成都丹馬士公司海運出口單證處理中存在的問題與處理方法

[摘要]隨著國際貿易的不斷發展，國際物流也凸顯其重要的作用，而國際貨運代理運作的狀況直接關系到國際物流運營的效果。成都丹馬士貨運代理公司是一個大型的單證處理及客戶服務中心，雖然已經形成了完整、高效的單證處理運作體系，但是也存在著不容忽視的問題。對丹馬士貨代公司海運出口單證處理的過程進行分析，闡釋其存在的問題，并提出優化海運出口單證處理的途徑，為國際物流企業提供一定的參考。

[關鍵詞]國際貿易；貿易方式；E2E；出口單證

[中圖分類號]F74044[文獻標識碼]A[文章編號]2095-3283（2018）07-0065-04

Problems and Treatment Methods of Export Documents Processing of

Chengdu Damasci Company

Zhou Lu

（Sichuan College of Architecture Technology， Deyang， Sichuan 618000）

Abstract： With the continuous development of world merchandise trade， international logistics also highlights its important role， while the operation of international freight forwarders is directly related to the effect of international logistics operation Chengdu Damco is a large document processing and customer service center， during the processing of the documents although had formed a complete and efficient operation system， but there are also problems that cannot be ignored This article analyzes the process of handling the shipping export documents of Chengdu Damco， explains its existing problems， and puts forward ways to optimize the export shipping documents processing， hoping to provide some references to the international logistics enterprises.

Keywords： Chengdu Damco； Shipping Export； Document Treatment

[作者簡介]周路（1971-），男，安徽宿州人，副教授，經濟學碩士，研究方向：國際貿易。

[基金項目]2016年四川建筑職業技術學院院級課題（項目編號：2016RW02；項目編號：2016RW08）。隨著經濟全球化的不斷發展，國際商品貿易成為世界經濟活動重要組成部分，國際物流在國際貿易過程中凸顯其重要的作用。由于國家發展情況的差異，國際物流環境復雜多變，面臨的風險較大，要準時、保質、保量地將貨物交與收貨人具有一定的難度。基于此種情況，國際貨運代理得以形成并不斷完善。貨代企業接受進出口貨物所有人或其代理人的委托，以委托人的角色承辦進出口貨物的國際運輸代理業務。貨運代理作為國家之間的物流運輸業務的“橋梁”，大大減少了貨物所有人與買方之間進行貨品交易的物流風險，減少物流運輸中產生的損失。但是貨運代理公司的運作過程也存在不能忽視的問題，直接影響單證處理的效率和準確度。因而，研究貨運代理公司的單證處理問題具有重要的現實意義。

一、成都丹馬士貨代公司海運出口單證流程運作的現狀

（一）成都丹馬士貨代公司業務概況

丹馬士公司是一家典型的國際貨代公司，其依托國際化信息系統的電子數據交換（EDI）功能擁有全球化的物流網絡，能提供與傳統的“港到港”和“門到門”服務不同的E2E（End to End，消費端對產品端）量身訂制的供應鏈服務。E2E更強調的是從客戶下達訂單開始到貨物交付的全過程管理，是一個真正全供應鏈管理的過程。其流程概括如下：

成都丹馬士公司根據客戶異質性劃分內部部門，由一個部門專門服務于一個或幾個客戶，在每個部門下方根據具體操作流程部分不同分為前段流程和后段流程，根據具體情況每段流程可以進一步分段，基本上各個部門都呈這樣的結構分布。所謂前段流程，其工作為處理船舶次序與訂艙，可理解為負責國內出口報關前的工作。而后段流程主要是處理文件和費用的工作，可理解為負責貨物在國內報關后到國外清關時的工作。整個流程中具體涉及的操作以及單證要求，將根據客戶的要求以及形成的標準操作流程（Standard Operation Procedure，SOP）進行。丹馬士公司為每一位客戶提供全供應鏈式的定制化服務。所有海運出口涉及的單證及信息傳遞基本無紙化，采用EDI模式，借助計算機網絡及其特有的信息系統來完成，信息確認多數采用郵件和電話的形式。

（二）國內出口報關環節

通常情況下，托運人按照安排運輸時刻提前五天和丹馬士公司聯系有關業務，丹馬士公司接到托運人業務后，開始著手做訂艙準備。同時托運人將運輸貨物詳細情況提供給丹馬士貨代公司，例如貨物的數量、規格、包裝等，并作為訂艙最終的依據。

丹馬士公司訂艙模式有兩種，即實際承運人和無船公共承運人。實際承運人模式下，由托運人與船公司直接簽訂運輸合約，丹馬士公司只能選擇托運人事先指定的船公司進行訂艙，并按照約定的船期安排訂艙有關的業務。無船公共承運人模式下，丹馬士公司按照貨物特點選擇適合的或者有合作的船公司進行訂艙，訂艙是根據一艘船上不同貨物到達目的港的遠近，決定貨物在船上應放置的船艙位置，并承擔相應的風險。

隨著信息技術的發展，成都丹馬士公司采取無紙化報關方式，提高了報關效率。報關具體流程是成都丹馬士公司把托運人托運貨物的件數、毛重、體積、目的港以及船公司的船名航次、起運港、中轉港、集裝箱箱型和尺寸等信息預錄入報關系統里，并將其打印出來，蓋章后寄給報關行或者由報關行自行來領取。十聯單的功能是報關資料和工廠委托托運的證明。提交十聯單給報關行時還沒有裝貨，因此并不會存在單貨物不符的情況，但也絕不能填錯，填錯十聯單會導致裝貨后進碼頭時與報關資料不符，導致貨物無法裝船，甚至會構成走私。

報關環節遵循“先進港，后報關”的原則，即提交十聯單后，碼頭核實無誤，貨物可進港。進港后，核實報關資料與貨物，貨物過磅與測量。報關資料與貨物相符時，對集裝箱施封，然后海關放行，碼頭收到海關放行消息后便安排裝貨上船，完成了國內出口報關的環節。

（三）國外出口清關環節

貨物順利上船并不僅僅完成了出口報關的要求，實際操作中還涉及補料（shipping instruction，SI）。在成都丹馬士公司，前段流程部門完成相關訂艙報關工作的同時，也會和后段流程的部門進行信息交換。相關貨物的信息由出貨人或者前段流程在不超過貨物出貨時間前，以Word或Excel 格式的pre-ship提供給后段流程補料，成都丹馬士公司后段流程將負責把補料導入相關信息系統并保證正確性。補料將用于發給船公司以便船公司制作提單。補料分為兩種形式，一個是以網站、郵件等方式傳送的Manual SI（人為操作的補料），一個是通過內部信息系統傳送至第三方平臺，再由第三方系統傳至船公司的ESI，也可理解為電子數據的SI。不同的船公司要求丹馬士公司提交SI的時間也有差異，通常最晚不超過開船前五天。而值得注意的是，沒有及時提交SI和漏發SI，都可能產生費用甚至導致貨物不能及時上船。船公司要求的不同，目的港國家清關要求的差異，都使得在該部分容易產生很多問題。比如美國清關需提交AMS（Advanced Manifest System）的資料，若未能及時發送或漏發AMS資料，可能導致集裝箱直接被海關扣留。

實時跟進貨物的運輸狀況也是十分重要的，成都丹馬士公司將在貨物ETD（Estimated Time of Departure，預計出發時間）進行查船，查看出口海關環節有無問題以及貨物是否準時上船，若貨物推遲上船需查明原因并告知相關部門以及國外目的港。

對于國外清關的準備，是圍繞ETD這一時間準備的。清關（Customs Clearance）的順利完成才能使出口貨物進入另一國關境，被海關順利放行，收貨人才能提貨。清關的手續文件也包括了大部分海運出口單證。成都丹馬士公司通常只需要及時發送發貨通知（Pre-alert， P/A）到貨物對應目的港國家的丹馬士公司，再由他們用這些文件清關。P/A一般根據不同要求在ETD后規定時間以郵件方式發給國外的代理，告知他們船已開，并準備用P/A里的文件清關。P/A里面的信息一般包括船名、航次、提單號、柜號（集裝箱）、柜型、尺寸、ETD、ETA（Estimated Time of Arrival，預計到達時間）等。而最重要的是P/A里的文件，一般包括提單，裝箱單（packing list ，PL），發票（invoice ，IN），不同國家也許還需要其他文件，比如拉美國家還需要產品序列號（serial number，SN）。

關于提單，是貨物被出貨人交付于承運人或者被承運人裝上船后，由承運人或承運人的代理人簽發的單證。提單作為托運人交付貨物和收貨人領取貨物的憑證，在海運出口中尤為重要。在海運實務中，根據簽發的主體不同可分為船公司簽發的海運提單（MASTER B/L， MB/L）和貨代簽發的貨代提單（HOUSE B/L，HB/L）。船公司簽發的海運提單又有正本提單 （Bill of loading，OBL）和海運單（Sea way Bill，SWB）兩種形式。簡單來說，到達的國家政治軍事相對穩定，或者收貨人與出貨人已達成良好的長期合作關系并且互相信任，便可要求船公司只出具SWB，程序更為簡單，當然也證明SWB具有風險。而對于相對比較動亂的國家，對清關要求更嚴格，以防貨物滅失的情況發生，收貨人會要求船公司出具OBL，而OBL正本單只有一份，是領貨憑證，收貨人只能憑借OBL換取貨物，此種情況下，成都丹馬士公司發的P/A里只是一個OBL的復印件，并不起到清關作用，OBL將在目的港放單再完成清關。貨代簽發的貨代提單HBL是貨代對于出貨人擔任的船公司角色出具的提單，HBL將有貨物最后真正到達的目的地信息，而丹馬士貨代公司是無船承運人，將找到實際出運船公司對貨物進行運輸，此時船公司會出具一份提單給丹馬士公司，此種模式下，P/A將包括HB/L和船公司出具的MB/L。

裝箱單和發票將由出貨人提供，拉美國家需要的產品序列號也是由出貨人提供的。當成都丹馬士公司在ETD后規定時間內，以網站下載或郵件遞送等形式分別取得對應目的港所需的船公司和出貨人提供的清關文件后，將對船公司的提單和出貨人提供的裝箱單進行檢查，核對無誤后，在規定時間內發送P/A給國外的丹馬士公司以便及時清關。發錯港口或漏發都可能導致清關不及時，并導致費用的增加。而在實際的操作過程中，很難做到在規定時間內發送完整的P/A。

二、成都丹馬士公司海運出口單證處理存在的問題

（一）流程方面引起的問題

首先，成都丹馬士公司雖然將海運出口的各個環節分給不同部門來負責，權責分明也保證各司其職，但各個部門之間的協調性由于時效性而受到影響，海運出口的單證處理和流轉效果的集中體現之一是時效性。前一個環節的任何變動如未能及時告知后一環節都可能產生問題，比如未能及時截關而導致貨物延遲并裝到下一艘船上，或改配到其他船上，由此產生的船名航次改變，ETD或ETA改變甚至提單號改變，都可能影響到后續取得單證，發送發貨通知（P/A）的時間，甚至提單的改變。況且海運實務中，不同情況的變更對后續單證的影響也將是多樣的。所以各部門各環節的不順暢銜接對信息的及時傳遞存在明顯的問題。

其次，成都丹馬士公司在繁多的單證要求中采取SOP進行參照，這樣一來對資料或單證的制作檢查也有所參照，無論發生任何不符問題時，SOP也可成為依據。但是由于客人的要求時常變動或者有新的路線出現，SOP的臨時修改也將增加單證的改正程度，而這樣的變動往往不能及時傳達至每一需要單證處理的環節，由此產生諸多工作量，甚至增加額外費用。

（二）人為操作導致的問題

雖然成都丹馬士公司廣泛使用EDI系統和網絡信息系統，公司內部設專有部門為各種繁瑣的操作制作Macro（計算機的宏指令）來減少人為操作的失誤。但即便如此，人為操作差錯依然存在。

首先，在報關環節，完成出口貨物順利報關才能保證貨物順利裝船，進而保證貨物在預計開船時間順利出發。而實際操作時會發生沒訂到船艙或訂錯船艙的情形，導致貨物無法在規定時間內裝到船上或者運錯了港口，還有一種情況是，同一艘船應在最近港口卸貨的貨物訂錯了艙位而裝在船的最下方，結果不論是到了應卸貨的港口取出貨物還是運至錯誤港口再運回來都將產生很大風險和大量費用。成都丹馬士公司導入系統的十聯單一旦出現錯誤會造成單證和貨物不符，進而導致貨物重新查驗，不能在規定時間之前順利報關，不能及時裝船，只能改裝船，甚至重新報關。

其次，在后續準備清關環節，SI由于人為漏發、未及時發給船公司導致貨物不能及時裝船都會產生一系列的費用。對于單證的P/A，人為漏發或未及時發給國外目的港或發錯目的港，都將導致貨物到達目的港因不能及時清關而被扣留。如果出現問題是P/A里的文件和信息，對錯誤的內容必須修改，同時會產生一定的費用，托運人與丹馬士公司按照誰的問題誰支付修改單證費的原則，然而甚至一個細節錯誤就將產生數量較大的修改單證費。為了盡可能降低修改單證的費用，成都丹馬士公司對文件進行反復核對，提高單證處理的準確性。

（三）其他因素引起的問題

對于成都丹馬士公司來說，海運出口到其他國家的貨物涉及很多種，單證流轉過程自然也有很多不同的問題。世界時區導致的時差也是一個問題。中國重大節假日前常常貨量將成倍增長，與此同時卻出現船公司艙位十分緊張的情況，訂艙便是一個難題，難以保證貨物如期裝上船，而若此時任何人為的錯誤都將增加對單證處理的難度。即使順利訂艙后，此階段SI的提交出現任何問題都將使問題嚴重，無疑單證的量也將成倍增長，從正確繕制單證至目的港清關都是難題，對于單證操作人來說是重要的考驗。

三、解決丹馬士公司海運出口單證處理問題的對策

（一）加強公司各部門之間的有效銜接，提高單證處理的效率，降低單證流轉的風險

成都丹馬士公司內部不同部門應充分了解其業務范圍及職責，確保單證處理各環節的有效銜接。任何細微的變動都應及時相互告知，以便相關職能部門做好積極響應，提高單證處理的穩定性及效率。成都丹馬士公司要不斷與船公司、托運人進行單證流程優化，完善整個海運出口的單證處理過程，定期和客人進行對SOP的確認，及時更新提高單證參照實效性。

（二）有效利用自動化系統，減少人為操作的失誤

海運出口單證具有完整性、準確性的特點，但是海運出口單證操作涉及細節繁多，人為處理很容易出錯，成都丹馬士公司應不斷完善Marco和有效利用自動化系統，盡可能減少各環節人為操作的錯誤。同時總結所有出現過的人為操作失誤案例，在每一環節中易“踩雷”區域多加防范。對于那些需要成都丹馬士公司加工完善的資料可由出貨人或相關系統直接傳送給指定接收者，減少人為操作的失誤。

（三）增強單證處理過程的檢查監督力度，降低單證流轉失誤的概率

對于單證處理存在的問題不僅要加強檢查力度和范圍，更要追溯問題產生的具體原因，從根本上減少問題的發生。在傳送SI和P/A的過程中，可增加一些自動檢測的計算機系統，而盡量減少漏發、錯發的概率。對于清關單證要采取負責人制度，提高單證處理的準確性。

（四）采取提早準備、部門平衡等措施應對單證處理工作量增加的問題

節假日單證處理業務量的變化是成都丹馬士公司無法避免的現象。為了更好解決這一問題，公司應提前一段時間與各個船公司和出貨人進行溝通協商，做好準備，并告知目的港，總結節假日單證處理的經驗并充分利用，對于容易出錯的環節提前警示到負責該環節的相應部門。在非節假日時間要求部門內各環節進行交替學習，這樣在節假日單證處理工作量增加時可以比較合理地將其分配到不同環節，實現部門內部工作量的均衡，也可以及時應對突發事件。

（責任編輯：喬虹梁宏偉）【經貿管理】