基于SAP環境下構建預算管控系統的探究

彭欣

摘要：SAP系統主要包括生產、供應、銷售、財務、人力資源等模塊。隨著企業規模的擴大，財務人員的會計處理、報表統計工作量日益繁重，在SAP系統中建立起高效的財務預算、會計核算與銀行支付一體化機制的需求越來越迫切。此時，需要對財務預算管控工作進一步細化，從源頭做起，貫穿業務全流程，以提高財務工作質量與效率。本文將分析企業預算理工作中存在的些許問題，討論費用預算管控、會計核算、流程管控三個核心系統的搭建方案及需要注意的問題，為企業財務信息化規劃提供一些思路見解。

關鍵詞：預算管控；SAP系統；流程管控

預算管理作為企業財務工作的重要組成部分，主要包括預算編制、預算執行與預算考核等相關內容，彼此之間互為關聯，任何一個節點出現脫節，如編制方式不合理、預算執行控制不到位，管控系統設計欠缺，都會給整個預算管理工作的有效性和考核目標的實現產生不利影響。預算執行是落實預算規劃的關鍵過程，是整個預算管理關鍵一環。本文將重點討論預算執行環節點的相關系統構建方案的實施。

一、建立高效預算管控系統的重要意義

（一）實現集團企業發展總體規劃的需要

據悉，全球范圍內已經有美國建立起類似predix、Thingworx的大型物聯網平臺，大數據解決方案和SAP物聯網也在德國等發達國家迅速發展，而中國還較少擁有這樣級別的平臺。2016年5月，筆者所在單位鐵建重工集團與埃森哲公司簽訂了戰略合作協議，雙方開展深度合作，圍繞打造國內地下高端裝備首個開放的工業物聯網平臺，共建電子商務、智能服務、工程技術與裝備創新、創新創投、合作共享等五大“云”平臺。

（二）落實財務信息化子規劃的需要

2017年12月，集團提出了“十三五” 信息化規劃以及財務管理信息化子規劃。圍繞集團整體發展戰略目標，集團財務力爭在2018-2020年實現財務轉型，財務管理模式從傳統財務向戰略財務、共享財務、業務財務轉型，財務管理能力從核算型、管控型向價值型和決策型轉型，以滿足集團快速發展、規模提升、管理精細化信息化和風險防控需要。通過預算管控系統的信息化，不斷規范會計基礎工作，提高會計信息質量；通過信息化系統控制手段，助力落實企業內控制度，強化內控制度剛性執行，優化業務流程，提高工作效率。

二、建立高效費用預算管控系統的實施方案

（一）集團費用預算管理工作的內容與要求

集團財務預算信息化需要充分考慮“數字企業”的目標，要統一規劃主數據標準和接口服務標準，為企業大數據環境的形成和搭建應用提供基礎支撐，實現集團公司統一的財務主數據----包括事業部、職能部門、人員、會計科目、銀行賬戶等數據的集中管理、費用預算編制、預算調整、執行控制、分析檢查和考核評價等等，要保證各信息化系統之間數據的統一和連貫，保證預算與核算數據等信息能在跨業務板塊、跨成本中心、跨會計科目的獲得、共享和應用。目前需要著重提高費用預算編制的及時性、費用預算調整的科學性，不斷完善預算執行動態監控和預警機制，完善預算跟蹤分析功能；提供建立預算考核模型，并實現分析報告功能。

（二）基于SAP費用預算信息平臺的搭建

1.配置靈活的預算主體

隨著企業的發展，集團組織架構處于不斷的優化調整中，這就要求財務系統預算主體需要進行靈活的配置。費用預算主體應做到可分立、可撤并，以適應多變的產品、業務、組織架構調整的需求；成本中心作為最底層的預算主體類似于一塊小積木，可以堆成一個較大積木，可以隨時根據管理的精細程度搭建主體。在SAP系統中通過成本中心或利潤中心集成，并分配給不同的應用，創建不同維度和集中管理。當對某一維度進行更新時，同時對此維度的所有應用實現同步更新，從而相當程度上減少了人工維護的工作量。集團的產品有其自身的特點，產品個性化需求多，為典型的三邊工程——“邊設計、邊生產、邊變更”，預算管控需要適應業務、產品的“三邊”要求和不斷調整的要求。在系統中，通過自定義SAP系統事務代碼“ZFI053”，從人力資源子系統中導入公司組織機構。

2.設計SAP預算費用報表模板

通過事務代碼“ZFI03”，開發出“部門費用預算導入與查詢”功能模塊，根據預算管控要求，將預算報表整理成WPS電子表格或微軟EXCEL文檔，一鍵導入SAP系統，生成預算報表模板，可根據實際情況調整預算。SAP提供了管理面板，可實現集中管理與配置各個維度。通過權限設置，限定管理員才能進入管理面板，進行預算模型的修改（包括組織部門、會計科目、業務流程、預算邏輯以及功能擴展等）。同時，通過自定義的“科目屬性顯示配置”，對費用預算科目下功能范圍進行拆分，通過不同期間費用下的明細項進行合并統計，以實現重點預算控制的精細管控。

3.實現預算分析、績效考核與郵件分發

集團采用泛微OA網上辦公系統。通過開發，讓SAP預算管理與企業OA融合，可以實現企業財務事項的“事前計劃、事中控制、事后反饋”三者的統一；預算管理與SAP下會計核算系統的有機融合和信息的充分共享，并及時提供預算管理所需要的數據，可以有效實現預算管理。集團公司SAP項目軟件開發工程師開發出“部門費用預算與實際發生對比”（代碼ZFI054），根據費用預算管控的主體范圍、科目范圍、細分程度確定報表需要展示的費用預算及實際發生費用，并自動算出預算執行百分比。根據核算主體確定核算主體的管理層，并在后臺配置EMAIL發送對象，確定預算執行情況后保存，可分別獨立發送至各部門負責人郵箱，以便及時獲取各自所轄部門費用開支情況。

（三）搭建費用預算管控平臺

1.開發費用預算控制閥

SAP 系統提供的預算控制功能可以按照用戶的需求，當某項業務發生時，該業務作為一個事件實時觸發SAP對應子系統獲取信息，根據設置的系統警告和錯誤信息以提醒實際支出與預算數的關系，當實際支出接近或超越預算時系統會根據設置給以相應的警告或禁止提示，同時觸發預算子系統的控制模塊以接受數據；預算控制模塊對比計劃數與實際數，根據設定方法進行有效控制。在SAP環境下，可以將年度預算數據送至企業OA平臺中，預算管控系統可以根據會計核算系統數據的變化，隨時獲取預算執行情況；同時，預算的變化又反過來影響會計核算系統的執行，從而構成了一個閉環的管理系統，發揮預算的事中控制作用。

2.調整預算目標與績效考核

集團公司財務部原則上半年度對預算做一次調整與修訂，由各單位向集團公司申請預算調整，SAP系統可以授權員工定期修改當年的預算指標，同時通過 LOGIN文件系統記錄系統修改情況，便于信息管理部門追蹤和查詢其歷史記錄。預算分析和考核系統分析評價對企業內部各成本中心執行結果（實際成本費用支出情況）和預算指標（包括調整后的指標）之間的差異，由集團計劃經營部門對各事業部、職能部門與子分公司進行績效考核。

3.方案實施的難點

目前費用報銷業務整處于不斷規范中，根據目前技術能力，基于OA自動生成憑證理論上可行，但很大一部分工作仍需手動處理，并涉及到OA和SAP兩個系統的切換，系統之間變量非常多，會計邏輯與對應科目設計比較復雜，暫時難以帶來工作效率上的提高和優質的用戶體驗。未來，隨著業務的成熟，對探索實現OA流程自動集成憑證至SAP亦不無可能。

三、結論

在信息化水平日新月異的今天，將原來人力編制的預算管理報表，通過跨SAP、OA、銀企直聯系統等現代化工具結合在一起，力爭較好地解決目前集團在成本費用預算編制、預算執行、預算分析與預算管控等工作碰到的問題，減少工作出錯頻率，提升工作質量，提高工作效率。雖然在探討實施方案的路上有難度，只要能堅持，敢于直面困難，高效的三位一體預算管控系統終將會越來越成熟，越來越廣泛，越來越成功，為財務工作錦上添花。

參考文獻：

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