基于SAP環(huán)境下構(gòu)建預(yù)算管控系統(tǒng)的探究

彭欣

摘要：SAP系統(tǒng)主要包括生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、財(cái)務(wù)、人力資源等模塊。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)處理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作量日益繁重，在SAP系統(tǒng)中建立起高效的財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)核算與銀行支付一體化機(jī)制的需求越來(lái)越迫切。此時(shí)，需要對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算管控工作進(jìn)一步細(xì)化，從源頭做起，貫穿業(yè)務(wù)全流程，以提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量與效率。本文將分析企業(yè)預(yù)算理工作中存在的些許問(wèn)題，討論費(fèi)用預(yù)算管控、會(huì)計(jì)核算、流程管控三個(gè)核心系統(tǒng)的搭建方案及需要注意的問(wèn)題，為企業(yè)財(cái)務(wù)信息化規(guī)劃提供一些思路見(jiàn)解。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管控；SAP系統(tǒng)；流程管控

預(yù)算管理作為企業(yè)財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，主要包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算考核等相關(guān)內(nèi)容，彼此之間互為關(guān)聯(lián)，任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)脫節(jié)，如編制方式不合理、預(yù)算執(zhí)行控制不到位，管控系統(tǒng)設(shè)計(jì)欠缺，都會(huì)給整個(gè)預(yù)算管理工作的有效性和考核目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生不利影響。預(yù)算執(zhí)行是落實(shí)預(yù)算規(guī)劃的關(guān)鍵過(guò)程，是整個(gè)預(yù)算管理關(guān)鍵一環(huán)。本文將重點(diǎn)討論預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)點(diǎn)的相關(guān)系統(tǒng)構(gòu)建方案的實(shí)施。

一、建立高效預(yù)算管控系統(tǒng)的重要意義

（一）實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃的需要

據(jù)悉，全球范圍內(nèi)已經(jīng)有美國(guó)建立起類似predix、Thingworx的大型物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，大數(shù)據(jù)解決方案和SAP物聯(lián)網(wǎng)也在德國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展，而中國(guó)還較少擁有這樣級(jí)別的平臺(tái)。2016年5月，筆者所在單位鐵建重工集團(tuán)與埃森哲公司簽訂了戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方開(kāi)展深度合作，圍繞打造國(guó)內(nèi)地下高端裝備首個(gè)開(kāi)放的工業(yè)物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，共建電子商務(wù)、智能服務(wù)、工程技術(shù)與裝備創(chuàng)新、創(chuàng)新創(chuàng)投、合作共享等五大“云”平臺(tái)。

（二）落實(shí)財(cái)務(wù)信息化子規(guī)劃的需要

2017年12月，集團(tuán)提出了“十三五” 信息化規(guī)劃以及財(cái)務(wù)管理信息化子規(guī)劃。圍繞集團(tuán)整體發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，集團(tuán)財(cái)務(wù)力爭(zhēng)在2018-2020年實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)管理模式從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)向戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)管理能力從核算型、管控型向價(jià)值型和決策型轉(zhuǎn)型，以滿足集團(tuán)快速發(fā)展、規(guī)模提升、管理精細(xì)化信息化和風(fēng)險(xiǎn)防控需要。通過(guò)預(yù)算管控系統(tǒng)的信息化，不斷規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量；通過(guò)信息化系統(tǒng)控制手段，助力落實(shí)企業(yè)內(nèi)控制度，強(qiáng)化內(nèi)控制度剛性執(zhí)行，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率。

二、建立高效費(fèi)用預(yù)算管控系統(tǒng)的實(shí)施方案

（一）集團(tuán)費(fèi)用預(yù)算管理工作的內(nèi)容與要求

集團(tuán)財(cái)務(wù)預(yù)算信息化需要充分考慮“數(shù)字企業(yè)”的目標(biāo)，要統(tǒng)一規(guī)劃主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)大數(shù)據(jù)環(huán)境的形成和搭建應(yīng)用提供基礎(chǔ)支撐，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司統(tǒng)一的財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)----包括事業(yè)部、職能部門、人員、會(huì)計(jì)科目、銀行賬戶等數(shù)據(jù)的集中管理、費(fèi)用預(yù)算編制、預(yù)算調(diào)整、執(zhí)行控制、分析檢查和考核評(píng)價(jià)等等，要保證各信息化系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和連貫，保證預(yù)算與核算數(shù)據(jù)等信息能在跨業(yè)務(wù)板塊、跨成本中心、跨會(huì)計(jì)科目的獲得、共享和應(yīng)用。目前需要著重提高費(fèi)用預(yù)算編制的及時(shí)性、費(fèi)用預(yù)算調(diào)整的科學(xué)性，不斷完善預(yù)算執(zhí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控和預(yù)警機(jī)制，完善預(yù)算跟蹤分析功能；提供建立預(yù)算考核模型，并實(shí)現(xiàn)分析報(bào)告功能。

（二）基于SAP費(fèi)用預(yù)算信息平臺(tái)的搭建

1.配置靈活的預(yù)算主體

隨著企業(yè)的發(fā)展，集團(tuán)組織架構(gòu)處于不斷的優(yōu)化調(diào)整中，這就要求財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)算主體需要進(jìn)行靈活的配置。費(fèi)用預(yù)算主體應(yīng)做到可分立、可撤并，以適應(yīng)多變的產(chǎn)品、業(yè)務(wù)、組織架構(gòu)調(diào)整的需求；成本中心作為最底層的預(yù)算主體類似于一塊小積木，可以堆成一個(gè)較大積木，可以隨時(shí)根據(jù)管理的精細(xì)程度搭建主體。在SAP系統(tǒng)中通過(guò)成本中心或利潤(rùn)中心集成，并分配給不同的應(yīng)用，創(chuàng)建不同維度和集中管理。當(dāng)對(duì)某一維度進(jìn)行更新時(shí)，同時(shí)對(duì)此維度的所有應(yīng)用實(shí)現(xiàn)同步更新，從而相當(dāng)程度上減少了人工維護(hù)的工作量。集團(tuán)的產(chǎn)品有其自身的特點(diǎn)，產(chǎn)品個(gè)性化需求多，為典型的三邊工程——“邊設(shè)計(jì)、邊生產(chǎn)、邊變更”，預(yù)算管控需要適應(yīng)業(yè)務(wù)、產(chǎn)品的“三邊”要求和不斷調(diào)整的要求。在系統(tǒng)中，通過(guò)自定義SAP系統(tǒng)事務(wù)代碼“ZFI053”，從人力資源子系統(tǒng)中導(dǎo)入公司組織機(jī)構(gòu)。

2.設(shè)計(jì)SAP預(yù)算費(fèi)用報(bào)表模板

通過(guò)事務(wù)代碼“ZFI03”，開(kāi)發(fā)出“部門費(fèi)用預(yù)算導(dǎo)入與查詢”功能模塊，根據(jù)預(yù)算管控要求，將預(yù)算報(bào)表整理成WPS電子表格或微軟EXCEL文檔，一鍵導(dǎo)入SAP系統(tǒng)，生成預(yù)算報(bào)表模板，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整預(yù)算。SAP提供了管理面板，可實(shí)現(xiàn)集中管理與配置各個(gè)維度。通過(guò)權(quán)限設(shè)置，限定管理員才能進(jìn)入管理面板，進(jìn)行預(yù)算模型的修改（包括組織部門、會(huì)計(jì)科目、業(yè)務(wù)流程、預(yù)算邏輯以及功能擴(kuò)展等）。同時(shí)，通過(guò)自定義的“科目屬性顯示配置”，對(duì)費(fèi)用預(yù)算科目下功能范圍進(jìn)行拆分，通過(guò)不同期間費(fèi)用下的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行合并統(tǒng)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)預(yù)算控制的精細(xì)管控。

3.實(shí)現(xiàn)預(yù)算分析、績(jī)效考核與郵件分發(fā)

集團(tuán)采用泛微OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。通過(guò)開(kāi)發(fā)，讓SAP預(yù)算管理與企業(yè)OA融合，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的“事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋”三者的統(tǒng)一；預(yù)算管理與SAP下會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的有機(jī)融合和信息的充分共享，并及時(shí)提供預(yù)算管理所需要的數(shù)據(jù)，可以有效實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理。集團(tuán)公司SAP項(xiàng)目軟件開(kāi)發(fā)工程師開(kāi)發(fā)出“部門費(fèi)用預(yù)算與實(shí)際發(fā)生對(duì)比”（代碼ZFI054），根據(jù)費(fèi)用預(yù)算管控的主體范圍、科目范圍、細(xì)分程度確定報(bào)表需要展示的費(fèi)用預(yù)算及實(shí)際發(fā)生費(fèi)用，并自動(dòng)算出預(yù)算執(zhí)行百分比。根據(jù)核算主體確定核算主體的管理層，并在后臺(tái)配置EMAIL發(fā)送對(duì)象，確定預(yù)算執(zhí)行情況后保存，可分別獨(dú)立發(fā)送至各部門負(fù)責(zé)人郵箱，以便及時(shí)獲取各自所轄部門費(fèi)用開(kāi)支情況。

（三）搭建費(fèi)用預(yù)算管控平臺(tái)

1.開(kāi)發(fā)費(fèi)用預(yù)算控制閥

SAP 系統(tǒng)提供的預(yù)算控制功能可以按照用戶的需求，當(dāng)某項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，該業(yè)務(wù)作為一個(gè)事件實(shí)時(shí)觸發(fā)SAP對(duì)應(yīng)子系統(tǒng)獲取信息，根據(jù)設(shè)置的系統(tǒng)警告和錯(cuò)誤信息以提醒實(shí)際支出與預(yù)算數(shù)的關(guān)系，當(dāng)實(shí)際支出接近或超越預(yù)算時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)置給以相應(yīng)的警告或禁止提示，同時(shí)觸發(fā)預(yù)算子系統(tǒng)的控制模塊以接受數(shù)據(jù)；預(yù)算控制模塊對(duì)比計(jì)劃數(shù)與實(shí)際數(shù)，根據(jù)設(shè)定方法進(jìn)行有效控制。在SAP環(huán)境下，可以將年度預(yù)算數(shù)據(jù)送至企業(yè)OA平臺(tái)中，預(yù)算管控系統(tǒng)可以根據(jù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)的變化，隨時(shí)獲取預(yù)算執(zhí)行情況；同時(shí)，預(yù)算的變化又反過(guò)來(lái)影響會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的執(zhí)行，從而構(gòu)成了一個(gè)閉環(huán)的管理系統(tǒng)，發(fā)揮預(yù)算的事中控制作用。

2.調(diào)整預(yù)算目標(biāo)與績(jī)效考核

集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部原則上半年度對(duì)預(yù)算做一次調(diào)整與修訂，由各單位向集團(tuán)公司申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整，SAP系統(tǒng)可以授權(quán)員工定期修改當(dāng)年的預(yù)算指標(biāo)，同時(shí)通過(guò) LOGIN文件系統(tǒng)記錄系統(tǒng)修改情況，便于信息管理部門追蹤和查詢其歷史記錄。預(yù)算分析和考核系統(tǒng)分析評(píng)價(jià)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各成本中心執(zhí)行結(jié)果（實(shí)際成本費(fèi)用支出情況）和預(yù)算指標(biāo)（包括調(diào)整后的指標(biāo)）之間的差異，由集團(tuán)計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部門對(duì)各事業(yè)部、職能部門與子分公司進(jìn)行績(jī)效考核。

3.方案實(shí)施的難點(diǎn)

目前費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)整處于不斷規(guī)范中，根據(jù)目前技術(shù)能力，基于OA自動(dòng)生成憑證理論上可行，但很大一部分工作仍需手動(dòng)處理，并涉及到OA和SAP兩個(gè)系統(tǒng)的切換，系統(tǒng)之間變量非常多，會(huì)計(jì)邏輯與對(duì)應(yīng)科目設(shè)計(jì)比較復(fù)雜，暫時(shí)難以帶來(lái)工作效率上的提高和優(yōu)質(zhì)的用戶體驗(yàn)。未來(lái)，隨著業(yè)務(wù)的成熟，對(duì)探索實(shí)現(xiàn)OA流程自動(dòng)集成憑證至SAP亦不無(wú)可能。

三、結(jié)論

在信息化水平日新月異的今天，將原來(lái)人力編制的預(yù)算管理報(bào)表，通過(guò)跨SAP、OA、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等現(xiàn)代化工具結(jié)合在一起，力爭(zhēng)較好地解決目前集團(tuán)在成本費(fèi)用預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析與預(yù)算管控等工作碰到的問(wèn)題，減少工作出錯(cuò)頻率，提升工作質(zhì)量，提高工作效率。雖然在探討實(shí)施方案的路上有難度，只要能堅(jiān)持，敢于直面困難，高效的三位一體預(yù)算管控系統(tǒng)終將會(huì)越來(lái)越成熟，越來(lái)越廣泛，越來(lái)越成功，為財(cái)務(wù)工作錦上添花。

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