企業檔案管理創新的思路

王玫

摘 要：任何企業的經營發展都離不開檔案管理工作，而隨著信息化時代的到來，傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業發展的需求，因此企業檔案管理創新工作成為了企業的重要工作之一，本文從目前企業檔案管理存在的問題出發，提出了當前企業檔案管理創新的思路，進而促進我國企業的健康快速發展。

關鍵詞：企業；檔案管理；思路

企業檔案管理工作對于促進企業發展具有重要的作用，因此開展檔案管理工作已經成為企業的一項基本工作，然而當前的檔案管理模式已經無法滿足企業發展的需求，因此，開展企業檔案管理創新工作已經成為必然。

1 企業檔案管理現狀及存在問題

1.1 企業檔案管理模式滯后，相關制度不健全

當前檔案管理模式不能滿足企業發展的需求，傳統的檔案管理主要是靠檔案工作人員的記錄，而目前隨著信息化技術的發展，檔案管理信息化已經成為了時代發展的趨勢，然而很多企業檔案管理仍然沿用過去的模式，還未引入網絡化管理模式，相關的檔案管理制度還不健全，這些都非常容易造成企業檔案信息的丟失。如果企業沒有嚴格的檔案管理制度，檔案資料的存放和使用都無章法，很容易造成檔案的丟失，嚴重影響了企業檔案的安全、完整和有效利用。

1.2 企業檔案管理存在觀念落后，管理手段陳舊的現狀

很多企業對于檔案管理的認識還停留在過去，認為檔案管理不過就是簡單的文件收集和整理工作，對于企業的發展作用不大，這種陳舊的觀念直接影響檔案管理工作的創新和發展，造成了企業檔案利用率低的現狀，不利于企業的可持續性發展。

1.3 檔案工作人員的服務意識差，工作效率低

一些企業的檔案管理人員服務意識差，工作效率低，這主要表現在以下幾個方面：一是不熱愛自己的工作，把工作當成例行公事，只是簡單的按時上下班，沒有花更多的時間去了解企業的檔案資料，在工作時做不到得心應手；二是在遇到工作人員查閱資料時，缺乏積極性和主動性，做不到主動詢問和幫助；三是在工作中缺乏危機意識，不注重自身業務能力的提高，服務質量差。

1.4 檔案管理人員素質較低，無法達到工作要求

一是很多企業都沒有專職的檔案管理人員，一般都是兼職，一般情況下只能做到簡單的收納盒存檔，對于復雜的工作則較為困難；二是忽視了檔案的作用，很多檔案管理人員在工作時輕利用重保存，從而出現了認為檔案就是保存起來沒有什么作用的認識，不利于促進檔案管理工作的正常開展；三是忽視日常的檔案管理工作，從而在查找起來比較困難，不能滿足日常工作要求。

1.5 檔案設施建設滯后， 不注重檔案管理的科學規范

目前很多企業檔案管理設施還比較簡陋，只有基本的文件存放柜，這遠遠無法滿足當前信息化時代的檔案管理工作，當前的檔案管理需要配備電腦、掃描儀等信息化處理設備，這樣就能有條件開展檔案管理的信息化工作，才能滿足企業發展的需求。

2 企業檔案管理創新思路

2.1 檔案管理體制要創新

隨著信息化時代的到來，電子文件越來越多，因此我們需要創新檔案管理模式，積極開展數字化檔案管理，從思想上認識到檔案管理信息化的重要性。檔案管理的體制需要創新，不能再繼續沿用傳統的管理機制，要根據當前企業的發展實際來制定符合要求的工作機制，使檔案管理工作可以有據可循，有章可循，促進企業檔案管理工作向制度化、程序化發展，真正形成程序規范、運轉靈活的工作機制。不斷創新檔案管理制度，使企業的檔案管理符合現代企業的要求，推進檔案管理體系和管理制度的完善和創新，使后期的檔案管理更加科學化、制度化、規范化。

2.2 檔案管理模式要創新

管理模式創新就是要改變傳統紙質檔案管理方式，將檔案管理成為信息化的管理，使企業的管理更加系統和信息化。此外，要不斷推進檔案管理創新工作，及時建立適合企業實際的檔案管理模式，為檔案管理信息化奠定良好基礎，從而確保企業檔案資源的整體性和科學性，促進企業提高檔案資料的綜合利用效率。

2.3 加大檔案管理工作的投入力度

企業要進一步重視檔案管理工作，加大檔案管理工作的資金投入力度，有了足夠的資金作保障，才能更好地開展檔案管理工作。一是可以購買先進的檔案管理設備，引進先進的設備如電腦、掃描儀、打印機等，為企業的檔案管理工作提供良好的條件，從而有效提高檔案管理的工作效率和工作質量；二是可以將資金用于提高檔案管理人員的業務素質，如可以組織員工培訓、組織知識競賽等，這樣不僅能有效提高員工素質，還可以為檔案管理工作奠定良好的人力基礎；三是不僅有利于企業檔案管理技術的提高，還有利于檔案管理工作信息的整合，在一定程度上促進企業的快速健康發展。

2.4 提高企業檔案管理的信息化水平

信息化時代的來臨對各行各業都有著非常重大的影響，而企業的檔案管理工作也要緊跟時代的腳步，提高信息化管理水平。檔案管理的信息化是指在檔案管理工作中運用現代的信息化技術來開展檔案管理工作，不僅有利于提高檔案工作效率，也有利于提高檔案的保管質量，因此企業必須對檔案管理工作實行科學管理，對當前企業檔案管理工作進行不斷的創新，從而實現企業檔案管理的科學化。具體工作措施如下：一是改變企業檔案管理工作人員的思想認識，使其真正接收新的技術和知識，了解到信息化管理的先進性、科學性和高效性，從而在工作中主動運用信息化技術；二是引入先進的信息化設備，提高員工的信息化技術水平，從而更好地開展檔案信息化管理工作。

2.5 提高檔案管理工作人員的業務素質

提高檔案管理工作人員的業務素質，有利于提高企業檔案管理工作水平，進一步促進企業的良好發展。一是提高工作人員的業務素質，只有具備較強的業務素質，才能保證工作人員在工作中做到“胸有成竹”，從而在一定程度上提高工作質量和效率；二是提高工作人員的服務意識，只有提高服務質量，才能真正發揮檔案工作的作用，才能促進企業的健康有序發展；三是提高檔案管理人員的職業素養，作為檔案管理工作人員必須做好檔案的保密工作，要建立嚴格的保密制度，保證資料不外傳，要做好檔案的安全保管工作，確保檔案資料的完整。檔案管理工作人員是企業檔案管理的主要角色，只有其具備良好的業務能力、認真負責的態度、較強的責任心，才能保證檔案管理工作的順利開展，才能滿足企業檔案管理工作的需要。

3 結束語

綜上所述，我們知道創新企業檔案管理工作對于企業的健康有序發展具有極大的促進作用，但是目前我國的檔案管理創新工作仍然存在著較大問題，具體問題如下：企業檔案管理模式滯后，相關制度不健全；二是企業檔案管理存在觀念落后，管理手段陳舊的現狀；三是檔案工作人員的服務意識差，工作效率低；四是檔案管理人員素質較低，無法達到工作要求；五是檔案設施建設滯后， 不注重檔案管理的科學規范。針對這些問題，我提出了一系列創新檔案管理工作的新思路，一是檔案管理體制要創新；二是檔案管理模式要創新；三是加大檔案管理工作的投入力度；四是提高企業檔案管理的信息化水平；五是提高檔案管理工作人員的業務素質等等。相信通過以上措施的實施，企業的檔案管理工作水平能有所提高，從而更好地促進企業的持續健康發展。

參考文獻

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