事業單位檔案管理的現狀及對策探討

趙婧

摘要：伴隨著我國國民經濟與生產力的迅猛發展，在各項生產工作和生活中所面臨的信息數據不斷增加，當前科學信息技術的發展，我們已經步入信息化大數據時代，在這一時代背景下，事業單位在檔案信息管理工作中需要不斷變革傳統模式，做好事業單位的檔案管理工作，提高單位工作效率，為單位更快更好的高質量發展提供必要的外在條件保障。本文將主要圍繞著當前我國事業單位在檔案管理工作方面存在的問題進行討論分析，并就如何做好事業單位檔案管理工作提出合理的意見和建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀及對策

一、事業單位檔案管理工作的重要性

（一）提供可靠的法律效力憑證

事業單位自成立至后期的工作和發展，發展歷程的每一步都通過單位檔案記錄在案，通過單位檔案的查詢可以還原單位發展與變革的每一環節，全面管理與記載流程。這種檔案記錄可以成為單位相關工作部門在查詢和處理有關違規現象時的原始數據，在單位處理和解決相關訴訟問題時提供可靠的必要依據。

（二）完善國家檔案記錄

事業單位的檔案信息記載全面而完整，在管理過程中堅持統一和集中的原則，這就決定了事業單位的檔案信息具有全面性和科學性的特點，事業單位檔案信息的特點讓其成為國家檔案信息中的重要組成部分，為國家各個公共事業提供更加全面完善的資料，填補國家檔案中可能存在的空缺。

（三）為社會服務提供便利

事業單位在社會管理和發現過程中扮演者重要參與者的角色，在社會經濟建設和發展的過程中發揮著重要的作用，事業單位的檔案管理為社會發展與進步提供重要的數據信息資料。事業單位的工作為社會居民的生產生活有著千絲萬縷的聯系，生產與生活中許多工作的開展依賴于檔案的存儲和查詢工作，因此完善事業單位的檔案管理工作與社會發展要求相契合，方便信息的查詢，為社會公共事業服務[1]。

二、當前事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作重要性的認識不足

針對當前事業單位存在的某些問題，究其產生的根本原因在于，事業單位沒有真正意識到檔案管理的重要性，因而在檔案管理工作的開展上所投入的精力和財力相對較少，這就在一定程度上限制了事業單位檔案信息管理工作質量的提高。目前針對事業單位的檔案管理工作，國家已經頒布了相關的制度規定，但是由于單位的類型各不相同，相關規定并非適用于所有單位，在這一背景下，部分事業單位自然就放低了對檔案管理工作的重視程度，很難將檔案管理工作長期可持續的發展，成為檔案管理工作中市場發生錯誤紕漏的主要原因之一。

（二）缺乏高素質的專業檔案管理隊伍

在信息化的時代背景下，科學技術的發展對我們的生活和工作方式都產生了巨大變革，傳統的檔案管理方式逐漸被淘汰，信息化管理成為現代化事業單位管理的主要模式，這種管理模式的轉變，對相關工作管理人員的素質和能力也提出更高水平的要求。但是當前很多單位將檔案信息管理工作視作后勤部門的管理工作，沒有專門的管理人才隊伍，很多管理人員是退休后調配到信息檔案管理部門，或者一人身兼多職，這種缺乏專門的檔案管理人才隊伍的現象為事業單位管理工作質量的提高有一定的負面影響[2]。

三、改善事業單位檔案管理問題的有效措施

（一）轉變事業單位理念，重視信息檔案管理

伴隨著社會的不斷發展，數據信息成為生產發展中重要的數據資料，事業單位在發展過程中所存在的問題究其原因在于檔案信息管理問題上出現了紕漏。改善這一發展的現狀，首先需要轉變事業單位對于檔案信息管理的理念，只有在提高意識的基礎上才能夠重視對檔案信息管理工作的人力和物力投資，為檔案管理工作的發展提供有效的外在支持和保障[3]。領導部門要將檔案管理工作的重要性提高到更高的層面，在深刻了解國家對于事業單位檔案信息管理工作的相關規定之后，針對自身單位工作發展的特點，制定符合自身發展的規章制度，并且監督、督促員工和相關部門在工作過程中嚴格遵守相關規定內容。通過自上而下的辦法，從領導層面開始重視檔案信息管理工作，才能夠帶動整個單位遵守規章制度，實現單位檔案信息管理工作效率的提高。

（二）建設一支高素質、專門的檔案管理工作隊伍

針對當前少部分事業單位檔案信息管理效率低下、工作質量不高的問題，在大數據、信息化的時代背景下，要充分意識到專門的、高素質檔案管理工作人員對管理工作高質量開展的重要性。首先，需要轉變檔案信息管理部門的工作人員多由退休調配人員負責，或者一人身兼多職的現象。在事業單位招聘中招聘專門的、高素質的檔案信息管理工作人員，所招聘的相關管理人員必須具備專門的檔案管理知識和技能，具備靈活熟練運用信息技術的能力，在改善事業單位檔案管理工作的初始階段把好人才關。其次，在平常的工作中要重視對檔案管理人員的定期培訓和考核，組織專門的信息化檔案管理培訓活動，通過內部訓練和參與外部培訓相結合的模式下，拓展事業單位檔案信息管理人員的眼界，提高管理人員的能力，始終保持自身的發展與社會發展與時俱進。最后，事業單位做好平時的監督以及考核工作，定期開展工作情況考核，隨機抽查檔案信息管理狀況，讓檔案管理部門工作人員始終保持高度的工作熱情。

總結：科學信息技術的發展對我們的生活和工作帶來深刻的影響，在生產力與經濟迅猛發展的今天，信息數據占據著重要的位置，針對當前事業單位在檔案信息管理工作中存在的問題，進行針對性的分析，并為提高工作質量、改善工作狀況尋找積極對策。

參考文獻：

[1]淺談農業檔案管理人才的素質培養[J].謝小珍.南方農業.2017（18）

[2]淺談高職院校檔案管理人員職業前景[J].祝彩鳳.辦公室業務.2016（12）

[3]在工作中尋找樂趣——論檔案管理人員的心態調節[J].顏亞娟.機電兵船檔案.2013（02）