淺談檔案管理信息化建設

宋姝威

摘要：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。隨著經濟社會的發展，網絡和信息技術對檔案工作的影響也將更加深刻。本文從檔案信息化建設的重要意義、當前檔案管理信息化建設存在的主要問題以及如何加快檔案管理信息化建設三個方面闡述了檔案管理信息化建設將成為檔案工作向現代化邁進的必由之路。

關鍵詞：檔案信息化；技術規范；知識結構

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。檔案信息化建設作為國家信息化建設的重要組成部分，是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值。

一、檔案信息化建設的重要意義

（一）檔案管理信息化是提高檔案管理工作水平的有效途徑

隨著現代信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也在發生著深刻的變化，在這種情況下，我們如果不能準確認識檔案管理信息化建設的重要性和緊迫性，將造成檔案管理工作的被動局面，無法滿足廣大人民群眾對檔案利用的根本需要。

（二）檔案管理信息化可以帶來廣泛的社會效益

檔案工作的宗旨在于利用，直接效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。相比較傳統的檔案管理手段，信息化手段儲存的各種信息，更便于利用和開發，也就能產生更廣泛的社會效益。例如：傳統檔案管理需要人員手工收集、整編、管理，工作量大，效率低而如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化，可以有效提高工作效率。

（三）檔案管理信息化可以實現創新利用服務

檔案工作的生命力在于服務，隨著信息技術的廣泛應用，服務方式也隨著形勢的變化不斷創新。逐步建立起上門服務、電話咨詢、計算機聯網等利用服務體系，實現多途徑、多渠道、全方位主動服務。對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工、并進行連接與共享，從而準確、及時、簡捷、實用地滿足利用者對檔案信息的不同需求。依托現代化設備和手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網，可以向利用者提供開放的館藏檔案，提高服務的及時性。

二、檔案管理信息化建設工作中存在的主要問題

（一）缺乏統一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術于上世紀80年代初起步，然而相關標準的制定工作直至90年代末才剛開始。由于我國的檔案計算機管理技術及相關標準的制定工作起步較晚，并且制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統性、配套性，由于對工作深入開展的組織力度和后續措施不夠，導致信息資源分散孤立，采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

（二）輕視信息資源建設的現象依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，這種重設施建設輕信息資源建設的錯誤，導致信息化的應用成果不明顯。

（三）檔案隊伍結構不合理

部分檔案管理部門，年輕同志需要較長的熟悉和適應過程，不利于檔案工作的深入開展。有經驗的老同志對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不熟悉電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術，年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節知之甚少。

三、如何加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息標準規范建設

主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。標準規范是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志，自上而下地組織對檔案信息化的標準制定為檔案信息化建設解決需要應對和破解的難題，是勢在必行的舉措。一方面，檔案信息化建設不僅涉及技術，更是涵蓋了紛繁復雜的法制、體制、機制問題，檔案作為社會性極強的信息形式，連結著復雜的社會關系，須從政府和國家層面入手，協調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規范化，因此自上而下更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。

（二）提高檔案管理人員的業務素質

做好檔案工作，必須有一支高素質的專業化干部隊伍。業務素質問題事關檔案信息化建設工作成敗。檔案信息化建設不僅包含數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，而且是一項將計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理工作的系統工程。這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要需要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。

（三）提高思想認識，加大設施投入力度

檔案管理部門重視和關心檔案工作，積極為檔案工作創造良好的發展環境，促進檔案工作的健康發展。將檔案工作列入重要議事日程，始終擺在“基本建設”位置，加大檔案工作經費投入；檔案行政主管部門要在提高現代管理水平上下功夫，組織各類檔案信息化培訓活動，更新檔案管理人員的知識結構和水平，提高對檔案管理工作的認識程度。將檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起檔案信息平臺，提高工作效率，提高檔案服務水平。

四、結束語

綜上所述，檔案管理信息化建設是對傳統檔案管理工作的“提檔升級”，具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等管理能力。它不僅僅是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因此我們應該更新原有的檔案管理方式，使檔案信息化建設為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

參考文獻：

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