中小型制造企業內部采購信息流管理及相關工具設計

付敏 吳艷 張偉娜

【摘 要】論文分析了采購業務在企業中扮演的角色，根據國內中小企業的實際情況指出了采購在組織內部存在一個突出的問題即采購信息處理與共享傳遞問題，論文通過實際需求設計不同的采購輔助工具，通過數據的對比顯示出使用工具前后的工作效率提升比率，采購中工具使用對采購信息流的管理起著重要作用。

【Abstract】The paper analyzes the role of purchasing business in enterprises. According to the actual situation of small and medium-sized enterprises in China， it points out that there is a prominent problem in purchasing within the organization， that is， the processing and shared transfer of procurement information. Based on the actual demand， different procurement aids are designed. The comparison of the data shows the efficiency improvement rate of the work before and after the use of the tool. The use of tools in purchasing plays an important role in the management of purchasing information flow.

【關鍵詞】采購；信息處理；共享；輔助工具

【Keywords】 procurement； information processing； shared； support tools

【中圖分類號】F273 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）11-0038-02

1 采購業務在企業內部扮演的角色

采購業務在企業中是保證企業正常運轉，保持企業持續成本化，確保企業產品質量滿足客戶需求，實現企業存貨投資和損失的最小化，提高公司的盈利水平和競爭地位的重要環節和關鍵節點。采購工作涉及收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款等，這些采購工作過程正是與企業內部需求部門以及外部的供應商共同合作而滿足各方需要的過程，那么作為一個企業內外部溝通的樞紐，采購信息流的正確順暢傳遞顯得尤其重要，若信息傳遞過程中存在斷點信息，必然會出現組織間矛盾重重，影響項目進度，信息無法溯源，產生大量的核對工作。

2 中小型制造企業采購組織內部信息傳遞過程存在的問題

沒有適合企業的軟件工具。隨著供應鏈管理被國內各大企業青睞，有些企業已開始購買并使用ERP系統，MDM公共數據編碼平臺等物流信息系統，起到了一定的信息化管理作用，但受各種條件的制，這些系統也存著不同的問題。比如有些大型企業引進了管理系統軟件，軟件的設計是站在集團的高度進行設計，而每個成員公司因業務不同存在著個體差異，加之平臺使用上存在人工配合的問題，使得軟件平臺使用的模塊并不能惠及所有成員公司的所有采購業務，某些工作還必須維持原有的工作模式，這樣就造成了信息共享不完全，不徹底的現狀。而有些中小企業由于資金問題無法引入這些軟件實現信息共享。

采購工作運轉效率低，對于采購品種繁多，采購頻率高，數量大的制造型中小企業，經常發生原材料不能及時供應容易出現整臺設備等個別零部件的停工待料現象，這種情況很難提前預警。由于原材料供應不上造成拖期不僅使中小企業遭受拖期罰款的經濟損失，而且給中小企業的聲譽造成很嚴重的影響。在采購信息的傳遞上存在拖延現象，各部門間存在溝通壁壘，扯皮現象嚴重。

3 企業內部采購信息流整合

企業內部的信息流主要包括企業內原材料、半成品、產成品物流以及生產過程物流和與之相關的物流成本核算所產生的信息流動；企業間的信息流主要包括企業間訂貨、收貨、發貨、中轉、代理以及核算等活動所產生的物流信息。企業內部采購整合的信息是采購業務連接各組織和供應商各方的溝通載體，采購物項就是通過信息流這條紐帶將供應商和企業內部各組織集成起來，供應鏈中各個階段準確的信息是企業決策的有力支持和依據，能有效降低企業運作中的不確定性，提高采購過程中的反應速度。

本文所述的企業內部信息流主要是以項目采購訂單為驅動，刺激采購、入庫、制造、倉儲、對賬等一系列動作并如實記錄其相關信息的過程，實現信息流的不間斷流動，同時保證企業資金良性運轉。企業內部采購信息流整合正是指將企業內部的信息和部分外部可用信息串聯在一起為公司內部各部門共享。

4 設計適合企業的信息共享工具

在中小企業中的采購工具無論是大型還是小型，無論是購買還是自行設計均需以不增加工作量，適合企業自身業務，直觀發現問題等為原則開展，這樣鏈條上各種角色的人員才能夠積極配合，達到共同加快采購生產速度的目的。同時，為了規避大型軟件系統中存在的使用上的問題，需要對中小型企業內部的采購流程，庫房入庫流程，支付流程，程序規定均有清晰的了解并能站在整個信息鏈路角度思考工具設計問題。本文提出了一種用VBA編程的方式設計EXCEL表格工具，該工具不僅可以減少每個環節的工作量，而且可以使信息流鏈條上每個人均能時時清晰獲知自己想要的信息，僅僅需要鏈條上各角色的人員配合使用。

4.1 物料信息工具設計

為了保證采購信息流中的組織和個人能夠直觀時時得到想要的信息，需要將時間信息轉換成直觀的文字信息，并組織信息流上的相關人員共同維護基礎信息，用excel編程的方式轉換成文字信息。在進行信息維護時需要人員進行錄入，為了減少錄入的工作量，本文用VBA編程的方式設計excel，使得維護人員僅需一個按鍵就可以完成相關工作。

按實際到貨及入庫情況進行信息維護后，在另一個sheet頁面可非常直觀地查看物料位置，跟催狀態，物料在采購組、在供應商處、到貨在庫房停留的時間等信息.

4.2 支付環節的信息流工具設計

采購組還有一項工作就是支付環節，采購組每天均會接收很多發票，按照企業內部要求，同一物項的資金支付需要發票和入庫文件，合同文件等文件信息同時具備時方可開展支付流程，而且每一個項目均在不同的時間點出現，這就造成了采購組每天都會接收到毫無關聯的碎片信息，為了更快速和直觀地發現哪些訂單滿足支付條件并快速定位該訂單的位置，本文提出了一種快速整理碎片信息的方法和使用工具。即接收到發票和支付文件時均對其進行編號，并將信息錄入到excel表格中，以共有信息為基準公式自動找出發票對應的文件信息。

4.3 BOM表統計與跟蹤工具

為項目物料統計工具，庫房管理人員可以在接到項目上確認的全部物料下單完成的通知，一鍵完成項目物料的統計，工具上可直觀地看到項目中任何一項物料是在采購階段還是在庫房，若在庫房，那么這項物料所在的位置號可直接顯示出來。最終可實現項目從BOM到產品的自動流轉。

5 結論

通過調研，我國中小生產企業數量眾多，采購物項存在種類繁雜、批量小、多批次等特點，若要提高企業的經營效益，增強中小企業的市場競爭力，勢必需要提高采購效率，共享采購信息，達到企業快速運轉并滿足客戶的需求。適當的工具是達到這一效果的有效途徑，工具的引進與設計因企業而異，不可一概而論，還需要從企業的實際情況出發來考慮。