關(guān)于企業(yè)文書檔案的管理及合理利用分析

■ /

隨著市場經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，企業(yè)在市場中的競爭性也在不斷提高。為了更加有效的提高自身的競爭力，必須從以往的經(jīng)營經(jīng)驗中尋找方法，實現(xiàn)對發(fā)展策略與執(zhí)行方法的優(yōu)化。這一點，需著重強調(diào)文書檔案的功能優(yōu)勢，通過管理策略與利用角度的完善，真正為企業(yè)的發(fā)展與競爭起到切實的借鑒與指導作用。

一、落實檔案管理流程嚴謹性

檔案管理的具體流程內(nèi)容包括信息的采集、整理、保存、借閱與歸檔，是支撐其日常業(yè)務內(nèi)容的基本工作。只有對日常工作內(nèi)容的嚴謹化管理，才能更好的發(fā)揮出實際的實用價值，使其成為指導企業(yè)發(fā)展的重要信息資源。

首先，要強調(diào)檔案管理工作的完整性。在進行檔案管理的工作中，應當對企業(yè)所屬的各個分公司、部門、崗位，甚至是相關(guān)的控股公司等一系列的經(jīng)營管理資料全部列入管理信息當中，以此保證信息的全面與完整，更好的起到借鑒作用。同時，要對企業(yè)運行中的各個環(huán)節(jié)進行控制，在銷售、融資、商標注冊等信息上進行收集，有效的發(fā)揮此類信息的憑證作用，使文書檔案的信息內(nèi)容對企業(yè)進行去那面的覆蓋。

其次，在進行檔案工作的管理過程中，應當注重資料保存與借閱流程的完整性。這一點在紙質(zhì)文書檔案的管理上顯得尤為重要，必須設置專人專崗，將借閱的權(quán)限進行有效的控制，在嚴格按照規(guī)定方法措施執(zhí)行的過程中，減少檔案內(nèi)容的損毀與丟失，提高管理工作的有效性，以方便后續(xù)借閱活動的進行，為企業(yè)提供持續(xù)的信息動力。

二、增強檔案管理信息化建設

在信息化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也必須適應時代的步伐，將網(wǎng)絡技術(shù)以及計算機管理方法應用在具體的工作中。以此，可以有效的改善原有工作方法中的不足之處，使文書檔案信息的管理工作更加高效化、便捷化。

首先，利用相應的計算機應用程序?qū)n案資料進行管理，建立起整體的網(wǎng)絡化系統(tǒng)，使得各項檔案資料圍繞管理工作形成系統(tǒng)[1]。其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對采集的資料內(nèi)容進行高效的分析，使其展現(xiàn)出更具深層次的信息內(nèi)容，更加科學的為企業(yè)發(fā)展提供服務。第三，通過互聯(lián)網(wǎng)搭建檔案平臺，并對內(nèi)部人員開放，以層級管理策略，使企業(yè)員工與領(lǐng)導可以不受時間與空間的限制，通過平臺網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容進行查閱，以此增加文書檔案信息的利用效率，更好的為企業(yè)提供服務。

另外，在企業(yè)搭建檔案管理平臺的過程中，還可以實現(xiàn)與區(qū)域范圍內(nèi)，相關(guān)行業(yè)、領(lǐng)域信息的交流與互動，并由此獲得更大的資訊范圍，最大限度的提升信息的共享與開發(fā)，在內(nèi)部檔案管理工作的基礎上，通過網(wǎng)絡信息互動的作用，為企業(yè)提供更加優(yōu)勢化的服務內(nèi)容。

三、強調(diào)檔案內(nèi)容的知識屬性

當前社會的發(fā)展以知識內(nèi)容為依托，并明顯表現(xiàn)出知識經(jīng)濟時代的特征，信息內(nèi)容的深度決定了其具體的價值屬性。檔案管理工作作為企業(yè)提供基礎性的信息處理，必須不斷的適應時代發(fā)展的進程，從自身的工作內(nèi)容開始，以外部環(huán)境為指導展開變革與優(yōu)化，以此更好的發(fā)揮出服務企業(yè)發(fā)展的作用。

檔案在企業(yè)發(fā)展進程中不僅是信息的保存，同時也提供著科技、教育、管理的具體內(nèi)容，有著明顯的影響力水平和輻射力效果，可以成為科學決策的主要依據(jù)，知識共享的實際載體，實現(xiàn)內(nèi)部資源合理調(diào)動交流的重要引擎。所以，深入開發(fā)文書檔案的知識性內(nèi)容，可以實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理上的高效化，也為其在市場競爭中構(gòu)建起理想的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

在對知識屬性進行升級的過程中，可以將其作為信息資源的獨立部分與外部結(jié)合，從而開發(fā)出更符合市場需求的產(chǎn)品或服務內(nèi)容，以此實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展空間的擴大，實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型與進步。

四、深化信息資源開發(fā)與服務

企業(yè)的檔案信息內(nèi)容，是對整個發(fā)展進程的詳細概述，不僅對經(jīng)濟活動的往來情況進行說明，同時也對其所在的背景環(huán)境進行描述。企業(yè)的管理者必須認識到檔案管理工作的這一職能作用，并盡可能的優(yōu)化服務措施。

首先，應當從思路上落實轉(zhuǎn)變，以現(xiàn)代化的標準進行要求。建立起以生產(chǎn)經(jīng)營為核心的檔案管理、利用意識，并在日常的工作活動中，參與到企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)的一線，對各種規(guī)劃策略與戰(zhàn)略思路進行實際調(diào)查與分析，以此提高工作內(nèi)容的規(guī)范性和針對性。

其次，要認識到對檔案信息的二次處理并不是簡單的統(tǒng)計與整理工作，必須結(jié)合實際生產(chǎn)與發(fā)展內(nèi)容，對檔案資料進行深層次的編撰，并由此挖掘出專業(yè)性的信息，結(jié)合企業(yè)運行中的具體材料進行合理的統(tǒng)計與整理，以滿足企業(yè)在未來不同發(fā)展階段中對于信息材料的實際需求[2]。同時，從長遠的戰(zhàn)略眼光來分析，應當對企業(yè)取得的科研成果、項目經(jīng)營方法、設備使用技術(shù)等專項性的內(nèi)容進行獨立歸檔，以便更有效的發(fā)揮其服務作用。

五、結(jié)語

實現(xiàn)檔案信息的合理開發(fā)與有效應用，不僅是強化檔案管理的有效措施，也使其作為信息資源的價值得到開發(fā)。同時，通過管理流程的完善、信息化系統(tǒng)的建設、知識屬性的升級，可以更加全面的實現(xiàn)檔案信息的高效管理與優(yōu)質(zhì)應用，有效的發(fā)揮在企業(yè)運行過程中的指導作用，強化企業(yè)的市場競爭力。