基層水利檔案信息資源的整合與管理創新

陳玲

摘要：信息資源的整合以及管理是基層水利檔案管理工作中的重要環節，也是目前水利建設工作中需要引起重視的一個問題。檔案信息資源管理直接影響著檔案管理工作的效率以及有效性，隨著社會經濟的不斷發展，對檔案信息資源整合和管理提出了新的挑戰。基于此，本文主要通過分析基層水利檔案信息資源整合中出現的問題，結合實際工作情況探討水利檔案信息資源整合的改進策略。

關鍵詞：基層水利；檔案管理；信息整合；實際策略

隨著經濟的不斷發展，互聯網的覆蓋率達到了前所未有的高度，電子信息技術對信息資源的整合提出了新的要求，而檔案管理與信息技術的相互結合也是水利資源檔案管理工作的必然發展趨勢，相關工作人員要分析水利檔案工作的特點以及出現的問題，通過結合實際工作情況，將水利檔案信息資源與信息技術進行有機結合，促進水利單位檔案管理工作的發展。

一、基層水利檔案信息資源整合和管理中的問題分析

（一）有效性缺失

我國部分基層水利檔案管理工作中，工作人員經常有著“輕使用、重收藏”的錯誤工作觀念，對檔案信息資源沒有正確的認知。在實際工作過程中，雖然對整合、收集、規范管理等方面有著足夠的重視，但是對資源利用這方面卻沒有正確的認知。檔案管理工作者工作質量的評判標準是在于檔案資料的整齊、美觀程度，沒有對檔案的開發工作進行相應的管理，導致許多檔案資料只是單純被存放起來，沒有發揮其利用價值[1]。

在互聯網的大環境下，傳統的檔案管理工作方式已經不符合時代的需求，檔案資源的信息化也是未來檔案資源管理工作的必然發展趨勢，但是目前部分水利單位卻沒有對檔案管理工作進行創新，導致檔案管理工作對信息資源的整合創新造成了阻礙。部分水利單位受到資金、人員、技術等層面的影響，檔案資源的信息化工作開展進度較為緩慢，而已經完成信息化工作的單位，其管理工作體系卻沒有進行相應的改變，網絡之間的聯系力較低，對檔案資源的共享性造成了嚴重影響，導致檔案資源的有效性缺失。

（二）缺乏標準性

經過筆者調查分析，目前部分基層水利單位在檔案資源信息化的過程中也沒有統一的規定，缺乏相應的工作標準，導致檔案資源信息整合工作出現結構不完整的情況。受傳統檔案信息管理工作的影響，目前部分工作人員的工作理念還是以“保管”為主，不同時間段的檔案有著不同的管理標準，所以其標號、標題就出現了不統一、不規范的情況。在實際使用檔案的過程中，因為編制、標題的不統一，導致檢索資料的過程過于繁瑣，這就對檔案的使用工作造成了極大的影響。部分檔案管理方式是以時間為標號方案，部分檔案管理工作優勢以“卷”為單位，部分又是以“件”為單位，隨著時間的不斷推移，檔案管理人員也就難以界定“卷”和“件”之間的差異，對檔案資源的信息化管理造成了極大的阻礙[2]。此外，因為水利單位的檔案信息較為復雜，而檔案資源的信息化工作開展以來，一直沒有一個電子信息化的標準。電子文檔的格式不統一，也為檔案的管理工作帶來了諸多的問題。舉個例子，水利檔案資源中有著設計圖紙、圖片資源、視頻資源等等，圖紙通常是DWG格式或者PDF格式，而照片通常是PANG格式或者JPG格式，電子文檔的格式不統一也為檔案管理工作帶來了巨大的難度。沒有統一的管理標準，檔案信息資源管理的創新也就無從談起了。

二、水利單位檔案信息資源解析

網絡化、數字化、規范化、網絡化是水利檔案管理工作在互聯網環境下的發展方向，電子信息技術的有機結合將傳統紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式。筆者通過調查分析，總結出了新形勢下水利單位檔案信息管理有以下幾個特點：第一，傳統水利單位檔案管理是以紙張為記錄信息的載體，而新形勢下的水利檔案資源是以電子設備、網絡作為信息的載體。硬盤、U盤、網絡是目前水利檔案資源的主要存儲介質，從傳統的照片、文本等存放方式轉變為了文檔、表格等電子文件儲存方式。占用空間小，檢索速度快是水利單位檔案信息化的主要優勢。合理的運用電子信息技術能夠有效的節省水利單位的財力、物力、存放空間，提升水利檔案的使用效率，避免在使用的過程中出現物理損壞、丟失等情況[3]。第二，檔案信息的傳輸網絡化也是目前水利檔案管理工作的主要改變之一，水利單位不用再花費大量的人力物理儲存檔案資源，利用網絡就能完成檔案資源的接收、傳遞、存放。并且檢索的方式也逐漸自動化，工作人員在使用檔案的過程中只需要通過網絡進行傳輸，就能夠實現資源共享。

三、水利單位檔案信息資源的整合與管理創新策略

（一）加強管理模式

因為水利檔案資源具有覆蓋面積廣、內容較為復雜等等特點，管理人員應該構建合理的管理制度，結合實際的工作情況，建立合理的檔案管理標準。水利單位可以根據工程量將檔案進行歸檔，也可以根據種類對檔案進行劃分，這樣能夠提升檔案管理工作的規范性以及有效性。建立合理的檔案管理制度，是樹立檔案管理信息化的基本工作。此外，因為檔案管理工作較為復雜，對檔案管理人員的要求比較高，相關管理人員還要加強檔案管理工作人員的綜合素質。首先，可以從招聘工作開始入手，招聘的工作人員可以選取高等院校畢業的優秀畢業生或者具有相關崗位經驗的社會人員。其次，對在職的員工要展開定期以及不定期的培訓，拓展檔案管理人員的知識面，讓其更好的發揮崗位職能[4]。

（二）完善使用體系

為了加快傳統檔案管理模式向信息化檔案管理的轉變，水利單位應該完善檔案利用體系，通過互聯網制定檔案管理的新型工作模式。基層水利單位應該將可以公開利用的檔案信息進行統籌規劃，將檔案信息上傳到水利建設網站上，提高檔案信息的利用價值。上級水利單位要和基層水利單位進行積極的對接，構建網絡檔案共享平臺，讓檔案資源的使用打破空間的限制，讓更多水利工作者能夠有效的利用檔案進行工作。在這個過程中，技術人員要做好檔案的加密工作，對網站的注冊方式加以嚴格控制，采用實名制工號注冊，保證檔案資源的保密性。我國的水利建設工程非常多，所以有著海量的檔案資料，而檔案資料對于我國水利事業的發展有著重要作用。所以相關工作人員要對檔案信息的整合以及管理工作加以重視，通過結合電子信息技術，讓原本死板的檔案管理工作“活”起來。

（三）加強收集力度

水利單位要加強對水利工程項目資料的收集力度，對重要的水利工程要及時的進行收集。無論是項目中的照片、視頻還是電子文件，在工程竣工驗收之前要及時的進行歸檔處理，將檔案資料缺失的責任落在實處，避免因為工作人員的疏忽，造成檔案資料的缺失。通過建立合理的獎懲制度，提升工作人員的積極性，提高水利檔案的服務價值。

四、結束語

綜上所述，社會經濟的不斷發展，讓社會各行各業都隨著時代的發展而不斷改革，在電子信息技術全面普及的大環境下，做好水利檔案信息整合管理工作，對推動我國水利建設發展有著重要的現實意義。因此，相關工作人員應該對目前水利檔案管理中出現的問題進行分析，通過健全管理、使用體系，提高員工綜合素質，不斷完善、創新水利檔案的管理方式，以此提升水利檔案管理的工作水平。

參考文獻：

[1]蔡麗華.基層水利檔案信息資源的整合與管理創新[J].辦公室業務，2016（14）：83，94.

[2]王輝.基層水利檔案信息資源的整合與管理創新[J].河北水利，2018（5）：21.

[3]王平.淺談水利檔案信息資源的整合[J].檔案與建設，2016（2）：84-86.

[4]劉慧玲.加強水利水電檔案信息開發利用的策略[J].城建檔案，2018（6）：36-37.