工期履約資料管理管理措施

譚恒彪

摘 要：建設單位工期索賠成為近年來的大概率事件，如發生，所涉及金額均較大。在工期糾紛中，根據有關舉證責任的規定，發包人可以輕而易舉地完成舉證，其只要出示雙方簽訂的《建設工程施工合同》以及發包方、承包方、設計方和監理方四方簽署的《竣工驗收報告》即可完成承包人工期延誤的舉證責任。因為《建設工程施工合同》可以證明合同約定的竣工時間，而《竣工驗收報告》則可證明工程實際竣工驗收的時間。就舉證來講，可以說發包方在工期糾紛中占據著天然的優勢。但對于承包方來說，如果沒有工期簽證，要推翻發包方的主張，則要復雜得多。既使承包方能舉出工程量增加、工程設計變更和工程款沒有及時支付等證據，但是發包方仍然可以以承包方沒有在合同約定的期限內提出順延工期的要求而舉證，故應當視為已經放棄，并以此為由進行抗辯。

在施工合同中對工期延誤違約金的約定普遍金額較高，但大多數項目部在工期順延申請中，往往只重視對順延工期內的經濟索賠而未能在簽證申請中明確順延天數，導致有工期順延事實而無工期順延天數的依據，以致在訴訟過程中法院無法認定工期順延天數而判決承包人承擔工期延誤的違約金，使企業蒙受損失。

綜上所述，施工企業各級管理人員應牢固樹立“工期也是利潤”的管理意識，項目部確保按期施工、及時完善工期履約資料，就是在為企業避免損失、創造效益。

關鍵詞：工期履約；資料管理；管理

1 工期履約資料的定義和重要意義

各項目部主要管理人員應當對工期履約保持警惕性，必須認清工期履約資料（工期索賠和簽證）的定義和重要意義：

（1）工期索賠是指承包人對由于非承包人的原因造成的工期拖延，向發包人要求延長工期、經濟補償、避免承擔誤期損害賠償的行為。

（2）工期簽證是指承包人在發生非自身原因引起的工程拖期后，在合同約定的期限內，按照合同約定的形式、程序向發包人（或工程師）送達請求順延工期和賠償經濟損失的報告，發包人（或工程師）收到該報告后在合同約定的期限內進行審核并給予書面答復的過程和形成的書面證明材料或補充協議。

（3）簽證與索賠不是一個概念，工期索賠僅僅是承包方的單方行為，工期簽證是雙方協商一致的結果，因此從二者的定義即可看出工期簽證是工期糾紛案件中承包人主張權利或對抗發包人最有效的證據之一。

2 工期履約資料管理辦法

為切實加強施工企業工期履約資料的管理成效，現對各項目部提出以下工期履約資料的管理辦法：

（1）重申項目負責人（承包人）為第一責任人，項目部應明確項目商務經理（如有）或技術負責人為主管人員，如因工期履約資料問題造成企業損失的，應當嚴肅追責。

（2）項目部是工程施工的具體實施者，其成員包括項目經理、技術負責人、質量負責人、施工員、安全員、資料員、預算員、材料員等必需要清楚地掌握施工合同及補充協議中與自身職責范圍相關的約定內容。

①熟悉工期允許順延的情形。項目部成員熟悉并掌握施工合同中具體的可以予以順延工期的各種情形，以使得項目部人員在出現順延情形時，可以及時進行簽證工作。

②熟悉工期簽證、索賠的時間要求。如項目部未在約定的期限和程序提出工期順延，則應順延的工期內發生的施工成本由施工方自身承擔，同時還可能承擔工期延誤的違約責任。

（3）工期記錄：包括開工報告、停工報告、工程停工記錄單、復工報告、竣工報告、工期簽證、工期索賠等。

（4）提高工期簽證質量，做好工期履約資料收集整理工作。

①明確工期順延原因。簽證理由必須充分、詳細，包括引用資料的編號、氣象證明材料、政府文件、關鍵線路進度圖等相關證明材料。

②明確具體的順延天數；不能含糊的提出順延工期的要求，必須明確天數，用語嚴謹。

③明確順延工期所增加的費用，包括增加的人工費（窩工費）、管理人員工資、保安人員工資、材料費、周轉材料租賃費、機械租賃費等以及相關計算依據，并將具體計算依據（如相應的采購、租賃、勞務合同、結算清單、支付憑證、考勤記錄、相關工程聯系單等）附后。

④利潤，指順延工期所涉及施工企業合理的利潤，在2013版施工合同示范文本中可以向發包人予以主張，為避免日后的爭紛，在工期順延簽證申請中盡量予以明確。

⑤利息，指發包人因順延的工期，而造成的遲延向承包人支付的工程預付款、進度款和結算款的利息，在簽證申請中也往往被承包人所忽視。

（5）由于施工企業必須以書面形式提出工期順延申請或索賠，并交由監理單位、建設單位簽章確認，因此應注意工期簽證、索賠申請的技巧處理.

①應當站在對方的角度來陳述理由和羅列簽證內容，使簽證人感覺到不用承擔風險。

②注意誰是合同中約定的有權簽章或簽收人，獲取有關合法有效的授權委托書，以避免簽章或簽收的主體適格問題而導致簽證無效。

③充分利用合同中有關“逾期審核視為認可”的條款，做好資料發文登記及對方簽字手續。

④在實踐中，建設單位或監理單位為免除自身責任往往不予簽章甚至對簽證申請不予簽收；為維護自身的利益，項目部可以采取郵寄方式（EMS中國郵政）向有權簽收人予以送達并保留郵寄底單（對于重大事項應盡可能對簽證申請的內容和郵寄簽證申請的行為進行公證）。

⑤可以在近期的會議紀要中明確提出簽證申請。

（6）工期履約資料收集清單，應包括但不限于：會議紀要、設計變更通知單、影響工期的其他資料、雙方函件、工期索賠、發包人和工程師指令等。

（7）制作工期履約資料臺賬，明確編號、發生時間、簡要內容、涉及金額與工期、報送時間、確認時間、未確認原因等重要內容，如與經濟簽證有重復的需進行標識。