干部人事檔案數字化功能探討

章麗華

摘 要：隨著現代化科技的發展和進步，網絡服務為干部人事檔案管理提供了技術支持，干部檔案數字化則是將人事檔案信息轉為電子檔案，這是現代社會發展對人事檔案管理工作的基本要求，也是人事檔案管理可持續發展的必然趨勢，現代化人事檔案管理要求檔案管理實行流程合理、在線控制、動態監管，人事檔案數字化能使檔案保存更為完整，查閱更方便，能夠精、準、快的查到所需要的檔案信息，提高了人事檔案管理工作效率。

關鍵詞：干部；人事檔案；數字化；功能

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部、選拔干部的重要依據，記錄著干部基本信息 、個人經歷 、業務水平、 工作業績等情況，是人事管理工作重要組成部分，人事工作是離不開人事檔案。隨著科學技術的進步與發展，傳統的人事檔案管理已不適應當今社會發展，人事檔案數字化是人事檔案一種創新，是新時代的管理模式，數字化建設是對傳統干部人事檔案工作的創新舉措，它將檔案材料收集、整理、統計、查閱等工作進行數字化管理，使檔案的收集與管理和數字化技術有機結合，通過網絡系統實現了對檔案的多維度管理，改變了手工查閱檔案的方式，提高檔案的工作效率，人事檔案數字化既能有效地保護紙質檔案，又能從根本上防止人事檔案涂改造假行為，這是黨管干部，從嚴管理干部人事檔案的舉措，人事檔案數字化對檔案現代化管理和利用具有重要作用。

一、人事檔案數字化是時代發展的需要

在當今社會大環境下，人事檔案管理在不斷發展過程中其發揮的作用更強大，受重視程度越來越高，在網絡技術發展日趨成熟的今天，通過數字化技術的發展和應用，構建人事檔案數字化的工作模式，提高了管理工作的效率，實現人事管理可持續發展，檔案數字化對檔案現代化管理和利用具有重要的作用。

（一）人事檔案數字化可提高現代人事管理水平

人事檔案數字化可以使干部人事檔案管理走向高效運行軌道，通過嚴格審批登錄用戶和終端設備，在明確責任權限情況下，人事檔案數字化為數字化檔案的使用提供制度保障和技術保障，傳統的人事檔案管理，需要管理人員對大量材料進行整理、歸類、查閱等工作，程序繁瑣且效率低，有時還可能出錯，人事檔案實現數字化后，極大減輕復雜流程，操作便捷，管理人員在查閱權限前提下，通過人事檔案信息平臺系統，可以對人員信息進行搜索，并對相關信息進行統計分析，隨時調閱人員檔案材料，包括對人員信息進行查閱、下載等服務，形成信息源的搜集、存儲、管理等服務體系，可以實時在線共享，延伸人事檔案的應用功能。同紙質檔案相比，其安全性更高，不需考慮潮濕、霉變受損等不利因素影響，也不受空間的限制，提高了存儲空間利用率，促進人事檔案管理現代化發展。

（二）人事檔案數字化促使人事檔案利用便捷化

信息時代的數字化及由此提出的數字信息管理模式，已影響著人力資源管理工作，傳統紙質人事檔案材料適應性強，有著原始憑證作用，但是它的利用效率低，查閱不方便，需要利用大量設備存儲，占據空間較大，難以適應檔案現代數字化和管理網絡化需要，給檔案管理帶來很大困難，影響檔案的工作效率，而人事檔案數字化是利用網絡技術，采用掃描儀等設備對人事檔案進行數字化處理，將其轉化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質上，并能被計算機識別，具有信息錄入、檔案掃描、存儲備份、提供利用等功能，通過輸入數值能夠查找干部個人檔案信息，降低了紙質檔案的人為破損，管理成本也大大降低，人事檔案數字化不再受異地限制，空間限制，紙質人事檔案形成電子版后，在電子檔案管理系統中可以集中存儲，統一管控，只要有了相應權限，就能夠把復雜的工作簡單化，管理人員能快速歸檔材料和查閱檔案材料，節省逐卷逐頁查閱時間，同時不受地域限制，在異地可以進行閱讀、查詢，擴大檔案存儲空間的使用效率。

（三）人事檔案數字化可提供檔案安全保障

干部人事檔案是黨和國家的機密，干部人事檔案管理是一項政治性、專業性、保密性很強的工作，維護干部人事檔案信息安全是維護國家和組織的利益，也是推動人事檔案管理改革的動力，確保人事檔案信息安全是做好人事檔案數字化的重要任務，紙質人事檔案所記載著干部的基本情況和個人成長經歷，在晉升晉級等方面具有重要作用，但檔案原件具有易腐蝕、霉變，頻繁翻閱會造成對原檔案的毀害，會出現文字模糊不清，人事檔案數字化是對人事檔案進行數字化加工，備份，轉化成電子數字檔案，處于較為安全級別保存狀況，一般不會出現信息丟失情況，同時建立身份認證體系，加密存儲體系等安全保密管理機制，定期對檔案數據進行備份，同時對軟件使用上需要根據科技發展和程序更替進行更新，保障信息完整，重視網絡病毒的防護工作，定期對信息管理系統殺毒防毒，確保防火墻不受攻擊，確保系統運行的安全，保障干部檔案信息安全，可以有效保護檔案原件，以免丟失和損壞無法恢復，不會被非法利用、更改和銷毀，同時也避免涂改造假行為，延長檔案原件的保存和使用壽命，有利于檔案保護和利用，而且這種保存方式安全長久，不會輕易丟失，這種存放方式，提高檔案信息的安全性，也提高存儲空間使用效率，隨用隨查，方便快捷。

二、干部人事檔案管理面臨問題

我們大多數人事檔案還是使用傳統管理模式，查閱檔案采用手工操作，使用不方便，工作效率低，檔案材料錄入不及時，沒有及時更新，造成檔案信息不準確，對人事檔案數字化管理和利用造成一些影響，人事檔案管理軟件需要高配置，如果是自主研發的可能存在各種問題和缺陷，很難達到數字化管理軟件的硬件需求，造成與檔案數字化要求不匹配，沒能達到檔案數字化管理的要求，另外數字檔案與紙質檔案不一樣，它的信息是以計算機數據形式存在的，檔案數據可以非實體復制遷移。如果計算機硬盤損壞可能造成檔案丟失。數字化檔案存儲空間小，攜帶方便，容易造成檔案信息泄密，數字化人事檔案保密性難度大。針對出現一些問題和薄弱環節，首先我們要研究解決檔案管理中突出問題，積極推動人事檔案管理改革和創新，需要加強人事檔案管理，創新人事檔案管理的方法和措施，制定完善的相關政策和防范措施，這是開展管理工作最基本依據，只有完善制度建設才可保證檔案管理按規定流程進行，使人事檔案工作制度化、標準化、規范化，同時要加強對人事檔案人員的管理，有些管理人員沒有經過專業培訓，對現代化技術和方法不夠嫻熟，使用計算機網絡技術還存在一些難度，因此檔案管理隊伍建設迫在眉睫，需要充實管檔干部力量，優化結構，選派政治可靠、責任心強、公道正派、業務素質高的中共黨員充實到干部檔案管理工作，保持干部隊伍穩定，同時還要加強管檔人員的培訓和教育，使其提升檔案管理知識，適應新時代、新規定、新方法，同時要加強職業道德培養，提高檔案人員的綜合素質和管理水平，同時要關心檔案人員的工作和生活，切實解決檔案人員的職稱、晉級晉升等實際問題，提高福利待遇，充分調動工作人員的積極性，建設一支作風精良、踏實肯干、業務嫻熟的人事檔案隊伍，在檔案管理中發揮更大的價值和功能，不斷提高人事檔案管理水平。

參考文獻：

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