淺析重點建設項目的檔案驗收工作管理

諸葛敏

摘 要：隨著經濟社會的發展，我國建筑行業日益繁榮，在互聯網和信息化的時代背景下，加強建筑行業項目檔案的驗收和管理工作顯得尤為重要。建筑項目檔案的驗收工作，不僅僅是對建筑項目水平的檢驗和考察，更是對建筑企業內部項目的管理水平、檔案的科學管理水平的考察，是檢驗企業內部建設檔案管理工作的試金石。項目檔案是整個建設項目從設計、施工、更改、監理、竣工驗收等全工程的紀錄，是確保建設項目有序、有據開展的前提，既是從根本上保證工程質量的重要環節，也是今后對工程維護、擴建、改建的唯一依據，有著巨大的潛在效益和現實管理意義。因此，本文對重點建設項目的檔案驗收工作管理進行詳細的闡述，首先介紹了重點建設項目的檔案驗收工作目的及驗收范圍，其次介紹了檔案驗收的基本步驟，最后闡述了從幾點措施入手，提升對重點建設項目的檔案驗收工作管理，以期完善我國建筑行業的項目檔案驗收管理工作。

關鍵詞：重點建設項目；檔案驗收；驗收步驟

1.重點建設項目的檔案驗收工作目的及范圍

1.1項目檔案驗收的目的

建設項目檔案驗收的目的主要有二，一是驗收按照完整、正確、全面、安全的要求進行，有利于保障建設項目的合理有序運行，有利于企業對建設施工項目進行全面的掌握，實現項目的安全規范。二是項目檔案驗收有利于實現檔案資料的完整性和系統性，實現檔案內容的系統管理，合理運用項目檔案中記載的信息，有利于建筑項目的穩定運行，也為今后各工程建筑項目提供可靠的信息依據。因此，加強對重點建設項目的檔案驗收工作管理具有重要的現實意義，不僅僅之于項目本身，也有利于實現建筑施工企業的可持續發展。

1.2項目檔案驗收的范圍

為了實現建設項目的方案驗收管理工作，首先要準確掌握驗收項目的范圍，重大建設項目文件歸檔的范圍包括：1、可行性研究、任務書；2、設計基礎文件；3、設計文件；4、項目管理文件；5、施工文件；6、監理文件；7、工藝設備文件；8、科研項目；9、涉外文件；10、生產技術準備、試生產文件；11、財務、器材管理文件；12、竣工驗收文件。

對于這十二種驗收文件是項目驗收工作中不可少的，但是在實際驗收過程中，較多的文檔不利于驗收工作的高效進行，就需要在前期工作中對這些驗收文件進行系統的歸納和整理，總結分類?？蓪⑸鲜鍪N文件分為三大類，分別為項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件。項目竣工驗收文件是在前兩類工程項目文件的基礎上，進行總結歸納和日常的記錄，實現的項目驗收工作內容的總結，是今后進行項目竣工驗收的關鍵。

2.項目檔案驗收的基本步驟

項目檔案的驗收工作需要嚴格按照按照相關驗收文件和驗收標準進行，所進行的驗收操作要和驗收步驟主要有對建設項目歸檔文件的檢查核對今后檔案管理工作的檢查。項目檔案的驗收工作要嚴格按照上述兩個基本步驟進行操作，缺一不可。

2.1歸檔文件檢查

對于建設項目歸檔文件的檢查，包括對前期文件歸檔情況的檢查，包含對資料完整性的檢查以及對項目立項請示、批復及調整等環節的全面檢查，包括安全、環保、職業衛生、消防、人防、竣工決算等方面的審計報告等；還應包括對項目的竣工圖、竣工資料、監理文件等進行檢查，包括招投標文件、設計合同、施工合同、監理合同等；設備儀器文件歸檔情況，對設備儀器招投標文件、合同及技術備忘錄等文件、開箱隨機文件、安裝調試文件、試生產/試運行文件、設備儀器竣工驗收文件、產品檢測報告、用戶使用證明等進行檢查；特種載體歸檔情況，對建設項目過程形成的照片、錄像及設備儀器攜帶的操作軟件、專用程序歸檔情況進行檢查。

2.2項目檔案管理情況檢查

對項目檔案管理工作的情況檢查，主要包括對建設施工項目前期檔案的分類整理，對檔案的完整性檢驗，以及對單位內部檔案管理制度的落實情況等進行的重點考核。前期的文件檢驗收和后期的完整性、安全性、系統性管理同樣重要。

3.提升對重點建設項目的檔案驗收工作管理的措施

3.1妥善安全保管檔案資料

重點建設項目的投資資金較大、工程量大、工程項目文件多、項目專業性強、對于文件精準性要求高，因此，對于日常的檔案安全保管工作更應該提高重視，在建設項目運行的各個環節中要重點加強管理，將檔案驗收管理工作落實到重點建設項目的設計、承包、施工和監理等各個環節，在項目的各環節中保證文檔的完整性，為項目的運行提供參考依據，也為今后在項目的建設、生產、管理、維護、改建、擴建中實現合理有效利用。對檔案保管的地點要合理安排，杜絕火源、水源，采取防盜措施，確保檔案的完整性，專人負責保管，落實責任到人制度，確保檔案的正確性和安全性。

3.2做好重點建設項目的檔案管理登記工作

《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》第三條規定：項目開工6個月內、項目檔案預驗收后1個月內和項目正式竣工驗收后1個月內，分別填寫“項目及項目檔案和資料情況表”、“項目檔案預驗收情況表”和“項目檔案正式驗收情況表”。為此，各項目建設單位須每年填寫“項目及項目檔案和資料情況表”報?。ㄊ校n案局，使之及時了解項目進展情況，做好檔案指導工作。

3.3要嚴格執行國家標準的重大建設項目檔案文件歸檔整理和驗收規范

重點建設項目的檔案驗收工作包括量大步驟，分別為檔案文件的歸檔整理和驗收，在驗收工作中要嚴格按照驗收標準執行驗收工作和質量評價，合理的檔案驗收評價，是對工程項目客觀評價的一個重要方面，為此，對于重大建設項目的文件歸檔整理和驗收管理工作，我們要遵循檔案驗收工作的合理客觀規律，按照政府對于重大建設項目檔案工作的指導，實現對重大建設項目檔案文件歸檔整理和驗收工作的順利進行。

3.4加強對建設項目檔案的管理和協調管理

加強對建設項目檔案的管理和協調管理，首先要在基礎工作上下功夫，確保檔案管理工作的管理機制有序運行，完善檔案管理的基礎工作，依法建檔在基礎工作上多下功夫，為今后的檔案管理工作的科學化和標準化奠定基礎。其次要建立起合理規范的檔案管理機制，保證檔案文件的安全性和完整性，落實責任到人制度。最后檔案驗收工作的總負責人要加強對檔案工作的統一管理和重點監督，遵循“統籌規劃、組織協調”的原則，明確分管領導和相關人員責任，及時做好建設項目基礎文檔的歸類和對檔案的管理工作，完善重點建設項目的檔案驗收工作。

3.5注意基本建設項目檔案的特點

由于重大建設項目的投資規模大、建設工期長。若待整個項目建設完畢后才進行檔案歸檔，建設工程中的檔案材料無法保證其完整性。有些丟失的資料可能因時間久遠而無法追溯，造成檔案成套性缺陷。因此，在工程項目一定的階段或單項工程竣工時，要著手進行檔案歸案工作，項目建設方要明確一名領導分管檔案工作，形成有領導分管、有部門專管、有專兼職檔案人員具體負責的檔案工作網絡。

總結

隨著信息技術的不斷發展，提升檔案管理的科學化水平已經成為了當務之急。為了實現重點建設項目的檔案驗收管理工作，不僅要嚴格按照國家規定的檔案驗收標準，配合使用科學的驗收方法，不斷完善工程項目檔案的驗收工作，并使得這項工朝著標準化、制度化方向發展。本文的目的是希望完善重點建設項目的檔案驗收工作管理，為今后的項目檔案驗收提供可借鑒的依據，實現我國建筑企業的可持續發展和我國檔案驗收管理工作的成熟。

參考文獻

[1] 白普本.淺談重點建設項目檔案的安全管理[C].檔案安全與檔案服務——2011 年甘肅省檔案工作者年會論文集，2011（8）.

[2] 羅綱.淺談重點建設項目檔案的特征及整理[J].湖北檔案，1994（5）：22-24.

[3] 任玲利.談重點建設項目的竣工檔案[J].檔案天地，1995（4）：22-23.

[4] 黃國生.淺談重點建設項目（工程）檔案的管理[J].檔案學研究，1997（3）：49-51.

[5] 宋燕，張亞莉，霍艷茹，孫秀英.要保證重點建設項目檔案齊全完整[J].黑龍江檔案，2000（1）：18.