永久性存儲，為后人提供寶貴經驗。隨著社會的進步企業的發展，檔案數量內容也不斷增加，它在社會中地位也逐漸提升，它記錄了一個人從學校到社會崗位的不同內容，可以說是記錄了人的一生。在進行一些社會活動或領取國家福利時都需要與人事檔案有關的材料，它的重要性不言而喻。

（一）確保個人合法利益

離退休職工在企業中的各種貢獻和個人信息都存在于離退休人事檔案之中，離退休人事檔案具有特殊性，其中檔案的內容具有真實性，它通過物質的形式全面的記錄了人一生的各種事跡和貢獻，并被保存了下來。開展人事檔案管理工作可以保證個人信息的保密性、完整性和可用性，為離退休職工的合法利益提供強有效的保障。離退休職工是特殊群體，他們為企業、社會和國家的發展貢獻了畢生心血，因此，人事檔案管理部門要做好離退休職工的服務工作，保證他們離退休后檔案的完整性，在日后使用時不會出現各種問題。

（二）應用范圍廣泛

隨著時間的推移，我國人口老齡化逐漸增強，人事檔案對離退休職工越來越重要，可應用的范圍也逐漸擴大。在實際生活中應用廣泛，如辦理社會保障、醫療保險、戶籍登記等各種手續都需要人事檔案，進行一些社會活動時也需要出示檔案證明，它是辦理這些事情的根本依據。如一些對國家與社會有杰出貢獻的退離休職工，在為他們寫人物傳的時候，人事檔案就是一份具有寶貴價值的材料。在人事檔案管理工作過程中，要將離退休職工的人事檔案進行合理有效的管理。

二、人事檔案管理在離退休服務工作中的現狀

社會經濟體制的改革，促進了我國各項事業的發展，使人民生活水平逐步提高，并且幸福指數直線上升。在現今社會發展的背景下，人事檔案的管理工作已經不能滿足社會的發展和市場的需求，較多問題逐漸突顯，影響了社會、企業以及個人的利益，具體問題包括以下幾點。

（一）管理工作不嚴謹

企業中離退休職工的人事檔案管理工作不嚴謹，需要改進和完善相應的管理制度。人事檔案管理部門雖然對離退休職工的人事檔案管理工作進行了改善和提高，但是管理制度存有一定缺點，致使管理工作缺乏嚴謹性。人事檔案管理的缺點主要是檔案材料不完整，檔案保密工作、交接工作以及應用工作缺少規范性和標準性，致使檔案管理雜亂，這就降低了離退休人事檔案管理工作的效率。

（二）企業缺乏重視程度

企業中的經濟利益被放置到重要位置，因為企業的發展離不開經濟利益的支持。所以，大部分企業都比較重視與經濟利益有關的工作，在這些工作上花費較多的精力與時間制定相應的計劃，避免出現各種問題而影響經濟效益。卻忽視了人事檔案管理工作，認為人事檔案管理是微不足道的，只要保存完好不被泄露就可以，沒有認識到人事管理工作的重要性。

（三）人事檔案管理工作人員專業能力低

企業中人事檔案管理是較為嚴肅的工作，但管理工作并沒有受到各大企業的重視。招聘到人事檔案管理工作人員后，并沒有開展培訓活動而是直接上崗，由于工作人員缺乏工作中經驗或專業能力不足，對企業中的人事檔案管理工作又缺少了解，致使在日常工作過程中缺乏規范性與標準性。這就降低了人事管理工作的效率，不利于離退休職工的人事檔案服務工作。

三、增強離退休職工人事檔案管理的有效策略

（一）改進和完善離退休職工的人事檔案管理工作和規范交接工作

人事檔案管理工作的特征是嚴謹、嚴肅，管理制度的提高是企業離退休服務工作有效開展的基礎。要構建科學、合理的人事檔案管理制度。比如制定企業離退休職工人事檔案管理制度、檔案管理責任、檔案保密職責、檔案的分類歸檔制度等，確保退離休人事檔案管理服務工作的開展。離退休職工的人事檔案進行交接時，必須要規范交接工作確保理離退休手續的齊全性和完整性，才可將手續放置本人的檔案中，移交企業要正確填寫離退休職工的基本信息，登記移交檔案內容。整合立卷檔案時，在進行移交檔案材料的收集與造冊時要遵守《公司人事檔案整理規定》，每一卷的檔案目錄要和內容相符合，保證檔案質量的同時，也要確保裝訂成冊的檔案擁有整潔的外觀。在接受檔案過程中，檔案管理工作人員要細心核對移交的檔案與名單，檢查每一卷檔案是否達到相應規范標準，如遇到不符合相關規定的檔案則把檔案退還移交企業，讓移交單位按規范標準整理后再次移交。在移交時的檔案詳細表要移交方和接收方各執一份，檔案檢驗合格后，雙方簽字。

（二）宣傳人事檔案知識

人事檔案對于個人來說極為重要，然而，在實際生活中，大部分人未能了解到它的重要性，遇到問題需要人事檔案時，才知道它的重要作用。因此，要對人事檔案的重要性進行宣傳。首先，要宣傳與檔案相關的法律。其次，通過宣傳法律提高員工對社會的認知，提高檔案利用率。

（三）提高人事檔案管理人員的專業能力

隨著社會和時代的進步，為了企業的更好發展就必須要提高人事檔案管理人員的專業能力。因此，人事檔案管理工作人員必須要努力學習、精通技能、積累工作經驗，為提高專業能力奠下基礎。隨著科技的發展，信息技術也被廣泛應用，人事檔案管理的科技性也逐漸增強，所以人事檔案管理人員必須要創建終生學習觀念，熟悉并掌握檔案管理工作的基本知識，多參加一些相關工作的培訓，提高自身的管理能力。在日常學習中可以利用互聯網技術多搜集和學習一些與工作相關的專業知識，拓寬自身的視野，構建完整的知識體系，近而創建科學的、合理的、便捷的管理系統，使人事檔案分類更明確，查詢工作更便捷，降低人事檔案管理的出現的錯誤率，為離退休職工人事檔案管理做好服務工作。

四、結束語

離退休職工的人事檔案具有較高的價值，它不僅是企業的精神財富，也是社會和國家的精神財富，建立和保存人事檔案的主要目的是為了保存經驗、智慧和成就，可以讓后人參考、欣賞和借鑒，必須要保證檔案的完整性與安全性。因此，要根據人事檔案管理工作現存的問題不斷改進和完善管理制度，要重視人事檔案的重要性、不斷規范交接工作、增強管理人員的專業能力，近而提高離退休職工人事檔案管理工作，為離退休職工利益提供保障。