淺議基于PDCA原理下醫院院內采購中內部審計的增值作用

蘇昱霖

（電子科技大學醫學院附屬腫瘤醫院，成都610041）

1 PDCA的管理理念及在醫院院內采購審計中的運用概述

1.1 PDCA循環原理

PDCA是單詞Plan（策劃）、Do（實施）、Check（檢查）和 Act（處置）的第一個字母，PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，循環不止地進行下去的科學程序。P策劃：根據單位要求和方針，為提供結果建立必要的目標和過程。D實施：實施過程。C檢查：根據方針、目標，對過程和產品進行監視和測量，并報告結果。A處置：采取措施，以持續改進過程績效，對于沒有解決的問題，提交給下一個PDCA循環去解決。四個過程周而復始，一個循環結束，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環，這樣階梯式上升。PDCA循環適用于一切循序漸進的管理工作。

圖1 PDCA循環原理圖

1.2 PDCA在醫院院內采購內部審計工作的運用概述

開展醫院采購工作，內部審計通過事前介入、事中監督、事后整改的全過程跟蹤方式，及時發現和糾正采購過程中的問題弊端，并提出有利于醫院發展的管理建議和改進計劃（Plan階段）。業務部門執行整改計劃（Do階段），審計部對整改情況進行檢查（Check階段），整改效果好的提煉為標準制度，沒整改解決的問題轉入下一個PDCA循環（Act階段）。這樣利于醫院控制采購成本，提高采購效率，規范采購行為，防止國有資產流失。而執行PDCA循環，需要內審人員提升專業勝任能力，且需不斷學習新的管理理念，接觸并掌握創新的審計方法，才能兼顧監管與服務職能，體現內部審計的增值作用。

2 醫院院內采購中存在的問題及原因分析

2.1 可行性研究、編制采購計劃、預算環節

在采購前沒進行可行性研究，對市場需求不了解，導致所購設備閑置或投資報酬率低，給醫院造成經濟損失。采購預算編制不合理，預算過高導致浪費資金，存在超額利潤空間而產生腐敗。預算過低會讓投標人無利可圖，影響投標積極性，導致流標或低價中標的不良現象發生。

2.2 招標環節

①化整為零，故意拆分，規避政府采購：將本應政府采購的項目分拆成多個項目采購，使單個項目達不到政府采購限額，這樣會導致資金成本上漲，且往往存在私下利益往來。

②“定向招標”、“圍標”、“串標”：在正常的邀請招標中，實際上邀請的都是有關聯或者私下有利益往來的公司，造成聯合抬價或后期價格談不下來，讓醫院蒙受巨大經濟損失。

③非單一來源按單一來源采購：隱瞞多家供應商投標信息，只選其中一家讓其投標，按單一來源程序進行采購。

2.3 合同簽訂環節

合同簽訂不細致，一些必需的附件項目在合同中未做商定，或項目在修建、安裝過程中臨時改參數，在合同中事先沒有約定對應條款，造成醫院在簽訂合同后處于被動地位，徒增不必要的成本，增加法律風險。

2.4 驗收、付款環節

出現未按合同約定的標準進行驗收，導致表面上驗收合格，實際使用時出現很多問題。以及進度款多付等情況。

3 通過執行PDCA循環，發揮內部審計在醫院院內采購中的增值作用

3.1 針對主要問題原因提出改進計劃

根據問題產生的原因，內審部門及時總結并提出改進建議。院領導十分重視，組織了各職能部門聯動，針對薄弱環節開展一系列工作：

3.1.1 建立并完善采購制度和內部控制制度，形成采購規范運作的長效機制

采購部門應根據醫院特點建立切實可行的采購制度，規范采購流程。采購計劃應統籌安排，防止項目在年底積壓，且要盡早啟動采購程序，避免流標導致的時間耽誤，造成后續工作無法銜接。采購盡量按照制定的評分細則，采用各部門綜合評分法確定最優供應商。建立嚴格的內控制度，明確采購環節各部門職責，相互權力不能重疊，按照不相容職務分離的原則，建立崗位間相互牽制的監督機制[1]。對于預算外的采購項目，需有立項批復和院長批示。對設備使用情況進行效益分析，對照可行性研究的預期效益進行考核，防止盲目采購，對責任人形成威懾。

3.1.2 建立價格信息共享平臺

建立采購價格信息庫，各家醫院聯合起來，在主管部門授權下，相互共享采購價格，避免單一醫院在價格談判上的失誤。

3.2 采購部門執行整改計劃，內審部門根據采購部門的整改情況，進行采購全過程循環審計

①采購計劃、預算編制、可行性報告：內審人員應了解編制預算的依據與方法，參考價格信息共享平臺，科學審核采購計劃與預算編制的準確、合理、可行性。

②審核招標文件：對招標品種、數量、評標標準和評標原則、方法以至招標文件的合理性和科學性實行審計。

③審查采購流程：審查采購的規范合法性，投標單位的資質是否齊全，是否符合采購要求，各投標單位之間是否有關聯，是否暗箱操作、定向招標、圍標、串標。審核采購方式是否合理、合法，有無拆分、化整為零規避政府采購的行為。

④合同審計：審核訂立內容的合法合規、合理性。合同簽訂者應具有主體資格，所簽合同條款應內容完整，文字表述清晰，簽訂程序要符合法定要求。

⑤監督驗收、付款：審核采購項目是否達到要求，是否按合同規定數量、質量提供標的，財務付款是否符合合同規定。

3.3 總結經驗、提煉標準，把未解決或新出現的問題轉入下一個PDCA循環

內審部門將整改情況總結，反饋醫院管理層，管理層應將未解決或新出現的問題再次提煉，納入下一個PDCA循環解決。通過不斷發現提出問題、分析問題、制定計劃方案并組織實施，以此協同各職能部門解決問題，且注重后續跟蹤檢查整改的結果，不斷尋覓新的改進方式，促進醫院內部管理的提高，實現醫院價值增值。

4 運用PDCA循環原理體現內部審計的增值作用，對內審人員自身素質的要求

PDCA原理告訴我們，醫院管理是一個循環向上的系統工程，每一個循環優化提升，才能促進整個系統的提高。內部審計作為醫院發展的“保健醫生”，工作任務艱巨，要想達到增加醫院價值的目的，作為部門的審計員，必須具備誠信和勇氣、良好的溝通能力、學會團隊合作與建立關系的技巧、保持好奇心和求知欲，學會站在更宏觀的角度去思考問題等五種基本品質[2]。誠實待人，公平處事，勇于任事；良好的溝通與團隊合作有助于與院領導，各職能部門，以及內審同事建立融洽的關系；職業生涯中學無止境，保持好奇心與求知欲，嘗試新的審計方式，接受新的管理理念，拒絕做“侏羅紀時代的審計員”；由于內部審計是為領導的決策提供建議，視野不能局限于一點，應站在更宏觀的角度去思考問題，才能當好醫院管理與運營的參謀，使內部審計的增值作用在醫院得到全面體現。