關(guān)于提升大型視頻會(huì)議效率的研究

（杭州療養(yǎng)院，浙江 杭州 310010）

一、引言

在這一社會(huì)的背景下，視頻會(huì)議逐漸發(fā)揮巨大的作用，簡(jiǎn)單來說，視頻會(huì)議就是通過互聯(lián)網(wǎng)之中的通信網(wǎng)絡(luò)或傳輸信號(hào)，再加以與多媒體終端結(jié)合，在兩個(gè)甚至更多個(gè)地點(diǎn)之間形成一個(gè)可以實(shí)時(shí)進(jìn)行會(huì)議的系統(tǒng)。之所以視頻會(huì)議會(huì)出現(xiàn)，究其原因，就是為了使不同地區(qū)的多個(gè)人員可以通過語言、圖像等多種交流方式，達(dá)到參加會(huì)議的目的。

二、視頻會(huì)議種類

視頻會(huì)議種類劃分根據(jù)維度不同可以定義多種類別不同的會(huì)議。

（一）我們根據(jù)發(fā)言會(huì)場(chǎng)的不同和多寡，可以定義為以下三種會(huì)議

（1） 主會(huì)場(chǎng)報(bào)告型：主要是企業(yè)培訓(xùn)講課、政府工作傳達(dá)、年會(huì)等。

（2） 分會(huì)場(chǎng)述職類：年度工作總結(jié)會(huì)議、辦事處述職會(huì)議等。

（3） 參與討論型會(huì)議：日常業(yè)務(wù)交流會(huì)議。

（二）我們根據(jù)設(shè)備集成度的不同，可以劃分為下面三種類型會(huì)議

（1） 一體化視頻會(huì)議：所有會(huì)場(chǎng)都是用一體式會(huì)議設(shè)備，所以設(shè)備集成在一體機(jī)里面，無法修改音視頻設(shè)備配置。

（2） 分體式視頻會(huì)議：所有會(huì)場(chǎng)設(shè)備都是用獨(dú)立終端，需要有獨(dú)立音響、矩陣、調(diào)音臺(tái)、功放等設(shè)備，由于設(shè)備越多，可能出現(xiàn)問題的地方就越多，其次通常會(huì)議室里面的功放設(shè)備還需要用作其他用途，導(dǎo)致平時(shí)被修改配置的可能性大增，又增加了開會(huì)圖像和聲音不適配的可能性。

（3） 混合組網(wǎng)：就是同時(shí)包含一體化視頻會(huì)議設(shè)備和分體式視頻會(huì)議設(shè)備的場(chǎng)景。

（三）根據(jù)會(huì)場(chǎng)數(shù)量的多寡，可以定義為大型、中型和小型會(huì)議

（1） 大型視頻會(huì)議：大型視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)數(shù)量通常達(dá)到20個(gè)以上，甚至部分單位的全國(guó)性大型會(huì)議可以達(dá)到四五千個(gè)會(huì)場(chǎng)同時(shí)與會(huì)。

（2） 中型視頻會(huì)議：與會(huì)會(huì)場(chǎng)數(shù)量在10到20個(gè)。

（3） 小型視頻會(huì)議：會(huì)場(chǎng)數(shù)量為2到9個(gè)的視頻會(huì)議。以9作為劃分小型視頻會(huì)議和中型視頻會(huì)議的原因在于整個(gè)視頻會(huì)議過程中，小于9個(gè)會(huì)場(chǎng)與會(huì)，可以通過多畫面的方式，讓9個(gè)會(huì)場(chǎng)同時(shí)看到彼此，同時(shí)又不擔(dān)心畫面太小看不清楚。因此小于9個(gè)會(huì)場(chǎng)被定義為小型會(huì)議。

三、影響視頻會(huì)議效率的因素

對(duì)本單位近一年的百來次視頻會(huì)議做了數(shù)據(jù)分析，分析不同維度對(duì)視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間和開會(huì)效率的影響。如下圖2.1所示，聯(lián)調(diào)時(shí)間隨著會(huì)場(chǎng)數(shù)量的增加而增加，而且增加的幅度會(huì)因?yàn)閿?shù)量的增加而增大。

圖2.1聯(lián)調(diào)時(shí)間和會(huì)場(chǎng)數(shù)量的相關(guān)性

綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)要提升視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)效率，降低聯(lián)調(diào)時(shí)間，那么必須解決個(gè)別會(huì)場(chǎng)頻繁出現(xiàn)的圖像、聲音、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)場(chǎng)布置等問題。

因此我們假設(shè)每個(gè)會(huì)場(chǎng)問題處理的時(shí)間已經(jīng)扣除并行問題處理的時(shí)間。下面我看看個(gè)別會(huì)場(chǎng)的問題是怎樣影響整個(gè)會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間的：

階段1：所有會(huì)場(chǎng)開啟設(shè)備，聯(lián)調(diào)開始，假設(shè)時(shí)間為T0。

階段1圖表

階段2：所有會(huì)場(chǎng)接入會(huì)議，正式開始聯(lián)調(diào)，假設(shè)召開會(huì)議花了1分鐘，時(shí)間為T0+1。

階段2圖表

階段3：主會(huì)場(chǎng)與會(huì)場(chǎng)A對(duì)話，發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)A故障（圖像、聲音或則網(wǎng)絡(luò)問題），假設(shè)解決問題花了10分鐘，時(shí)間為T0+11，主會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)B和會(huì)場(chǎng)C在等待會(huì)場(chǎng)A的問題解決。

階段3圖表

階段4：主會(huì)場(chǎng)與會(huì)場(chǎng)B對(duì)話，發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)B故障（圖像、聲音或則網(wǎng)絡(luò)問題），假設(shè)解決問題花了10分鐘，時(shí)間為T0+21，主會(huì)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)A和會(huì)場(chǎng)C在等待會(huì)場(chǎng)B的問題解決。

階段4圖表

階段5：主會(huì)場(chǎng)與會(huì)場(chǎng)C對(duì)話，會(huì)場(chǎng)C未發(fā)現(xiàn)問題，聯(lián)調(diào)非常順利，假設(shè)聯(lián)調(diào)時(shí)間為0.3分鐘，結(jié)束該過程的時(shí)間為T0+21.3。

從每個(gè)階段我們可以看出，假設(shè)整個(gè)會(huì)議的聯(lián)調(diào)用時(shí)21.3分鐘，4個(gè)會(huì)場(chǎng)的總聯(lián)調(diào)時(shí)間長(zhǎng)度為4*21.3分鐘，而召開會(huì)議、會(huì)場(chǎng)無問題的聯(lián)調(diào)時(shí)間（比如會(huì)場(chǎng)C）是整個(gè)會(huì)議聯(lián)調(diào)過程中無法控制或者節(jié)省的，因此我們唯一能控制或者節(jié)省的時(shí)間是會(huì)場(chǎng)出現(xiàn)問題的時(shí)間。假設(shè)我們能把這些聯(lián)調(diào)過程中出現(xiàn)的問題在會(huì)議聯(lián)調(diào)之前發(fā)現(xiàn)，并且每個(gè)會(huì)場(chǎng)能獨(dú)自處理完畢，雖然每個(gè)會(huì)場(chǎng)問題處理過程中會(huì)占用各自會(huì)場(chǎng)的時(shí)間，但因?yàn)椴徽加寐?lián)調(diào)時(shí)間的關(guān)系，因此可以不用乘于會(huì)場(chǎng)系數(shù)，從而大量節(jié)省會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間。

階段5圖表

四、結(jié)束語

綜上所述，我們可以比較高效率提升視頻會(huì)議效率，節(jié)省聯(lián)調(diào)時(shí)間的方式是通過會(huì)場(chǎng)會(huì)前自檢發(fā)現(xiàn)并獨(dú)自處理問題。需要強(qiáng)調(diào)的是本文未提到的視頻會(huì)議管理員技能熟練度對(duì)提升視頻會(huì)議效率的作用，管理員的視頻會(huì)議設(shè)備技能都會(huì)有一個(gè)增長(zhǎng)后穩(wěn)定的過程，而且大部分單位不太可能每個(gè)會(huì)場(chǎng)配置獨(dú)立的視頻會(huì)議管理員，視頻會(huì)議管理員是兼職甚至是流動(dòng)的，因此通過提升管理員技能來提升效率是有效但不一定是可行的措施，從而讓管理員能通過會(huì)前自檢項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)并處理問題，這才是提升視頻會(huì)議效率行之有效的措施。