關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議

程楠

摘 要：人事檔案是我國進行人力資源管理時的一大特色，隨著經濟結構的變化和人力資源的變化情況，我國的人事檔案管理機制需要改革人事檔案管理機制，才能更好的適應我國的人力資源管理。本文就來討論針對我國目前人事檔案管理機制面臨的問題和對人事檔案管理機制改革的好得建議。

關鍵詞：人事檔案 管理機制 改革 創新

隨著我國教育全面發展，文化程度普遍提高，人力資源不斷膨脹，對于我國的認識管理制度提出了更高的要求，傳統人事檔案管理機制單一的管理模式已經不能適應新的人事管理需要，人事管理機制的改革迫在眉睫。為了適應人力市場的發展需要，必須抓緊改革人事檔案管理機制。

1 人事檔案管理的現狀。

1.1 人事檔案管理所有權的問題

我國對于人事檔案管理的所有權有相關的法律規定，法律規定人事檔案歸國家所用。事實上人事檔案就是記載個人的基礎資料、個人的部分表現以及個體的學習、工作經歷等情況，人事所有權歸國家所有確實是方便我國人事管理，但是卻給個體的流動帶來了很大的不便。人事檔案的管理需要專門的單位來執行，雖然現在我國在人事管理上已經取消了管理費用這一項，管理費用由國家所承擔，但是管理權歸國家所有使得部分人事調動和檔案提取的過程很麻煩，尤其對于現在處處是信息化的時代，我國的人事檔案調動提取還要走繁瑣的流程，給個人的流動性造成理論很多的障礙。

1.2 人事檔案管理保障權的問題

為了保護當事人的權利，我國對于人事檔案管理重視檔案的保密性，這雖然很好的保護了當事人的隱私，但是因為還有相關法律規定，當事人及其親屬都不得查看其檔案的具體內容。由于檔案在從當事人手里遞交到國家人事管理部門的手里，期間經過了很多流程，遞交過程中檔案有可能被惡意調換或者篡改，這就給當事人造成了隱形的危機，當事人根本不了解自己檔案的真實情況，極大的降低了檔案的真實性和合理性。這種類似的現象在以往學生檔案中就有先例，因為檔案被調換，導致當事人無法被自己心儀的大學錄取，這樣的結果對于當事人來說是及其不公平的現象。檔案管理的目的是為了方便國家管理和保護當事人的合法權益，但是因為管理過程中的紕漏，這就給有些人造成了可乘之機，他們利用法律的空子和自己的權利鉆了當事人沒有知情權的空子，損害了當事人的合法權益。除此以外還會存在檔案更新狀態不及時、檔案內容不真實等多方面的弊端，總之檔案被管理人始終是處于被動的狀態。

1.3 人事檔案管理模式的問題

我國傳統的人事檔案管理模式是采用計劃經濟時代的人事檔案管理方法，管理不集中， 專業化水平定，檔案調動、提取流程繁瑣，這放在計劃經濟時代人才緊缺的時候還行。但是新的市場經濟下，人力資源迅速膨脹，傳統的人事檔案管理模式顯然不能更上新形勢。現代化社會的整體特征是迅速、高效，傳統的人事管理管理模式注重流程化的管理，嚴重阻礙著人事檔案的利用率。管理模式的單一和形式化很容易致人事檔案信息重復繁瑣，內容更新不及時以及檔案流失等現象。當下迫切的需要改革人事檔案管理模式，完善人事檔案管理機制，創新管理方法。利用信息化模式加強人事檔案管理，增加檔案管理的透明度和當事人知情權，簡化管理流程，提高檔案的利用率。

2 人事檔案管理機制改革的建議

2.1 合理利用人事檔案管理所有權

我國的人事檔案管理權歸國家所有是憑借這法律依據的，因此要合理利用國家管理人事檔案的權利，全面改革人事管理機制，協調人事檔案管理部門的內部關系，創新人事檔案提取、調動的方法，努力實現檔案的利用率。首先要加大檔案管理的監督，設置檔案管理人員檔案管理規定，明確檔案管理問題失職中的具體責任，保障檔案的真實性和實用性。其次設立流動服務部門，充分利用國家統一管理人事檔案的這一優勢提高檔案管理的便捷性和檔案的動態性，讓檔案真正的起到服務于我國人力資源合理配置的作用。流動服務部門就像是檔案管理部門流動的家，實時的為檔案當事人、企業及用人單位提供方面，讓人事檔案管不再只局限于形式，而是提高真正的利用率。最后有一點就是針對檔案管理的費用而言，雖然目前我國的檔案管理開支由國家承擔，但是要改革人事檔案管理機制就會加大國家的財政支出，因此要考慮到管理費用的來源問題。檔案管理的費用除了部分由國家的財政支出提供以外，另外的部分可以采取有償管理。只要是方便人事檔案管理的合理費用，個人和企業還是不會有太多的顧慮。總之真正的目的是實現檔案管理的利用率，方便當事人及企業對于人事檔案的管理需求。

2.2 加強人事檔案人權保障

針對當事人的人權保障，還是給人事檔案管理機制的改革提出三點建議。第一， 完善檔案管理制度，任何的管理都應該有符合管理需要的管理制度。明確的人事檔案管理制度可以規范管理人員的行為，同時也可以提高檔案管理的效率。對于傳統檔案管理中已經沒有價值的人事管理制度進行刪減，補充新形勢下需要的管理制度條例。管理制度的內容要簡明具體，方便管理人員理解和執行，另外制度要直接針對目前人事檔案面臨的問題。比如檔案當知人有權獲悉自己檔案的內容，明確當事人的知情權。第二，允許當事人對檔案的更改，這一點是在完善相關制度的基礎上提出來的。檔案當事人在獲悉自己檔案內容以后，針對檔案內容體現不合理的地方，提出具體的證明之后便可允許更改。更改內容要做具體的備注，記錄更改時間、原因等具體情況，以備以后出現意外情況是方便查閱。第三，放寬對當事人家屬的查閱權。人事檔案記載了當事人的一生，可以幫助親屬直接快速的了解當事人。這對于尋親來說可以幫助父母或者是子女尋找自己走失的親人，利用檔案信息建立了解關系。當事人親屬在提供了有效的證明或者經過當事人的同意以后獲得查閱權，可以幫助他們回憶過去，縷清線索?？傊?，對于當事人檔案的人權保障，要采取積極靈活的管理方法，一方面保證當事人的隱私權，另一方面保證當事人對于檔案的合理使用權。

2.3 創新人事檔案管理的模式

傳統的人事檔案管理模式，在改革創新管理模式時，就要采取多級化管理制度。利用國家管理檔案所有權的優勢，形成檔案管理中心， 對人事檔案進行分級管理。取消沒有實質功能的冗余部門，在保留原有檔案編排管理部門的基礎上使用信息化進行檔案分類管理，建立檔案管理信息網，方便檔案的跨區域查閱、管理和檔案的調動。增加適應市場需要的人事管理部門，合理分配人事檔案管理工作的內容，實行管理責任制，保證人事檔案管理的效率。加強流動人員人事檔案管理，簡化流動人口檔案移交程序，尤其對于跨區域性流動人口檔案的移交，可以充分利用信息化功能實現，預防流動人員檔案流失。利用信息化功能建立人事檔案管理庫，實行分區分類管理。為當事人的檔案編號加密，開通當事人檔案管理賬戶，建立人事管理部門與當事人之間的聯系，保證檔案的動態更新和真實有效，提高檔案管理的透明度。最關鍵的還是需要人事檔案內部管理部門進行協調合作，靈活操作，為人事檔案的管理工作提供管理上的方便。

結語：人事檔案的管理內容涉及范圍之廣是改革人事檔案管理機制最大的困難， 我們要立足于科學的管理程序，努力探索適應時代發展需要的管理方式，不斷調整管理方案，完善管理制度，利用新的理念管理人事檔案。加上法律約束人事檔案管理人員的行為，國家保護人事檔案當事人的權利，總之在多方面的努力之下我國的人事檔案管理機制改革必見成效。

參考文獻

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