信息化條件下醫院教學檔案管理工作的思考

陳詞 馬曉鸝

【摘要】本文首先簡述醫院教學檔案信息化是不斷提高醫院教學檔案管理水平的內在需求和必然選擇，然后分析當前醫院教學檔案管理信息化建設存在的問題和困難，并提出相應的對策。

【關鍵詞】醫院；教學檔案；信息化

醫院教學檔案是醫院在教育教學工作中的真實記錄，是醫院教育教學工作在材料上的體現。此外，醫院教學檔案還是醫院進行教學研究、改革、課程設置及經驗交流的重要信息基礎，已成為評價醫院教育教學質量和醫院管理水平高低的主要指標之一。長期以來，醫院教學檔案主要以紙質資料保存和手工處理為主。然而，隨著現代信息技術的快速發展，傳統的教學檔案管理方式已明顯不能滿足現代檔案事業的發展要求。因此，將現代計算機網絡信息技術應用于醫院教學檔案管理工作中，建立健全醫院教學檔案的信息管理系統，提升醫院教學檔案的信息化和數字化水平，是不斷提高醫院教學檔案管理水平的內在需求和必然選擇。

一、信息化條件下醫院教學檔案工作存在的問題

（一）對醫院教學檔案信息化的認識和重視程度不足。近年來，隨著信息化在社會各行業中的快速發展，醫院檔案管理的信息化水平也取得了較大發展。然而，長期以來院領導和教學檔案管理者更多的是關注病歷檔案、人事檔案以及科研檔案的信息化建設，認為這些與提高醫療服務水平和質量更為相關，因此，當前醫院內病歷檔案、人事檔案和科研檔案的信息化管理水平明顯高于其他類型的檔案。而對于醫院教學檔案信息化建設的重要性，院領導和教學檔案管理者往往存在認識和重視程度不足；認為醫院只需按學校要求完成相應的教學任務即可，對于教學檔案的管理更多只是為了應付上級檢查和教學評估等，而當上級的檢查與評估工作結束后，對教學檔案的“重視”也大多隨之結束。

（二）醫院教學檔案管理人員對檔案信息化建設力不從心。當前醫院教學檔案的管理大多缺乏專門的機構和人員，而由缺乏檔案管理經驗的教學秘書或其他行政人員兼任，他們日常的工作中往往是教學而非檔案管理。他們在完成教學工作之余還需應付常規的教學檔案的收集與保管工作，已是捉襟見肘，在此基礎上進行教學檔案的信息化建設，實在是力不從心。此外，醫院對教學檔案信息化建設的投入明顯不足，教學檔案管理人員在缺乏先進檔案信息管理設備和系統的情況下進行教學檔案的信息化建設，進展緩慢。

二、信息化條件下醫院教學檔案管理的策略

（一）更新理念，提高醫院教學檔案的信息化管理認識。醫院教學檔案的信息化管理除了需要現代化信息技術的支持外，更需要院領導和教學檔案管理者更新理念，增強教學檔案的管理意識，充分重視教學檔案及其信息化建設，才能夠跟上檔案管理信息化建設的浪潮，不斷滿足教職工及在院學生對教學檔案信息化的需求。然而，從當前相對傳統的手工檔案管理模式轉變為以計算機網絡化應用為主的信息化管理模式，是一個長期且需要不斷更新的過程。因此，院領導和教學檔案管理者首先要更新理念，提高教學檔案的信息化管理意識，加大對醫院教學檔案信息化建設的投入力度。

（二）加強醫院教學檔案的數字化、標準化與規范化建設。醫院教學檔案信息化管理的基礎是將教學檔案進行數字化、標準化與規范化管理。首先，是對原有教學檔案資源的數字化、標準化和規范化管理。以我院為例，由于我院不單是粵西地區最大的綜合性三甲醫院，也是廣東醫科大學的重要教學基地，現有教研室20余個，承擔學校12個專業各個層次學生的教學工作；建院50多年以來，已和學校一起培養了2萬余名醫學人才。因此，將全部現有的檔案資源進行數字化是不現實也是沒有必要的。檔案管理人員可先將現有進行整理分類，依據重點檔案、高利用率檔案和特色檔案優先做到數字化、標準化管理。其次，是健全教學檔案管理制度，各教研室應按照統一的教學檔案管理體系對新增檔案進行數字化、標準化管理；確保檔案搜集的完整性，整理的規范性，信息鑒別的準確性，保存的安全性。從而，一方面提升醫院對教學檔案的管理效率；另一方面，使教職工及學生可以更快捷方便地查詢到所需檔案資料，提高檔案資源的利用率。

（三）提升醫院教學檔案管理人員的專業技能與業務素質。醫院教學檔案的管理水平與管理人員的專業技能和業務素質密切相關。因此，在加快醫院教學檔案信息化建設的道路上，要牢記人才是關鍵。應采用“走出去”與“請進來”的方式，使檔案管理人員在熟練掌握檔案管理專業知識的基礎上，學習掌握計算機軟硬件技術、網絡技術以及數據庫的管理技術等。同時，還應加強檔案管理人員的業務素質建設，繼而培養一批愛崗敬業且專業技能突出的信息化檔案管理人才，為加速醫院教學檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。

三、結語

綜上所述，提升醫院教學檔案的信息化水平，有助于充分發揮其在醫院教學研究、改革、經驗交流以及教學評估工作中的作用，是不斷提高醫院教學質量、促進檔案管理工作可持續發展的內在需求和必然選擇。然而，目前醫院教學檔案管理的信息化建設仍存在較多的問題與困難。對此，一方面，需要院領導和教學檔案管理者給予充分重視、加大投入力度；另一方面則要求教學檔案管理人員不斷學習新技術，努力提升自身專業技能與業務素質，繼而推動醫院教學檔案管理的信息化建設更快、更好地發展。

【基金項目：湛江市財政資金科技專項競爭性分配項目

（編號：2015A01027）；湛江市非資助科技攻關計劃項目

（編號：2015B01178）；廣東醫科大學科研基金立項資助項目（編號：M2016072）】