單位辦公室檔案日常管理

摘 要：針對單位辦公室檔案日常管理的內容進行分析，分析當前單位辦公室檔案日常管理中現存的問題，突出表現在檔案管理重視程度不足，檔案管理工作制度不全及檔案管理人員素質不高等方面，且提出針對性的單位辦公室檔案管理相關對策，以期能夠不斷提升單位辦公室檔案管理的整體效果，為現代企業的發展奠定良好基礎。

關鍵詞：單位辦公室；檔案日常管理；信息反饋

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）21-0031-02

信息化時代背景下檔案管理的價值越發突出，單位辦公室檔案日常管理期間需要明確認識到信息收集、信息管理的重要意義，且結合日常辦公室工作情況實施有序調節，切實發揮檔案日常管理的價值。結合當前單位辦公室檔案管理的實際情況來看，多存在著檔案管理重視程度不足的情況，未能夠真正發揮高質量檔案管理在單位管理中的促進作用，不利于現代單位整體工作能力的提升。文章將結合單位辦公室檔案日常管理的現狀展開分析，希望能夠對相關研究活動帶來一定借鑒價值。

1 辦公室日常管理的基本內容

檔案管理系統為基礎工作日常管理與使用信息的反饋，能夠彰顯出一段時間以來單位工作的情況，對單位進一步工作計劃的制定能夠產生重要影響。在檔案日常管理工作中，且工作的內容具體表現在以下幾個方面。

1.1 檔案的收集工作

數據采集為檔案工作的基礎性內容，對后續檔案管理工作的質量也會產生較大影響。檔案管理工作期間，需要積極應用各類現代信息技術展開工作[1]。檔案管理的內容不僅僅包含信息數據、文字檔案等，同時也包含音頻材料、視頻材料以及多媒體圖片材料等等，保證檔案收集與整理的完整性，數據的真實性。

1.2 檔案的整理工作

整理文件為檔案管理工作中的具體操作內容，主要是在明確各項檔案內容、類別的基礎上，通過計算機技術或者人工操作的方式實施分類管理，整理編目等[2]。檔案鑒定期間需要對檔案的大小、保存的時間需求等進行綜合分析，且為決定檔案銷毀時間的重要依據。

如圖1所示，即為需要對“提供利用”文檔，“借出”文檔的情況進行記錄，結合檔案數據庫明確檔案“銷毀”的時間，需要更改的檔案內容等。

1.3 檔案的儲存工作

檔案儲存工作即為檔案安全保護，也是檔案管理中的重要組成部分，需要保證檔案的完整性與安全性，提升檔案的有效利用率[3]。信息化時代背景下多應用網絡對檔案進行管理，檔案管理期間則可以通過網絡隨時搜查材料，對各項檔案信息進行核查，且需要保證網絡的安全性，避免信息泄露對單位發展產生阻礙性影響。

2 單位辦公室檔案日常管理中現存的問題分析

單位辦公室檔案日常管理期間，多存在著檔案管理重視程度不足，檔案管理工作制度不全及檔案管理人員素質不高等方面問題，影響著日常檔案管理的整體效果。

2.1 檔案管理重視程度不足

檔案管理機構管理檔案的重視程度將會直接影響整體工作的質量，但是當前很多機構檔案管理期間多存在著檔案管理認知程度不足，未能夠認識到檔案管理對單位發展所能夠產生的影響等相關問題[4]。檔案管理期間認為主要不泄露信息即為“管理”，整體的檔案管理工作價值未能夠得到彰顯。

2.2 檔案管理工作制度不全

完善的檔案管理工作制度能夠降低各類不良問題發生率，對單位的整體性發展也能夠產生重要影響。但是當前很多單位辦公室檔案管理中管理制度卻不夠健全，缺乏檔案管理工作制度，檔案歸檔工作不夠科學，檔案未能夠及時歸還等問題發生率較高。

2.3 檔案管理人員素質不高

檔案管理工作具有專業性、復雜性的特點，對檔案管理人員專業能力、職業素養提出了較高的要求。但是當前單位辦公室檔案日常管理期間卻存在著管理人員專業素質不足的情況，辦公室檔案管理人員工作經驗匱乏，專業性檔案管理知識與技能難以滿足要求，整體的檔案管理效果不佳。

3 單位辦公室檔案日常管理的方式分析

單位辦公室檔案日常管理期間，可以通過注重信息資源開發，強化管理理念，健全檔案管理制度，提供優質服務及融入網絡信息技術，加強業務培訓等方式，切實發揮檔案管理的價值。

3.1 注重信息資源開發，強化管理理念

現代單位辦公室管理期間需要充分發揮信息資源的利用價值，加大信息資源的開發力度，將現代信息技術與檔案管理活動相互融合[5]。比如可以借助電腦技術、掃描技術等實現文本、圖片信息材料的整理，紙質檔案共存的信息和數據格式，以便檔案信息安全完整。

單位辦公室檔案管理期間還需要創新檔案管理的方式，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，進而不斷提高檔案管理的質量。按照國家規定嚴格執行各項操作，對信息進行處理，備份數據，且由專門人員來管理操作系統，保證各項信息資源的安全性。在單位辦公室檔案日常管理過程中，還需要積極應用現代信息技術，保證信息的安全性，完善管理制度，加強工作人員的從業資格審查，明確各項的責任與工作義務。一旦出現各類問題則需要及時追究相關人員的責任，持續提升單位辦公室檔案管理的整體效果。

3.2 健全檔案管理制度，提供優質服務

建立健全單位檔案管理模式，是提升檔案管理質量的有效途徑。在建立制度期間，需要結合單位的工作特點、檔案管理的需求等展開工作，且保證檔案管理工作的合理性與各項操作的可行性。

比如可以將“權責分明”的管理制度融入其中，使每一位工作人員均能夠清晰自身的工作內容、工作責任等，制定明確的檔案管理工作規范，降低各類不良問題的發生率。單位檔案管理期間，還需要結合實際的辦公室檔案管理現狀進行制度的動態調整，轉變“雜亂無序”的辦公室檔案日常管理模式，提升檔案管理的工作效益，使其能夠更好的適應現代社會發展需求。

3.3 融入網絡信息技術，加強業務培訓

信息化時代背景下，單位辦公室檔案日常管理工作中也需要積極融入現代信息技術，實現數字化單位辦公室檔案管理工作模式構建。單位辦公室檔案管理工作期間，需要引入數字化技術，對檔案注冊、檔案保管、借閱利用以及綜合管理等項目實施針對性管理。

如圖2所示，單位辦公室檔案日常信息化管理期間，則可以結合檔案管理的需求建立多個功能模塊，各項模塊中包含若干個子項目，能夠滿足于辦公室檔案日常管理的各項需求，也能夠使辦公室檔案日常管理工作更加“井然有序”。

為了全面提升單位辦公室檔案日常管理的質量，還需要加強檔案管理人才的培訓與指導。比如可以結合單位檔案管理的現狀、網絡組織現狀等展開技能培訓活動。培訓中重點講解單位辦公室檔案日常管理中現存的問題，質量提升的途徑，具體的操作方式以及信息化技術操作方式等等。數字化檔案信息管理模式，電子檔案管理期間需要結合質量管理的需求，了解檔案管理也應熟悉電子檔案、調用業務程序和技巧。

4 結束語

單位辦公室檔案日常管理中需要在明確問題的基礎上，積極予以創新，發揮檔案管理的價值。單位辦公室檔案日常管理期間，可以通過注重信息資源開發，強化管理理念；健全檔案管理制度，提供優質服務及融入網絡信息技術，加強業務培訓等方式，切實發揮檔案管理的價值，為單位的發展提供更多有價值的信息，建立數字化檔案管理信息平臺。信息時代背景下需要不斷提升單位辦公室檔案日常管理的重視程度，構建良好的檔案管理環境，為單位的持續發展奠定良好基礎。

參考文獻

[1]李 鴻.新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策[J].辦公室業務，2016（11）：64+66.

[2]張韶華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015，13（13）：149.

[3]黃 艷.事業單位辦公室檔案的日常管理分析及應用探討[J].辦公室業務，2015（10）：29.

[4]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014（05）：171～172.

[5]程 愷.在機關辦公室檔案管理工作中堅持“四性”推動單位可持續發展——淺析四川省煤田地質局機關辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（07）：171～172+176.

收稿日期：2018-5-27

作者簡介：湯曉芳（1978-），女，工程師，大專，主要從事單位網絡制度管理與完善及日常維護等方面工作。