基于RPA的財務共享服務中心總賬管理優化研究

程平 代佳

【摘 要】 大數據、云計算、人工智能等技術的高速發展與應用為ABC集團的總賬管理實現機器人流程自動化（RPA）提供了良好的技術環境，RPA技術的運用為企業財務共享服務中心的業務流程優化與改進提供了新的技術思路。文章以ABC集團為例，基于其財務共享服務中心平臺，在闡述總賬管理現狀及其存在問題的基礎上，引入RPA技術，結合大數據技術、圖像識別、語音識別技術，將原始單據影像資料自動采集、識別并進行分類來幫助提升憑證錄入與審核效率，并圍繞財務共享服務中心總賬管理憑證處理流程進行機器人流程自動化（RPA）的優化設計，以期為將來機器人流程自動化在財務工作中的應用提供實踐和理論依據。

【關鍵詞】 RPA； 財務共享財務中心； 總賬管理

【中圖分類號】 F232 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）16-0141-06

一、引言

隨著大數據、云計算、人工智能等技術的高速發展與應用，會計行業正面臨新的轉折與挑戰。財務共享服務模式應運而生，財務共享服務是通過在一個或多個地點對人員、技術和流程的整合，將那些具有規模經濟和范圍經濟屬性的業務放到財務共享服務中心（FinanciaABC Shared Service Center，FSSC）集中處理[1]。在德勤、普華永道以及中化國際相繼推出財務機器人后，RPA（Robotic Process Automation）成為各方關注的焦點。財務共享服務中心因其高度的規范性和統一性為RPA提供了良好的應用環境。RPA是基于計算機編碼及規則的軟件，通過執行重復的基于規則的任務來將手工活動進行自動化的一種技術。在業財一體化的思想下，FSSC的核心業務流程總賬管理運用RPA進一步優化財務工作流程，減少大量人力、物力及財力投入，提高財務人員處理總賬相關業務效率，降低工作操作錯誤率，從而達到加強內部風險管控的目的。

目前有關FSSC以及總賬管理的研究很多，王文東[2]提出財務共享屬于一種創新模式，當前很多企業從內部的財務業務流程出發，通過對企業財務流程的不斷精簡，以及對企業財務標準化的有效改造，從而有效地降低了企業的財務成本，實現了企業價值目標。陳虎等[3]將財務共享服務定義為：企業通過專業化分工和信息技術的手段將分散在企業內部各部門的財務業務集中到財務共享服務中心進行統一處理，基于信息化的平臺充分利用計算機和網絡等現代信息技術，為企業各業務部門提供標準化、流程化的共享服務。程平等[4]認為建立財務共享服務中心是企業財務變革與轉型的重要路徑之一。財務共享服務中心通過流程化、標準化的建設，達到減少企業的成本、控制企業的財務風險、實現企業的財務變革和轉型的目的。毛華揚等[5]認為財務共享下的流程再造可以優化財務管理流程實現財務管理集中化，提高財務工作效率。Fahy [6]指出財務共享服務中心是實現企業集團內部流程精益化、標準化的一個重要里程碑，也是企業財務整合業務流程再造的必然趨勢。沈仕逸[7]強調財務系統是ERP的核心之一，總賬又是財務系統最重要的子系統，ERP很大程度上簡化了大量財務流程。

綜觀上述文獻，大部分研究都集中在財務共享中心的服務模式，主要分析傳統的總賬記賬流程以及其中存在的問題，提出ERP系統的先進性，財務共享中心與ERP系統的結合，展現出更便捷高效的財務處理流程。然而，隨著互聯網的高速發展，大數據、人工智能等新興技術愈加成熟地應用，財務處理流程急需依托信息技術，實現質的飛躍。國務院在2017年7月20日，印發《新一代人工智能發展規劃》，這是我國首個面向2030年的人工智能發展規劃，集中明確新時代我國的人工智能發展目標，即到2030年，人工智能相關理論、技術與應用總體達到世界領先水平，國內人工智能研究成果在世界人工智能發展中占據領先地位。可見，發展新一代人工智能已上升為國家戰略。人工智能等新興技術手段正不斷推動財務管理流程進行深化改革。孫逸等[8]認為從整個人工智能在企業管理中的應用過程來看，要實現企業財務運營智能化，先后需要經過業務流程自動化平臺、機器人流程自動化（RPA）、自然語言識別技術、智能/認知計算、模型化業務等階段的發展與沉淀。鑒于此，本文以ABC集團為研究對象，在闡述FSSC總賬管理現狀的基礎上，具體分析總賬管理憑證處理流程各個結點存在的問題，從而運用大數據、云平臺等技術，基于RPA對總賬管理進行優化研究，以期對未來ABC集團財務共享服務中心RPA的運用提供更加精細化、科學化的實踐經驗和理論依據。

二、ABC集團財務共享中心總賬管理現狀與問題分析

（一）ABC集團財務共享服務中心構建現狀

大型企業在發展過程中建立了很多經營實體，但往往造成職能機構的重復。隨著企業戰略轉型的持續深入和資源優化配置，大型企業開始著手整合分子公司財務服務流程，進行流程再造，將分散的人力、財務以及IT技術整合到一個平臺，建立自己的財務共享服務中心。ABC集團財務共享服務是通過將集團企業分散在各個區域運營單元中易于標準化和規范化的財務業務進行流程再造與標準化，并集中到相對獨立的財務共享服務中心進行處理。它提供包括財務、人力、物流等的專業服務，在采購、付款、資金管理、項目管理、預算、收款及報告等領域廣泛運用共享服務中心，以達到業財一體化，從而壓縮企業運營成本、提高服務水準，對內部風險實行有效控制。ABC集團通過對組織、流程、信息系統各個方面進行優化與再造，打造高效、智能的財務共享中心，在有效承接集團戰略的基礎之上，能夠更好地支持集團戰略有效落地。ABC集團總部撤銷機關財務科和其他財務核算科，新增獨立的二級支持部門財務共享服務中心組織，與資金管理中心、政策研究中心等二級支持部門平級，按照專業化分工模式設置內部業務分組，服務于集團總部所有部門及下屬所有分子公司。集團所屬各分子公司保留財務組織，撤銷會計核算及出納崗，改為核算支持單位，保留財務管理核算支持崗，在業務上由財務共享中心統一管理，完成核算支撐工作。ABC集團財務共享中心將構建6大業務共享團隊加1個運營支撐團隊，確保財務共享中心按照專業化分工原則，明確職責，高效運轉。結合ABC集團的需要納入共享的業務，按照業務范圍設立相應的科室，并在科室下設置25個專業財務人員崗位。下設費用核算科、往來核算科、資金核算科、總賬核算科等，分設核算崗財務人員、稽核崗財務人員以及復核崗財務人員等崗位財務人員，如圖1所示。

（二）ABC集團財務共享服務中心總賬管理現狀

總賬管理是財務共享服務中心各業務和系統的核心，是財務工作的重心。在業財一體化的今天，總賬管理的業務流程主要包括出納管理、憑證處理、基本核算功能、關賬等，并提供個人、部門、客戶、供應商、項目核算和備查簿等輔助功能[9]。總賬管理是企業的中樞管理系統，全方位反映企業生產、銷售以及企業的資產負債和經營成果，其他的各個子系統均需要將基礎數據傳輸到總賬管理系統，同樣總賬管理系統把各個子系統有機地聯系起來，將基礎數據分析傳輸給各個子系統，以輔助各部門進行預決策。ABC集團總賬管理系統總體分析，如圖2所示。總賬管理系統由11個子系統組成，其中包括憑證管理子系統、收入核算子系統、往來管理子系統、接口子系統等。總賬管理系統需要與外部關聯子系統進行業務憑證信息的交互，例如資金管理、資產管理、財務輔助系統等，以便FSSC進行統一的憑證錄入、統一的憑證復核以及統一的憑證記賬操作。

ABC集團總賬管理——憑證處理流程如圖3所示。目前ABC集團首先由分子公司各業務部門的經辦人填制各業務模塊原始單據，將生成的單據文件交由分子公司領導審核項目是否真實，審核通過后交由分子公司負責人匯總單據，并郵寄原始材料到FSSC，由FSSC集中核算各個分子公司以及項目組上傳的成本費用匯總單，FSSC初審崗財務人員審核原始單據和交接單是否一致，審核通過后交由FSSC稽核崗財務人員進行審核，主要審核單據是否合法合規，若審核通過提交給FSSC核算崗財務人員，審核確認金額，如若與申報金額不符，不予通過；如若相符，FSSC核算崗財務人員在財務共享平臺查看申請單信息，如果可以按照申請單完成賬務錄入，那就需要在系統中完成總賬錄入，如果不能按照申請單信息完成總賬錄入，需要退回發起人，讓發起人補充相關信息，FSSC核算崗財務人員審核通過后交由FSSC結算崗財務人員進行結算支付，最終由FSSC會計主管記賬，生成會計憑證。在ERP系統的支持下，各個負責部門的數據交接和轉換通過接口實現數據信息的共享和傳輸。

（三）ABC集團財務共享服務中心總賬管理問題分析

ABC集團FSSC總賬管理基于ERP操作系統，能實現基本的各系統間的數據實時傳輸，以及數據流程化的精確傳輸與交互，然而在總賬管理的幾個重要流程中，以及跨流程交互作用過程中，依舊需要大量的人力做支撐，仍未達到流程自動化的目標，并且依舊包含大量數據冗余，流程自動化偏低，執行效率較低，難以達到精細化運作。就總賬管理而言，需設置成本核算崗財務人員、薪資核算崗財務人員、稅務核算崗財務人員等財務人員崗位，負責相關業務的復核與核算工作，并負責與相關人員的接口工作，但ABC集團總部層面財務總計24人，分子公司財務總計180人，總分比為1■7.5，整體來看，總部財務管控力度較弱。以進一步加強流程自動化、提升總部財務管控能力為目標，根據RPA工作原理，發現ABC集團FSSC總賬管理憑證處理流程中存在的問題，具體表現在未能實現原始單據的影像采集、識別、分類、分等級自動審核以及未能實現憑證的自動錄入等諸多問題。

1.未能實現原始單據的影像采集、識別與分類。ABC集團FSSC總賬管理主要包括原始單據的采集、識別與分類，憑證的錄入、審核與記賬，檔案的歸檔與借閱，月度及年度的關賬等流程。其識別與分類中原始單據的采集是ABC集團FSSC向各個分子公司以及各個項目組業務經辦人對原始數據信息進行高效的采集，然而目前ABC集團各分子公司及項目組仍然采用手工處理原始憑證的方式，由分子公司各業務部門的經辦人填制各業務模塊原始單據，將生成的單據文件交由分子公司領導審核項目是否真實，審核通過后交由分子公司負責人匯總單據，并郵寄原始材料到FSSC，由FSSC集中核算各個分子公司以及項目組上傳匯總單，FSSC初審崗財務人員審核原始單據和交接單是否一致，進行真實性審核。因此ABC集團FSSC仍然需要投入大量的人力來集中處理基礎的財務單據工作，如在單據處理中，每月各分子公司將產生大量的銷售發票、費用報銷單、工資單、各類增值稅發票等原始單據。大量的人力、物力將耗費在基礎的財務工作中，財務人員無法更好地參與到集團管理活動中來。

2.未能實現憑證自動錄入。ABC集團FSSC初審崗財務人員審核原始單據和交接單是否一致，進行真實性審核，如若審核通過，FSSC初審崗財務人員將原始單據以及原始單據交接單傳送給FSSC稽核崗財務人員，FSSC稽核崗財務人員主要對單據的合法性和合規性進行審核，若審核通過提交給FSSC核算崗財務人員，審核確認金額，如若與申報金額不符，不予通過；如若相符，FSSC核算崗財務人員在財務共享平臺查看申請單信息，如果可以按照申請單完成賬務錄入，那就需要在系統中完成總賬錄入，如果不能按照申請單信息完成總賬錄入，需要退回發起人，讓發起人補充相關信息。FSSC核算崗財務人員在進行賬務錄入時，依舊停留在手工錄入的基礎上，每月各分子公司以及各項目組都會產生大量需審核的單據，上萬張的合規單據需要財務人員手工錄入總賬管理系統，耗時耗力且占用大量有價值的人力資源。

3.憑證審核未能實現分類分等級自動審核。FSSC初審崗財務人員將原始單據以及原始單據交接單傳送給FSSC稽核崗財務人員，FSSC稽核崗財務人員主要進行對單據合法性和合規性的審核，此時FSSC初審崗財務人員交由FSSC稽核崗財務人員的單據具有量大、繁雜且無序的特點，FSSC稽核崗財務人員需要對上萬張單據進行合法合規性的審核，工作量大，并且沒有任何規律性，無法進行分類別、分等級地快速審核操作，無疑大量增加了財務人員的工作量，反而降低了FSSC的工作效率。

三、基于RPA財務共享中心總賬管理優化整體框架

針對ABC集團FSSC總賬管理憑證處理流程存在的問題，基于RPA主要從原始單據的影像采集、自動識別、分類、分等級以及對合理、合法、合規性的原始單據自動錄入總賬管理系統等對ABC集團FSSC總賬管理進行優化設計研究。ABC集團基于RPA的FSSC總賬管理優化整體框架如圖4所示。

基于RPA的FSSC總賬管理整理優化框架共分為3層，分別為基礎層、應用層和對象層。基礎層包括基礎環境提供、關聯系統、數據庫以及技術支持。基礎層提供基于RPA技術的服務器、存儲器、智能終端、網絡硬件、網絡安全設備等智能應用環境，總賬管理系統與各個子系統間以互聯網以及ERP接頭子系統為紐帶，實現各個子系統與總賬管理系統的數據交互作用，可以在ERP系統權限范圍內實現對各個子系統基礎數據的查詢與訪問，實現信息互通和數據共享。基礎數據中的數據庫層級，通過多渠道、多方法把來自各個子系統的基礎數據進行全面數據采集，其中包括成本數據、銷售數據、費用數據、工資數據等結構化數據，也包括政府、工商、同行業內的非機構數據，該層級為RPA技術提供基礎支持。基礎數據通過各個子系統的歸集整理，存放于數據庫中，在大數據、圖像識別、語音識別等技術的支持下，RPA對數據進行細分處理，從大量繁雜無序的數據里抽取的目標數據進行轉換和加載，已達到數據的整理和清洗作用，根據圖像識別技術，將收入、費用、成本、工資薪酬等數據按照對應的會計科目進行分類處理細分成常用的會計科目，同時通過行業等數據庫的大數據分析，將供應商進行等級劃分，對各項目進行金額預判斷，提高應用層處理會計憑證的工作效率。應用層包括主體服務與主體應用，RPA將數據細分成常用的會計科目，ABC集團FSSC各個分子公司及項目組上傳的原始單據影像資料，RPA自動識別、對比單據信息，從而判斷其一致性，自動生成相應的會計科目，進行憑證錄入操作，根據企業的不同需求，定制個性化流程以及相應的會計科目。對象層是具體的服務對象，RPA不是物理機器人，而是代替人類手工操作中重復單一業務流程的一種軟件。因此，在集團的各個業務結點都適用RPA進行流程優化，提高業務處理效率。

四、基于RPA財務共享中心總賬管理優化與改進

針對ABC集團FSSC總賬管理憑證處理流程存在的問題，根據ABC集團基于RPA的FSSC總賬管理優化整體框架，主要從原始單據的影像采集、自動識別、分類、分等級以及對合理、合法、合規性的原始單據自動錄入總賬管理系統等關鍵結點進行優化與改進。ABC集團基于RPA的財務共享服務中心總賬管理的優化與改進流程如圖5所示。

（一）原始單據實現影像數據傳輸、采集，RPA進行數據的識別與分類

原始單據主要是由手工票據以及電子票據組成，分子公司各業務部門通過對各個業務產生的手工紙質原始票據進行歸類整理，通過票據的影像掃描技術，將原始票據轉換為影像資料存儲到數據庫。電子發票主要由互聯網各操作平臺生成，通過大數據技術以及云平臺采集去哪兒網、攜程網、天貓網等與分子公司相關的電子票據信息，以及業務人員在分子公司票據服務平臺進行手工票據錄入，或者通過語音識別技術，自動生成票據信息，電子票據信息直接存儲在數據庫中，從而完成對票據的采集。數據庫中的票據信息通過企業ERP系統交由分子公司領導查詢并進行初審，分子公司領導主要審核票據真實性，審核通過自動遞交RPA初審崗。RPA初審崗主要負責應用大數據技術、圖像識別技術對票據進行識別與分類。票據識別是對大量表格化的原始單據進行掃描，對原始單據中關鍵的字符、會計業務、印鑒等特征信息進行識別，RPA技術通過與大數據技術的結合，能夠從大量、無序且繁雜的原始單據中抽取有價值的信息，輕松實現紙質票據的智能識別，可以幫ABC集團鑒定大量紙質票據、單證和各類表格的真偽，與原始交接單進行比對，自動完成FSSC初審崗的工作。

RPA初審崗的票據分類主要集中于對識別出的原始單據中的會計業務依據會計科目類別進行，將采集到的原始單據中會計業務的摘要信息進行圖像識別，將其自動進行類別分類并存儲于數據庫中，自動提示FSSC核算崗財務人員是否進行自動記賬操作，FSSC核算崗財務人員抽查未發現疑點，則RPA將接受FSSC核算崗財務人員反饋自動錄入憑證，否則，FSSC核算崗財務人員進行檢查，并手工錄入憑證。

（二）RPA進行憑證自動錄入

原始單據數據采集結束后，相應的會計業務已經通過圖像識別技術提取出關鍵信息，當FSSC核算崗財務人員統一進行憑證的自動錄入，RPA將根據表格形式的憑證表，將原始單據的摘要、金額、單價、供應商、商品名稱、產品規格型號等相關信息——自動錄入憑證，快速生成大量的記賬憑證。如若需要FSSC核算崗財務人員進行手工錄入憑證，也可以通過語音識別功能、重復輸入記錄功能輔助財務人員快速錄入憑證。

（三）RPA進行憑證自動審核

生成的記賬憑證自動提交到RPA稽核崗，RPA稽核崗進行再一次的分類識別，此時RPA進行分類的內容主要是往來單位信用進行等級化分類。RPA通過大數據技術，抽取歷年與ABC集團有往來關系的公司，綜合其營運情況、資產負債情況、銀行信譽等級、行業排名以及與ABC集團合作供應情況、支付價款及還款情況等進行信用等級評分，對信用等級高的單位，RPA優先進行自動化審核，對信用等級低的往來單位，RPA自動提示FSSC會計稽核崗財務人員進行手工審核，RPA提供相應的往來單位信息以審核輔助高效完成。

五、結語

隨著信息技術、大數據技術、云會計、區塊鏈、人工智能的發展，機器代替財務人員進行單一化工作已經成為現實，越來越多的企業更希望通過RPA來代替傳統的業務流程自動化，在人力、財力、物力和技術有限的今天，通過RPA更加高效迅速地完成人工流程中重復繁雜的工作，將財務人員從低價值的工作中解脫出來，更加專注于附加值更高的工作，從而達到降低企業財務工作人員工作量，更加合理地配置企業人力資源，減少財務人員在財務工作中失誤的目的。通過分析基于RPA財務共享中心總賬管理的優化過程，期待能進一步提高ABC集團總賬管理水平。

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