PDCA循環在醫院檢驗科試劑耗材管理中的應用

徐慶

(谷城縣人民醫院檢驗科，湖北 谷城 441700)

臨床檢驗試劑耗材信息化管理是臨床實驗室全面質量管理的關鍵，檢驗試劑作為整個檢驗過程中最基本的環節，其管理是影響檢驗質量的主要因素之一，并直接關系檢驗結果及檢驗科的成本、效益[1]。檢驗試劑耗材從購買申請、保存到使用等各個環節，涉及到試劑耗材申領員、采購部門、供應商、庫房管理員和檢驗科物資管理員等多層次的交接。其中任何一個環節和交接工作處理不當都可能導致試劑耗材的差錯，從而影響檢驗試劑耗材的質量及檢驗結果的準確性。本研究將PDCA循環模式應用于檢驗科試劑耗材的質量控制管理，取得了良好效果，現報告如下。

1 我科庫存管理模式及存在的問題

通過收集2016年3月至2016年6月我科檢驗試劑及耗材申請的145個項目產品的庫存數據（見表1），可見我科每月的盤點誤差率較大，實際庫存與電腦庫存嚴重不符，庫存差異波動大。統計其申請采購時間、審批時間及接收時間。通過科室討論及數據分析，發現該階段在試劑及耗材的管理中存在以下問題：試劑缺貨與失效率較高，從試劑申購到我科接收試劑的各環節響應時間較長；不合理庫存量較大，影響了科室試劑與耗材庫存管理的效率和成本；試劑及耗材運輸運轉時間太長，或是庫房或是檢驗科接收試劑不及時，導致試劑的可溯源性不強同時增加了檢驗結果的不確定性。

通過討論總結，對影響試劑與耗材的原因進行全面分析，確定為以下3個方面：⑴檢驗科的日常工作雖然已經采用LIS系統，但原有的關于試劑及耗材規章制度和流程是傳統的手工作業模式，制度不夠準確清晰，流程繁雜費時且不夠標準，工作人員庫存管理意識不夠強烈，員工操作隨意性大。此外工作人員可能由于工作繁忙等因素導致漏記賬，多記賬或記錯帳，賬物不符等情況[2]，無法準確記錄出入庫情況，導致試劑及耗材出入庫差錯率大、批次效期管理不準確，庫存實際管理效率不高。⑵制定采購計劃的人為和主觀因素影響較大，存在過度依賴經驗的情況，導致了采購計劃缺乏科學依據，容易造成預測估計不準確，判斷失誤，導致試劑及耗材缺乏或囤積。⑶從試劑及耗材采購、配送到驗收入庫再到請領、出庫供科室各專業小組使用，整個過程缺乏可溯源性。而且由于部分試劑的保存特殊性對環境溫度有要求，運輸時間過程過長或是接受不及時都會導致試劑失效，檢測結果準確性無法保障。

表1 2016年3月至2016年6月我科庫存每月盤點情況

2 制定整改措施

2.1 成立檢驗科庫存管理控制小組，增強檢驗試劑及耗材管理意識 從2016年7月開始，對檢驗科庫存管理由傳統的手工作業模式改進為網絡化管理，采用成熟的試劑庫存管理平臺，并形成相統一的質量手冊、程序文件和作業指導書，規范檢驗科庫存管理程序[3]。檢驗科庫存管理控制小組主要職責是強化檢驗科庫存管理及全面質量控制的重要性，糾正以往長期老模式引起的弊端，組織全科員工學習庫存管理相關文件及PDCA相關知識，共同商討并提出相應糾正措施和預防措施，對糾正措施和預防措施的效果進行跟蹤、評價，擬制定實驗室全面質量改進措施[4]。

2.2 完善庫存管理文件 擬定相應的庫存管理計劃，加強檢查或是庫存抽查力度，加強員工出入庫執行力。

2.3 改變傳統單一的供應模式 對一部分消耗量大且對保存環境要求高的試劑及耗材，由供應商直接配送到檢驗科庫房的方式，減少試劑在醫院內部的轉運環節[5]。

3 PDCA循環管理實施方法

3.1 第一個PDCA循環

3.1.1 目標 為規范檢驗科試劑及耗材管理，保證檢驗工作的質量，我們制定了計劃目標：爭取將試劑及耗材庫存差異保持在±200件以內，盤點誤差率保持在±10%以內。計劃階段為4個月，作為第一個PDCA循環。根據第一個循環完成的情況，進一步調整部署新的計劃和工作。

3.1.2 成效 2016年7月至2016年10月，第一個PDCA循環每月盤點情況見表2，統計試劑及耗材采購量和前一個月試劑耗材消耗的變化分析，按照庫存策略（庫存水平達到預設的下限）進行需求預測，以最小訂貨量為單位自動生成需求計劃草案，使庫存滿足上限要求[6]。

由表2可見每月盤點的賬存差異波動幅度基本在±150件，每月的差異會逐漸減少，盤點誤差率最大絕對值能達7.2%。雖然較之前有了明顯進步，但仍未達到預期目標。

3.1.3 對庫存盤點中發生問題的處理 經留心觀察每個檢驗人員的庫存出入記賬習慣，發現部分檢驗人員仍然習慣于用老模式的手工紙質記錄試劑耗材出入庫的情況；還有員工不習慣庫存系統的操作，尤其是每日早上庫存系統未開啟時，部分檢驗人員疏忽于開啟系統進行出入庫操作。為了糾正及改善此種情況，我科進行討論決定，指派專人保管庫房鑰匙并負責試劑及耗材的出入庫，每個專業組的試劑耗材隨需隨取的模式轉變為每周固定時間出庫，各個專業小組負責人統計本專業組完成一周的檢驗工作需要的耗材量，于每周二上午發出試劑耗材申請，并領取相應的試劑耗材。

3.2 第2個PDCA循環 目標2017年2月底前必須將檢驗科試劑耗材的庫存差異保持在±100件以內，盤點誤差率保持在±5%以內。第二個PDCA循環盤點情況見表3，可見每月試劑耗材的庫存波動差異降低到了±35件以內，盤點誤差率穩定在±2%左右。經過第二個PDCA循環后，庫存差異的平均值從PDCA干預前的263件降至24.5件，盤點誤差率的平均值從干預前的12.1%降至1.12%，差異具有統計學意義(P＜0.05)，完成了預期的目標。

表3 我科第二個PDCA循環庫存盤點情況

3.3 從2016年3月至2017年2月，選取6種試劑產品進行數據收集、記錄和統計分析，統計3個階段的周轉天數，見表4，庫存周轉總趨勢良好。啟動檢驗科庫存信息化管理實施PDCA循環后，6種試劑的周轉天數明顯改善，庫存管理優化效果明顯提高，達到了預期目標。

表4 各組試劑耗材庫存平均周轉天數

表2 我科第一個PDCA循環庫存盤點情況

4 討論

PDCA循環是美國統計學家戴明提出的應用于全面質量管理的科學程序，它能使任何一項活動有效進行并且更加合乎邏輯，可以使研究者的思想方法和工作步驟更加條理化、系統化、圖像化和科學化[7]。

檢驗科試劑耗材管理通過實施PDCA循環管理模式后，庫存差異平均值的波動幅度從263件降至24.5件，盤點誤差率的平均值從12.1%下降到1.12%，差異具有統計學意義 (P＜0.05)，AST試劑、GLU試劑、尿干化學試紙條、五分類稀釋液、血平板的周轉天數分別由PDCA干預前的62.2、54.1、116.3、189.4、126.2d，轉變成 43.5、38.2、75.6、132.5、93.6d，變化趨勢明顯，有效提高了試劑周轉效率。表明通過PDCA循環模式進行試劑耗材管理后，進一步完善了質量管理體系和質量監督和評價機制，強化了質量管理意識和全體人員的參與意識，使質量管理標準落實到各個崗位[8]。

試劑及耗材管理應做到精細化、制度化、標準化，杜絕浪費，保證檢驗結果的準確性和可比性，從而提高醫療水平和質量[9，10]。基于檢驗試劑服務供應平臺的庫存管理反應迅速、準確有效，實現了從檢驗試劑及耗材采購、驗收、保管、出庫、使用等全過程試劑流動實時透明化，提升了醫院外部供應保障業務水平，降低了采購計劃的偏差，加快了試劑的周轉，從而降低了庫存管理的成本，保障了檢驗工作的有效完成[11，12]。

我們在實行PDCA循環的每一個環節中不斷尋找并解決問題，更加注重檢驗試劑及耗材的使用管理，提高責任心，做到長效管理，確保庫存對賬、檢查、盤點等準確無誤。目前庫存試劑各批次的相符率已在精確嚴謹的統計過程中逐步上升，高價值試劑品種的相符率已經達到了100%。通過PDCA循環模式優化實驗室試劑耗材庫存管理，構建檢驗科實驗室試劑信息化平臺、規范實驗室工作流程、完善試劑溯源管理、保障檢驗科日常檢測工作正常運行，實現試劑耗材庫存管理水平的持續提高及改進。