基于國際通用流程建模標準的高校儀器設備管理流程

陳 佳， 吳安青， 張建華， 劉連忠

(北京航空航天大學 校園規劃建設與資產管理處，北京 100191)

0 引 言

近年來，高校儀器設備管理已引入全生命周期管理的理念，旨在將儀器設備的購置論證、采購、驗收入庫、運行使用、維修保養、回收調劑和處置等多個分散的管理階段重新梳理，統一規劃、設計和優化[1-3]。流程優化是全生命周期管理中的重要組成部分，是對整個生命周期管理做頂層設計和各階段業務改進優化的實施手段與技術方法[4-6]。

采用國際先進的業務流程標準(Business Process Modeling Notation,BPMN)，結合高校儀器設備管理的特點，才能對高校的儀器設備管理業務展開有針對性、有先進性的流程梳理和優化。才能切實保障全生命周期管理體系從體系架構的戰略高度落實到日常的管理中去，提高儀器設備業務的辦理效率和管理水平。

1 BPMN流程管理簡介

BPMN是由業務流程管理倡議組織(Business Process Management Initiative, BPMI)于2003年提出的，被對象管理組織(Object Management Group, OMG)采納的一種建模規范[7]。BPMN2.0標準于2009年正式發布，其所提供的圖形建模符號易被業務分析員理解,是目前工業界最流行的業務流程可視化描述語言[8-10]。

只需對BPMN2.0標準進行簡單的學習，高校內部各層管理人員，無論是做頂層設計，還是業務梳理或信息系統開發，都可在一張流程圖上開展工作，避免對業務的理解存在偏差。

2 高校儀器設備流程優化的實施步驟

基于BPMN的高校儀器設備流程優化需結合自身的特點。高校是以教育科研為主體的事業單位，管理著種類繁多的儀器設備。這些儀器設備歸屬國家所有，由高校相關行政部門統一管理，高校的師生職工實際使用。在全生命周期管理過程中，所涉及的管理部門眾多，各級管理層比企業和小型事業單位更為松散[11-12]。

根據高校儀器設備的管理特點，提出了具有高校特色的流程優化實施方案。包括自頂向下的設計，自下而上的業務梳理，和統一融合的流程優化過程。具體包括了4個實施步驟：

(1) 頂層設計。首先實現宏觀的頂層設計、全流程優化。從整體設計全生命周期管理框架，確認關鍵業務節點和優化目標，重點梳理部門之間的業務交互和數據流轉。

(2) 多層次業務分析和流程優化。對全生命周期各個階段的業務做多層次的分割，逐級優化。應仔細了解底層業務需求，展開細致詳盡的流程繪制和梳理工作，并提出相應的流程優化方案。

(3) 將頂層設計和底層流程優化相結合，全盤統籌規劃。去除局部最優方案而選擇總體最優方案，去除單個部門受益方案而選擇多部門受益方案，去除業務員單方面優化方案而選擇高校師生利益最大化的方案。并對所有方案分類、分級、分工、分期做好實施規劃表。

(4) 實施階段。這是一個漫長且曲折的過程。在實施過程中，應不斷做總結和調整。既不可固化思維，一成不變。也不能跟風亂跑，推翻原有的戰略目標而盲目引進新技術或概念。

同時應注意，流程優化只是全生命周期管理的一項工作，不可能單獨實施。應協同展開全生命周期管理的多種類工作，包括：管理層的制度重編修訂、戰略目標修訂；部門間的業務打通、數據共享；業務層的業務辦理優化、整合；技術層的信息化系統、物聯網技術，財務專業技術支持等[13-17]。

3 頂層設計和優化

在校儀器設備的全生命周期管理體系指導下，流程優化中頂層設計的主要任務有：戰略目標的確定、全生命周期業務階段的劃分和關鍵業務的確定、摸清多部門多業務的實際辦理情況和流轉情況，將業務提煉并轉換成BPMN事件和流程，理清現實辦理過程中的業務邏輯。

根據高校實際的業務辦理過程，按照全生命周期管理理念，梳理設計出的流程簡圖如圖1所示。按照BPMN2.0標準，每個業務的相關角色，包括部門和用戶，都是圖中的一個泳道。泳道中繪制了業務辦理中的事件、群組事件、網關和外部輸入數據。不同角色的業務相關活動都在其對應的泳道里畫出，同一泳道中的實線表示了事件發展的順序。而不同泳道間的虛線表示了角色間的溝通。

圖1共繪制了用戶、用戶使用單位、招標采購中心、設備管理部門、財務處、檔案館和科研院7條泳道。說明在此高校的儀器設備管理過程中，除了用戶和用戶使用管理單位外，共有5個部門需要積極參與流程優化。此外，設備管理中的人事數據應由人事部門提供，數據共享由網絡信息中心提供技術支持。

圖1中設備管理部門的泳道中詳細畫出了設備建賬、設備使用和設備處置等關鍵事件的流程。因為圖1是頂層設計圖，所以對建賬、處置等業務的詳細細節是無需體現的，應在底層的業務流程圖中詳細繪制。

通過頂層設計和梳理，可以發現總體業務的幾個主要問題類型：①部門間的數據流轉沒有完全打通，導致了數據重復輸入；②部分業務的缺失，造成過程不完整，后續業務辦理時邏輯混亂；③部分業務的邏輯順序有錯誤，導致了師生辦理業務時，需多次來往。

這些問題都有其形成的必然因素。有些問題是多年的管理缺陷，有些是技術手段落后導致，還有些是不同管轄部門的溝通缺失。例如，設備數據在采購、合同、建賬、建檔過程中的重復輸入，就是因為部門間未溝通，數據沒有共享所致。設備調賬業務大多源于設備論證階段的疏忽。設備使用階段直接連接到設備處置報廢事件，表明了設備調劑和共享業務的缺失。

通過頂層設計和總體流程梳理所發現的問題，在后續流程優化中，都會進一步調研并尋找解決方案。但并非所有的問題，都可以一次性解決，必須分期、分工、分類，逐步優化。其中，跨部門的業務流程優化和關鍵業務的優化是當前工作的重點和難點，也是應首要解決的問題。

圖1 高校儀器設備全生命周期管理流程簡圖

4 多部門間的業務流程優化

儀器設備全生命周期管理的主導思想，將全生命周期中的各種類業務按照用戶服務和管理的需求，統一管理。儀器設備管理流程中的各類業務，需消除高校多部門間的門戶隔閡和人為分割不同業務所導致的差異。因此，多部門間的業務流程優化是基于BPMN的高校儀器設備管理流程優化的重點和難點之一。

以設備基礎數據收集為例。目前，師生員工在多個部門辦理設備前期業務時，需多次重復錄入設備基礎數據。因此，需梳理與儀器設備基礎數據錄入相關的多部門業務流程并提出優化措施。設備基礎數據是在設備購置后、使用前，錄入高校設備庫的設備屬性數據、設備財務數據和設備采購數據。例如，設備名稱、型號、規格、生產廠家、購置方式、設備金額、經費號、發票號等。在流程優化的第一和第二步驟中發現，以上信息在采購業務、合同蓋章業務、財務報銷業務和設備建賬業務中都分別有重復錄入現象。

通過比對，設備名稱等屬性數據在合同蓋章、設備驗收和建賬環節都有錄入，因此應將三者的流程打通，從合同蓋章環節得到設備屬性數據后，從信息系統傳給驗收和建賬業務。①避免數據重復錄入，②避免建賬環節的替換篡改行為。同時，建賬時如發生信息修改，應回傳至合同業務，由合同管理部門發起相應的審核流程。

目前設備財務數據都是通過用戶手動填寫獲得，而其中經費號、經費使用方向應從財務系統獲得。因此流程優化時，儀器設備管理部門應和財務部門溝通獲得經費相關信息。設備建賬后，將建賬標識傳送給財務部門。財務部門在設備報銷完成后，再將報銷信息推送回去，確保兩個部門的業務信息聯動和階段性的設備財務數據同步。該流程在實際辦理過程中，會遇到很多實際問題，需要長期磨合。以上所說的部門間的業務交互和數據流轉都已采用BPMN中的編排圖來展現(見圖2)。

圖2 與設備數據錄入相關的業務編排圖

通過對設備使用管理流程的梳理，還發現人事調動業務和設備調撥業務并未關聯，導致人員調動后設備未及時變更所屬單位或更換負責人。由此提出的流程優化措施包括，人事調動數據需定期推送給設備管理部門，由設備管理部門通知相關單位和人員，及時辦理設備系統中的設備調撥。調撥完成后，回傳消息給人事部門，完成人事檔案的調撥。

除以上案例，在實際工作中，基于BPMN的流程分析，還幫助多個部門的業務員和管理人員，發現了業務或數據未能溝通導致的管理缺陷。在經過多次溝通后，確認了多個跨部門的業務流程優化和改進點。以此為基礎，展開了對管理制度、業務合作、數據共享、技術支持等多種類的部門層面的合作。

5 面向師生的關鍵業務點流程優化

部門間的流程優化，使得儀器設備的全生命周期管理有了外部環境支持，而內部管理流程優化則是設備管理推進的關鍵所在。其中，業務量大、師生反復來往業務，是優化中的關鍵點。包括了設備建賬、設備報廢、設備調撥、設備調賬、院系設備管理員管理等多項業務。本文選擇其中的設備建賬展開詳細闡述。

設備建賬業務是設備進入國有資產庫的關鍵環節，也是目前辦理量最大的設備業務。現有的設備建賬流程，大多是設備驗收后，由設備負責人在系統里填寫驗收單并打印。再通過線下的院系、學校兩級審批，審批合格后建賬入庫。很多師生員工反映，打印的驗收單在院系一級審批通過后，學校審核常常不通過。導致師生需重復打印單據，再次至院系、學校申請審核。因此，設備建賬的流程優化目標是，便利于師生，減少師生在建賬過程中的往返跑行為。優化后流程為:設備負責人在系統中填寫驗收單，先不打印。由院系、學校線上審批。審批不合格時，僅在線上修改并重新申請。審批通過后，方可打印單據。打印出的單據附有院系、學校審批人的電子簽名，和設備科的管理公章，無需再跑至各單位蓋章。此外，單據上附有二維碼，可由設備負責人在自助標簽打印機上，掃描二維碼來打印標簽。

設備建賬業務的流程本著方便師生的原則，采用現有可行技術，替換了原有的紙質蓋章流程。貌似對管理人員的業績沒有過多幫助，但大大減少了師生辦理業務的時間。不僅避免了原業務中的往返現象，甚至還直接免去了業務辦理中的往返，直接實現全流程線上辦理和設備標簽的自助打印。是設備管理智能化、高效化改革的重要改進舉措。流程改進的效果圖如圖3所示。

圖3 設備建賬流程優化示意圖

6 結 語

采用國際通用的BPMN對高校儀器設備流程優化，是設備全生命周期管理體系中的關鍵環節。通過4個步驟的流程優化工作，高校設備管理能夠實現各部門業務的協同優化和關鍵業務的優化。而每項流程優化的落實都涉及到制度改進、業務改進、人員協調、技術支持甚至是部門整合等多項工作，非常不易。因此，在儀器設備全生命周期管理體系下的流程優化，是極其關鍵而又艱難的一項工作。部分流程優化工作能夠快速實施，受到好評，但大部分流程優化工作仍需長期堅持不懈的努力。而正是這些持續不斷的流程優化工作，才能使得高校的儀器設備管理工作真正實現符合高校管理特點的全生命周期管理，長期保持高效和先進性。