現代企業辦公室管理工作的優化與完善思考

楊珍

摘 要：企業辦公室管理工作，在現代企業中有著非常重要的意義，科學的辦公室管理不僅能夠幫助企業管理者進行決策，而且能夠讓企業管理對企業的各項活動進行實時的掌握，維持企業的正常經濟活動和運營，促進企業發展，在市場競爭越來越激烈的今天，對辦公室管理工作進行完善與優化是當前實現企業發展的重要途徑。基于此，文章首先分析了現代企業辦公室管理工作存在的問題，然后提出了相應的優化策略，以供參考。

關鍵詞：企業；辦公室管理；優化措施

1 引言

我們所說的辦公室管理是指辦公室的相關人員能夠嚴格執行管理者層的相關決策，能夠有效的解決企業行政工作中的一些問題，主要包括計劃，組織，領導，控制等一些行為活動，其根本目的是保障企業的正常運行，推動企業實現更好發展。對于如何提升企業辦公室管理工作的成效這一問題，在此之前已經有相關的專家和學者對此進行了一定的分析和研究，本文的研究主要是在此基礎上，結合自身的實際工作經驗和所掌握的理論知識進行的進一步分析，具體內容如下所述。

2 現代企業辦公室管理工作中存在的問題

2.1 從管理理念的角度分析

當今的市場競爭日益激烈，無論是管理工作還是開展工作都有越來越高的要求，和越來越嚴格的體制。因此，就要求管理內容進一步完善，管理形式也要不斷地創新。尤其是辦公室的管理工作，需要加強理念上的創新，還要和企業中的經營管理有著動態的結合與發展。現在的辦公室管理中，管理工作的層次不夠高，不夠全面。也沒有什么預見性。企業辦公室的管理模式和理念中仍然存在著局限性，這些局限包括：控制過于簡單、指揮和監督層面不夠完善、企業經營管理在不斷變化。這樣的局限性，使辦公室管理的局面靜止在原地，停滯不前，跟不上時代發展的腳步。

2.2 從管理制度的角度分析

辦公室管理工作的重要保障是辦公室的管理制度，目前大部分的企業，并沒有具體明確的規章制度，使辦公室管理工作沒有思路，沒有明確的目標，職責不突出，責任不明確，不能落實到個人頭上，這樣會造成管理效果不明顯的局面。不僅如此，還會浪費掉大量的人力和物力。這是管理制度上的缺失，也是辦公室管理制度的嚴重不足之處，在未來的發展道路上，要及時進行改正。

2.3 從管理效率的角度分析

在部分企業中，辦公室管理工作部分的工作人員對于自己工作認識不夠清晰，缺乏創新的意識，辦公室管理人員普遍都是機械地完成上層領導所交代下來的任務，不明白自己的職責所在。這在無形之中就喪失了自己獨立思考的能力，由于是機械地完成了任務，內容空洞，缺少真情實感，很難得到上層領導的賞識。導致員工因此產生反感的心理情緒。其實，辦公室管理工作者應該具備獨立思考的能力，積極地整理資料，收集資料，明白自己的職責所在，有極強的約束力，為企業做出更多的貢獻。

3 現代企業辦公室管理工作的優化措施

3.1 提高精細化管理意識

現階段，很多企業的辦公室管理工作人員都認為幫助領導謀劃大事才值得注意，日常工作中的一些小事比較繁雜也不用注意，這種工作心態不僅不能做好日常辦公室管理工作中的小事，也做不好大事。所以，就需要提高精細化管理意識并能夠將這種意識切實的貫徹落實到日常的辦公室管理工作中去，堅決做到從小事做起，腳踏實地，實現精細化工作和管理，也只有這樣才能將可能出現的風險和問題降到最低，真正的協助領導制定和籌劃出更好的工作方案和工作計劃，抓好部署工作，實現立足全局成大事的工作目標。

3.2 明確崗位職責并落到實處

明確崗位職責并落到實處是提升企業辦公室管理工作成效的重要保障，辦公室管理工作是很具體的事務性工作，所以一定要根據不同工作人員的不同能力和特點安排不同的工作，做到人人肩上有責任，并制定嚴格的制度規范，做到嚴格遵循，違章必糾。以溝通這一項比較重要和基礎的工作來說，需要辦公室管理人員做好縱向和橫向溝通。縱向溝通主要涉及到與上級領導的溝通，向其他部門和工作人員下達領導的意識和指示，向領導上傳其他部門和工作人員的想法和建議，在此溝通過程中一定要做到嚴格負責；橫向溝通主要是與媒體部門、外部政府機關以及企業相關職能部門的溝通和交流，在此過程中一定要做好協調和溝通工作。總的來說，企業辦公室管理人員一定要根據嚴格的規范制度和行為準則認真工作，嚴格要求自己。

3.3 提高工作人員的綜合素質

社會在發展，企業也在不斷的發展和改革變化，相應的，企業辦公室管理工作也就會不斷的變化和改革，內容也會隨著企業的發展而不斷增加，這就對企業辦公室管理工作人員提出了更多新的要求，需要辦公室管理人員能夠隨著企業的發展不斷的提高自己的專業素養，專業技能和綜合素養。具體來說，需要從以下幾個方面著手：第一，樹立終身學習的理念，也就說能夠主動的去學習更多的專業知識和技能，以更好的工作；第二，要善于從工作中總結經驗教訓，能夠發現自己的優缺點，揚長避短，不斷提高；第三，企業也需要定期的組織相關的培訓考核班，給辦公室管理人員提供更多學習的機會；第四，要根據企業辦公室管理人員的專業知識和技能水平，合理的配置人力資源，確保每個人都能實現價值最大化。

3.4 做好部門間的協調工作

做好企業辦公室間的協調工作，可以有效提高企業的凝聚力和工作效率。其主要原因在于：首先，在每個單位，局部和整體之間都有著復雜的關系和交叉利益，局部和整體的利益不總是一致的，從局部看有利的事，從整體看并不一定有利。其次，現行的機構設置，大都是一個部門一個職能，而一項任務往往需要幾個職能部門共同負責，這就勢必出現職責交叉、利益相兼的現象，要負責綜合管理的部門出面協調。第三，在協調工作中，一定要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則問題上較真，不在細微末節上糾纏。協調起來要有力，橫向到邊，縱向到底，發揮最大效能。

3.5 創造良好的工作環境

良好的工作環境能夠讓辦公室管理人員在潛移默化的過程中提高自己，管理水平也能夠有很大的提升。而良好的外部環境的創造一方面要貫徹落實以人為本的管理理念，尊重，關愛每一個工作人員，讓每一個工作人員能夠以良好的心態去工作和生活；另一方面，需要為工作人員提供良好的辦公環境，根據企業的實際經營情況和自身的能力，引進適合的現代化設備和軟件，以達到降低辦公室管理人員工作壓力的同時提高管理績效的辦公室管理工作效果。

4 結語

總之，現代企業辦公室的管理工作，在現代企業發展中的地位非常重要，在進行研究分析中，對辦公室管理工作的作用進行分析的同時，對問題進行全面性的研究探索，從各個方面考察辦公室問題的解決措施，針對公司發展的實際情況，把理論上的措施充分應用到實際工作中，在工程中驗證具體措施的可行性和科學性，以保證實際運行中的辦公室管理工作能夠有效擺脫傳統問題的困擾，實現水平和效率的雙重提高，促進企業的發展。

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