淺析項(xiàng)目施工管理中的合同管理

申 永 紅

(陽泉市建筑工程(集團(tuán))總公司，山西 陽泉 045001)

隨著社會(huì)主義法制進(jìn)程的加快，合同管理作為企業(yè)管理和施工項(xiàng)目管理的重要組成部分越來越受到人們的重視。筆者根據(jù)多年的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)站在承包商的角度對(duì)合同管理從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

1 建立健全合同管理組織機(jī)構(gòu)

由于工程施工項(xiàng)目在實(shí)施過程中參與的單位多、經(jīng)歷的時(shí)間長，期間會(huì)涉及到各種不同性質(zhì)、不同用途的合同，如施工合同、分包合同、勞務(wù)合同、材料采購合同、其他服務(wù)合同等。特別是施工承包合同，組成合同內(nèi)容的文件多、條款繁雜；生命周期長，實(shí)施過程復(fù)雜；爭執(zhí)多，索賠多；這就要求專業(yè)化的合同管理部門及人才。施工合同涉及到整個(gè)施工項(xiàng)目從開工到竣工驗(yàn)收全過程的工期、成本、質(zhì)量目標(biāo)的確定及實(shí)現(xiàn)，明確了參建各方的責(zé)、權(quán)、利，合同管理作為項(xiàng)目管理的重要組成部分貫穿始終，這就需要進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。以上兩點(diǎn)決定了在工程承包公司內(nèi)部建立一個(gè)合同管理組織機(jī)構(gòu)的必然性和重要性。合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)等同于公司的財(cái)務(wù)、經(jīng)營銷售、工程、行政等部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置。

合同管理組織機(jī)構(gòu)從以下幾方面履行自己的職責(zé)：

1)參與項(xiàng)目的招投標(biāo)工作，審查和分析招標(biāo)文件，為投標(biāo)報(bào)價(jià)提出合理化建議。

2)收集市場和工程信息，為合同談判和簽約提供依據(jù)，參與合同簽約談判。

3)負(fù)責(zé)公司所屬工程項(xiàng)目的合同管理，對(duì)工程項(xiàng)目的合同管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，重大的工程項(xiàng)目要派出合同管理人員進(jìn)駐施工項(xiàng)目部，組建合同管理小組，對(duì)工程項(xiàng)目的全過程合同管理進(jìn)行把控。

4)對(duì)公司所屬各工程項(xiàng)目的合同履行情況進(jìn)行匯總、對(duì)比、分析，針對(duì)存在的問題及時(shí)提出改進(jìn)意見，為公司決策提供依據(jù)，為今后的合同談判提供經(jīng)驗(yàn)。

5)參與工程項(xiàng)目部重大采購項(xiàng)目的合同簽訂；參與重大合同事件的處理，如重大的索賠、嚴(yán)重的違約事件。

6)配合公司法律部門處理因合同糾紛引發(fā)的法律事務(wù)。

7)定期組織合同管理培訓(xùn)，為公司培養(yǎng)更多的合同管理人才。

2 項(xiàng)目合同管理的過程

合同管理是從合同策劃、起草到合同履約完成，進(jìn)行合同評(píng)估的全過程管理。以工程施工合同為例展示合同管理全過程見圖1。

3 施工承包合同的簽訂

3.1 招投標(biāo)過程的管理

充分了解招標(biāo)文件中的投標(biāo)者須知，深入分析研究招標(biāo)文件具體內(nèi)容，熟悉招標(biāo)者和投標(biāo)者在招投標(biāo)過程中的權(quán)力和義務(wù)，以及投標(biāo)文件修改和撤銷的相關(guān)規(guī)定；編制投標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真透徹地分析招標(biāo)文件的合同條件、規(guī)范、圖紙和計(jì)價(jià)辦法有針對(duì)性的對(duì)招標(biāo)文件作出實(shí)質(zhì)性的回應(yīng)；遵守招標(biāo)文件規(guī)定的各種時(shí)間。

3.2 簽訂合理的承包合同

在接到中標(biāo)通知書及業(yè)主合同意向函后，應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件的有關(guān)要求、工程的實(shí)際情況，結(jié)合以往的合同案例制定談判方案，確保簽訂一個(gè)公平合理的施工承包合同。

1)合同應(yīng)盡可能的符合企業(yè)的整體經(jīng)營戰(zhàn)略。

2)認(rèn)真審查業(yè)主合同意向函和招標(biāo)文件所列的合同條件并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，設(shè)法在合同簽訂時(shí)降低和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。

3)跟業(yè)主充分溝通，積極合理地爭取自己的正當(dāng)權(quán)益，對(duì)達(dá)成的一致意見，要寫入正式合同文本的協(xié)議條款內(nèi),或以會(huì)議紀(jì)要的形式作為合同的組成文件。

4)依據(jù)投標(biāo)文件及施工圖紙合理確定工程項(xiàng)目的實(shí)施范圍。

5)合理確定工期，承包人首先應(yīng)根據(jù)投標(biāo)文件中自己填報(bào)的工期及考慮工程量的變動(dòng)而產(chǎn)生的影響，與發(fā)包人最后確定工期；根據(jù)項(xiàng)目準(zhǔn)備情況、季節(jié)、環(huán)境因素商定一個(gè)適當(dāng)?shù)拈_工時(shí)間；由于工程變更、惡劣天氣以及種種人力不可抗拒的力量，對(duì)工期產(chǎn)生不利的影響，在關(guān)于索賠的專用條款中，要明確約定。

6)選擇合適的計(jì)價(jià)方式，目前典型的計(jì)價(jià)方式有：a.單價(jià)合同：這是最常見的合同類型，這種合同的特點(diǎn)是，在合同約定的范圍內(nèi)單價(jià)不可調(diào)，承包商承擔(dān)的是單價(jià)約定的風(fēng)險(xiǎn)，由于工程量清單由業(yè)主提供，因而業(yè)主承擔(dān)了工程量變化的風(fēng)險(xiǎn)；這種風(fēng)險(xiǎn)分配是比較合理的，是一種雙方都比較愿意接受的報(bào)價(jià)方式。b.固定總價(jià)合同：這種合同為一次性包死價(jià)，除了設(shè)計(jì)有重大變更和在工程實(shí)施過程發(fā)生人力不可抗拒的外界影響，一般不得調(diào)整合同價(jià)款，這類合同承包商承擔(dān)了全部的風(fēng)險(xiǎn)。c.成本加酬金合同。工程最終價(jià)格按施工過程中的實(shí)際成本加一定比率的酬金計(jì)算。這類合同承包商不承擔(dān)任何風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)主承擔(dān)了全部工程量和價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)主很少會(huì)采用這種方式。實(shí)行招投標(biāo)的工程項(xiàng)目，一般采用單價(jià)合同，這種合同一定要明確工程量變更部分的限度，在跟發(fā)包人談判時(shí)確定一個(gè)“增減量幅度”，當(dāng)超過該幅度時(shí)，承包人有權(quán)要求對(duì)工程單價(jià)進(jìn)行調(diào)整，還要明確價(jià)格調(diào)整條款，減低或免除因貨幣貶值或通貨膨脹等因素帶來的風(fēng)險(xiǎn)損失。在建筑市場業(yè)主占主導(dǎo)地位的情形下，大多數(shù)業(yè)主傾向于采用固定總價(jià)合同，對(duì)于這種合同，在簽訂合同時(shí)要明確約定價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)范圍，超出范圍要進(jìn)行價(jià)格調(diào)整，如工程變更、材料價(jià)格變化、工程索賠等專用條款中予以明確。這對(duì)雙方都是比較公平的。對(duì)于特殊情況下出現(xiàn)的成本加酬金合同，在簽訂合同時(shí)，一定要充分考慮到管理成本、稅金、意外的風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用，合理確定酬金比率。

7)明確工程款的支付方式及時(shí)間，一般為四個(gè)階段，即預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款和保修金。在簽訂合同時(shí)，承包人應(yīng)爭取以維修保函代替發(fā)包人扣留的保修金，這對(duì)承包人是有利的，可以提前拿回扣留的現(xiàn)金；而對(duì)發(fā)包人也不存在風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)生維修費(fèi)用時(shí)可憑保函向銀行索回款項(xiàng)。因此，這種做法是公平的。

8)盡可能采用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，在進(jìn)行索賠時(shí)，能夠更好地應(yīng)用合同文本中的通用條款。

4 施工承包合同管理的內(nèi)容

1)在施工承包合同簽訂后，施工項(xiàng)目實(shí)施前，合同管理部或項(xiàng)目合同管理員負(fù)責(zé)向項(xiàng)目內(nèi)部有關(guān)管理人員進(jìn)行合同交底，解釋合同的相關(guān)內(nèi)容。

2)監(jiān)督各施工隊(duì)按圖紙和合同規(guī)定的施工范圍進(jìn)行施工，對(duì)業(yè)主要求的超出合同范圍的工作，進(jìn)行文字記載，并以簽字的形式確認(rèn)下來，作為竣工結(jié)算的依據(jù)。

3)按進(jìn)度計(jì)劃組織施工，確保合同工期的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于增加的工作內(nèi)容合理要求延長工期，更新計(jì)劃。

4)把合同規(guī)定的質(zhì)量要求分解到每個(gè)分部分項(xiàng)，嚴(yán)格進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和工序控制，保證工程質(zhì)量符合設(shè)計(jì)文件要求和合同要求。

5)工程變更管理，在完成業(yè)主或業(yè)主委托的工程師的變更指示時(shí)要及時(shí)做出變更估價(jià)，形成書面確認(rèn)。

6)依據(jù)合同的支付款約定，及時(shí)向業(yè)主和工程師提出支付申請(qǐng)，適時(shí)催要工程款。

7)工程索賠管理，在符合合同約定的索賠事件發(fā)生后，及時(shí)發(fā)出索賠通知，提交索賠報(bào)告，以保障自己的利益不受損失。

8)價(jià)格調(diào)整，在竣工結(jié)算時(shí)，依據(jù)業(yè)主簽字的結(jié)算文件、政府部門的價(jià)格調(diào)差和購物發(fā)票，按照合同約定的價(jià)格調(diào)整方法，形成結(jié)算文件向業(yè)主提出申請(qǐng)。

9)保管各種合同文件、往來信函、變更指令、現(xiàn)場記錄、影像資料等，并建立合同檔案管理體系。

10)按合同及有關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定準(zhǔn)備竣工驗(yàn)收資料、編制竣工報(bào)告及時(shí)提出驗(yàn)收申請(qǐng)，督促業(yè)主組織工程竣工驗(yàn)收，保證工程按合同約定交付使用。

5 施工承包合同管理的措施

1)設(shè)立以項(xiàng)目經(jīng)理為中心的在公司合同管理部領(lǐng)導(dǎo)下的合同管理小組。

2)建立合同管理的保證體系，確保合同的順利實(shí)施。

a.對(duì)合同進(jìn)行詳細(xì)的解析，將具體的工作落實(shí)到合同小組的每個(gè)人頭上。

b.建立健全合同管理的工作流程，環(huán)環(huán)相扣，各司其職。

c.建立公司標(biāo)準(zhǔn)化文檔歸集管理體系，采用統(tǒng)一的格式，規(guī)定的行文程序，引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息化管理為工作提供便利。

3)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目施工進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，收集施工過程中的原始資料，分類整理、分析，出現(xiàn)偏差及時(shí)采取措施進(jìn)行糾偏。

6 結(jié)語

施工承包合同是工程項(xiàng)目綱領(lǐng)性文件，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤的法律保證，因而做好合同的管理工作對(duì)于企業(yè)或工程項(xiàng)目都是至關(guān)重要的。