深入分析煤化工EPC項目工程檔案信息化管理中存在問題及其對策

張彩彩

摘 要：隨著當前我國越來越多的開展煤化工EPC（設計、策劃、采購）項目，建設信息化的文檔管理也更加有必要。建設信息化的檔案管理可使項目工程整體質量得到較大程度的提升，并且通過對信息化管理手段的運用可以實現項目檔案管理制度和臺賬的快速建立，使準確、快速的檔案檢索實現資源共享。本文針對大型煤化工EPC項目檔案管理存在的問題，提出了提高EPC工程項目檔案管理信息化水平的對策，以供參考。

關鍵詞：煤化工EPC項目；工程檔案檔案；信息化管理

1 煤化工EPC項目工程檔案管理存在的問題

1.1 相應的法律發揮對各個項目無法進行有效的指導

近些年，我國政府就檔案管理提出并頒布了相應的法律條文，對煤化工企業項目工程的規范化管理起到一定的促進作用，但受不同行業和地域的制約，政府部門制定的這些法律法規對特征不同的企業卻無法做到統一的指導，所以煤化工企業的項目檔案管理缺乏統一的標準。

1.2 煤化工企業跟不上檔案建設的發展速度

隨著“十三五”規劃的逐步實施，我國大多數煤化工企業都在努力對自身檔案管理積極的進行改進和完善，促使煤化工企業不斷擴大建設的規模，因此企業也在逐步提升檔案管理的質量要求。檔案管理作為項目管理中重要的組成部分，因為該部分是項目中具有鮮明的服務性特征的管理工作，所以應該從多個角度開展項目工程管理。項目檔案管理制度既需要自身服務性作用為基礎，更需要建立完善的檔案管理制度體系為支撐。而我國信息技術水平還較低，部分煤化工企業仍然采用傳統方式對工程檔案進行管理，因此對檔案管理的發展造成了較大的阻礙。

1.3 項目檔案管理建設體系不夠完善

我國化工工程領域管理體系當前已經逐步建設完成，許多煤化工企業在建設項目的過程中也逐漸形成特有的管理體系，但在很多方面仍然需要提升。我國煤化工企業工程檔案管理當前主要呈現出金字塔式的體系，我國當前頒布的《中華人民共和國檔案法》位于金字塔的頂端，該層級對檔案管理工作的基本原則進行了明確，同時指明了檔案管理的具體方向；各級地方政府制定的行政法規位于金字塔的第二層，這些管理體系和方案比較實用；各項檔案管理規章制度位于下一層，主要是對煤化工企業的實際管理方法進行規范；不同企業根據實際情況制定的檔案管理策略位于最底層。

2 提高EPC工程檔案信息化管理的對策

2.1 平臺應對項目檔案管理進行強化

檔案管理的信息化指通過對不同階層信息資源的整合，可實現不同方位的EPC工程檔案管理的交流和共享，進而使EPC項目檔案管理的水平得到有效的提升，并且為項目決策的合理性和科學性提供了有效的保障。在當前我國轉型企業結構的方面，可以使項目管理的成本有效降低，并使項目實施的效率得到進一步提升，通過企業把控市場能力和人力資源素質的提升，為企業的發展創造有利的條件。通過項目檔案管理的強化，使項目檔案管理制度和流程更加完善，進而使管理人員的水平得到進一步提升。

2.2 采用統一的程序依據和工作標準

通過檔案管理實施的標準化和現代化，簡化了檔案工作，并且使其更加統一，加上其可以避免重復勞動，使檔案管理的水平得到較大程度的提升。檔案工作者在工作中嚴格按照相關規章制度，可使工作中的失誤率降低，為檔案采集、鑒定和保管提供保障，使其辦事效率得到提升。而只要保障大型EPC項目檔案管理的標準化和規范化，才能使其工作質量得到一定程度的提升。而我國現階段的檔案管理工作中，許多管理程序不僅無法有效的體現檔案管理工作發展的現代化，還對其辦事效率的提升造成較大的制約，并且在檔案的使用中，許多繁雜的程序也讓使用者心生反感，進而使檔案利用的效率得到有效降低，因此可以根據實際情況科學規范的制定檔案工作程序，為檔案管理工作發展的信息化提供良好的保障。

2.3 實施全工程同步跟蹤管理

通常EPC項目包括多個主項目和子工程，因此項目工程的檔案管理也涉及較大的時間跨度，和許多建設管理環節有重要的關系，包括許多設計施工單位，這種交叉施工對工程的進度造成較大的影響，所以大型的EPC項目涉及到較多的科技文件數量，內容也相對復雜。形成材料文件的單位較多也一定程度增加了大型EPC項目檔案的難度，因此EPC工程檔案的信息化管理可以保障保存的檔案更加齊全和完整。

2.4 健全和完善項目檔案管理體系

EPC工程檔案管理信息化主要包括：①采集信息和制定草案，在此過程中需要地方企業行政管理部門合理的審核工作流程，并根據具體情況對草案進行針對性的修改；②通過對較多人員的意見進行收集進行有效的修改。由上級管理部門審批通過檔案管理方案后方可執行，并且在執行時嚴格的按照試行和正式執行進行，使項目檔案管理信息化體系逐步得到完善。

3 結語

綜上所述，建設信息化的檔案管理可以使整體EPC項目工程的質量得到較大程度的提升，并且對信息化管理的手段進行有效的運用可以使項目檔案管理制度及臺賬盡快建立，保障檔案檢索的準確性和快速性，使這些資源共享的范圍擴大。所以企業可以從檔案管理平臺項目的強化、工作標準和程序依據的統一、全過程同步跟蹤管理的推行及科學技術的引進和項目檔案管理體系的完善等方面使項目檔案管理體系實現信息化，進一步推動項目工程檔案信息化管理的發展。