利用EXCEL辦公軟件做好企業退休人員管理

張 君

（北京航天萬源科技有限公司黨群工作部，北京 100176）

0 引言

企業管理包含諸多方面，針對設備管理、安全管理、人事管理等諸多方面企業都提出了精細化管理的要求。許多企業已將退休人員管理也納入精細化管理的范疇，并將退休人員精細化管理作為企業構建和諧運營環境的重要手段。

1 EXCEL辦公軟件應用

企業退休人員數量多、情況復雜、相對松散的組織關系給管理帶來許多不便，為更好地為退休人員創造一個“家”的環境，需要企業相關管理部門給予他們更多的關注。為此，從退休人員的基礎數據入手，用EXCEL辦公軟件記錄相關信息，針對例行性事項或特殊事項做到有提示、有預警、有追蹤，避免事項遺漏，減少由于誤解而造成不和諧因素。Microsoft Excel是電子試算表程序（進行數字和預算運算的軟件程序），它適用于微軟公司的Windows和蘋果公司的Macintosh平臺，該軟件與Microsoft Word文書處理軟件、WPS等共同成為辦公室文字處理工作的主要工具軟件。

（1）首先根據Excel文件中退休人員名冊中身份證號碼自動導出生日，并設置提示信息，在其生日到來前2 d軟件自動報警提示，管理人員即向該退休人員發出生日祝福短信或微信問候，以表達單位的關心。

（2）以圖1中所示為例，花名冊的EXCEL文件中有每個人的18位身份證號碼信息在C列，可以用公式完成身份證號碼中出生日期的提取。以D2為例輸入公式“=TEXT（MID（C2，7，8），“0-00-00”）”，則單元格 D2 可顯示該人生日。E 列用于計算并顯示生日日期距離今天還剩幾天，以E2為例輸入“=IF(DATE(YEAR(NOW())，MONTH（D2），DAY（D2）＞TODAY（-1），DATE(YEAR(NOW()),MONTH（D2），DAY（D2）)-TODAY(),"生日已過")”，當E列的數值≤3并≥0時，該單元格顯示為紅色。目的是當距離某人過生日＜3 d時，軟件給人們提示。生日已過的單元格底色則變為白色，同時顯示“生日已過”。

圖1 從身份證中提取出生日期并計算生日狀態

（3）方法步驟。用EXCEL打開花名冊文件，逐步選擇“開始”→“條件路線”→“新建規則”→“選擇規則類型”選擇“只為包含以下內容的單元格設置格式”。

選擇“單元格值”是將條件值填寫到右側的條件框中，具體方法及步驟，即由圖 2（a）→圖 2（b）→圖 2（c）→圖 2（d）。見圖 2。

2 特殊事項處理

（1）同樣針對不同的離退休人員可能存在的特殊事項，如將生病住院、出院、去世喪葬等重要事項的日期填入H列，特殊事項內容填到F列，G列則可以用來計算H列的時間距離今天還剩幾天。當G列數值≥0并＜3 d時，將同一行F列單元格底色顯示為紅色，提示管理人員避免遺漏。圖3。

（2）特殊事項的提示，采用通過判斷G列單元格的數值是否在0～3之間。具體設置方法與上面略有不同。選擇F2單元格，“開始”→“條件格式”→“突出顯示單元格規則”→“選擇規則類型”選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”，在“為符合此公式的值設置格式：”中填寫“=$G2≤3”，將格式設置為紅色。見圖4。

3 結語

通過兩年多的實踐證明，通過EXCEL軟件進行重要事項時間提示的管理方法提高了工作效率，也降低了工作的差錯率，是一種有效的管理方法。特別是退休人員從企業對退管人員的準時準點、一絲不茍的工作中感受到了企業的關懷，為企業的健康發展營造了和諧有序的外部環境，退管工作也得到了企業的高度認可。

圖2 設置條件格式規則

圖3 特殊事項的時間提示方法

圖4 由其他單元格的值控制本單元格突出顯示方法