重基礎建設 保檔案質量

張蕾

科技發展日新月異，檔案是發展的忠實記錄者，是過去的影像，更是未來的基A。但當前各基層單位檔案管理水平參差不齊，有的單位基礎建設方面尚不達標，較先進單位差的是經濟水平，更是意識水平。檔案主管部門不但要牽著好的單位“跑步前進”，更要催促差的單位“奮起直追”，重基礎建設，保檔案質量刻不容緩。

當前，隨著檔案主管部門對檔案事業科學化、規范化管理要求的不斷強化，各單位普遍對本單位檔案管理工作比較重視，大多能做到專門庫房存放、配備專職檔案管理員等基本要求。有條件的單位，更加重視對檔案信息化建設的投入，上級檔案管理部門也將檔案信息化建設情況作為加分項目列人工作考核中。

但是受資金等方面限制，有一些單位在檔案保存的基礎設施上仍存在欠缺，更逞論科學化、現代化檔案管理，嚴重影響到本單位檔案管理工作的開展，基層檔案管理水平與規范的單位呈現兩極分化愈演愈烈的趨勢，主要表現在以下方面：

一、檔案室空間不足。

有的單位檔案室成立時間較早，在當時上級部門對于檔案室建立的各方面要求不是很高，而基層單位只考慮當時的存放要求，沒有充分地考慮以后的發展空間。而隨著時代的發展，一個年度內形成的檔案資料較之前大大增加，檔案室又因為檔案資料龐多，搬遷不易，索性不斷堆積，造成檔案室擁擠、雜亂的現象。

二、檔案室地面承重不符合要求。

一些單位的檔案室在成立之初并沒有考慮后續檔案不斷堆積增多對地面承重的要求，有的單位檔案室甚至并不是建立在樓層底層。按照有關規定，“地面承重最大容量為1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架時應不大于1200公斤/平米。”當前許多基層單位存在檔案室地面承重超標現象，但是因為檔案資料測重不便，難以有效糾正。

三、檔案室溫濕度環境不達標。

按照檔案管理要求，檔案室不應建設在低注、潮濕的地方，“給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應設在檔案室內，應設在明顯而又易于取用的走廊內或樓梯間附近。”采光和通風也以采用自然光、自然風為宜。“溫濕度范圍14℃～24℃，有溫度調節設備的，溫度的變化幅度不得超過溫度±2℃，相對濕度46%RH，不大于60%RH，有濕度調節設備的相對濕度的日變化幅度不得超過士5%。”但在實際工作中，許多基層單位的檔案室溫濕度根本不達標，而因為溫濕度控制不達標，導致霉菌滋生，不但對檔案材料造成損害，也不利于頻繁進出檔案室工作的檔案管理人員的身體健康。

分析以上問題的原因，經濟條件有限固然是直接原因，但是根本原因還是單位領導不夠重視，而單位領導不夠重視主要還是源于檔案主管部門的考核不到位。

目前各單位尤其是差額撥款、自收自支事業單位及企業單位主要關注的點在于單位的經濟運營目標和上級設定的單位考核指標，而檔案工作主管部門對大多數單位并沒有權限進行直接考核，或者考核結果并不直接影響到單位經濟效益，因此比較容易被管理者忽視。

在將來的檔案管理中，檔案管理部門應加大對基層單位檔案管理工作的監督指導及考核力度，或者可考慮將條件不足的基層單位檔案資料集中統一存放、管理，做好檔案資料的保存、管理、使用，使檔案真正發揮其生產活動之參考依據的重要作用。