基于會計信息檔案安全的軟件陷阱源頭防患

文/解放軍原沈陽軍區65117部隊財務處 賈一

會計核算軟件是會計電算化的核心，其性能狀態直接影響會計信息檔案的安全。就會計信息檔案的安會性而言，最好的應對策略是嚴格把好源頭關，即在選擇核算軟件時洞悉陷阱、深究細節、超前防范。

一、常見會計軟件陷阱

（一）會計軟件功能陷阱。有些自行開發的會計軟件和市場化會計軟件，沒有嚴格遵循財政部頒布的《會計核算軟件基本功能規范》要求，雖說也通過了評審，但仍存在著一定的隱性缺陷，其功能陷阱主要表現在：初始化運行結束后，沒有提供對初始化數據進行正確性校驗的功能；會計軟件沒有對輸入的記賬憑證編號進行連續性控制；正在輸入的記賬憑證中的會計科目，借貸雙方金額不平或者沒有輸入金額，會計軟件沒有必要的提示，有些會計軟件仍將這些憑證作為有效的憑證存入憑證庫；會計軟件沒有提供對審核功能與輸人、修改功能的使用權限控制；已經輸入并審核通過或登賬的記賬憑證有錯誤的，會計軟件提供了直接修改憑證的功能；會計軟件在運行過程中發生故障，導致機內會計數據被破壞的情況下，會計軟件不能利用現有的會計數據恢復到最近狀態。

（二）會計軟件開發陷阱。一些由單位自行開發的會計軟件，因開發人員的系統分析和總體設計缺失，往往導致會計軟件既不符合會計業務處理要求，也不符合國家統一的會計制度規定；在系統設計階段，系統設計人員沒有嚴格按照說明書中的需求正確設計，或是設計人員在系統設計時留下非法接口（會計軟件中的陷阱，有近50%來自系統設計階段）；如果按照程序設計說明書編寫，但說明書沒有體現系統設計的意圖或說明書本身描述不清，極易導致程序編碼錯誤。

（三）會計軟件運行與維護陷阱。一是缺乏嚴格的崗位責任制。有些單位的會計電算化主管在分配任務時，由程序員兼任系統的操作員，有的系統由憑證錄入員兼任憑證審核員，有的單位雖然在會計軟件中通過口令的形式明確工作人員的職責權限，但每個工作人員的密碼相互都知道，且在業務繁忙的情況下相互代替。二是軟件的修改缺乏必要的審批制度。有些單位的會計軟件在使用過程中出現問題后，未經單位領導和上級主管部門批準，即由程序員擅自修改，修改之前沒有制訂詳細的修改計劃，修改后也不經調試就立即運行，往往導致會計數據處理方法的前后不一。三是軟件容易被非法修改。有些單位自行開發的會計軟件以源程序的方式運行，操作人員在操作出現問題時，可以輕而易舉地調出源程序進行修改；有些單位會計電算化用的計算機，單位所有人員都可以使用，這樣的會計軟件，很容易被非法修改。

二、會計軟件陷阱應對策略

（一）版本不宜一次到位。市場上流行的核算軟件，大都為單機和網絡兩種版本，且從單機版向網絡版升級時，可以補齊差價。面對優惠，不妨先用單機版，其益處：一是經實際運用，測試、驗明核算系統的真實性能；二是先用低成本版本培訓員工，待用法嫻熟、業務需要時，再更換網絡版，既減少了投資風險，又培訓了隊伍。

（二）首選教學、測試版。如果單位選定的核算軟件可以提供教學版和測試版，則一定要充分利用。這些教學、測試版本，一般只是在一些功能上加以限定，其主要功能結構與正式版基本相同，但費用低廉，甚至可免費使用。通過測試版，可以體驗其功能設計、用戶界面等是否符合單位的業務核算需要，使用人員能否適用，對于需要更正的地方可先行提出，以避免不必要的麻煩。其實，設計先進的核算軟件提供的測試版，其測試數據可以按正式版使用。

（三）盡量減少數據冗余。要充分發揮現有網絡及管理系統的作用，如單位已經建有內部網或管理系統，則在選用會計核算軟件時，一定要充分考慮到接口的問題，以及從現有網絡中提取其他數據的能力和為其他部門提供數據的能力，提高單位整體的數據使用效率，減少不必要的數據冗余，提高數據的時效性。

（四）考慮軟件的成熟度。隨著信息技術的發展，新的核算軟件不斷涌現，但選購時必須權衡軟件開發公司的實力、軟件的功能、硬件的要求、售后服務等細節，并充分考慮到軟件的升級服務、應用平臺。當下，會計核算軟件的功能已從單一業務，過渡到了完整的財務核算，并逐步具備預測、決策等能力，擺脫了事后核算的被動性。

（五）售后技術支持。軟件產品畢竟不同于其他產品，產品到達用戶手中后只具備了解決共性問題的能力，屬于用戶自身特殊要求的功能則需要再同軟件開發商共同協商開發，而有些軟件甚至還提供給用戶二次開發的平臺和接口，這些都需要開發商的技術支持。

三、結語

會計核算軟件，雖然在其上市前已進行過評審和檢測，但仍會或多或少地遺漏一些問題，這些遺漏會給用戶使用時帶來諸多不便。因此，會計必須熟知這些軟件在其功能、開發、運行及維護等環節或存陷阱，并借助開發商的技術力量，加快自身的電算化建設。