淺談如何做好干部人事檔案管理工作

盧曉麗 山西交通控股集團有限公司運城北高速公路分公司 山西運城 044000

干部人事檔案是按照黨的干部管理政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料。干部人事檔案全面、真實地記錄了干部的成長軌跡和發展歷程，是黨組織了解干部、考察干部、選拔干部和使用干部的重要依據支撐。這就要求檔案管理工作必須做到以實事為依據，如實、客觀的記錄干部的真實情況，經得起歷史的檢驗。只有這樣才是對個人的負責、對組織的負責。因此，必須高度重視，結合當前的新形勢要求、新技術發展，切實認真做好干部檔案管理工作，不斷提高管理水平，為企業選人用人提供有力幫助。

一、當前干部人事檔案管理中存在的突出問題

1、基礎設施建設薄弱。干部人事檔案工作是一項保密性很強的工作，只有很少的員工管理、很少的管理者查閱，因此在實際工作中，容易出現忽視的情況，也或多或少存在著重視不夠、投入不夠的問題。這也導致基礎設施建設上較為薄弱，三室分開、“六防”設施沒有完全得到落實，執行檔案管理制度不夠嚴格；在硬件投入上明顯不足，沒有專用的檔案室，沒有相應的安全保護設施，檔案存放在人事部門的辦公室內，沒有設立防盜門、滅火器等基本的安全設施，很大程度上制約了人事檔案保管安全，嚴格保密的要求。

2、制度落實有待加強。在干部人事檔案管理工作中，對檔案資料收集、內容鑒別、歸檔管理、查閱流程以及人員調離后的轉接制度，都有著嚴格的要求，必須做到內容真實、管理嚴格、全程保密。但是，一些單位沒有建立起干部檔案管理制度，所有工作只靠具體工作人員的責任心，干成什么樣就是什么樣。

3、未能配齊配強業務人員。很多單位沒有重視檔案管理人員的投入，有的單位管理人員設在人事組織部門，有的設置和行政檔案管理合二為一，沒有配備專職的檔案管理機構和檔案管理人員，具體的工作人員都是兼職，在檔案工作上投入的精力明顯不夠。而且，這些兼職人員缺少必要的業務培訓，導致對檔案管理業務不熟不精，造成檔案審核中出現的問題較多。

4、個別單位檔案卷宗質量不高。卷宗質量的高低決定著干部檔案管理的質量。有的單位對干部檔案管理不到位，卷宗內容參差不齊。有的內容缺項，該記錄的沒有記錄、該入檔的沒有入檔；有的信息不準，記錄缺失或者是遺漏，甚至個別單位還存在著故意篡改的情況；有的在干部檔案材料的收集歸檔過程中，沒有按規定收集歸檔；有的單位填寫內容不規范，填寫的主要信息與檔案其它材料記載不一致，無批準機關的文號、日期、無正反面打印等情況。還有存在檔案材料缺失的問題，缺少評審材料、獎勵材料、入黨材料、考察材料、學習材料等情況。

二、新時期加強干部人事檔案管理工作的思考

1、不斷提高認識。人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，是一項政策性、專業性、連續性和保密性很強的工作。企業各級領導要高度重視，定期聽取有關情況匯報，給予必要的關注和支持，建立部門聯動協作工作機制，確保檔案資料的準確性和完整性。在崗位設置、人員配備上予以優先考慮，選調政治素質好，責任心強，有一定業務技能的黨員從事人事檔案管理工作，并通過定期、不定期的政治、業務培訓，不斷提高他們的業務工作能力。

2、確保必要投入。要按照“人事檔案三級管理標準”要求，積極加大投入，確保人事檔案保管與保護的硬件設備建設經費。檔案管理室、閱檔室、檔案管理人員辦公室做到“三室”分開；建立完善了庫房“六防”設備（即：防盜門窗、空調、電腦、滅火器、溫濕度計、防腐防蟲物品）；破損無鎖及木質檔案柜要及時更換鐵質檔案柜，確保人事檔案保管安全，嚴格保密，為進一步做好此項工作奠定堅實的物質基礎。

3、定期檢查和業務培訓相結合，不斷提高管理水平。在自查整改的基礎上，定期對業務工作檢查指導也尤為必要，對檢查出的人事檔案保管硬件設備不足、檔案材料收集與鑒別不及時、檔案歸檔整理不規范、“三齡兩歷”等信息前后不一致、檔案利用與轉遞方面存在制度執行不嚴的現象等方面的問題有針對性地下達書面整改通知，要求限期進行整改，并跟蹤落實。同時，根據檢查中發現的問題，有針對性地進行業務培訓，通過工作研討，強化實務操作，為規范整理人事檔案提供標準，增強檔案管理意識，解決業務上存在的問題，提高檔案管理人的業務技能，切實促進企業人事檔案管理工作的有效開展。

4、健全制度，規范程序。建章立制是做好一切工作的前提條件。做好干部人事檔案管理工作，就必須不斷建立健全干部檔案規章制度，做到有章可循，有據可依，為檔案規范運作提供制度保證。在制度完善的基礎上，要強化日常管理工作，健全工作流程，規定工作手續，從辦理干部調入方面入手，堅持先審核材料，再辦理相關手續，確保干部人事檔案工作的有序可控，維護干部檔案的完整和安全。

三、建立干部人事檔案審核的長效機制

發揮檔案審核工作在檔案管理工作中的主體作用，定期審核檔案，把審核能力提高作為一項業務基本功來抓，積極推動審核工作與日常管理的有機結合，變查漏補缺的應急處理為管理的優化創新。增強檔案管理行為的內在驅動力和工作主動性，研究解決制約檔案建設的突出問題，通過審核，實現管理素質和管理方式的優化升級。

1、建立標準化管理長效機制。干部人事檔案管理工作是一項久久為功的工作，需要長期抓、抓長期。因此要建立干部人事檔案審核制度，并且形成長效機制、長期工作，確保干部認識檔案管理工作全面受控。要從建章立制上下功夫，在干部人事檔案管理的管理制度、工作流程、崗位職責等的修訂時，建立審核標準，確保各個工作都在體制要求之內。要堅持以結果為導向，從材料規范作為出發地點，逆向梳理檔案管理合格流程的工作，諸如，在歸檔過程中做到內容規范、整理規范、裝訂規范、送檔規范；在借閱過程中，做到轉遞規范、手續規范、查借閱規范等，形成標準化的工作流程，提高干部人事檔案整體質量。

2、建立創新長效機制。通過檔案審核工作方案的試運行，確立符合本單位實際的干部人事檔案審核工作方案，體現方案制訂的科學性和針對性；在補充完善過程中，打破以卷為單位集中補充的程式化操作流程，采取同類材料集中補制、同類問題集中處理的歸類補充方法，保證審核的工作進度。在審核工作全程，要堅持不斷總結工作經驗，研究、探討、解決新問題，一邊整改，一邊反思。“以審核促改進，以改進促提升”，以追求“標本兼治”為主旨，一方面完善“送檔”工作機制，一方面明確“索檔”工作職責，建立歸檔材料層層把關制度，實現干部人事檔案管理水平質的飛躍。

3、建立監督管理長效機制。干部人事檔案審核工作是檔案管理一項長期、持久，立足現實，著眼長遠的戰略工程。在干部人事審核工作中，根據不同階段的工作重點，認真落實有關規定，將干部人事檔案審核工作的管理性要求和監督檢查要求傳達到各個層面管理主體。各主體干部人事檔案協調小組各司其職，逐級上報檔案管理基本情況報告、檔案審核工作自查報告、檔案整改工作方案、檔案審核工作情況匯報。協調小組負責綜合的督導、檢查下一級協調小組的運作，保證干部人事檔案審核要求的貫徹實施，政令暢通。

4、建立協同發展長效機制。要始終堅持把同步推進、協同發展作為做好檔案審核工作的重要抓手。各管理主體要在審核中進一步明確檔案管理工作方面應履行的職責，在人力資源投入、先進設備運用、科學檔案管理等層面給予應該的保證；通過集中培訓、集中作業、集中研討，取得思想認識一致，審核標準統一，整理裝訂標準化的可喜成果，改變長期以來企業管理水平不平衡的局面，促進企業整體管理水平的提升。

因此，要從管理意識、管理模式、管理制度、管理手段、管理人員等加強干部人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案工作質量和服務水平。