醫院檔案管理問題與對策研究

華明秀

摘 要：檔案在現代醫院發展過程中發揮了重要作用，所以應采用現代化的手段，對檔案進行有效管理，注重檔案的安全防護，確保檔案資源的全面性以及真實性，充分發揮檔案的有效作用，為醫院各項工作的開展提供更加便利的條件，促進醫院工作的順利進行。本文首先闡述了檔案管理的概念，進而分析了當前辦公自動化背景下的醫院檔案管理的特點，在此基礎上，論文分析了當前檔案管理中存在的問題，以及后續加強檔案管理工作的對策，相信對從事相關工作的同行能有所裨益。

關鍵詞：醫院 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）03（c）-0140-02

1 檔案管理的概念

1.1 檔案的定義

檔案的學術概念，以國家行業標準《檔案工作基本術語》關于檔案的表述為代表：即檔案是國家機構、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

檔案的法律概念，以《中華人民共和國檔案法》第二條關于檔案的表述為代表：即本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化以及宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2 檔案管理的定義

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。

1.3 檔案管理工作的內容

檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

醫院檔案管理記錄的內容對醫院基礎設施正常運轉、醫院的科學研究、醫療技術的進步都有重要的參考價值，在一定程度上能推動醫療事業的發展，是醫院管理工作的重要組成部分。在現今的信息化時代，檔案管理工作也呈現出自動化、現代化，檔案工作的新理念、新思想也隨之產生，準確的辦公自動化代替了繁瑣的人工操作。辦公自動化是高科技產物，是復雜的系統工程，是以計算機和網絡為基礎的先進科學技術，由辦公業務與辦公人員構成的人機信息系統。辦公自動化環境下醫院檔案管理需要先進的計算機技術、網絡安全、規章制度、標準化歸檔方案、人員培訓等多方面的協調合作。因此檔案管理部門應以辦公自動化為基礎，采取科學的檔案管理辦法，提高醫院檔案管理水平，挖掘檔案信息，以滿足醫院各方面的需求，更好地為醫院發展服務。

2 辦公自動化后醫院檔案管理存在的問題

2.1 存儲文件的保密性存在隱患

隨著網絡的普及和盜密技術的發展，存儲文件的保密性成為關鍵。電子文件沒有固定的形式，也不再具有特定的字跡、簽名等特殊標記，易于修改，保密性弱，修改的可能性比紙質文件要大。醫院的電子病歷是能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫療記錄，包含文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息。電子病歷的安全涉及到醫院的醫療安全和患者的隱私，安全性、保密性尤為重要。

2.2 檔案管理人員綜合能力不強

多種存儲形式的文件歸檔及檔案管理，與紙質檔案管理的方法、原則、技術不同。傳統的檔案管理人員知識面窄、學歷偏低，缺乏系統的檔案知識培訓，管理水平和技術進步跟不上形勢的發展，現代化的檔案設備，不能充分發揮作用。僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員，缺少了檔案管理的理論和原則也是不能勝任的。所以既懂得現代檔案管理知識又熟悉計算機及網絡技術的復合型發展是當今檔案管理人員的新課題。

2.3 檔案管理缺乏標準

辦公自動化使用的先進設備方便、快捷，但給檔案存檔帶來了很多問題。辦公自動化后，一般只有正式文件存檔，無原始底稿存檔現象。打印機的打印材料、傳真機接收的文件、復印件作底稿歸檔的現象也普遍存在。檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后。辦公自動化勢必要把庫存檔案數字化以便為辦公提供更方便快捷的檢索利用，這就要求對已歸檔的檔案和現行文件提出一個統一的現實可行的標準。

2.4 辦公自動化系統

辦公自動化系統目前存在水平低、軟件投入少、模擬手工作業增加管理負擔等特點，嚴重影響了系統整體水平的提高。系統開發商水平參差不齊，開發隊伍組隊模式不合理、缺乏開發經驗等，使部分軟件產品質量不高，系統與其他系統集成度差，為用戶考慮的實際功能較少。系統中將電子公文運轉與電子檔案管理的工作貫通在一起的檔案管理子系統更是缺乏。例如醫院公文管理的 OA 系統與檔案管理軟件之間、庫與庫之間的關聯、對接就存在著對文件流程不能全程監控、管理的弊端。

4 加強檔案管理工作的對策研究

4.1 加強管理人員隊伍建設

要搞好管理隊伍建設，隊伍結構優化非常重要。當前，要提高疾控檔案管理隊伍建設質量，就必須要加大投入力度，多途徑、多方法地培養創新型、應用性、復合型疾控檔案管理人才，堅持外引、內訓相結合，提升疾控檔案管理隊伍質量。同時還要適當地引入競爭機制，突出工作人員與疾控檔案管理部門之間的雙向選擇性。基于對每名工作人員個體之間差異的考慮，其在很多方面都可以進行互補，比如性格、知識結構等等。

所以要從工作人員的年齡、性別、文化水平、性格特征等進行科學的隊伍配置，最大限度合理、有效地優化管理隊伍結構，爭取能夠將每名工作人員的個體優勢都發揮出來，保證疾控檔案管理工作的高效、有序開展。

4.2 大力推進檔案信息化建設

（1）加快基礎設施建設。一是對“檔案工作目標管理標準”認真學習和討論研究，提出標準和目標，對基礎性工作進行梳理和完善。二是加強了硬件建設，購置快速掃描儀、復印、打印一體機、裝釘機，更換計算機、購置安裝閱覽桌、書柜、電腦桌等，為檔案轉型打下堅實基礎。三是深層次開發檔案管理軟件，對室藏永久和部分長期保存的檔案進行掃描掛接，真正意義上實現了數字圖像與相關聯目錄數據的掛接，達到了在目錄級下進行全文檢索、查閱、瀏覽。

（2）創建《圖片檔案系統》。為加強圖片檔案管理，更好地完整保存圖片，使各科室在日常工作中形成的圖片及時上傳該系統歸檔，這樣就可以做到圖片、文字、排序自動生成，操作簡單、使用便捷，設計科學合理，結束了圖片檔案刻制光盤的保存方法，大大提高了圖片檔案的歸檔率、完整率和利用率。

（3）加快檔案數字化轉型的意義

第一保護了紙質檔案的載體及信息安全。檔案多為紙質檔案，類型多樣，時間跨度比較大，有些形成時間較長的紙質檔案面臨著紙質老化的問題，如不及時對其信息內容進行轉移，一旦紙質發黃發脆，存儲信息極易丟失，本著對原件的保護和歷史負責的態度，加快紙質檔案信息內容轉移至電子設備儲存勢在必行。對紙質檔案進行數字化儲備具有極大地優勢：一方面，儲存所占的空間小；另一方面，便于維護和利用。

第二提高了利用率。目前，檔案仍然是“你查我調”的傳統利用方式，紙質檔案進行數字化掃描后，工作人員在接待查檔時，就不必調取紙質載體，直接從數據庫中調取掃描件再打印即可，這種方式大大節省了查檔時間，提高了檔案的服務效率，同時，也避免了紙質載體因反復利用而產生的損耗，可謂是一舉兩得。

第三便于異地備份的開展。異地備份主要是為了避免因自然災害等不可預知因素對檔案室室藏檔案的損壞，2008 年的汶川地震對北川檔案館館藏檔案的嚴重破壞令人痛心疾首，也因此，異地備份也成為近幾年檔案學術界的一個研究熱點。紙質檔案具有載體和信息不可分開的特征，如果采用復制的方式儲存在其他檔案保管機構，少量的珍貴檔案可以如此，數量多了，保管成本也不斷提高。如果采取數字化存儲的方式進行異地備份，對承擔備份任務單位而言，無疑可以大大降低管理成本。

總之，通過數字化掃描，加強對紙質檔案的數字化建設是各級各類檔案館面臨的共同任務。

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