檔案管理工作的現狀及思考

吳蓬

正進入知識經濟的21世紀將是一個以網絡為核心的信息時代。計算機網絡的應用已經滲透到各行業及至家庭，并且在不斷地改變著人們的思想觀念、工作模式和生活方式，特別是檔案管理工作。現有的檔案管理模式與以往管理技術相比雖然發生了翻天覆地的變化，但是仍然存在著不同程度的問題有待改善。檔案管理不僅僅需要跟上時代的步伐，還要不斷進行創新，才能進一步完善檔案管理事業，以實現其長遠、快速發展。

一、目前檔案管理工作存在的現狀

雖然當前檔案管理工作取得了一定的成績，但是與國際水平相比，仍然存在著很大程度的差距。阻礙檔案管理事業發展的因素有很多，主要包括設施落后、管理人員素質不高、缺少創新精神等。要想使以上問題得到較好的解決，就必須切實加強檔案管理工作，并不斷進行技術創新。

1.1 落后的基礎設施

當前，基礎設施落后，管理松懈對檔案管理工作的現狀起到了明顯的阻礙作用。由于缺少資金，檔案管理工作配備的基礎設施不能滿足時代發展的需要，檔案管理方案缺乏合理性等對檔案管理工作的效率與質量產生嚴重影響。

1.2急需提高檔案管理人員的素質

部分檔案管理工作人員的素質不高，并沒有經過專業的技能培訓，不能夠對相關的專業知識進行較好的掌握。就檔案管理工作人員而言，必須要保持嚴謹的工作態度，還要具備較好的服務意識，才能夠使檔案管理的價值有所提升。但是，有一部分檔案管理工作人員并沒有意識到這項工作的重要性，甚至誤解了檔案管理工作，進而制約了其工作效率與質量。

1.3評價標準沒有統一

在實際的工作當中，往往沒有指定統一的評價標準，導致該項工作的質量不高。制定較為完善的評價標準，不僅僅能夠提高檔案管理工作質量，還能夠在一定程度上提高工作人員的能力與水平。

二、檔案管理技術要走創新的之路

當今社會屬于信息全球化社會，檔案管理實現技術創新是與時代發展相適應的必然要求。要想實現市場經濟的發展就必須實現檔案管理的創新與發展。首先，實現檔案管理的技術創新對做好檔案管理工作非常有利，能夠對各機構做好其本職工作起到一定的促進作用。由于檔案上面記錄有每一個機構的第一手資料，對其發展歷史與進程也有一定的記錄，因此，檔案管理是對各個機構的歷史真實面貌進行記錄的一項重要工作。就每一個機構而言，如果其檔案管理工作做好，則代表這一機構的管理水平相對較高，其工作效率與質量也會有所提高。實現檔案管理技術創新能夠為各部門從根本上解決檔案管理問題提供有利條件，另外，還能夠轉變管理人員的觀念。當前，很多領域對電子檔案不夠重視，主要是由于電子檔案機制自身也存在著某些問題。對檔案管理進行技術創新，對電子檔案歸檔、儲存等進行完善，并建立起健全的電子檔案管理機制，使管理工作人員能夠意識到電子檔案的優點，進而改變其陳舊的觀念。檔案管理工作人員觀念的轉變對于實現檔案管理事業的發展壯大有著非凡的意義。

三、檔案管理的技術創新

檔案管理技術創新應當首先培養整體意識。在實際的檔案管理工作中，檔案來自于各個部門，其信息具有一定的交叉性，但是所有的檔案又屬于一個整體。因此在檔案管理技術創新過程中還要從宏觀上對檔案管理的整體性進行把握，才能使管理技術創新具有一定的科學性與有效性。另外，還要重視檔案的服務性，對檔案進行管理其根本目的是對檔案進行合理利用，并使其作用與價值得到充分發揮。注重檔案管理技術創新的全面性就要更好的對檔案進行開發，使信息能夠實現共享，進而對信息化的全面發展起到一定的促進作用。所以檔案管理技術創新必須確保其服務性，技術創新必須較為人性化，且能夠為檔案管理工作服務，才能夠與該項工作的需要相符，以實現其快速發展。檔案管理的技術創新主要體現在以下幾個方面：

1 創新工作機制

我們都知道，傳統的檔案管理方式存在著一定的弊端，因此對其進行創新與改進非常有必要。不僅僅可以從工作手段方面進行創新，還可以從服務類型與管理理念等多個角度進行創新。另外，在創新過程中還要遵循不復雜、不沉悶的原則。比如，在管理檔案工作形式時，我們可以對其進行分類。

2 創新管理的思路

對管理思路進行創新主要可以表現為：①針對檔案工作建立起全新的概念，并對檔案信息進行整理與綜合，使其與檔案信息的廣泛需要相符合；另外管理還應該向著更準確、更嚴格的方向發展；②設置創新的思路。檔案管理工作在各個領域都發揮著舉足輕重的地位，這項工作能夠使經濟、政治與社會事業之間的發展得到直接反映。因此，必須逐步明確檔案管理的價值，并對其相關的思想進行創新。另外，工作人員必須對檔案管理的過程、管理理念等進行清晰掌握，使其能夠立足于市場競爭當中。

3 與現代科學技術相結合

檔案管理技術應當與目前先進的科技相互結合。相對而言，以往文件管理技術比較落后，檔案整理工作往往需要花費大量的時間和精力，工作相當復雜，很多重復的勞動力對社會資源造成了極大的浪費。目前，計算機技術的快速發展使以往傳統的文件管理技術方式存在的缺陷更加明顯，因此，迫切需要使用電子檔案管理這種新型的方式來替代傳統檔案管理工作，并使其具備的優勢得到充分發揮。

4 創新技術

①使用移動互聯網及云計算服務等遠程文件，僅僅需要滿足在移動網絡條件或wifi環境下，并不需要下載與安裝文件，以自身的需要為依據將相應的程序點開，就能夠直接完成遠程文件，進而使隨時隨地“歸檔”的目標得以實現。②對實物檔案的存放進行管理。在網絡技術領域，RFID電子標簽技術占據突出地位，該技術屬于一種無線通信技術，能夠對附件的實體信息進行收集、整理、記錄并發送，即時距離較遠且并沒有接觸也能夠實現。這種技術在環境較為惡劣的感知條件下較為適用且使用起來非常便利。通過這項技術，我們可以對文件的文件號、位置及時間等多種信息進行記錄。

結語

綜上所述，目前，社會經濟快速發展條件下，機遇與挑戰共同存在。就檔案管理工作而言，必須在與網絡技術發展相適應的基礎上，對檔案管理技術進行創新，才能牢牢抓住機遇，以實現檔案管理工作再上新臺階。