高校院級學生事務管理中心建設研究
——以天津科技大學計算機科學與信息工程學院為例

郭晉江

（天津科技大學計算機科學與信息工程學院，天津 300222）

學生事務的概念最早來自于歐美，與學術事務相對應，90年代傳入我國。美國高校從20世紀90年代便開始成立一站式的學生管理中心，為的是將與學生相關事務辦理地點進行整合，將業務流程和行政系統進行合并，進而發揮技術的最大優勢，組建專業的管理團隊，應用一個集成的信息系統，最終提高學生管理與服務的質量與效率。國內自2006年起建設學生事務管理中心的高校逐漸增多，并在管理工作實踐中得到了完善，各高校相關管理模式的學習和創新也隨之開展。

一、學生事務管理中存在的問題

高等學校，是一種功能獨特的文化機構，是與社會的經濟和政治機構既相互關聯又鼎足而立的傳承、研究、融合和創新高深學術的高等學府。其中也包含了繁復的各項管理系統，學生的事務管理是最重要的發揮高校職能作用的管理項之一。長期以來，各高校都經歷日新月異的發展歷程，時代賦予的社會責任和國家不斷增加的教育投入，都使得高校的招生規模、硬件設施、師資配置發生了巨大的擴大，但隨之發展相對滯后的管理模式卻陸續產生了問題，尤其是日益增多而復雜的學生事務管理。

1.輔導員思想政治教育工作精力被日常事務工作所分散

高校輔導員是高校學生工作最基層的力量，也是整個大學教育中最重要的施教者之一，高校輔導員肩負著思想政治教育和學生事務管理兩大部分，而其中高校要求輔導員對思想政治教育部分的精力投入比重日益增多，《教育部關于加強高等學校輔導員班主任隊伍建設的意見》中指出：“輔導員、班主任是高等學校教師隊伍的重要組成部分，是高等學校從事德育工作，開展大學生思想政治教育的骨干力量，是大學生健康成長的指導者和引路人?！倍诟鞲咝４罅訌娝颊逃倪^程中，高校輔導員對加強思政教育的工作精力分配卻顯得尤為吃力，其中主要原因為碎片化的學生事務將輔導員的時間與精力拆解得零散且低效。如何將學生事務管理化零為整、提高辦事效率，為思政教育部分留出充足時間并保障質量，成為當今輔導員優化工作成效的關鍵問題。

2.輔導員工作的側重點不夠精準

目前，高校輔導員的工作安排大多以落實上級單位派發的工作要求為主，但由于我國經濟社會的飛速發展，學生的信息獲取路徑更加便捷，思想變化更加快速，這是學生工作部署指令無法適應的，某些個案發展惡化時，對應的學生工作指令才姍姍來遲，這就無法適應學生的實際需求，可能會導致更差的結果。當今大學生的家庭經濟條件相對較好，加之消費觀升級，選擇節假日與同學結伴出游的現象逐漸增多，那么輔導員對于學生的安全教育就不能按照以往要求安排在寒暑假前后了，應作出更為精準的預判，并注重內容側重的變化，將教育時間提前，將頻次提高，將教育內容以防火防盜等室內安全為主轉向以防騙防意外為主。

3.學生對于學生事務的重視度與參與度不足

高校學生事務包含學生證件證明、保險理賠、應征入伍、宿舍管理、校園講座、畢業調檔、評獎評優、安全穩定、助學資助等60多項事務，每項事務都關系學生切身利益，甚至關乎前程。而高校學生對每項事務辦理流程和時間節點的了解都只是被通知，除遇到相關需求外，很少會有學生主動了解，更無法形成學生對事務辦理流程提出意見建議、建言獻策，參與到學生事務管理中去的局面。學院學生工作的開展無法得到學生的參與，就無法得到被服務者真實的反饋，沒有管理閉環，就很難對學生事務進行不斷提升改進。

二、建設學生事務管理中心的意義

面對學生事務管理中存在的現實問題，改革創新成為改善現狀必經之路，國內外一站式學生管理服務中心建設的實際案例充分給出了解決以上問題的思路。

1.提升輔導員的工作效率

輔導員學生工作中較為普遍的問題可以通過建設院級學生事務管理中心進行有效的改善。學生事務管理中心可以大大減少輔導員的碎片時間，提高非權限事務的辦事效率，使輔導員能有較為充裕的時間優化大學生的思想政治教育工作，提升思政教育在學生工作中的比重。

2.以數據幫助輔導員處理學生事務

學生事務管理中心在承接辦理多種多樣的學生事務時，會產生大量數據，在統計辦事人的信息和事務內容的過程中，就可以逐漸形成“大數據”，這些看似零散的學生行為數據經過系統的整理和分析，便可以得出較為精確的數據信息方便今后進行工作安排之用。例如，通過分析學生咨詢辦理各項事務的時間規律，便可據此合理安排受理事務所需要的人力和時間區間。此外，如果事務信息顯示近期學生咨詢或辦理請假事務增多，那么輔導員就應該有針對性地深入了解學生的思想狀態和身體狀態，預防傳銷誘騙等情況的發生。

3.提升學生處理事務的綜合能力

學生事務管理中心的運營模式是以輔導員為指導，學生自我管理的社團型模式為主。社團型組織可以最大程度上鍛煉學生，提升學生的綜合素質，并且通過成員換屆的形式，將學生事務管理中心在學院學生事務管理中發揮的作用延續下去，使學生成為學院學生工作開展和改善的重要力量。由此還可以延伸至學院學生工作的其他方面，比如，由一部分在學生事務管理中心獲得經驗、迸發想法、追求卓越的業務先鋒帶動學院其他學生，一同參與到學院的管理上來，提高管理的效率與質量。

總之，學生事務管理中心從功能上，不僅可以分擔輔導員部分瑣碎工作，還可以通過事務辦理的行為信息提供有價值的工作指導參考，更可以通過學生事務管理中心平臺培養出一批批素質過硬、業務熟練、能夠提出寶貴管理意見的新生力量，實現良性運轉。所以，學院建設院級學生事務管理中心是一舉多得的舉措，十分必要。

三、院級學生事務管理中心的建設步驟——以天津科技大學計算機科學與信息工程學院為例

天津科技大學計算機科學與信息工程學院（以下稱為計算機學院）面對諸多學生事務管理問題，果斷嘗試新的管理模式，積極探索，研究出切實可行的學生事務管理中心建設方案。

1.組織人員構成

學生事務管理中心配置指導教師一名，設置中心負責人一名，業務部門分為秘書部、咨詢部、事務部。其中，秘書部負責班級每日簽到、文件收發、檔案整理等日常工作；事務部主要實際辦理各項事務性工作，并與其他各部門做好相應接轉工作；咨詢部則負責解答日常的信息問詢工作、座談邀約、咨詢信息收集等工作，此外，還負責事務中心微信、微博在線服務平臺管理和維護工作，如圖1。

圖1 院級事務管理中心組織圖

學生事務管理中心在對成員進行組織招募時，計算機學院經過面試，側重錄取受助學金資助的學生，以及非班委成員學生。旨在保障學生在崗時間，并且充分發揮平臺對學生的綜合培養作用，激勵平時沒有積極參與學院學生工作的學生參與其中，發動非班委學生參與校園共制。

2.事務流程梳理

計算機學院在進行學生事務管理中心前期籌劃時，學生工作辦公室主任著重組織多次輔導員會議，反復梳理中心將要承辦的業務內容以及業務流程，最終制定出的業務流程以紙質圖表的形式公示在學生事務管理中心，并將電子版流程介紹傳至微博、微信服務賬號上，以備學生查閱。其中涉及學生辦公室公章使用以外的事務性工作皆由事務部負責，學生開學注冊蓋章可由事務部辦理。事務流程梳理步驟如圖2。

圖2 事務流程梳理步驟

3.運行流程編制

學院在充分進行校內外調研的基礎上，制定了《學生事務管理中心管理制度》，包括工作制度、值班與出勤制度、活動制度、財務制度、例會制度、獎懲制度等共28條。其中周期性的總結會議制度——例會制度內容上是學生事務管理中心發展和輸出的關鍵制度之一。例會主要分為兩大部分：一是階段性數據分析，從辦理時間、辦理時長、人員構成、事項分類等方面對數據進行整理，教師與成員共同在會議上對數據現象進行討論，從中研討下一階段工作重點；二是提案改善，提案改善制度是企業精益管理中非常常見并有效的管理制度，其目的為消除浪費，例會上成員每人都需要發表自己在工作中發現的時間上和流程上的浪費，通過會議討論一起制定優化方案，實現事務管理工作的循環提升。

4.場地布置

計算機學院學生事務管理中心位于學生工作辦公室旁，處于人員出入較便利的位置。中心室內設置了學習銀行、政務大廳，室外設立了等候座椅，并開設了文件收發窗口、辦事窗口兩個，實現了良好的導向分流效果。中心室內不設咨詢臺，也無專人定崗進行咨詢服務，而是將咨詢服務設立在互聯網平臺上，實現在線咨詢服務，咨詢部成員可在宿舍和移動端實現遠程值班辦公。

5.互聯網服務平臺建設

計算機學院學生事務管理中心擁有微博、微信公眾號、QQ群三個平臺陣地，并各有分工。計算機學院學生事務官方微博主要功能定位為綜合信息宣傳平臺，輔助計算機學院官方微博進行思想政治教育內容宣傳和重要通知發布，同時兼顧與學生在線互動交流。微信公眾號主要是重要通知發布和辦事流程查閱平臺，學生可以按照提示回復想要了解的內容的關鍵詞，便可直接看到關于此事務的全部流程內容和所需文件，方便學生隨時查閱。學生事務管理中心設置2名學生作為事務客服，在學生年級QQ群中代替教師負責解答學生提出的關于學生事務的各項問題，并引導學生去相對應的平臺詳細了解具體內容。起到在線服務的作用。以上三種互聯網平臺的建設，極大地適應了學生的使用習慣，明確了功能分工，提供了高效精準的學生管理與服務。

四、院級學生事務管理中心建設初期成果

計算機學院在實施運行學生事務管理中心以來，從無到有，從開始的模式被質疑到今天的學生可以自主運行，學院各級付出了巨大的努力，一年多以來，師生一起見證了中心帶來的切實改善。

1.輔導員投入思想政治教育精力增多

天津科技大學計算機學院本科生四個年級共有班級64個，學生工作平均每天會有5項事務需要對64個班級進行受理，以每班每事項受理時間2分鐘計算，全學院每天會產生640分鐘的事務工作時長，平均每位輔導員需要耗時80分鐘，約占輔導員每日正常工作時長的17%。以上的計算只是正常工作狀態下處理事務需要時間的估算，往往在實際工作中，輔導員需要更多的時間與精力忙于瑣碎事務處理。計算機學院建設院級學生事務管理中心，已經實現集中資源和人力，高效完成碎片化工作，自中心建設至今，已累計處理事務時長達1920小時，很大程度上為學生工作減輕負擔，為思想政治教育提效增質貢獻出了卓越的力量。

2.學院學生工作安排與側重有據可依

以教室申請安排工作為例，事務中心于2017年10月22日上線教室申請與報名系統，截止目前，教室申請達496次，報名系統使用35次。筆者對教室申請數據進行了分析，圖3中顯示教學周2-20周教室申請率，整體呈現紡織形趨勢，第12、13周教室申請率最高，達到14.31%，可以分析出教學中期是學生活動較頻繁的時期，需要大量的教室以滿足學生活動的正常開展；據此，學生事務管理中心在第12教學周之前便頻繁在微博上發布教室排課與使用情況，方便學生提前提交申請；同時學院將部分不限舉辦時間的學生活動，如需特殊場地，便會錯開申請高峰周進行。

計算機學院通過事務處理產生的大量數據，優化了多項工作安排。通過分析學生辦理事務集中時間，優化了值班表；通過分析學生請假時間與事由，輔導員及時對宿舍進行走訪，了解學生動向，避免突發事件的發生；通過分析學生咨詢內容，增加了保險理賠答疑會、評獎評優政策答疑會等相關會議，為的是集中將咨詢服務效果深化，避免信息傳達過程中的失誤，降低信息傳達成本，保障學生權益。

3.學生積極參與到學院管理工作中

計算機學院學生事務管理中心有學生成員15人，其中有11人為非班委成員，在經過了一年多的中心工作之后，個人技能與工作能力都有了明顯的進步，其中8人成為學院學代會成員，參與到學院管理制度修訂，獎學金、困難生資助評定，學代會選舉等多項事務中，發揮了重要的作用。一年多來，全體學生代表表決通過了《天津科技大學計算機科學與信息工程學院學生代表大會章程》（修訂）《天津科技大學計算機科學與信息工程學院學生會主席部長競選辦法》《天津科技大學計算機科學與信息工程學院家庭經濟困難生認定及管理辦法》《天津科技大學計算機科學與信息工程學院學生代表大會提案工作條例》等相關文件，學生自我管理、自我教育的制度機制正在向規范化制度化邁進，其中學生事務管理中心成員學生在其中發揮了舉足輕重的作用。

五、結束語

高校學生思想政治教育的內容要求和質量要求日益增高，高校學生事務日趨繁雜，為了提升碎片化學生事務管理效率與質量，充分發揮學生自助管理能動性，從事務處理所產生的大量行為數據中尋求改善學生工作的指導方向，建設院級學生事務管理中心將是一舉多得，循環提升的長遠舉措。

圖3 教學周教室申請率