基于麥肯錫7S模型的高校科技信息機構管理與差異性研究*

楊 樺

（江蘇大學科技信息研究所，江蘇 鎮江 212013）

1 引言

高校科技信息機構是專業進行科技信息服務、管理、科研及教學的機構，具有服務性、行政性與學術性多重屬性，亦是高校社會服務的重要基地。科技信息服務包括分析、處理、加工與發布[1]。科技信息管理是規范、約束各類信息相關主體行為。科技信息研究將生產新知識、探索信息規律。科技信息工作是科研突破的重要因素[2]。

近期，社會科技發展迅猛，高校科技信息機構出現三種新趨勢：一是信息活動知識化趨勢。學科知識服務、學術知識評價、知識產權關聯等比例逐步提升。二是業務合作化趨勢。高校科技信息活動以機構為主體，與學院、圖書館、科研部門、社會機構等互動協作。三是人員多樣化趨勢。早期人員以滿足單一服務需求為主，近期人員需求趨向高學歷、高素質，滿足由信息資源收集、加工、應用轉向知識分析、生產、研究。三種趨勢導致信息機構管理特征由簡單、穩定的可預測性向動態、風險的復雜性轉變。正如管理學家比爾所說，舊世界特點是管理事務，新世界特點需處理復雜性[3]。高校科技信息機構管理復雜性又呈現出三類傾向：服務傾向、管理傾向、科研傾向。綜上所述，高校科技信息機構管理需要一種應對復雜局面的理論模型協助。

依CNKI數據，經Citespace分析系統對2018年前研究文獻進行分析顯示，高校科技信息機構主要研究結點集中于科技成果、資源共享、信息資源、定題服務等服務主題，較少涉及管理主題，未見差異性分析，如圖1所示。

圖1 高校科技信息機構研究文獻圖譜

因此，筆者引入美國麥肯錫7S管理模型，應用于高校科技信息機構管理研究，并利用問卷對從業者進行量化調查，并利用SPSS軟件對數據進行分析，探索機構三類不同傾向管理的差異性。

2 麥肯錫7S模型

麥肯錫7S模型是系統方法研究的復雜性管理模型，構架含結構（Structure）、制度（System）、風格（Style）、員工（Staff）、技能（Skill）、戰略（Strategy）、共同的價值觀（Shared Value）7個元素，分屬于“硬件”與“軟件”，為組織發展過程必須考量的基本元素[4]。模型的戰略、結構與制度歸屬于組織“硬件”，風格、員工、技能與共同價值觀歸屬于組織“軟件”[5]。硬軟件相互依存、作用。“戰略”是適合自身資源條件與外部環境的長期規劃，決定組織規模、方向與策略；“結構”與“制度”為戰略提供服務，完善硬件框架；風格、員工、技能支撐框架運行；“共同價值觀”是組織價值取向，產生向心力，直接作用于風格、員工、技能。模型如圖2所示。

圖2 麥肯錫7S模型

7S模型體現全面考量架構的復雜性管理，當軟、硬件兩方面7元素溝通順暢時，組織方能獲得成功。麥肯錫7S理論平衡、邏輯自洽，對復雜性管理具有普適性，不僅在企業，在科研、行政等機構管理中也被廣泛應用。如政府治理研究[6]、環境治理研究[7]，高校發展戰略管理[8]、高校人事管理[9]，醫院科研管理[10]、健康中心管理[11]等。因此，麥肯錫7S模型可應用于高校科技信息機構管理。

3 模型應用分析

3.1 戰略（Strategy）

Thomas S.Bateman&Scott A.Snell表示，戰略是組織持續滿足用戶，努力使自身資源與外部環境機遇相適應的長期規劃[12]。高校科技信息機構戰略是在分析內外部資源與生態環境的基礎上，謀求創新性、穩定性成長的重點規劃，可包含下述幾類。

3.1.1 “互聯網+”戰略

“互聯網+”作為一種新經濟形態，即利用互聯網在生產要素配置中的優化與集成，增強實體經濟生產與創新力，形成更廣泛的以互聯網為基礎的經濟發展新生態[13]。異于多數產品定型含設計師因素，科技信息產品基本由用戶定型。“互聯網+”可驅動信息機構C2B模式的實現，如企業信息用戶手機點評站等“互聯網+”應用，以客戶為中心，跟蹤產品信息形成客戶個性化特色。高校科技信息機構基層單元與管理層特有的空間分散性特征亦被“互聯網+”應用而減弱，而由距客戶最近的基層團隊來驅動上級機構反應。

3.1.2 大數據戰略

大數據是海量、高增長率和多樣化的信息資產，特征為大量、高速、多樣、價值。大數據不是簡單的數據分析，而是一種高于數據分析的戰略思維[14]。科技信息機構本身是數據集散地，可有效將各類信息數據存儲、分類、標引、管理，有利于實施大數據戰略的實施。

3.1.3 資源整合戰略

資源整合是通過剝離、聯合與共化途徑，將科技信息機構內部彼此相關但又分離的資源以及外部有共同目標又相對獨立的資源進行有效協調、統籌。如科技信息源整合，將外部單元信息數據源按某種協調機制為機構內部直接、快速調用，從而以低成本獲取原校內平行機構或校外社會機構專業信息源，擴大資源規模。

3.2 結構（Structure）

戰略需要組織結構來保證，結構是一種用以實現組織目標的組織方式[15]。結構設計、構建與調整須以戰略為出發點，服務于戰略。管理學家德魯克認為，結構是一種用以實現組織目標的系統，由各單元組成權利系統與分工協作系統的一個有機體。高校科技信息機構可分別傾向于下述幾類組織結構。

3.2.1 職能模式

機構母體內設立科技信息活動相關的服務、教學科研與管理職能型等級部門。各職能部門主導分管項目，如信息趨勢報告研究、論文產出信息管理、企業技術信息服務等。職能式組織結構具備反應快、執行力強等戰略優勢，各類信息加工流程能迅速完成，運行效率高，但下轄資源專業性、全面性弱。

3.2.2 矩陣模式

矩陣模式組織結構為一類混合形式，于職能式組織結構上加載水平業務支撐組織結構[16]。此結構總體由校內信息機構主導，具體信息服務、教學研究、管理等活動由校圖書館、信息中心、科技管理、專利所等相關業務部門支撐。此組織結構驅動校資源共享、避免人力冗余，但反應較緩慢，信息重組與二次加工能力較弱，易形成各部門間緊張局面。

3.2.3 外包模式

高校科技信息機構以合約形式與社會專業機構形成承包管理體系。組織結構分工責任明確、專業性強、理念先進、投入產出高，能處理技術需求高、社會延展性強的信息服務業務，但對合約外事件反應較緩慢，且涉及保密信息的課題等信息管理業務通常被剝離，仍歸于校內相關機構承擔。

3.3 制度（System）

科技信息機構制度是戰略的具體體現與保障。制度基本功能為降低不確定性、降低交易成本、消除外部性、促進經濟效率、界定權利邊界[17]。制度應與戰略思想、結構模式相統一，避免不配套情形出現，更需避免與戰略、結構背離[18]。

3.3.1 制度建設步驟

高校科技信息機構具有發展性，持續有創新業務納入，故機構制度構建應依先期調研、內容厘定、探索落實三步驟循序漸進。管理者需先對信息服務、研究、管理現狀進行梳理，厘清員工心理承受力、業內信息機構動向、工作對制度的依賴度、現行制度認可度等。其次，管理者需遵循嚴肅性、合理性、科學性、完善性原則進行制度構建，制度需與具體管理策略相聯系，保障制度建設過程的流暢性。最終，制度需執行落實，決策層需對制度作用有較深認識，對落實給予支持，在運行過程中，避免人治、尊重程序。學科信息管理、課題項目信息管理等中間層部門需積極響應、引進與推行，以制度規范部門流程。合作機構與社會外協單位對制度亦需達成共識，保障橫向維度落實。

3.3.2 制度建設內容

在前述程序上，高校科技信息機構制度內容構建可側重3個層面。一是側重組織架構下部門職責制度構建。如查新服務、專利服務等服務部門職責制度；學術分析評估、二次信息開發等研究部門職責制度；課題項目信息管理、論文產出信息管理等管理部門職責制度；二是側重業務流程制度構建。如學術評價流程、項目查新流程、課題信息登記流程、信息教學考核流程等制度；三是側重規定關鍵流程節點的操作基本要求[19]，如課題信息分級要求、查新資質要求、評價報告規格要求等制度。

3.4 風格（Style）

管理風格，即關鍵管理者為實現目標而展現出的行為方式[20]。管理風格需與對象、環境相映，需對科技信息機構整體、特定部門的員工類型、信息業務特征等要素進行分析，揚長避短，精準定位。坦南鮑姆和施密特提出“領導風格連續統一體理論”，將領導者運用職權程度與下屬享受自主權程度作為分布帶。依此理論結合高校科技信息機構特征，管理風格可設下述幾類。

3.4.1 命令型

命令型管理風格強調執行力，各信息活動依行政指令完成。風格優勢在于遇特殊事件或外接信息加工業務時，可快速完成，風格與信息活動時效性強相符，但長期、單一推行會導致人員心理消極，尤其二次信息開發等研究型人員會在對抗心理中完成業務，氛圍壓抑。

3.4.2 民主討論型

民主討論型風格推崇在管理層決策或執行時，可由員工探討決策內容或反應執行中的內外因變化，通過合議形成令管理層、執行層與員工的多贏局面，營造民主與平等氛圍，與信息研究型人才喜好特性相符。缺點為意見不一致時，會導致反復討論、拖延。

3.4.3 權力下放型

權力下放型風格的前提為管理者綜合素質、業務能力、自信心優勢顯著，不會被下屬制約。管理者將權力賦予下屬，促其在信息業務、知識創新層面均積極，且將管理者從瑣碎事務中解脫，將更多精力投入到發展革新中，風格與信息活動創新性強相符。

3.4.4 輔助風格

除上述風格外，管理者還可混用下述風格。一是激勵型。管理者用語言、行為或心理暗示來鼓舞下級發揮較大潛力。科技信息機構人員個體意識強，易于接受此風格。二是領導示范型。管理者將自身立為模范，在制度遵守、業務活動與信息技能等各方面作為員工標桿，調動人員積極性以產生理想效果，弱點是對管理者的專業素養要求較高。

3.5 員工（Staff）

當今社會，科技、經濟等競爭歸根到底是人才競爭，麥肯錫模型一個關鍵元素就是員工[21]。管理學家托馬斯·彼得斯認為，人是組織唯一的真正資源[22]。高校科技信息機構面向各種類型的員工，可從以下三方面進行探索。

3.5.1 心理契約構建

心理契約是非正式、隱性契約，使員工與機構心理期望上達成默契，對遠景達成共識，建立信任，實現員工自主管理。契約含業務與專業對口、報酬、安全與歸屬感、培訓發展等[23]。高校科技信息機構業務專業面廣且可選擇、信息知識服務價值高、行業前景好且單位穩定，故心理契約適宜在信息機構管理中應用。

3.5.2 業務反績效管理

信息規律發現、學科知識關聯等信息知識生產過程呈現隨意性，成果會以思想、創意形式出現，不易具有測量的經濟形態。因此，此類業務可反績效管理，弱化目標分解的管理導向，反對以量化指標為績效評估，強調人性發展為動力，發揮知識員工主動性與創造性[24]。

3.5.3 個性畫像構建

畫像理念最初出現于電子商務領域，用于描述用戶并精準定位[25]。員工畫像是真實員工系列數據的虛擬模型。高校科技信息機構業務面廣、員工素質成長或變化維度大，機構可在學歷、經歷等傳統數據基礎上，依用戶反饋與主管評價，動態標注其信息業務水平及管理關系中個體目標、行為與觀點特征參數，利于精確配置人力。

3.6 技能（Still）

人完成工作目標的主要依托為技能，其內涵不局限于個體操作技術，亦包涵基本素養等。現今科技信息需求迅猛，技術飛速發展，高校科技信息機構的企業信息標準化、科研信息管理等業務均對技能提出高需求。科技信息機構技能培育可從3個層面探索。

3.6.1 培育方向多維度

信息技能有研究與操作并重的特征，基本素養是基礎。機構需重視人生觀、法律意識等基本素養培育，其是技能提升的內驅力；機構需重視超前意識、信息認知、科學預見等研究能力培養；機構需重視信息搜索、加工、分析、重組、推廣等操作能力培訓，其與生產效能直接關聯。

3.6.2 成長途徑多樣化

信息時效性強，其技能時效性較其他行業亦相對較強，需多樣化成長途徑。縱向成長，高校科技信息機構應支持人員繼續深造，如業余攻讀信息專業學位、參與信息理論與技能培訓等。橫向成長，機構可定期派遣人員參與行業性或地區性業務交流、與時俱進，在積累經驗的同時，獲取業內新的專業知識與技能；機構可推薦人員參與校外信息系統公司的產品研發、升級，通過參與應用性、市場性科技信息開發活動提升人員技術能力；信息機構可成立學習協同團隊，使人員互相指導與提升。

3.6.3 技能創新的內部眾創

萬眾創新理念可映射至機構內部，管理者提供信息、空間、設施等條件激發員工群體創新激情與創新能力，培育創新型業務，促進技能升級。高校科技信息機構的業務，如信息二次生產等需持續創新來維持，僅管理者或個別專職人員難以全面切入業務細節，而信息機構員工群體知識背景深厚、民主意識濃郁，個體適宜被鼓勵內部眾創。

3.7 共同的價值觀（Shared Value）

共同價值觀是組織產生凝聚力的靈魂基石[26]。共同價值觀使員工明確組織處境和自己在全局中的地位與作用，互相信任、團結，使組織內協調與控制達到高度完美，進而影響競爭力[27]。每個高校科技信息機構伴隨長期存在，會沉淀一些信息活動相關的共同認可價值觀，其對員工、技能、風格均有較強影響力。高校科技信息機構可在倫理道德、工作理念、業務思想3個層面構建共同價值觀。

3.7.1 儒家義利價值觀

倫理道德層面構建儒家義利價值觀。“博愛之謂仁，行而宜之謂義。”合宜于仁的行為是義。“子曰：富與貴，是人之所欲也。”人對利的追求具有合理性。儒家思想肯定義利兼顧，無利而要求守義不適宜大眾，盲目逐利，違背規律，不能長久。儒家義利觀關鍵要求組織以人為本、追求誠信并承擔社會責任、創新以創利[28]。高校科技信息機構硬件少，軟件與信息資源比例大，需以人為本；信息真偽易轉變，傳播面廣、快，社會責任大；信息利潤在于時效性與創新，舊信息利潤比極低。因此，信息機構需要且適合引入儒家義利觀。

3.7.2 質量、競爭與協作價值觀

工作理念層面構建信息質量、競爭、協作價值觀。信息產品無硬件，關鍵在質量。科技信息服務已趨向專業化、社會化，從業者眾多，競爭體系已建立，機構人員應自發提升競爭力，謀求機構與個體雙贏。科技信息服務體系是命運共同體，學科信息評估、產品信息報告等各流程需信息管理機構、資源機構、科技機構等各單元聯合進行，因此，各成員與個體需將前途命運與機構發展緊密結合，形成協作觀念。

3.7.3 知識發現價值觀

業務思想層面構建知識發現價值觀。現今信息發現已向知識發現過渡，論文查引、查重等以直接提供信息資源為主的服務已普遍且低價值，而基于前沿信息知識技術、知識規則發現等深度服務甚為缺乏。信息機構欲立于不敗之地，需提倡在業務領域建立知識發現的價值觀，持續知識創新，提升層次。

4 差異性分析

筆者針對服務傾向、管理傾向、教學科研傾向三類信息機構從業者，采用李克特式五點量表對前述內容進行調查與量化分析。

調查問卷范圍。在北京大學、浙江大學、江蘇大學、四川大學等21所高校科技信息機構從業者中發放網絡問卷，回收問卷211份，除去無效問卷23份，共得有效問卷188份，有效率89.1%。問卷將科技信息機構按側重服務、管理或教學科研分為三類，各類分別為61、64、63份。

調查問卷設計。問卷先向受測者總體介紹，如“高校科技信息機構的管理元素主要有管理戰略、組織結構、制度、管理風格、員工、技能與共同的價值觀。受測者依次回答調查問卷中7項元素具體內涵需求度提問。元素各內涵如下表述，如“組織結構”表述為：“如采用垂直集中的組織結構，即貴校各類科技信息工作均由您部門內部集中承擔，直接對學校負責，這樣對工作有利嗎？”“如采用平行協調的組織結構，即各類科技信息工作由貴校平行相關部門分擔，您部門負責協調并僅承擔專業性業務，這樣對工作有利嗎？”等。五種標準回答供選擇：非常有用、有用、可能有用、沒用、非常沒用。最高分值為5，最低為1，分值高低與需求度正相關，3分以上表示正需求。

數據統計分析。SPSS是統計學分析運算、數據挖掘、預測分析和決策支持任務的軟件系統，是一種在社會科學范圍內應用廣泛的統計軟件[29]。數據滿足正態性，使用均數，不滿足正態性，使用中位數。每項評分數據的Cronbach a信度系數分析，分別在0.8以上，內部一致性較好。獨立樣本配對T檢驗，結果如表1所示。表中P值小于0.05，此項差異有統計學意義，大于0.05，兩者同質化，無差異。

表1 7項元素具體內涵差異統計分析表（±s）

表1 7項元素具體內涵差異統計分析表（±s）

元素 內涵 服務傾向組（n=61）管理傾向組（n=64）教學科研傾向組（n=63）服務傾向與管理傾向組比較P值服務傾向與教學科研傾向組比較P值管理傾向與教學科研傾向組比較P值管理戰略“互聯網+”大數據資源整合4.25±0.32 4.01±0.26 3.51±0.25 4.23±0.19 3.56±0.13 3.55±0.28 3.75±0.15 4.05±0.11 3.49±0.18 0.675 0.039 0.554 0.015 0.436 0.251 0.021 0.014 0.279

續表

依麥肯錫7S模型構建的全部管理元素內涵為正需求。戰略元素中，“互聯網+”被服務與管理傾向機構所關注，科研傾向機構低于兩者，因科研傾向機構不迫切關注業務的網絡互通及時性，更偏向于鼓勵長時間的個體探索；大數據戰略被服務與科研傾向機構所關注，兩者均需挖掘大量數據以更利于研究與服務，管理傾向機構需求偏低；資源整合為機構普遍需求，可為固定戰略。結構元素中，職能模式為服務與管理傾向機構所重點需求，兩者均需較明確的單一上下級關系，以便執行順暢；矩陣模式為科研傾向機構所重點需求，因復合型有業務指導關系的上下級輔助更利于研究活動；外包模式為服務傾向機構所重點需求，表明服務業務適合外包操作。制度元素中，部門職責、工作流程與操作要求均為所有機構關注，只是側重度有差異。部門職責為管理傾向機構最重視；工作流程為服務、管理傾向者均重視；操作要求為服務傾向機構最重視；科研傾向機構對各項制度相對需求較低。風格元素中，命令型適合管理傾向機構，因效率較高；民主討論型適合科研傾向機構，利于業務活動科學性；權力下放型為管理傾向機構低需求，雖運轉加速但職責弱化；激勵與領導示范風格被證明普適性，可混合前三者之一使用，領導示范、以身作則特別適合管理傾向機構應用。員工元素中，心理契約與業務反績效均為正需求，科研傾向機構尤其適合此兩者；個性畫像為服務傾向機構所關注，因其依賴上級判斷并經常調整員工業務，個性畫像的參考定位作用明顯。技能元素中，培育方向多維度與技能創新的內部眾創尤其為科研傾向機構重視，此與研究業務需多維度技能支撐及眾創模式的科研創驅動力密不可分；成長途徑多樣化為管理傾向機構低需求，管理人員成長仍應按傳統縱向模式為主。倫理道德的儒家義利觀為服務傾向機構最重視，服務類活動社會接觸面廣、公共責任重，且創造利潤，故需儒家義利觀指引；工作理念的質量、競爭與協作觀為三類傾向機構普遍需求，可廣泛適用；業務思想的知識發現觀最為科研傾向機構所關注，知識發現活動是未來科研創新的主要立足點。

模型各元素在三類傾向機構管理中的權重分析。表1中每個元素依各內涵數值被求得均值，均值與正負需求中值3的差值為特征值。特征值除以各元素特征值和獲取權重度，結果如表2所示。各元素權重供三類傾向高校科技信息機構管理者規劃、管理參考。

表2 模型七元素在三類傾向機構管理中的權重度

5 結語

麥肯錫7S模型被廣泛應用于分析組織變革與發展，成為診斷組織問題、變革組織機制、創新組織范式的有效工具[30]。7S分析因素的廣泛性使其對管理過程進行多層與客觀分析[31]。筆者基于麥肯錫7S模型對高校科技信息機構管理進行了初步分析，探索了不同傾向機構應用的差異性，以期為高校科技信息機構管理決策提供參考，推動高校科技信息工作的創新與發展。