城建檔案管理數字化建設問題的思考

劉艷 梁華猛

摘要：我國國民經濟不斷增長，城市發展速度加快，城市建設的規模在不斷擴大。城建檔案管理工作是城市基礎設施建設的重要組成部分，但傳統的城建檔案管理工作已經難以滿足現代發展需求，需要對城建檔案工作進行改革，利用我國先進的科學技術展開城建檔案管理的數字化建設，提高檔案的利用率和服務質量，城建檔案管理工作往信息化方向邁進，對城市建設來說具有現實意義。但目前在我國城建檔案管理數字化建設過程中仍存在較多的問題，急需改進，加大對城建檔案管理數字化建設的資金投入，提高城市管理水平。本文對城建檔案數字化建設中存在的問題加以分析，并針對這些問題提出相應的解決對策。

關鍵詞：城建檔案管理；數字化建設；問題；對策

城建檔案管理數字化建設，對于檔案管理工作發展具有十分深遠的社會意義，為了更好地順應時代發展需要，推動城建檔案管理數字化建設，為城市建設和規劃提供更為充分的保障。

1 城建檔案數字化建設中存在的問題

1.1 管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因信息網絡的不穩定性造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統的紙質檔案管理中，信息資料相對比較穩定，基本不會發生改變。但利用數字化的管理模式，在管理的過程中不論是計算機軟件的問題、硬件設施的問題、信息網絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建過程中信息資料的完整性，給城建信息的應用造成不便。

1.2 資金投入難以滿足建設的需求

由于數字化建設需要計算機技術和相應的技術設備支持，與傳統紙質檔案管理方式不同，因此建設成本比傳統的檔案管理成本較高，但在數字化建設時，對技術設備的采購工作中存在嚴重的資金匱乏的現象，從而導致服務器或計算機等硬件設備短缺，不能滿足資料存儲的需求，因此城建檔案管理的數字化建設進程發展緩慢，數字化建設工作難以有效開展。

1.3 管理信息的泄露

城建檔案是城市規劃、城市建設的重要依據，為城市規劃提供有效的歷史信息，為城市建設給予必要的指導。但城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的，不得泄露。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統進行攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。

2 城建檔案管理數字化建設的措施

2.1 對城建檔案數字化管理工作進行合理規劃

由于承建檔案管理工作十分復雜，具有系統性特征，現有的紙質檔案內容繁雜，將紙質檔案向數字化檔案轉變需要對城建檔案管理的數字化建設工作進行合理的規劃。首先，應將現有的紙質檔案按照檔案的類別、年份等方面進行分類，再將分類后的檔案轉換為數字檔案，數字化檔案的分類是紙質檔案分類的基礎上執行的；其次，工作人員在進行檔案管理工作時，需要根據檔案的重難點工作進行及時解決，為后續環節提供方便；最后，要對每一個環節都安排負責人，確保檔案整理、檔案分類、檔案錄入和檔案存儲工作有專人負責，提高數字化檔案建設的準確性和工作效率。

2.2 做好全面規劃

城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。

2.3 統一標準的制定

由于缺乏統一的科學的標準，在城建檔案管理數字化建設中，會給后期的資料查找帶來許多問題，影響具體的操作，并且難以實現真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而在城建檔案管理數字化建設中應制定統一的科學的標準，使得紙質資料在轉化為數字資料的過程中，能按照統一的標準進行操作，因而在管理的時候能進行統一的管理，無需將不同的格式進行轉化，從而方便資料的查找，切實做到資料共享。

2.4 數字化管理模式的應用與推廣

隨著現代科技的發展，在城建檔案管理中推行數字化的管理模式是時代發展的需要。因而在城建檔案數字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數字化的建設力度，對數字化檔案管理模式進行推廣，在具體的建設過程中，應充分發揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數字管理模式的應用，主動建設數字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數字化檔案管理的建設，在建設的過程中，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內部的資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統一門戶，以實現資源共享，而另一方面應建立內部的資源利用平臺，方便內部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數字化資料的不穩定性，造成資料的丟失。總而言之，在管理中應對數字化的檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數字化水平。

2.5 提高檔案管理水平和信息建設

在城建檔案管理數字化建設中對計算機技術的依賴性較強。在資源庫整理過程中，由于城建檔案的資源類型繁多，需要對數據進行出巡，通過多媒體數據庫、目錄數據庫和全文數據庫對數據進行整合，將復雜數據信息簡單的呈現出來。還要加強系統的安全建設，提高城建檔案的利用價值，促進城市建設和發展，在檔案管理工作中需要對訪問用戶進行安全認證和實名身份認證，提高檔案資源管理的安全性，防止系統遭受攻擊和損壞。

3 結語

綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時代發展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。

參考文獻

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[2]楊元元.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].大科技，2013.

作者信息：劉艷，身份證號碼：411424198712028869

作者信息：梁華猛，身份證號碼：412725198608300037